コンビ株式会社

小売
1000名以上
ペーパーレス化
交通費精算
生産性向上・費用対効果
複数拠点利用
お話を伺った方
財務部 経理グループ マネジャー 岸川 雅彦 様 他2名
業種
ベビー用品、乳幼児玩具などの開発・製造・販売・輸出及び技術供与
従業員数
317名(単体)、1,100名(連結)、2,002名(コンビグループ) (2021年3月末現在)
設立
1957年12月2日
目的
  • 在宅勤務の頻度が増えたことで、経費精算から完全に紙をなくせるようなペーパーレス化を実現したかった
  • 外出の多い営業部門の経費精算に費やす時間を削減したかった
課題
  • 在宅勤務の頻度が増える中で、従来の紙の運用では出社の頻度を減らせない
  • 従来利用していたシステムではフリーフォーム入力のため、入力ミスや入力漏れが発生しやすく、経理に負荷がかかっていた
  • 他社経費計算システムでは、ペーパーレス化ができても領収書原本だけはどうしても自社で保管をしなければならなかった
期待する効果
  • 1ヶ月あたり約300時間の作業時間削減につながった
  • 削減できた時間をより付加価値の高い仕事にあてることができるようになり、経理としては決算業務に集中できる環境を構築することができた

在宅勤務増への対策として、経費精算から一切の紙をなくすことを目的にコンビ株式会社が「TOKIUM経費精算」を導入

■コンビ株式会社

「赤ちゃんを育てることが、楽しく幸せだと思える社会をつくる。」ことを目的に、1957年の設立以来、ベビー用品の総合メーカーとして、「お母さん(育児に係わるすべての人)と赤ちゃんのコンビを応援する」企業として、今までにない製品・サービスを世に出し、育児環境の向上に努めているコンビ株式会社。育児にイノベーションをもたらす多くの事業を展開している。   

子育てに、イノベーションを。

■コンビ株式会社について

combi-製品PR

コンビグループは、ベビーカーやチャイルドシート、ラック、おもちゃ、哺乳瓶などベビー用品の総合メーカーとしての事業をメインにアジアを中心としたグローバル展開をしています。また、お子さまとの外出を支援するための製品(ベビーキープやおむつ交換台)の開発・販売、保育園の運営やベビーシッター派遣、アパレル事業のベビーウェア開発・製造・販売など、幅広い事業を展開しています。

育児に関わるものはハード・ソフト問わずあらゆる領域をカバーしている点が特色です。街中のいたる所でCombiブランドを目にすることがあると多くのお客様よりお声をいただき、大変嬉しく思っています。「子育てに、イノベーションを。」をコンセプトに、これからもより良い製品とサービスの提供に努めてまいります。また、ペットカートを中心としたペット用品の開発・製造・販売、機能性食品や化粧品の開発・製造・販売などの事業も展開しています。

在宅勤務が増える中で、経費精算から紙を完全になくしたかった

■TOKIUM経費精算検討のきっかけ

元々はフリーフォームで経費を入力して、紙で印刷した後に所属上長が押印を行う申請フローでしたが、昨今の状況で在宅勤務の頻度が増えました。このことで、出社の頻度を減らすために、経費申請も出社して行うのではなく、紙を完全になくして在宅でもできるようにしたいと考えるようになりました。フリーフォームでの入力だとどうしても入力内容に漏れや誤りが出てしまい、経理側への負荷がかかっていました。また、経費精算の約半分を占める交通費精算において、申請者が区間運賃を調べたり駅名をすべて入力したり、承認者も運賃に誤りがないかチェックするなど、作業時間が多大にかかっていました。このような経緯から、経費精算に特化したシステムの導入を検討することにしました。

完全ペーパーレス化が実現できることとデータ入力の精度の高さ

■TOKIUM経費精算導入の決め手

TOKIUMが提供する「TOKIUM経費精算」を含め数社のクラウド経費精算システムを比較検討しました。機能面ではどのシステムも経費精算のオートメーション化ができ、紙を印刷しなくてもアプリやウェブ上で申請が完了し、その後の承認も楽になるというものでした。その中で、当社として手間や作業時間の削減効果を最大化する最適なクラウド経費精算システムは「TOKIUM経費精算」であると判断しました。

最も大きな理由は、電子帳簿保存法に対応しなくても完全ペーパーレス化が実現できる点です。というのも、他社のクラウド経費精算システムの場合はペーパーレスになるといっても領収書原本は自社で保管をしておく必要があります。一方でTOKIUM経費精算の場合、領収書原本はTOKIUMが保管してくれますので、当社では一切の紙の保管が必要なくなります。このようなサービスの形はTOKIUM経費精算だけでしたので、この点が決め手となった最も大きな理由でした。

もうひとつの理由は、データ入力の精度の高さです。他社のクラウド経費精算システムの場合はOCRによる読み取り機能を使ってデータ入力を行うのに対し、TOKIUM経費精算の場合は専任のオペーレーターが手動入力してくれます。当時のOCRの認識率は6~7割程度と言われていましたが、3~4割がデータ入力不備に該当するようでは、作業時間は減るどころかむしろ増える可能性さえ考えられます。この点、TOKIUM経費精算は99.9%の正確さを担保できるということも導入の判断材料となりました。

1ヶ月もかからずに旧システムからの移行が完了

当社は大阪にも拠点がありますが、PiTaPaポストペイサービスという後払いの仕組みがあるように、東京とはICカードの種類や支払い方法が異なる場合があります。このような状況で、例えば大阪から申請方法がわからないといった問い合わせを本社で受けることがあり、回答に苦慮する場面が少なからずありました。しかしながら徐々に、問い合わせと回答の種類もパターン化していき、導入から1ヶ月程度で操作方法に関する問い合わせはおおむね収束しました。

1ヶ月あたり約300時間のコスト削減を見込んでいる

■TOKIUM経費精算導入後の効果

導入後の定量的な変化として、まず申請者はアプリやウェブだけで申請が完了するようになり、紙の印刷も必要なくなったことで、平均1人あたり1ヶ月で約1時間かかっていたのが15分程度で申請が完了するようになりました。当社では約300名が利用していますので、1ヶ月あたり約225時間の作業時間削減につながっています。承認者も同様に、1人あたり約1時間かかっていたのが15分程度で承認が完了するようになりました。承認者は約50名ですので、1ヶ月あたり約40時間の作業時間削減につながっています。

経理としては、申請のデータの取り込みに1回あたり約2時間、これが月に4回の頻度でグループ会社を含め計4社分行っていましたのでトータル32時間かかっていたのが、1回あたり30分で取り込みが完了するようになりました。取り込み分だけで、1ヶ月あたり24時間の作業時間削減につながっています。またチェック等の整理業務についても、約15時間の作業時間削減につながっています。

これらを合計しますと、元々約400時間かかっていたのが約100時間にまで作業時間を削減することができました。実に約300時間もの時間を削減できたことになります。削減できた時間は、より付加価値の高い仕事にあてることや、残業を減らす効果があり、健全な組織をつくっていくことができると考えています。また、TOKIUM経費精算の導入をきっかけに経理業務の大幅な見直しを行い、FAXで依頼を受けていた支払案件や紙に押印して提出してもらっていた決算資料もワークフロー化を導入し、各部門の協力も得てペーパーレスや押印レスをこの1年で一気に進めることができました。そして、経理としては決算業務に集中できる環境が整ったこともとても嬉しい成果ですね。

TOKIUMの柔軟なサポート体制に今後も期待している

■今後の展望

「TOKIUM経費精算」の導入によって、大きな作業時間削減効果を見込めるようになりました。このことで、申請者や承認者はより対外的な成果を得るための業務に集中しやすくなったと考えています。今後、Combiブランドの価値をさらに多くのユーザー様に広げていく意味でも、この成果は今後の当社の未来を大きく左右するひとつのきっかけになり得ると考えています。これからもTOKIUM経費精算を活用し続けて、さらなる利便性を追求していきたいですね。TOKIUMはサポート体制が非常に柔軟でフットワークの軽さを持ち合わせていますので、これからも手厚いサポートを期待しています。

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