ロジクエストにはベテラン社員が各部署に多数在籍し、全国の荷主企業や配送パートナーの稼働を日々サポートしている。
ベテランが多いということは、昔ながらの手法が引き継がれやすく、そのために新しい方法の導入検討が後手に回るという面も負いやすい。まさにそのような面が残っていたロジクエストには、中途入社をした後平氏が驚くような紙文化が散見されたという。
後平氏「お客様からの依頼書の一部はFAX、ドライバーからの報告は紙の日報によるものでした。加えて経費精算は受け取った領収書を糊付けした後、主要支店の担当まで回覧し、その後本部で確認していたんです。まるで書類が旅をしているようで大きな衝撃を受けました。
私はロジクエスト入社以前は東南アジアや欧州など海外で仕事をしていたのですが、そこでの経費精算は電子管理が主流。まさか日本でそんなアナログなことをしているなんてと驚きました」
ロジクエスト 執行役員 社長室室長の後平 佐保子（ごひら・さほこ）氏。
すぐに改革に取り掛かろうとしたが、受注業務や報告業務の変更は客先や現場への負担が大きく舵を切ることができなかった。そこで目を付けたのが経費精算。システムを入れてフローを簡素化する方策を探ったのだ。
後平氏「経費精算のためのシステムを提供している企業は多く、約10社のサービスを調べました。価格はもちろん重要ですが、実際にシステムを使うことになる社員にとっていかに直感的で使いやすいか、ミスなく作業できるかに重点を置いて調査しました」
その最中に浮かび上がってきたのが電子帳簿保存法の改正案だ。領収書等のデータを電子化して管理・保管をするためのこの法案は2022年に改正され、現行で必要な税務署への事前申請や一部条件付きでタイムスタンプの付与がなくなり、紙の原本自体の破棄プロセスも容易になる見込みだ。
後平氏「これまでの電子帳簿保存法は、複雑すぎてとても現場に適用できるものではありませんでした。けれど今回の改正で内容がクリアになり、実際に電子化へ向けて動き出すことができるようになりました」
最終的に採用に至ったのはTOKIUMの「TOKIUM経費精算」。現場社員が受け取った領収書をスマホなどで撮影して送れば、あとはTOKIUMのソフトウェアとオペレーターが確実に正確なデータを入力し、経理に送ってくれるという仕組みだ。改正電子帳簿保存法の運用に準拠すれば、撮影後の原本は不要になるためそのまま捨ててしまえばいい。感光紙に印刷された文字が消えてしまうこともないし、破損したレシートを読み解く必要もない。無駄なワークフローが消え、社員にゆとりが生まれるはずだ。
とはいえ、これまで捨ててはいけないとされてきた領収書をすぐに破棄するのは、厳重に管理してきた現場としては不安も残る。そこでTOKIUMでは経費精算の完全な電子化へ向けて段階を踏んだ導入の提案を行った。
黒﨑氏「2021年の間は領収書の代行保管を提案しました。現場社員の領収書は手元で撮影してもらった後、各事業所に設置した専用のポストに入れてもらいます。私たちがそれを集めてファイリングし、契約している倉庫で預かる。
もしものことがあったときは原本にアクセスができるという安心感を持ってもらうことで、徐々に『撮ったら捨てる』という動きに慣れていただくことにしました」
TOKIUM 代表取締役の黒﨑 賢一（くろさき・けんいち）氏。
この助走期間を経て、ロジクエストでは電子帳簿保存法改正後の2022年4月に完全な電子化に移行する予定だ。
この一連の改革はバックオフィス業務を効率化するための合理的な施策ではあるが、レガシーな業界において社員の抵抗はなかったのだろうか。
後平氏「導入検討前から社長が全社を挙げてDXの改革を進めることを明言しており、営業のための支援ツールを導入していた流れもあったため特に大きな反対はありませんでした。コロナによる事業への影響が予測しずらい中で、社内に改革をする余力があるうちにできることはやってしまおうという雰囲気があったんです」
それでも新しいツールを入れる際には、社員をケアし導入に納得してもらうことが大切だという。
後平氏「以前に営業用のシステムを入れた際には『自分たちが今までやってきたことは何だったのか』『これを使いこなせないとクビになってしまうのか』とショックを受けた社員がいて、対応に追われたことがありました。そのときの経験に学び、今回はみんながTOKIUM経費精算 をスムーズに使いこなせるような動画マニュアルを独自に作ったほか、社内に専用窓口を設けて分からないことがあればそこできちんと対応するようにしています。
また、どんなに優れたソフトウェアであっても、定着させるためにはルールを整え、社員に説明をするといった社内の努力が不可欠です。
その点ではTOKIUM経費精算 のカスタマーサクセスの方が必要な情報を適宜提供してくれ、伴走してくれたことも心強かったです」
TOKIUM経費精算 のサービスのユニークネスは、データ作成に人力を用いている点だ。テクノロジーは使いつつも、1件につき2人以上のオペレーターがつき目視で確認しながらデータを作成している。
黒﨑氏「会計データの入力はミスが許されません。機械を使って80％の精度のデータを作成してもそんなものは使い物にならない。品質にこだわるTOKIUM経費精算 は99%以上※の精度のデータを納品しています」
データ入力を担うのは全国で働く約2000名のオペレーターたち。TOKIUM独自のテストに合格したプロたちが慎重に作業をこなす。
後平氏「実はここが私がTOKIUM経費精算に共感する点なんです。今は何でも機械に仕事を任せる時代になってきてはいますが、最後の一番大事なところは結局人力が必要だと考えています。これは運送業で働いていると常々感じることです。 国際間や都市間などは自動で荷物を運ぶことが可能になっても、信頼関係を構築するには人の手による仕事も大切。自動化、デジタル化の裏の見えないところで努力している人がいる。その点にとても好感を持ちました」
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TOKIUM経費精算の導入により、ロジクエストでは年間約2万枚のレシート管理から解放されることになる。後平氏「社員450名のうち経費精算が必要なのは約300名。それぞれが旅費や交通費で月々5枚ほど領収書をあげてくることを考えると、その作業が蓄積されるとものすごいコストを払っていたことになります。また、これまでは経理担当者が月末に残業しながら管理作業をしていたのですが、それがなくなります。会社にとっても社員にとっても負担が減ると期待しています」
電子帳簿保存法の改正によって簡素化されたように見える経費精算だが、2023年からはインボイス制度の導入でますます複雑な処理が要求されることが予想されている。
黒﨑氏「もちろんインボイスに対応したサービスも展開していきます。私たちは煩雑な作業をシステムで解決することで、皆様の大切な時間を創出することに貢献していきたいんです」
改革が難しそうな業界であっても、仕組みとシステム定着までのフロー次第ではペーパーレス化が進められるようだ。電子帳簿保存法がようやく整備されてきた今、効率化を考える企業は一歩を踏み出すときが来たのかもしれない。
※当社規定の条件を満たした書類における、対象項目あたりの精度
