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HENNGE株式会社将来的に「立替精算そのものを無くすこと」を目標に掲げ、導入開始約1ヶ月の短期間で精算業務のペーパーレスを実現したHENNGE株式会社。

101〜499名 レシートポスト IT テレワーク スマホ使いやすさ 英語表記対応 ペーパーレス化 電子帳簿保存法対応

お話を伺った方:
松田 景太郎 様(写真右)
Section Manager, Business Administration Division, Finance section, Accounting Section
出口 彩佳 様(写真左)
Business Administration Division, Accounting Section
業種:
SaaS 認証基盤『HENNGE One』の開発・販売
従業員数:
181 名(連結) / 175 名(単独)(2020年9月30日時点)
設立
1996年11月5日
目的
  • 財務会計周辺の業務プロセスを改善するため
課題
  • 上司の不在時、経費精算書にサインが貰えなかった
  • サインを貰うためだけに上司を探す時間がもったいなかった
  • 上司は、経費精算書にサインするためにオフィスに来ないといけなかった
効果
  • 公用語である英語に、経費精算システムが対応できるようになった
  • 電子帳簿保存法に対応したペーパーレス化を実現できた

テクノロジーの解放で世の中を変えていく。

■ HENNGE株式会社について

変化する時代に自らを変革しながら世の中を変えて行く企業、それがHENNGE株式会社です。
ビジョンは、『テクノロジーの解放で世の中を変えていく。』

私達はテクノロジーの力を信じており、この素晴らしいテクノロジーの力をできるだけたくさんのお客様に広く届け、世の中をよい方向に変えていきたいと考えています。現在の主力事業はHENNGE Oneです。企業が利用する様々なクラウドサービスに対して横断的にセキュアなアクセスとシングルサインオンを実現します。

2020年9月末時点において、導入企業数1,600社以上、190万人以上のユーザーにご利用いただいています。

『レシートポスト』導入前の経費精算フロー

Google Spreadsheetで予め作成した経費精算フォーマットがあります。これに必要事項を入力し → 印刷 → 上司に提出の手順です。上司は紙の経費申請書を確認し承認した後、サインをおこない Accounting Section に提出していました。クラウドサービスを事業としているのに、経費精算においてはビックリするくらいのアナログな作業で行っていました。

もちろん、社内でも下記のような声があり、課題を認識していました。

  • 上司の不在時、経費精算書にサインがもらえない
  • サインを貰うために上司を探す時間がもったいない
  • 上司は、経費精算書にサインしないといけないからオフィスに来ないといけない
  • 承認をオンラインで行いたい

『レシートポスト』導入のきっかけ

2020年に入ってから、財務会計周辺の業務プロセス改善を行うべく検討を開始しました。その流れで、経費精算システム検討のSlackチャネルが開設され、サインレス承認・ペーパーレス化・リモートワーク下での経費承認・精算を行うべく導入検討を本格的にスタートしました。2018年頃から経費精算システムをの導入検討自体は行ってきましたが、早々に決定出来ませんでした。

その要因は① 英語対応、②電子帳簿保存法への対応が挙げられます。

①英語対応・・・HENNGEは多国籍なメンバーで構成されており、2020年9月末時点で外国籍従業員比率は23%にものぼります。また、公用語を「英語」としているので、英語に対応しているツールでないと、そもそも導入検討の土台にも乗りませんでした。

②電子帳簿保存法・・・単純に人手不足とIPO(2019年10月 東証マザーズへ上場)への対応から余力がありませんでした。ただ、今後のペーパーレス化動向も鑑みた上で、電子帳簿保存法に対応したシステムを選定条件として加えていました。

しかし、上記2点を満たす経費精算システムは、レシートポストとグローバルで展開するもう1社しかありませんでした。その中で、ランニングコスト・契約期間・内容を精査した結果、レシートポストの導入を決定しました。

『レシートポスト』導入時のエピソード

社内のIT部門と連携し、様々な経費精算システムの提案を聞きましたが、BEARTAILからオンライン会議で提案をいただいたのが2020年1月下旬でした。その後、2020年2月にレシートポストの導入を決定し、本稼働は2020年5月と計画していました。

導入決定から本稼働予定日までの期間を空けたのは、2020年3月から会計システムをfreeeに変え、2020年4月はfreeeを稼働させてから初めての四半期決算だったため、様々な事が重なって多忙になるのを避けたかったからです。

しかし、新型コロナウイルス感染症の拡大により、2020年2月頃にはリモートワークが全社的に行われ始めていました。これを考慮して2020年3月30日に社内IT部門と検討を重ねた結果、本稼働時期を1ヶ月前倒しして2020年4月1日から稼働させることとしました。経費精算システム選定、導入〜稼働に関しては、社内IT部門の全面的な協力があったからこそ、実現できたと思っています。

幸いリモートワークが実施されていたため経費精算の発生量が少なく、ユーザマニュアルも事前に準備していたので、前倒しした割には大きな混乱もなくスタートできました。

■[Appendix]導入〜稼働までのタイムライン2019年10月:東証マザーズに株式上場(9月決算のため2019年12月までは、開示資料と株主総会の対応で手一杯)
2020年1月:Google Spreadsheetなどで管理していた部内のタスク管理をAsanaに統一
2020年2月:点在していた部内オペレーションマニュアルをTeacheme Bizに集約
2020年3月:会計システムをオンプレミス製品からfreeeに移行、レシートポストの導入準備開始
2020年4月:レシートポストの稼働開始(約1ヶ月の前倒し)

今後の展望

レシートポストの導入で、価値が無いことにかける時間を削減し、創出された時間を誰かが喜んでくれることに使うようにしています。最終的には、レシートポストを通じて価値を生まない(誰にも喜ばれない)従業員の立替精算という行為自体を無くしたいと考えています。また、現在もレシートポストに限らず、システム等を導入することは積極的に行っています。

私達の場合、システムに関しては財務会計・管理会計に関連するものと、そうでないもの2通りがあります。財務会計・管理会計に関連するシステムは、会計・税務ルールを鑑みながら、管理会計でやりたいことが実現できるかを、スピード感を持ちつつ、慎重に検討してから導入判断を下します。そうでないものは、気軽にトライアルで実際に試しながら、役に立つかを検証したうえで導入判断を下します。

それとは別に、今より明らかに役に立ち従業員が幸せになるシステムであれば、積極的に導入していますが、導入目的を明確にし、決してシステム導入がゴールにならないよう、気をつけています。たいていの場合、目的を明確にせずに進めると、結果的にシステムが定着せず不満だけが残る可能性が高いため、従業員も幸せになりません。

『レシートポスト』に期待すること

前述にもありましたが、私達は立替精算そのものを無くすことが理想です。最近では、そのような考えを持つ企業も増えてきていると感じていますので、是非、レシートポストもその背中を押してくれるような存在になって欲しいです。この理想のために、引き続き私達も要望を積極的にあげていきたいと思います。

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