— あかつき証券株式会社
大正7年（1918年）に設立され、100年以上の歴史を持つあかつき証券株式会社。この20年余り、資産運用をはじめとした金融サービスの環境は大きく様変わりし、金融商品をインターネット取引で購入する形も一般的になっている。一方で、ネットなど巷にあふれる情報を頼りに適切な判断を行うことは難しい時代でもある。その中において、お客様の状況を客観的に整理し、投資家にできるだけ良い判断をしていただくために、高度な金融知識を持ったアドバイザーがベストなソリューションを提供している。
— あかつき証券株式会社について
当社は文久3年（1863年）の大阪での両替商開業を発祥とし、創業140年以上、現存する国内証券会社では最古の歴史を有する１社です。伝統的な対面での資産運用サービスに加え、独立系フィナンシャルアドバイザー（IFA）の支援サービスや、金融機関とのアライアンスを通じた資産運用コンサルティング、AI・ビッグデータを活用したフィンテック領域のサービス開発、投資銀行ビジネスなど、幅広い顧客ニーズと時代の変化に対応する事業戦略を推進しております。特に、独立系フィナンシャルアドバイザーの支援サービスでは、特定の金融機関に属さず、個人で資産運用等のコンサルティングを行うアドバイザー向けに、取引プラットフォームの提供を行っており、近年この分野で大きく成長しております。
— 『TOKIUM経費精算』・『TOKIUMインボイス』検討のきっかけ
当社では元々、Excelベースのフォーマットを紙で印刷して経費精算業務を行っていました。しかしながら、申請者が直接経費を入力する形でしたので、申請額と実際の領収書やカード決済額との間での金額相違が頻繁に起こっていました。この影響が経理側にも負荷としてのしかかり、経理業務が滞ることもしばしばありました。これらの問題は以前から露呈していたものの、当社の場合、経費精算業務を人事総務部と財務経理部の複数部門にまたがって行っていることや、日々の業務が立て込んでいたこともあり、経費精算システムの導入に向けて、なかなか身動きが取りづらい状況でした。
一方で、問題は顕著化しておりましたので、経営企画部として水面下で経費精算システムに関する情報を集めていました。その中で、TOKIUMが提供する経費精算システム『TOKIUM経費精算』を知りました。会社の成長に伴い、ここ数年で社員数が急増してきたことや、コロナ禍でのペーパーレス化、在宅勤務への早期シフトの必要にも迫られていたことから、本格的に検討を進めることにしました。
TOKIUMを含む数社から話を聞く中で、請求書管理システムの導入も検討したいと考えるようになりました。会社の規模拡大に応じて、支払いの手続きから請求書の管理まで、経理業務に占める請求書処理業務の負荷も大きくなっていましたし、在宅勤務へのシフトは、営業部門だけではなく管理部門でも推進していくべきと考えておりましたので、経費精算システムと請求書管理システムを同時に導入することで、総務・経理部門においても業務効率化が大きく進むと考えました。比較検討した結果、両システムを提供しているTOKIUMのサービスを導入する方向で最終検討を行いました。
— 『TOKIUM経費精算』・『TOKIUMインボイス』導入の決め手
「TOKIUM経費精算 業務フロー」
経費精算システムの比較検討にあたっては、一部の社員の利便性にとどまらせたくないと考え、申請者と承認者の両方の視点で、最も利便性が高まるサービスはどれかという軸で行いました。まず申請者の目線では、システムへの入力作業の負荷がどの程度軽減されるかに加え、領収書提出時の負荷軽減効果を比較しました。一方、承認者の目線では、申請内容の確認作業や領収書の突合、管理の負荷軽減効果を比較しました。
「TOKIUM経費精算」を選んだ理由ですが、まず申請者の目線ですと、システムへの入力作業の負荷については、正直なところどのサービスもほぼ同等の負荷軽減効果が見込めると感じたのですが、領収書提出時の負荷軽減効果に関して、圧倒的に優れていると感じました。「TOKIUM経費精算」の場合、スマートフォンで領収書を撮影すれば、あとはTOKIUMのオペレーターが代行入力をしてくれますので、申請者は入力業務を行う必要はありません。他社の場合ですと、領収書画像をOCRで読み取るところまでしか対応していないため、誤認識による修正が必ず発生します。この点で、人による入力代行は安心感が違うと考えました。
また、承認者の目線ですと、領収書はそのまま社内設置ポストに入れるだけで、あとは原本をTOKIUMに送れば、領収書の突合から保管まで行ってくれますので、これらにかかる時間や保管スペースの確保も必要なくなります。そして、紙がなくなりますので在宅勤務へのシフトも加速していくと考えました。以上の理由から、申請者、承認者双方の負荷を最大限に軽減できると判断し、「TOKIUM経費精算」の導入を決めました。
請求書管理システムについても同様に、請求書をペーパーレス化できる点と、請求書の保管まで行ってくれる点で「TOKIUMインボイス」の導入を決めました。他社サービスも比較検討しましたが、「TOKIUM経費精算」の導入を決定した時点で、煩わしい経理業務のほとんどを任せられるTOKIUMには絶大な信頼を寄せていました。当初より、経費精算システムと請求書管理システムの両方を導入することで、申請者と承認者の負荷を最大限に軽減したいと考えておりましたので、この段階でTOKIUMをパートナーとして選ぶことに一切の躊躇はありませんでした。
— 『TOKIUM経費精算』・『TOKIUMインボイス』導入後の効果
導入にあたっては、社員に使用方法をどう周知させるかがポイントでした。「TOKIUM経費精算」は、シンプルで使いやすいUIとなっておりますので、多くの社員は利便性を感じるだろうと考えた一方で、ITに不慣れな社員の中には、多少不便でも慣れているやり方がいいと感じる者もおります。このため、不慣れなシステムに変わることで、想定外のミスやトラブルも起こるのではないかと覚悟していました。しかしながら、社員向け研修から、電話、チャット、メール等による社員からの問い合わせ対応など、TOKIUMによる手厚いサポートがあったおかげで、特に大きなトラブルなく、スムーズに運用を開始することができました。
導入後の効果として、「TOKIUM経費精算」では、営業時間外やお昼休み・通勤中や出張の帰宅時などの隙間時間を使って、経費申請ができるようになりました。このことで、申請者が本来行うべき顧客への提案活動などの業務により多くの時間を充てることができるようになりました。また、パソコンに加えて、スマートフォンでも処理ができるようになりましたので、時間や場所にとらわれず処理ができるようになりました。加えて、各本支店に設置しているポストの領収書をまとめて回収しTOKIUMに送るだけで、領収書の突合・保管を任せることができるようになりました。このことで、経費申請のデータ入力や、領収書の突合作業、会計システムへの入力が無くなり、作業負荷が大幅に軽減されました。
「TOKIUMインボイス」では、請求書支払業務において、ペーパーレス化と入力作業の簡素化を実現することができ、請求書処理業務がスムーズになりました。このことで、経理の締め処理についても余裕を持って進められるようになり、削減できた時間は他の重要な業務に充てることができるようになりました。これらの成果につながった、「TOKIUM経費精算」と『TOKIUMインボイス』の同時導入は最適な判断であったと考えていますし、TOKIUMの手厚いサポートにも感謝をしております。
— 今後の展望
経理部門に限らないことですが、これからも全社で自動化できる作業やアウトソースできる業務についてはなるべく省力化し、付加価値の高い業務に集中的に取り組めるような環境を構築していきたいと考えています。これからさらなる業績向上を実現していくためには、業務のDX化を推進し、生産性の高い環境を整備することが不可欠と考えています。「TOKIUM経費精算」や「TOKIUMインボイス」の導入による業務効率化の実現をモデルケースに、今後も様々な業務を見直し、改善を図っていきたいですね。
