— 事業内容について教えてください
民間の医療機関とは異なる半公的な機関である社会医療法人として、滋賀県草津市の市民病院的な役割を担っています。県内2位の規模の医療機関であり、急性期の患者様に対し高度で専門的な医療を提供する高度急性期病院と、長期入院されるような患者様を受け入れる慢性期病院とに分かれ、それぞれの機能を果たしています。また、看護学校や介護施設なども運営し、広く社会に貢献する組織を目指しています。
— 「TOKIUMインボイス」を導入する前に財務部門が抱えていた課題についてお聞かせください
請求書の受領から最終承認までにかかる時間が長かったことを問題視していました。
「TOKIUMインボイス」導入前の請求書処理のフローでは、グループ内各所宛の請求書を購買課に一旦集約していました。請求書の受領から現場の承認を得た請求書を回収するところまでを購買課に担ってもらい、全ての請求書を回収した時点で財務部にまとめて届けてもらっていたのです。
取引先とのやり取りが発生する10〜15部署宛の紙の請求書を一括して受け取れるのはよかったのですが、財務部に回ってくるまでに時間がかかってしまっていました。また、その運用方法では、毎月10日過ぎに請求書がまとめて届けられるまではそもそも請求書が届いているのかさえ財務部は知りようがありません。
受領から最終承認までのタイムラグがあること、財務部なのに最終的に請求書が回ってくるまでは請求状況を把握できないこと、そして時々紛失が発生してしまっていたことなどから、紙からデジタルへの移行の必要性を感じていました。
— 紙運用だったことにより工数もかなりかかっていたのではないでしょうか？
はい、件数としては毎月200件くらい、枚数としては500〜600枚届いていましたので、請求書の明細を見ながら会計システムとExcelに手入力するのに慣れた人でも2〜3日かかっていました。
また、グループ内の全施設の請求書が混ざっている状態で届くので、それを施設ごとに分類して、そこからさらに50音順に並べ替え、穴を開けて綴じるというファイリング作業にほぼ丸１日かけていましたね。綴じたファイルは倉庫のような小さな部屋に保管するのですが、そこのスペースがいよいよ不足してきていたという問題もありました。
— そうした課題感を持っていた中で、何がきっかけとなりシステム導入に向けて動き出すことになったのでしょうか？
法人としてもともとDXを推し進めており、事務部門の業務効率化の必要性も認識されていました。ですので、あとはそれがいつになるかの問題だけでしたが、電子帳簿保存法の話が追い風となり、システム導入の話が具体的に進み始めました。
医療業界はデジタル化やIT化が一般企業に比べて遅れがちといわれていますが、私どもでは入退院や空き病床の情報をリアルタイムで管理するコマンドセンターを導入するなどDXに積極的に取り組んでいます。また、経費削減といっても本来業務に必要な医薬品などは削減しようがない以上、業務効率化によって人件費を抑えることが重要となってきますし、働き方改革や賃金の値上げなどの問題もあります。ただ、そうはいっても収益を生まない事務部門への投資にはなかなか承認が下りないのが実情です。そうした中、電子帳簿保存法の宥恕期間が終了するというこの機を逃さずシステム導入したというわけです。
— 複数ある類似サービスの中から「TOKIUMインボイス」をお選びいただくに至った経緯をお聞かせください
比較検討したのはTOKIUMさんを含む4社のサービスです。
そのうち2社はデータ化の精度やスピードの点に懸念があったり、予算感が折り合わなかったりして見送りました。TOKIUMさんともう1社の二択となり、最終的に導入時サポートの充実度に関わる2点が決め手となってTOKIUMさんを選びました。
決め手の一つは、取引先に向けた請求書送付先の変更連絡代行です。規模の大きい企業様とはメールでやり取りしていますが、診療材料関係の販売会社さん、施設の保守関係の業者さんなど地元を中心とした小規模な企業様は今も紙の請求書を郵送することが主流です。そのためハガキでの連絡を希望していましたが、もう一方の他社サービスはメールでの連絡にしか対応していませんでした。他方、TOKIUMさんでは送り先一覧さえこちらで用意すればハガキでの変更連絡をお任せすることができました。
もう一つは、会計システム連携用のCSVファイルフォーマットです。私どもが使っている医療業界向けの会計システムは、比較したもう1社では同システム連携用のCSVファイルフォーマットには対応しておらず、一旦CSV出力したものを都度手直しする必要がありました。その点、TOKIUMさんでは私どもの会計システムの仕様に合わせてカスタマイズしたCSVファイルフォーマットをご提供いただけました。
また、TOKIUMさんと契約するに当たっては、長期で利用するほうが利用料金は割安になりますし、この先問題なく使い続けていけるシステムだと判断したので、5年契約することにしました。
— 導入時のサポートでお役に立てた点をお聞かせください。
CSVファイルフォーマットを組み替えていただいたことで、導入直後から手間がなくすんなりとCSV出力と連携を行うことができ、本当に助かりました。
また、決算タイミングとの関係でバタバタしていたこともあり、期日直前で対応依頼してしまうこともあったのですが、迅速に対応していただけたので、当初の導入目標時期に間に合わせることができました。きめ細やかな導入サポートに大変感謝しています。
— 「TOKIUMインボイス」をご導入いただいて、効果はいかがでしょうか？
財務部にとどまらず、グループ内の関係各所全てで大きな効果が上がっています。
財務部では、ペーパーレス化により会計システムとExcelに手入力するのにかけていた2〜3日の工数も削減しました。紙の受け渡しが原因で発生する紛失が起こらず、トラブル対応に時間を取られることもなくなっています。取りまとめ業務から解放された購買課でも大幅な工数削減となっているのは間違いないでしょう。
しかも、受領や自動データ化だけでなく保管までTOKIUMさんにお任せできますので、ファイリング作業にかけていたおよそ丸１日の工数も削減できています。ファイルの保管場所の悩みも解消され、ファイル本体も不要となるので備品の使用量削減にもつながりました。
また、クラウド上で管理されている請求書データを各自が自由に検索・閲覧できるようになった今では、以前のように照会があるたびにファイリングしてある中から必死に探し出すことももうありません。
取引先側の事情でどうしても届いてしまう紙も残ってはいますが、多いときでも月に20枚を超えるようなことはなく、毎月500〜600枚届いていた紙がほとんど届かなくなったことのインパクトはやはり絶大です。
— 購買課起点のフローから財務部起点のフローへと変わったことによる効果はありますか？
はい、請求書の通り道がすっきりと短くなったことによる大幅な効率アップも実感できています。
システム導入前は承認印がおされた請求書を各部署から回収するのに3日前後かかっていましたし、回収されてもすぐに財務部に回ってくるわけではありませんでした。ですが、今はメールを確認次第速やかに承認してもらえ、承認が済めばすぐに財務部に返ってくるので、処理サイクルはかなり短縮しています。
また、以前は全て集まってからまとめてドサっと届けてもらっていたので、そこから一気に作業するほかありませんでしたが、現在は所属長承認が済んだものから順次処理していけるようになったため、負担を分散できています。
請求内容について確認したい事項がある場合でも、財務部から各部署への受け渡しの際に併せて問い合わせすればよいので1回で済み、請求書が何度も行ったり来たりすることがなくなり手間が減りました。不明点が既に解消済みの内容を最終承認するだけなので、承認作業も楽になりましたね。
そうした効果に加え、クラウド上で請求書を確認できるようになったことで、経費がどれくらい使われているかを各施設側でしっかりと把握できるようになったことも、システム導入によって実現した改善点の一つです。
— 効率化による工数削減は、具体的にどのようなメリットを財務部にもたらしていますか？
事務職は残業ゼロを目指すというのが当法人の方針なのですが、財務部では同方針に沿った残業ゼロでの運営を行えています。定時で帰宅して自己啓発の時間を確保できる勤務環境は、長い目で見て大きなメリットです。
また、システム導入による効率化と併行して、不要な業務の見直しなども行うことにより、以前は5人でこなしていた業務を現在は3人で回せており、人件費抑制の目的も達成できています。
— 将来的に目指す財務部像についてお聞かせください
安定した法人運営に貢献できる財務部を目指したいです。たとえば、毎月20日前後に前月の収支が出るようなサイクルで月次決算を行っていますが、もっと前倒しすれば、よりタイムリーな経営判断が可能となるでしょう。あるいは、経費の見直し、中長期の投資計画や事業展開に役立つ資料の整備、資金繰り表の作成なども法人運営に資するはずです。
また、DXはトップの意向でもあり、たとえば人事関係ではグループ共通の人事労務ソフトが導入されましたし、私どもだけでなく開業医を含む地域の各病院のあらゆる事務業務を一本化する構想も策定されています。財務部としてもそうした医療DX推進の一端を担っていけたらと思います。
