従来は従業員には利用した経費をExcelシートに入力してもらい、経理から月に一度精算していました。特に、お土産代や飲食代の立替経費については利用目的、参加人数、クライアントとの関係、購買情報の記載を義務づけていました。しかし、従業員が記載を忘れてしまうことが多く、都度担当者へ確認する作業や、申請した交通費が正しいか確認する作業が非常に面倒でした。スタッフの人数も増えてきており、業務を効率化するためにクラウド経費精算システムの導入を検討しました。
また、従業員が勘定科目を記入していなかった場合、経理担当者が代わりにすべて入力する作業も非常に大変でした。
「TOKIUM経費精算」に経費の利用目的や参加者を入力する項目があるため、従業員の入力漏れがなくなりました。また、これらの項目を入力しないと申請できなくするということもできるため、経理担当の確認作業も大きく減りました。それに加えて、「TOKIUM経費精算」の導入で会計ソフトの連携が非常に楽になりました。今まで、紙で印刷し、それを一つのExcelシートにまとめ、弥生会計に手入力するという作業に多くの時間を割いていました。従業員の人数も多くなり改善しなければと考えていました。
今では「TOKIUM経費精算」から CSV ファイルをダウンロードし、弥生会計へインポートするだけなので非常に楽です。従来の方法では従業員数が増えていたこともあり、経理担当への負担が大きかったです。経理側としては、必要事項の記載漏れがあった場合でもパソコン上で差戻しができることや、交通費も一つ一つ交通費の検索サイトで金額確認をしなくてもよくなったので、本当に楽になりました。
従業員には、利用した経費を Excel に入力してもらい、月に一度経費精算しておりました。弊社では特にお客様へのお土産代や飲食代の立替経費、1日に電車で移動する件数がとても多く、経費精算を手で シートへ入力することが面倒でした。都内の移動が多く、すべて Yahoo 路線検索で経路を検索して、金 額を調べていたため非常に面倒でした。
営業側からは「経費精算が楽になった」という声を多く聞きます。外出先から電車の中で経費精算ができるということで好評です。弊社の社員は平均年齢 34 歳くらいなので、特に操作方法を教えなくても、さくさくと直感的に使うことができています。レシートの自動入力機能も入力間違いがなく、データ化スピードも非常に速いです。新幹線や出張で 1ヶ月に受領する領収書・レシートが数十枚におよぶこともあるので、レシート入力機能は非常に助かっています。
ICカードリーダーも非常に便利です。ICカードリーダーをオフィスの入り口においており、営業の方が帰ってきたときにSuicaをタッチしています。このおかげで交通費精算は非常に便利になりました。営業担当と私（経理担当が）Yahooで経路検索する手間がなくなりました。Suicaには20件しか履歴が残らないというデメリットがあるのですが、周知徹底アナウンスして、わすれたら自己責任ということにしています。ほとんどの人は入り口においてあるので、習慣付けに成功しました、問題なく現在でも運用されています。
パシャッとレシートを撮影するだけで内容が自動入力される機能とピッ！と Suica をリーダーにかざすだけで履歴が自動読み取りされる機能の２つが導入の決め手でした。これらの機能をデモで拝見して、こんなこともできるんだと非常に感動して、導入を決めました。他の会社のお話も聞きましたが、申し訳ないが、これぐらいしかできないんだという印象を受けました。「TOKIUM経費精算」のデモをみて、レシート撮影機能などを拝見したとき、本当にすばらしいサービスと感じました。また、経理の目線から見ても他社と比べて管理画面が非常に見やすかったことも大きな決め手でした。実際に導入してみて、すばらしいシステムということを実感しています。導入までのスピードも早く、導入から早速効果が出始めています。
営業担当が経費精算に費やしていた時間が大幅に減り、私（経理担当者）自身の残業時間も大幅に削減できましたので、導入した効果はとても高いと思います。以前は、2、3日かけて経理が月初を丸々経費精算業務へ費やしていたというような状況でした。「TOKIUM経費精算」導入後は、隙間時間にぱぱっとできるので非常に楽になりました。その結果、2、3日かけていた作業が数時間程度で終わるようになりました。会社全体で営業も経理も業務時間を減らすことができました。本当に導入してよかったです。
以前はタクシー代を経費精算する場合は承認フローが通常のものと異なっていたため、メール等のやり取りが煩雑でした。「TOKIUM経費精算」では金額や勘定科目、プロジェクトごとに承認フローを自動で分岐させることができます。そのため、非常に便利になりました。他にも、5000円以上の場合、承認フローが自動分岐させるなどのワークフローも作成しています。これらにより、経理部門の修正の時間が大きく減り、申請書の間違いも少なくなりました。
専任でついていただいたサポート担当者の方のおかげで導入時点から大きなトラブルもなく順調に利用できております。従業員にも使い方を一度説明してしまえば、感覚的にすぐに使えるサービスです。つい先日もチャットで質問をして、しっかり対応いただきました。また、弊社では営業の方が担当している物件でかかった経費を物件ごとに集 計していて、その設定もサポート担当者の方に行っていただき助かりました。他にも、従業員が経費精算をする際にプロジェクトの選択を必須にするという細かい設定もしてもらいました。
「TOKIUM経費精算」のアラート機能も利用しております。つい先日、同じ金額を2回入力したスタッフがいて、アラートが通知されたため、間違いに気づきました。以前も日付の入力間違いやプロジェクトがわからないため申請者が適当に入れて間違っているということが多数ありました。どうせ経理が直してくれるだろうという現場の思い込みにより、経理担当者の修正負担も非常に大きかったです。「TOKIUM経費精算」の導入後はその間違いチェックも大きく減少しました。また、アラート機能によりアラートが間違いを自動でお知らせしてくれるので、人力での修正をする時間がかなり省けています。
申請書の差し戻しの際も非常に便利になりました。従来は従業員のデスクまでわざわざ向かったり、メールや電話などで、修正の依頼をするということをしていました。経費申請を提出した社員が捕まりにくいこともあり、わざわざ席へ出向くことが非常に面倒でした。今では、PC 上で社員とダイレクトにやり取りができるので非常に楽 になりました。
