東京、川崎、三浦半島を結ぶ京急線沿線エリアを中心に、豊富な実績を持つ京急不動産株式会社。1958年に分離独立して以来、およそ2万戸以上の住まいを供給している。総合不動産企業のメリットを活かし、土地、戸建て、マンションなどの分譲や売買仲介、賃貸・管理、リフォームを一貫した体制で提供し、多くの顧客から信頼を得ている。
— 京急不動産株式会社について
当社は1958年の創業以来、地域密着型の総合不動産企業として2万戸を超える住まいを供給してきました。総合不動産企業のメリットを活かし、土地、戸建て、マンションなどの分譲や売買仲介、賃貸・管理、リフォームを一貫した体制で提供しており、地元密着型の不動産企業として、お客様のあらゆるニーズにお応えしています。私は総務部の部長代理という役割と、経理部門の責任者として日々の業務にあたっている他、会社の業務効率化、働き方改革の推進も行っています。
— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
当社では、業務効率化・働き方改革の一貫で2016年頃から業務の電子化を推進してきました。2016年に交通費を、2017年に請求書をそれぞれ電子化しています。なぜ段階的に行っているかというと、現場の混乱を防ぐためです。今後、紙を使ったあらゆる業務をペーパーレス化していきたいと考えていますが、複数の業務で電子化を同時進行した結果、現場が混乱してしまうようでは、業務効率化を目指しているのにも関わらず、真逆の結果を招いてしまいます。
しかし、1点だけ疑念がありました。それは電子帳簿保存法に対応していたとしても、そのことが現場の仕事を減らすわけではないことを、ペーパーレス化を推進する中で痛感していたことです。
例えば請求書の場合、各事業所で請求書をデータ化し、そのデータを経理に送ってもらうのですが、原本を郵送してもらい、データと原本を突合する作業自体はなくなりませんでした。
もちろん、将来的に紙を廃棄できるという点ではメリットがあると感じていましたが、一方で現場の仕事が減らない現実に直面し、果たして電子帳簿保存法に対応していることが、業務効率化・働き方改革の観点で有益なのか疑問を持っていました。
経理担当は慢性的な残業体質にありましたので、これを何とか改善したいという思いもあり、経費精算業務の電子化には慎重にならざるを得ませんでした。
— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手
実際にクラウド経費精算システムをいくつか調べたのですが、正直なところどれも電子帳簿保存法に対応している点を含め、機能に差はないと感じました。その中で、TOKIUMだけがペーパーレス化の提案をしてくれました。
領収書をなくすことができるという話を聞いてすぐに「これだ」と思いました。領収書がなくなれば、データと原本の突合の一切が必要なくなりますので、相当な仕事量の削減につながると感じました。
業務効率化の最適解が「領収書をなくすこと」だとわかってからは、それまでの心のモヤが晴れたような清々しさを覚えました。このことでクラウド経費精算システムを導入することへの躊躇がなくなり、「TOKIUM経費精算」を導入することに決めました。
経理にとっては経費精算業務の仕事の多くがこれで削減できると確信しましたが、同時に現場の申請者や承認者にも、同様の効果をもたらせなければ導入した意味がありません。そこで、現場に対して説明会を行い、利便性を理解してもらい利用を促進するための機会を設けました。
また、運用後に出てくると想定される疑問点への回答をまとめたマニュアルも整備しました。2016年から徐々に業務の電子化を進めていたこともあり、当初の思惑通り現場もほぼ混乱なく「TOKIUM経費精算」を使った経費申請を受け入れてくれました。
— 『TOKIUM経費精算』導入で得られた効果
経理担当者としては、導入前までは経費精算業務にのべ3日程度かかっていましたが、導入後は半日で完了できるようになりました。
それまでは、経費申請が20以上の部署から締日に一気に紙で届き、それらを経理担当メンバー全員で集中して行っていました。もちろん、その間は他の仕事に時間を割くことができませんでしたので、どうしても締日付近は残業せざるを得ない状態でした。
それが導入後、余った時間は、経費精算以外の締め作業に集中できるようになりましたので、それまで慢性的だった残業体質から経理担当メンバーを解放させることができました。
具体的な数字で示しますと、経理側としては、経理担当者計4名の申請内容のチェック、会計伝票の作成、経理責任者2名の申請内容のチェックおよび承認押印、経理担当者1名の会計伝票および領収証原本のファイリングにかかっていた時間が、合計108時間から27時間に削減できました。このうち、会計伝票および領収証原本のファイリングにかかる時間は、ペーパーレス化によって0時間となりました。
また、申請者計60名の領収証の糊張り・集計から上長への申請までにかかっていた時間が180時間から60時間に削減できました。
さらに、承認者計12名の申請内容のチェックおよび承認押印にかかっていた時間が24時間から12時間に削減できました。経理・申請者・承認者を合計すると、月に213時間の削減効果を得られた計算になります。
「TOKIUM経費精算」を導入したおかげで、電子帳簿保存法への対応時に抱いていた疑念が払拭されて、社員の誰もが「業務効率化が実現できた」と胸を張って言える状態になりました。
— 今後の展望
今後は経理だけにとどまらず、例えば法務部門や図面を書く部署などでも積極的にペーパーレス化を実現していきたいと考えています。経理が主体となって始めた業務効率化・働き方改革の波を、組織内に広く浸透させていきたいですね。これからの経理は、経理の知識だけではなくITに関する知識も持ち合わせておくことが重要なのではないかと考えています。会社全体の業務効率化に、経理としてこれからも貢献できると嬉しいですね。
