『スポーツデポ・アルペン』や『ゴルフ５』、『アルペンアウトドアーズ』など、北海道から沖縄まで約400店舗を運営する株式会社アルペン。2022年４月には、東京新宿にアルペングループ史上最大の旗艦店舗『Alpen TOKYO』オープンさせるなど、近年は都心部への出店にも力を入れている。店舗運営のみならず、各種スポーツ用品、ゴルフ用品、アウトドア用品等の商品開発、販売を行い、スポーツ専門店では最大手の企業。
— 御社の事業内容を教えてください
アルペングループでは、近年、IT関連ツールの導入を実施し、DXを進めております。DXを進める一番の目的はお客様の利便性を向上させるということです。その上で、従業員の生産性を向上させ、900万人を超えるアルペングループ会員組織のデータを利活用することで、さらなるサービスの向上を行うことがIT関連ツール導入の目的として挙げられます。目的を達成するために、専門性のある人材の獲得やデジタルの活用を現場店舗・物流部門・管理部門などで開始しております。
— 支出管理クラウド「TOKIUM」検討のきっかけ
システム導入の背景を大きく分けると2つあります。1つ目は、インボイス制度や電子帳簿保存法といった大幅な法制度の変更に対応するためです。2つ目は、コロナ禍によってテレワークが一般化し、働き方を根本から見直す動きが加速度的に進んできたためです。
全社では、テレワークを実施する上で、阻害要因を1つずつ取り除いていました。管理部門は、紙があることで出社が必然となる業務でしたので、その点をまずは無くしていこうと考えていました。
— 経費精算クラウド「TOKIUM経費精算」導入以前の業務について
先んじて経費精算システム導入の検討を始めました。以前は、PCを使用することが前提の業務でした。具体的には、PCに情報を手入力し、申請書を印刷し、領収書の糊付けを行った後に財務部に提出する。ごく一般的な流れかもしれませんが、場所・時間を限定してしまう業務だと感じていました。特に弊社のような店舗展開をしているような場合、1人1台PCを保有している状況ではありませんし、店舗応援に駆けつけるといったことも発生します。そのような出先での業務もあるなかで、非常にストレスを抱える要因となっていました。
また、財務部員たちが、申請書や証憑などの紙に埋もれながら業務に苦労しており、抜本的に解決する必要があるなと考えました。選定軸としては、とにかく紙が溢れていましたので、まずは本当に紙を無くすことができるのか、いかにペーパーレスを実現するのかに大きな軸をおいて検討していました。
さらに、現場社員が利用することを考慮しスマホアプリの利便性や、急には無くすことのできない証憑確認・保管作業の削減、会計連携を軸として据えていました。また、入力ミスによる差し戻しや経理側での修正業務なども負担となっていたので、入力精度も重要視していました。
『入力精度』が大きな決め手になりました。スマホアプリを活用したサービスは今では、一般的かと思いますが「TOKIUM経費精算」では、オペレーターが入力を行います。当初は、AI-OCRを活用したサービスも検討していましたが、「TOKIUM経費精算」が最も入力精度が高い印象を受けました。また、原本の回収・保管・突合点検も代行してもらえるので、自社での保管が不要になることも、システム選定においては重要なポイントのひとつでした。
— 請求書受領クラウド「TOKIUMインボイス」導入前の業務
経費精算同様、紙にまつわる業務が多く困っていました。具体的には、現場に紙の請求書が届くと開封して、申請書を作成し、財務部が確認するといった業務です。月間2,000件ほどの請求書が届くうえに、それらを短期間で処理していましたので、大きな負担になっていました。
また、インボイス制度などによる適格請求書発行事業者の登録番号をチェックする業務が増え、さらなる負担が想定されていたこともあり、経費精算に続いて検討を進めました。
インボイス制度では、請求書の発行する企業だけではなく、受領する企業にも確認負担がかかると想定されている— 『代行受領』を選択した理由
阻害要因である紙に関する業務を現場から無くすために、完全に代行受領できるのか？という点を重要視していました。弊社は事業特性上、様々な業種・業態・規模のお取引先様を抱えております。例えば、裾直しをお願いしているお取引先様でいえば、PCを使いこなしているわけではない場合もあり、そういったケースでは請求書は紙で送ってもらいます。
このような全てのお取引先様に対して、電子への切り替えを依頼するにはハードルが高く、弊社側の手間もかなりあると考えておりました。また、経費精算同様に、会計システムへの連携も重要視していました。データを加工することなく、会計システムに連携できる状態にしておかなければ、ミスや業務負荷が発生すると考えていました。
— 導入の決め手
最終的には、選定軸にも挙げた『会計連携』が大きな決め手になりました。「TOKIUM経費精算」で既に会計連携がうまくいっていたこともありましたし、各社のお話を伺っても、データ加工無しでインポートできるサービスを提供できるのは、「TOKIUMインボイス」しかありませんでした。
また導入サポート担当の方が、会計・簿記の知識を豊富に有しており、弊社が重要視していた『会計連携』に関してもスムーズなコミュニケーションをとることができ、安心材料になりました。
— 導入の効果
全社において、効果が出始めているのかなと考えています。現場では、削減した時間を販売業務に使うことができています。移動時間でスマホさえあれば、経費精算が済ませられる状態が当たり前になり、大変好評です。また本社では、目的にも挙げたように顧客データの利活用を通じたサービス向上といった付加価値の高い業務に専念できる環境を、徐々にではありますが、作り上げられていると考えています。
財務部においても、紙がなくなりリモートワークが進んだことや、請求支払業務の担当社員を減らし、より付加価値の高い業務を行ってもらうよう人員配置の見直しができています。本来、財務部は、事業部同様により付加価値の高い業務に取り組むことができる部署だと考えているので、効果を最大限活用したいです。
まだまだ残る紙をなくし、生産性の向上に繋げたい。— 今後の展望
弊社では、紙にまつわる業務がまだまだ多く残っております。ここについては、倉庫を利用しての原本保管などを行っていて、必要な契約書を検索しようと思ってもなかなかスムーズに進められず時間がかかってしまうこともあります。
TOKIUMでは、請求書・領収書以外の書類の保管や支出管理業務の効率化などを実現するサービスの提供も検討していると伺っているので、「TOKIUMインボイス」をはじめとしたサービスの安定稼働は元より、さらなるサービスのブラッシュアップなど、これからも一緒に進んでいきたいです。
