— 貴社の事業内容を教えてください
当社は「トータルマルチベンダーサービスカンパニー」として、医療、計測、情報・通信、環境・エネルギーの分野で幅広いサービスを提供しています。お客様のトラブルに対しては、リモートでのテクニカルサポートから現場サービスまで迅速に対応し、トラブルシューティングや現場復旧をサポートしています。また、故障個所の診断・解析や修理を行うリペアサービス、パーツセンター機能によるタイムリーな部品供給なども提供しています。さらに、独自のサービスとして、電子機器の修理・延命サービスや既存部品を活用した装置再設計、遠隔監視システム「Ｗｉ-ＶＩＳ」や保税工場による海外製品のサポート「ＧＲＳ」、海外で稼働する計測器の校正サービス「ＧＣＳ」なども展開しています。
— TOKIUM経費精算の検討を始めたきっかけについて教えてください
当社は、長年にわたり自社開発の経費精算システムを利用してきました。しかし、このシステムは十数年以上前に開発したもので老朽化しており、使いづらい部分が多くありました。そのため、システムのリニューアルを検討していました。最初の計画では、会計システムを導入し、それに付随する経費精算機能を利用する予定でしたが、アカウント単位での課金が当社の運用に合わないことが判明しました。
当社は3つのグループ会社を抱えており、基本的に京西テクノスからの出向という形態で運営しています。それゆえ、各グループ会社の社員の原籍は京西テクノスとしており、その経費精算は当社で処理しています。しかし、検討していた会計システムの経費精算機能では、各社員が出向している会社に所属するものとしてアカウントを発行する必要がありました。今後、社員がグループ会社間で柔軟に異動することや、アカウント数に合わせた料金体系であることを考慮すると、当社の運用には合わないと考えました。
そこで新たに経費精算システムの検討をはじめ、それぞれの長所と短所を比較し当社に最も適合するシステムを見つけることを目指しました。
— 以前の経費精算業務ではどのような点を課題に感じていましたか
現場の社員は月末にまとめて経費精算作業を行っていました。自社開発のシステムで科目の選択をし、金額等を手動で入力してシステムから経費申請していました。その後は、原本を提出するために領収書を糊付けした申請書を作り、経理部に届けていました。
現場の社員が自らシステムに金額入力をしなければならないことや、紙で申請書を作る必要もあったので作業時間が多くかかっていました。
その結果、経理部は月末に自社開発のシステムに申請された大量の経費のチェックをしなければなりません。古いシステムだったのでページの切り替えなどに時間がかかりなかなか作業が進みませんでした。さらに、業務量が多く後から届く原本とシステム上の申請内容との突合も困難でした。
また、こうした突合の課題は、領収書の二重利用といった不正につながるリスクがありました。
このようなことから、新しく検討する経費精算システムは、現場の社員が経費精算を容易に行えることや、チェック体制を整えガバナンスを強化できることをポイントに探しました。
— TOKIUM経費精算の決め手について教えてください
主な決め手は２つあります。１つ目はアカウント単位での課金ではなく、領収書の枚数によって課金される点です。会計システムに付属していた経費精算機能とは違い、不要なアカウントを作らずに済む運用を実現できます。
２つ目は、領収書の写真を撮影後、オペレーターがデータ化を行ってくれることです。AI-OCRの精度は向上しているとはいえ、領収書内容のデータ化にはまだエラーが生じることがあります。これに対して、オペレーターによるデータ化は精度が高くこちらのほうがAI-OCRよりも、後からデータの修正をする手間がかからないだろうと判断しました。
さらに、データ化後の領収書原本の保管もTOKIUMに任せられますし、TOKIUM経費精算で申請された経費と領収書原本の突合まで行ってくれますので、原本管理を当社でしなくても済むようになります。
現場の社員が隙間時間にスマホから経費精算を行えることや、経理部は原本管理が不要になるなど全体的に時間の有効活用が可能であると考え、最終的にTOKIUM経費精算を選択しました。
— 導入時のサポートはいかがでしたか
非常に満足しています。サポートを担当していただいた方はとてもしっかりした印象があり、私たちの要望を一つ一つ丁寧に確認しながら、あいまいなところがないように導入を進めてくださいました。頻繁にコミュニケーションをとりながら進行したため、当社独自の経理上の要望も無事に反映することができ、大きな支障なくシステムの導入を完了することができました。
— 新しいシステムを導入する際の心理的なハードルはありましたか
当社の社員の年齢層は比較的高いため、新しいシステム導入には少なからず心理的負担があることは予想されました。ところが、全社員を対象にした説明会を開催し、詳細な説明を行った結果、操作方法についての問い合わせはほとんどなく、新システムの導入をスムーズに完了させることができました。
実は、この全社に向けた説明会は当時、新卒二年目であった村山さんが実施してくれました。早いうちになにか一つ自信につながる経験をしてほしいという思いから、思い切ってこの仕事を任せてみました。説明会の開催やマニュアル作成を頑張ってくれた結果、見事にやり遂げてくれて、村山さん自身の成長にもつながりました。そして、今では当社で一番TOKIUM経費精算に詳しい社員になりました。
— TOKIUM経費精算を導入した効果について教えてください
領収書をペーパーレス化できたことや電子承認などの機能が導入されたことで、領収書の糊付け作業や原本のファイリング・保管などの手間がかかる紙ベースの作業が大幅に減少しました。
特に、承認機能は大きな助けとなりました。承認プロセスが一目で確認でき、承認がどの段階まで進んでいるかが把握しやすくなりました。また、修正履歴も保存されるため、変更内容のチェックが可能です。変更履歴などを見ていると、社内に内容確認の習慣が徐々に浸透してきていることを実感しています。
— 現場の社員の経費申請にはどのような変化がありましたか
移動中など、さまざまなタイミングでスマートフォンから経費精算を行うことが可能となった今、業務環境は大きく変化しました。慣れた社員であれば、1件の申請が約1分にまで短縮されています。
さらに、領収書を申請書に貼り付けて提出する手間がなくなったことも、社員からは好評です。経費精算にかかる時間は大幅に減少し、「すごく便利になった」という声をいただいています。
— ファイリング・保管業務についてはどうですか
現在では、申請者が取り扱う領収書の原本は、スマートフォンで撮影した後、TOKIUMから提供される回収ボックスに入れるだけという、非常にシンプルな形となりました。その後、経理部はそれらの原本をまとめてTOKIUMに送付するだけで、処理が完了します。
— 締めにかかる時間はかわりましたか
締め作業における業務負担は以前とは大きく変わりました。以前は承認作業だけでも2時間近くかかっていました。しかし、現在の段階では2～3分で承認作業を終えることができるようになりました。
また、TOKIUM経費精算は領収書原本とデータの突合も行ってくれるので、これまで自社開発システムで上がってくる申請と申請書の突合が困難だったところも、対応できるようになりました。
現在では、申請された経費を適切に確認し、正確な処理を実行する一方で、不必要な作業を削減することが可能になっています。
— 目指す経理部像について教えてください
私は経理だけでなく、間接部門の廃止が究極の理想だと考えています。チェック業務は本来意味のない作業であり、正確に入力されるシステムや仕組みを整備すればチェックは不要になるはずです。その体制を目指すべく、経理では無駄を最小限に抑えるように努めています。
仕訳とまとめ作業は自動化され、分析や確認に時間をさけるようになりました。現時点では経費精算でもチェック作業を行っていますが、より業務を効率化し最終的にはチェックが不要な体制を整えられたらと思います。
【取材日：2023年4月18日】
