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株式会社アントステラ在宅でも取引先からの請求書受取から支払いまでを完結できるように、ステラおばさんのクッキーを運営する株式会社アントステラが「インボイスポスト」を導入

1000名以上 インボイスポスト 飲食・食品 テレワーク ペーパーレス化

お話を伺った方:
人事経理室 経理グループ 青木 規雄 様
業種:
クッキー、焼き菓子の製造・販売
従業員数:
約1,000名(2021年2月現在)
設立
1974年4月10日
アントステラ
目的
  • 出社をしなくても取引先からの請求書受取と支払いを可能にしたい
課題
  • コロナウイルスの影響で社員が在宅勤務にシフトしていく必要性に迫られた
  • 請求書受取は全て紙で運用していたため出社せざるを得なかった
  • 各部署の承認者は、請求書の押印のために社内にいる必要があった
期待する効果
  • 承認者はわざわざ出社をしなくても請求書処理が完結するようになった
  • 経理も一部紙での請求書処理が残っているものの、「インボイスポスト」に対応を任せることができるようになり、出社をしなくても請求書処理が完結するようになった
  • 紙の請求書をファイリングする作業や、検索の手間がかからなくなった

在宅でも取引先からの請求書受取から支払いまでを完結できるように、ステラおばさんのクッキーを運営する株式会社アントステラが「インボイスポスト」を導入

■ 株式会社アントステラ

1974年に創業者であるジョセフ・リー・ダンクルが、アイスクリームの製造販売を主要業務とする株式会社ローリードールを日本に設立し、1994年に現在の社名に変更となった株式会社アントステラ。「ステラおばさんのクッキー」を北は北海道から南は沖縄まで計61店舗(2021年9月末現在)運営している。

「ステラおばさんのクッキー」を全国61店舗で運営

■ 株式会社アントステラについて

当社は全国に61店舗の「ステラおばさんのクッキー」を運営しています。『クッキーを通じ、お客様に幸せを届けること』を基本に創業以来、手作りをコンセプトとした焼き菓子を追求してきました。以前は店舗でクッキーの詰め放題イベントを行い、これが大盛況だったのですが、今はオフラインイベントがなかなかできないご時世ですので、ステラおばさんのクッキーに触れていただく機会をどうやって作るかが今後の課題です。これからも手作り感のあるクッキーをより多くの方に食べていただけるように事業を展開していきたいと考えています。

紙での請求書受取があると出社せざるを得ない

■「インボイスポスト」検討のきっかけ

以前は取引先からの請求書受取は全て紙で行っていました。このため、当然のことながら請求書受取から支払いの手続きも出社して行っていました。そこに、2020年初頭から始まったコロナウイルスの影響で、会社として在宅勤務を推奨していくことが決まりました。ところが、紙での請求書受取があるとどうしても出社せざるを得ない状況になります。この状況を何らかの方法で打開したいと考えたのが検討のきっかけです。

また紙で請求書を受け取っていた頃は、経理宛に送られてくるものもあれば各部署宛に送られてくるものもありました。各部署に届いた請求書は、部署内で承認者の押印手続きを行った後に経理に回ってくるのですが、請求書が送付されるタイミングが月末と月初に片寄るため、承認者が社内にいないことがありました。このため手続きが遅れてしまい、結果、経理側の月次処理にも影響してしまうことが見受けられました。

そこでこの機会に請求書受取から紙をなくし、ペーパーレス化していく必要性を強く感じ、請求書受取システムの導入を検討し始めることにしました。

紙の請求書であっても、当社で受け取らずに完結できると言ってくれた

■「インボイスポスト」導入の決め手

そこで何社かにお声がけをした中で、最終的に「インボイスポスト」を含め2製品に絞りました。「インボイスポスト」に決めた理由は2点です。

1点目はこれがとても大きかったのですが「最終的には紙の請求書であっても、当社で受け取らずに完結できる」仕様だったことです。もうひとつの製品も有名なものではあるのですが、基本的に請求書は全て電子データに切り替えてくださいという仕様でした。多くの取引先とのお付き合いがある中で、もちろんお願いはさせていただくものの全ての取引先の請求書をすぐに電子化できるとはあまり考えられませんでした。そうなると、残った紙の請求書受取はどうしても出社して対応せざるを得ません。一方で「インボイスポスト」は、紙でもBEARTAIL側で請求書を受け取り、データ入力まで行ってくれるという仕様でした。このきめ細やかさと柔軟な対応には正直感動しました。これなら当社の負担も最小限に抑えられながら、出社をしなくても請求書支払いまでを完結できる体制が整うことを確信しました。

会計システムに吐き出すための細かなCSV設定まで柔軟に対応してくれた

2点目は「CSV設定における柔軟な対応」です。当社の会計システムでは仕訳を細かく分ける運用にしているため、請求書受取システムから会計システムへ連動するCSVデータの抽出項目においても、複雑な設定を行う必要がありました。この点についてもBEARTAIL側は完全に当社の意図を汲んでくれて全ての設定を柔軟に対応してくれました。いかにユーザーに負荷をかけずに導入・運用にまで持っていくかをここまでこだわって行う会社はそうそういないと思いました。以上の理由から「インボイスポスト」の導入を迷いなく決断しました。

出社をしなくても請求書処理が完結するように

■「インボイスポスト」導入後の効果

出社をしなくても請求書処理が完結できるようになったことはとても大きな効果でした。それまで各部署の承認者は月末と月初にはできるだけ社内にいる必要があるという暗黙のルールがあったのが、今では完全にどこにいても承認ができるようになりましたので、より自部署の成果を挙げるための活動にリソースを割くことができるようになりました。

また経理の立場でも一部紙の請求書受取は残っているものの、送付先をBEARTAILにしていますので、当社側では出社をしなくても請求書受取から支払いまでが完結できるようになりました。多くの取引先が請求書の電子化を行ってくれたおかげもあり、スムーズに移行できたことはとても嬉しかったですね。

また請求書の保管についても、後になって検索がしやすいよう、あいうえお順に請求書をファイリングしていたのが、今ではデータ上ですぐに検索ができるようになったため、作業負荷が圧倒的に減りました。「インボイスポスト」を導入したことで多くのメリットにつながったことは、導入提案者である私としてもとても嬉しい成果となりました。

経費精算についても出社ゼロで対応できる仕組みを構築していきたい

■ 今後の展望

「インボイスポスト」の導入によって請求書受取を出社ゼロで対応することができる環境になりました。そこで、次なる矛先を経費精算処理に向けていきたいと考えています。現在の経費精算処理の仕組みは、電子化はできているのですが領収書の突合や保管については自社で対応せざるを得ない状況のため、これも打開できるとさらに効率の良い働き方が実現できると考えています。このこともBEARTAILと実現できると嬉しいですね。

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