ANAフーズ株式会社 | TOKIUM（トキウム） | 経費精算・請求書受領クラウド

請求書や国税関係書類など、経理が受け取る全ての書類を電子化するために、ANAフーズ株式会社が『TOKIUMインボイス』を導入

— ANAフーズ株式会社
1955年に台湾バナナ輸入業として発足し、2014年に全日空商事株式会社の生鮮食品事業・加工食品事業を継承したANAフーズ株式会社。翌年にはANAグループの航空食品株式会社（ギフト関連事業）の吸収合併を行い、売上規模300億円を超える企業となった。ANAグループ内での商社部門、食品事業会社として、安心・安全を第一に、お客様に選ばれる会社を目指している。

安心・安全を第一に、お客様に選ばれる企業を目指す

— ANAフーズ株式会社について
当社は1955年に台湾バナナ輸入業として創業し、2014年に現在のANAフーズ株式会社に社名改称しました。現在は、全⽇空商事と共同開発したプライベートブランド・バナナとして、フィリピン産「frescana」（フレスカーナ）や南⽶エクアドル産「⽥辺農園」などを主⼒商品とする生鮮食品事業と、世界各国からナッツやドライフルーツを中⼼とした⾷品原料を輸入し、⼤⼿リパックメーカー、製菓・製パンメーカー、流通業者に販売を行う加工食品事業、有名百貨店でのお歳暮などで使われるチョイス型ギフトを販売するギフト事業、東アジアから東南アジア諸国をはじめ、世界各地へ向けて美味しい日本の食をお届けする輸入事業の4つを柱に事業展開を行っています。これからも安全・安心を第一に、お客様に選ばれる企業を目指してまいります。

法令対応とリモートワーク推進のため、紙文化からの脱却が必須に

— 『TOKIUMインボイス』検討のきっかけ
請求書管理システムの導入検討を開始したのは2021年夏頃です。当時は、電子帳簿保存法改正による電子保存の義務化の対応期限まで、あまり時間が無い状況でした。加えて、新型コロナウイルスへの対応として、当社内でもリモートワークを推進する動きが活発になっていましたが、経理が受領する請求書や納品書等の国税関係書類の大半が紙でしたので、財務部のリモートワークが進みづらい状況にありました。そこで、法令対応と経理のリモートワーク推進を優先課題として、請求書管理システムの導入を進めることにしました。

請求書以外の国税関係書類まで電子化できるのは「TOKIUMインボイス」だけ

— 『TOKIUMインボイス』導入の決め手
最も重視した点は、請求書以外の国税関係書類も含めて、全ての書類を電子化できるかどうかでした。前述の通り、財務部で受領する書類のほとんどが紙でしたので、いくら請求書だけ電子化できても、経理全体での効果はそれほど多くないと考えました。「TOKIUMインボイス」以外のサービスも比較検討しましたが、基本的には請求書のみが電子化できて、その他の書類はできないというのがプロダクトの考えでした。もちろん、請求書に特化したサービスであることは素晴らしいのですが、当社のように請求書以外も紙の受領が多い企業には、効果を最大限に発揮できないと考えました。

手書き請求書が多い当社にとって、人力によるデータ入力はメリットが大きい

また、当社が扱うギフト用商品に関しては手書きの請求書が多く、月700社程度が該当します。請求書を電子化できるサービスの大半はOCRによるデータ読み取りで、データ入力の精度は80％程度と聞いていました。そうすると、仮に他社サービスを導入した場合、単純計算で140社分はデータが間違っていることを前提に、当社側でチェックを行わなければなりません。これでは結局全てのデータをチェックせねばならず、負荷は減りません。これが「TOKIUMインボイス」であれば、手書き請求書を人力でデータ入力してくれます。この機能が標準で備わっていることは、当社のように手書き請求書が多い企業にとって間違いなくメリットが大きいと考えました。

顧客の声を取り入れてプロダクトを改善していくTOKIUMの企業姿勢

また、当社の請求書処理業務フローを事細かに確認し、当社の要望をプロダクトに反映してくれたことも大きな要因でした。社内でシステムが増えれば、その分オペレーションがどうしても煩雑になってしまいます。特に当社では請求書を1枚ずつではなく日付ごとにまとめて申請・承認する運用を行っていましたので、できるだけ現状のフローは変えずに業務効率化を図りたいと考えていました。このことをTOKIUMに相談したところ、すぐに社内調整を行ってくれて、申請・承認したい請求書をまとめて選択できる「一括申請承認機能」をプロダクトに反映してくれたのです。このスピード感には驚きました。聞いたところ、当社以外にも同様の要望を顧客から受けており、プロダクト改善に向けて動き出していたとのことでした。他社にも同様の相談をしたのですが、TOKIUMのような俊敏な動きはなく、「今後実装する可能性はあるかもしれない」という一点張りでした。サービス提供側の都合ではなく、顧客の声を取り入れながら顧客と二人三脚でプロダクト改善を行う、その企業姿勢に感銘を受けました。以上の理由から「TOKIUMインボイス」を導入することに決めました。

フェーズを分けて運用を行い、早期に経理業務の完全電子化を実現する

—『TOKIUMインボイス』導入後の効果
社内運用をスムーズに進めるために、フェーズを3つに分けて「TOKIUMインボイス」の運用を進めていく考えです。第1フェーズでは既に電子受領している請求書への対応、第2フェーズでは紙の請求書の電子化、最後の第3フェーズでは、請求書以外の国税関係書類を含む全ての書類の電子化を行っていきます。導入効果としては、大幅なコスト削減を見込んでいます。現在は受領書類を外部の倉庫に保管していますので、この分の保管コストがなくなることと、各拠点から本社への請求書の郵送コスト、またこれに付随する社員の出社の必要もなくなりますので人件費の削減にもつながります。さらにペーパーレスによって、環境への配慮にも大きく貢献できると考えています。唯一デメリットを挙げるとすれば、新たなシステムが増えることで現場が混乱してしまうことですが、このように3つのフェーズに分けて運用を進めていくことで、早期に経理業務を完全電子化に持っていくことができると考えています。法令対応の観点では、2023年10月から始まるインボイス制度への対応でも、人力によるデータ入力があるおかげで大幅な工数削減効果が見込めると期待しています。当社が考える理想の財務部は、会社を永続的な成長につなげていくために、あらゆる数字を使って各事業部に資する情報を提供していくことです。今後の理想の経理部の実現に、「TOKIUMインボイス」は欠かせない存在になることを確信しています。

他のANAグループ会社にも運用効果を啓蒙していく

— 今後の展望
まずは着実に社内運用を進めていき、「TOKIUMインボイス」で請求書業務が完結できる状態の早期実現を目指します。そして当社で成功事例をつくることができれば、次は他のANAグループ会社にも当社の運用効果を啓蒙していきたいですね。そうすれば、ANAグループ全体の業務効率化にもつながると考えています。これからもTOKIUMと二人三脚で、当社のさらなる成長に向けて進んでいきたいと思っていますので、よろしくお願いします。