2000年に会社を設立し、2002年に現在の中心事業である店舗リース事業を開始した店舗流通ネット株式会社。その後、2018年に人材事業を、2020年に店舗不動産ファンド事業を開始するなど積極的な多角化経営を行っている。現在では2040年までに100の事業を創り出すことをミッションに多くの事業を展開し、業界内外からの注目を集めている。
— 店舗流通ネット株式会社について
当社は現在 店舗リース事業、店舗不動産ファンド事業を中心に5つの事業を展開しています。また、『2040年までに「100の事業」「100人」のトップの輩出』を目標にかかげ「店舗」を軸とした事業領域の拡大を行っています。その為、バックオフィス業務についても「100の事業展開時において対応可能か」という視座でとらえた結果、多くの人の手がかかっているものを「自動化」「システム化」する事で事業貢献が出来ると考えています。
— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
経理部には社員が8名おり、そのうちの1名が経費精算業務を担当しています。当社の社員数は約130名ですので、社員規模を考えると経理の人数はそれなりにいると思っています。元々、経費精算業務は全て紙で行っていました。週次で経費精算を行う仕組みで、営業を含めて経費精算を行う社員は約60名います。
現場で顧客対応を行う者が大半ですので、なかなか経費申請のための時間を取ることができず、週次ではなく月末にまとめて申請する流れが常態化していました。このため、経費精算担当は月に約10時間を経費精算業務に充てる必要がありました。たしかにこの運用でも業務自体は回っていたのですが、当社が目指す2040年までに100の事業を創ることを考えると、紙文化を残した状態では管理部門の人数を増やさざるを得えません。
これでは、いくら事業拡大を行ってもコストも同様にかさみ、利益を圧迫してしまいます。そこでこの現状を打破するために、当社の中で最も紙文化が根強かった経理からIT化を実現させ、徐々に管理部門全体の意識を変えていきたいと考えました。
なぜこのように考えたかと言いますと、当社は比較的ITリテラシーが低く、新しいものや変化に対して否定的になる社員も少なくなかったためです。最も紙文化が根強く残り、非効率な業務を行っている経理から改革を行うことができれば、他の管理部門にもIT化が波及していくのではないかと考えました。
そうすることで、当社にとって2040年までに目指したい理想の形、つまり企業価値最大化につなげるための土台を構築することができると考えました。そこで、経費精算サービスの導入を視野に展示会などで幅広く情報を集めていくことにしました。
— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手
展示会ではさまざまな経費精算サービスを見ました。そこで気になったいくつかのサービスをピックアップし、後日来社の約束を取ってサービス説明とデモを行ってもらうことにしました。全てのサービス説明とデモを受けての正直な感想としては、経費精算業務が楽になるという観点ではどのサービスもそれほど大きな差はないことでした。その中で最終的に「TOKIUM経費精算」に決めた理由は大きく2つあります。
1つは「経費申請入力代行があること」です。たまたま別の業務でOCRを検討することがあり、経費申請に関しても同様に考えていたのですが、OCRの場合AIが行いますので誤入力をされるケースが出てしまいます。この場合は当社側で修正を行う必要が出てきますが、この作業が面倒だなと感じました。その点、「TOKIUM経費精算」はOCRではなく人が入力代行をしてくれますので内容の正確さは突出したものがあると感じました。運用をイメージした際に、人が入力代行をしてくれる点は非常に魅力的に感じました。
もう1つは「領収書を原本保管してくれること」です。当社では毎月約400枚の領収書が申請されます。これらは全て紙に糊付けされた状態で経理に届きますので、これらをひとつひとつ確認していき、確認が終われば会計システムに入力して、最後はファイリングと保管まで行う必要がありました。これが「TOKIUM経費精算」のペーパーレスプランを選ぶと、全ての保管業務から解放されることがわかりました。これらが決め手となり導入を決めました。
経理が楽になることはわかりましたが、実際に経費を申請する側の者にとって使い勝手が良くなければ意味がありません。そこで経費申請の多いメンバーを数名集めてトライアルを行いました。すると、トライアルを経験した全ての社員から「これだけ楽になるのなら早く導入してほしい」という声が挙がりました。この声を受けて、「TOKIUM経費精算」は申請側にとっても使い勝手のよい経費精算サービスであると確信することができました。
同様に経理でもトライアルを行いました。その際、承認方法や設定などは全て現場に任せることにし、TOKIUMと一緒に要件を詰めてもらうことにしました。こうすることでより現場の当事者意識が増すと考えたからです。結果、経理側からも「これだけ楽になるのなら導入しない手はない」という声が挙がりました。ここから導入に向けて一気に加速していきました。
テレワークが主体の状況でしたので、運用開始前に利用者に対してこまめにメールでアナウンスを出すようにしました。また、使用説明会もオンラインで開催しました。
実際に使ってもらうと、いかに便利になるかということは私たちが身を持って体感していましたので、使いづらいといった声が出てくる不安はありませんでした。それでも、万全を期すために操作マニュアルを作成しました。「TOKIUM経費精算」のヘルプページに記載されている情報を活用しましたので、スムーズに作成することができました。
— 『TOKIUM経費精算』導入で得られた効果
まず経理の視点では、月に10時間程度かかっていたものが1時間にまで削減することができました。このことで、浮いた時間を使って経営に対して迅速に経営データを出すことができるようになりました。また、申請側の視点では月40時間程度かかっていたものが4時間にまで削減することができました、合計すると、月50時間から5時間にまで削減できた計算になります。月45時間の無駄をなくせたということはとても大きなことだと考えています。余った時間はそれぞれが付加価値の高い業務に充てられるようになりました。
営業ですとそれまでは月末になると経費申請のためだけに数時間を確保する必要があったものが、スマートフォンで領収書を撮影するだけで申請が完了するようになり、浮いた時間を顧客対応時間に充てることができるようになりました。経理のIT化を実現したことで、当社が目指す「2040年までに100の事業を創る」ための土台を構築できたと考えています。
— 今後の展望
今後さらに事業拡大を行っていくためには、業務の見直しを行い、必要に応じたIT化を推進することが不可欠になっていくと考えています。「TOKIUM経費精算」の導入で経理のIT化を実現することができましたので、他の業務でもこの流れを積極的に推進していき、ITリテラシーの低い会社から業務のIT化が当たり前の会社に変革していきたいと考えています。2040年の目標を達成するために、これからも組織が一丸となって邁進していきます。
