— 株式会社アミューズ
「Amuse Your Moment～世界を彩る明日を創れ～」というブランドビジョンを掲げ、「感動だけが、人の心を撃ち抜ける」という想いのもと、世の中にさまざまなコンテンツを発信している株式会社アミューズ。2021年には本社を山梨県西湖に移転するなど、業界を牽引する立場として常に新しいことにチャレンジし続けている。
— 株式会社アミューズについて
当社は1978年の創立以来40年以上に渡り、「感動だけが、人の心を撃ち抜ける」という想いのもと、アーティストを中心にしたさまざまなコンテンツ創造を通じ、多くのファンの皆さまに支えられてきました。創立40周年を期に、この年を新たな創業と捉え、これまでの枠にとらわれない発想で、多様な人生を彩れるような企業集団を目指すべく「Amuse Your Moment～世界を彩る明日を創れ～」というブランドビジョンを策定いたしました。これからもより多くの方々の心に寄り添い、感動を創り、時代を創り、文化を創る挑戦を続けてまいります。
私は導入時、「TOKIUM経費精算」導入プロジェクト管理者を担当いたしました。
— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
当社の社員は業種特性上、一般的な会社員に比べ働き方が特徴的です。特に所属アーティストに帯同し全国を飛び回るマネージャーは、会社以外の場所で仕事をすることが多いです。そのためマネージャー自身も公共交通機関、タクシーなど日々の業務で経費が多く発生します。そのような状況下にも関わらず、以前の経費精算フローは会社でしか利用できないシステムを使って経費を入力し、紙に印刷して領収書を糊付けし、自分のはんこを押して承認者である上長に提出するといった、いわゆるアナログな方法でした。多い社員で月100枚以上の領収書が発生していましたので、ただでさえ会社に戻る機会が少ないマネージャーにとって、経費精算業務は物理的にも精神的にも大きな負荷がかかっていました。
これらの問題が常態化していたことで、現場社員や経営陣からも「何か良いシステムはないか」と言った声が頻繁に出ていました。それでもなかなか当社にマッチするシステムを見つけることができなかったのは、税務上領収書の原本を回収して管理する必要があり、新たな業務負荷を懸念していたからです。経費精算を電子化するサービスは多くあるものの、限りなく紙管理をなくすことのできるサービスが無い状況に悩んでいたところ、当社の情報システム部が参加した社外イベントでTOKIUM様が提供する「TOKIUM経費精算」の存在を知り、探し求めていた特長があることをすぐに知らせてくれました。調べてみると、領収書の突合・保管の一切を任せることができるという点と、ユーザーインターフェースも使いやすそうだと感じましたので、より詳細なサービス概要を調べるべく、TOKIUM様主催のミートアップイベントに参加することにしました。
— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手
決め手になった理由は機能面で2点です。
1点目は「領収書の原本回収方法が画期的であり、突合・管理も一切不要になる」ことです。仮に経費精算システムを導入して承認までの流れを電子化したとしても、電子帳簿保存法に対応していなければ領収書原本の回収が必要になります。この場合、申請のたびに領収書をかき集めて提出するという申請者のリソースと、提出された領収書を全てチェックするという経理のリソースの両方が必要となります。さらに、経理の立場では領収書が過不足なく届いているかまで確認する必要がありますので、従来の紙の運用よりも下手をしたら工数が増えるのではないかという懸念がありました。
これに対して「TOKIUM経費精算」であれば、領収書は社内に設置しているポストに投函するか、経理宛に領収書を送ってもらうだけで申請者の処理は完了します。申請者にとって多大な労力を要す処理が領収書の糊付けでしたので、この処理がなくなるだけでもかなりのインパクトにつながると考えました。経理の立場でも領収書を効率的に回収し、突合、その後の管理の一切が必要なくなることはメリットしかありませんので、この点で他のサービスと比べて画期的だと感じ、「TOKIUM経費精算」が比較優位な状況となりました。
2点目は「データの精度の高さ」です。当社の場合、会議費や飲食費などの経費件数も多いのですが、なかには手書きの領収書も数多く存在します。手書きの領収書を機械が読み取った場合の認識率は70%程度と言われていましたので、この場合も逆に確認の手間が増えてしまうのではないかと懸念しました。この点においても「TOKIUM経費精算」であれば、オペレーターが手動でデータ入力をしてくれますので、当社としては内容が合っている前提で処理ができ、大きく業務効率化されると考えました。
加えて、当社と同業界の活用事例があったことも大きな決め手となりました。その企業様も多くのタレントが所属する大手芸能事務所で、当社社員と同様、社外業務が多いということが特徴的でした。同じような環境下で具体的にどのように導入を推進していったのか、利用者からよく出てくる質問などを事前に聞くことができましたので、導入前でもうまく運用に乗せられるイメージを持つことができました。当社でも間違いなく成功すると確信し導入する決定打となりました。快く質問に応じてくださった企業様に感謝すると同時に、TOKIUM担当者様からも丁寧に情報提供を頂き、安心して導入を決定することができました。
— 『TOKIUM経費精算』導入後の効果
導入においては当社の情報システム部と管理部が一丸となってプロジェクトチームを組みました。システム導入においては、やはり専門知識のある部署のサポートが成功には大切だと思います。具体的には、プロジェクト全体のとりまとめとTOKIUM様とのやり取りを情報システム部が担い、経理上必要となる項目の整理や社内運用方法の策定などの実務面を管理部が担うこととしました。導入前は問題なく運用できるか若干の懸念はありましたが、社員が安心して利用できるよう社内周知が大切だと考え、導入直前の２週間毎日説明会を実施したり、社内用の利用マニュアルを作成配付したり、導入直後に相談窓口を設置するなど行った結果、システムの導入メリットを社員に周知することができ、特段の問題なく運用を開始することができました。
申請者の立場では、出社をしなくても全ての申請業務が完了することが大きなメリットとなりました。これにより移動時間や待ち時間などの「隙間時間」を有効活用することができるようになりました。管理部の立場では、領収書を効率的に回収し、突合・管理業務が一切なくなったことで大幅な工数削減につながりました。導入後の利用者アンケートでは実に80%以上の社員が「経費精算にかかる時間が大幅に減った」と回答しています。残りの約20%はもともと経費精算の数がそれほど多くなかった社員ですので、実質としては全社員の業務効率化につながったと確信しています。
— 今後の展望
今後は、グループ会社にも「TOKIUM経費精算」の展開を予定しています。今後、ますます働き方も多様化していくと考えていますので、その中で場所や時間を問わず、且つ隙間時間を有効活用できる「TOKIUM経費精算」のようなサービスは、多くの企業にとって必要なものになっていくのではないでしょうか。これからもTOKIUM様のサポートを期待しています。
【取材日：2021年10月8日】
