— 株式会社ヴォークス・トレーディング
「世界を舞台に食の未来を創造し、社会に新しい価値と満足を提供するフードエンジニアリング商社」を企業理念に掲げる株式会社ヴォークス・トレーディング。ハウス食品グループに名を連ね、食品を買い付けて提供するだけでなく、日本市場を中心に実践してきた「安全・安心」、「高品質」かつ「最適」な原料の開発と、「生産」・「加工」から「供給」までの一貫した仕組みである “フードエンジニアリング”を採用し、「日本基準」の食材を世界に提供している「食」の専門商社。
— 株式会社ヴォークス・トレーディングについて
当社は海外からスパイス、野菜、果実、穀物、その他「食」に関わる付加価値の高い商品を輸出入し、主に日本国内に販売する食品商社です。調達、加工、輸入から販売まで当社が一貫してコントロールし、お客様に安全・安心な商品をお届けしております。
東京本社の他、国内支店2拠点と海外事務所2拠点、主にアジア・アメリカを中心に関係会社が9社あります。関係会社はタイ、インドネシアに食品製造会社があり、加工度の高い商品を製造しています。
これまでも、そしてこれからも、食を通じて社会に新しい価値を提供し、世界に貢献することを目標にしております。
— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
もともと、全社を挙げたペーパーレス化への取り組みがありました。コピー用紙の使用量を減らすことや書類の電子化を進めていて、その過程で紙面での経費精算という一つの課題が出てきました。
経費精算は必要な作業ですが、その作業は企業活動にあまり付加価値を生まない業務であるにも関わらず、多くの社員が貴重な時間を割いて精算していました。
当社では、経費精算の多い営業と、会計伝票を起票する営業事務で業務が分担されており、営業事務が営業の精算/計上を行う仕組みになっていました。さらには、財務での内部統制上、精算内容に関する事なのか、精算計上に関する事なのかで確認先が異なり、申請者は申請後の伝票科目など細かいところは解らず、営業事務も内容そのものは解らないことが多く、確認作業の二度手間が発生していました。
併せて申請者もExcel等で自身の経費を集計して、領収書を糊付けして提出するという物理的負担がありました。
こういった業務負荷を解消したいという思いと、昨今のコロナ禍によるテレワークシフトが後押しとなり、経費精算のペーパーレス、押印レスが可能な新システムの導入に踏み切りました。
— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手
クラウド経費精算システムを検討する中で、最優先事項だったのが、『時間・場所を選ばず全社員が使いやすい経費精算に変えたい』ということでした。財務部だけでなく、申請者、承認者それぞれが場所を選ばず対応できる方法を探していました。
7〜8社ほど調べて、3社に絞りましたが、A社はカードデータ読み取りを専用端末で行う必要があり、出社が必須でした。B社も同様に出社しないと精算が完了しない仕組みは、当社の探しているものと少し乖離がありました。
また、どちらも当社で行う経費精算の業務フローと大きく開きがあった為、導入に不安を感じていました。その一方で「TOKIUM経費精算」は、交通系ICカードをスマホにかざすだけでデータの読み取りができますし、領収書の内容（金額・日付・支払先）もオペレーターが入力してくれるので、申請者自身による金額ミスがなくなり業務効率化が進むと考えました。また当社の業務の流れに沿って電子化できるイメージが湧きましたし、何より当初求めていた、時間と場所を選ばない経費精算が可能であることから、「TOKIUM経費精算」の導入を決めました。
— 『TOKIUM経費精算』導入後の効果
コロナ禍もありテレワークが進んできた環境で紙面の回覧、押印が不要になり、導入効果を感じられました。
アプリの操作に関しても、直感的で解りやすく、まだ操作に慣れる必要はありますが、大半の社員からは好評な印象です。年齢問わず社員の順応は早かったように感じております。
また、導入して1番良かったと実感したことは、運用面を設計するカスタマイズがとても柔軟だという点です。
こういった日常で使うシステムは、シンプルイズベストだと思いますが、当社は海外出張など例外的な精算処理も多く、そういった例外事項も想定して画一的な設計をしようとすると、どうしても運用が複雑になってしまいます。
そのあたりを当社バージョンで可能な限りシンプルに、また例外も想定した設計を管理者側で容易に変更できる点が、とても良いと感じています。
導入時に過去3か年の経費精算内容を調査して設計し、導入後も各種のニーズに合わせてマスターの変更を行っています。
財務部視点では、精算チェックがテレワークで対応できるようになったことや、ファイリングの手間が省けるようになったこと、社員への確認もチャットを利用できるため、大変メリットを感じております。これまで営業事務に勘定科目の訂正をお願いすることも多かったのですが、「TOKIUM経費精算」では、実際の立替に合わせた科目名称を、勘定科目に紐付けて表示できるので、利用者が間違えにくく修正頻度も減りました。
— 今後の展望
財務部としては、将来的に経費精算だけでなく、全ての手続きを電子化したいという思いがあります。オンラインで申請〜承認〜入出金までの流れが一貫してできることが理想です。ただ、重要な書類であればあるほど、確認する際は紙面で照合した方が安心である事も多いですし、電子帳簿保存法など電子保存制度に対応していく必要もあります。
テレワーク化やペーパーレス化への取り組みは、今回のコロナ禍を経て、世の中が急速に変化し、当社としても対応を進めています。一方で、2023年施行予定のインボイス制度への対応など、請求書やその他国税関連書類の電子化について現時点では様子を見ている状況です。そういった環境下で、文書管理システムを自社で取り入れなくとも原本の代行保管でペーパーレス化が実現できる「TOKIUM経費精算」は、制度変化の過渡期でもある今だからこそ、導入する意義があったようにも思います。
今後も財務部として、内部統制システムなどの対外責任も確保しつつ、グループ全体の業務効率が高まるようなシステム変革を行っていきたいと思っています。
