株式会社アントステラ | TOKIUM（トキウム） | 経費精算・請求書受領クラウド

在宅でも取引先からの請求書受取から支払いまでを完結できるように、ステラおばさんのクッキーを運営する株式会社アントステラが「TOKIUMインボイス」を導入

— 株式会社アントステラ
1974年に創業者であるジョセフ・リー・ダンクルが、アイスクリームの製造販売を主要業務とする株式会社ローリードールを日本に設立し、1994年に現在の社名に変更となった株式会社アントステラ。「ステラおばさんのクッキー」を北は北海道から南は沖縄まで計61店舗（2021年9月末現在）運営している。

「ステラおばさんのクッキー」を全国61店舗で運営

— 株式会社アントステラについて

当社は全国に61店舗の「ステラおばさんのクッキー」を運営しています。『クッキーを通じ、お客様に幸せを届けること』を基本に創業以来、手作りをコンセプトとした焼き菓子を追求してきました。以前は店舗でクッキーの詰め放題イベントを行い、これが大盛況だったのですが、今はオフラインイベントがなかなかできないご時世ですので、ステラおばさんのクッキーに触れていただく機会をどうやって作るかが今後の課題です。これからも手作り感のあるクッキーをより多くの方に食べていただけるように事業を展開していきたいと考えています。

紙での請求書受取があると出社せざるを得ない

— 『TOKIUMインボイス』検討のきっかけ
以前は取引先からの請求書受取は全て紙で行っていました。このため、当然のことながら請求書受取から支払いの手続きも出社して行っていました。そこに、2020年初頭から始まった新型コロナウイルスの影響で、会社として在宅勤務を推奨していくことが決まりました。ところが、紙での請求書受取があるとどうしても出社せざるを得ない状況になります。この状況を何らかの方法で打開したいと考えたのが検討のきっかけです。

また紙で請求書を受け取っていた頃は、経理宛に送られてくるものもあれば各部署宛に送られてくるものもありました。各部署に届いた請求書は、部署内で承認者の押印手続きを行った後に経理に回ってくるのですが、請求書が送付されるタイミングが月末と月初に片寄るため、承認者が社内にいないことがありました。このため手続きが遅れてしまい、結果、経理側の月次処理にも影響してしまうことが見受けられました。

そこでこの機会に請求書受取から紙をなくし、ペーパーレス化していく必要性を強く感じ、クラウド請求書受領システムの導入を検討し始めることにしました。

紙の請求書であっても、当社で受け取らずに完結できると言ってくれた

— 『TOKIUMインボイス』導入の決め手

そこで何社かにお声がけをした中で、最終的に「TOKIUMインボイス」を含め2製品に絞りました。そして、2点の理由から「TOKIUMインボイス」に決定しました。

1点目は「最終的には紙の請求書であっても、当社で受け取らずに完結できる」仕様だったことです。これはとても大きな決定理由でした。もうひとつの製品も有名なものではあるのですが、基本的に請求書は全て電子データに切り替えてくださいという仕様でした。多くの取引先とのお付き合いがある中で、もちろんお願いはさせていただくものの全ての取引先の請求書をすぐに電子化できるとはあまり考えられませんでした。そうなると、残った紙の請求書受取はどうしても出社して対応せざるを得ません。一方で「TOKIUMインボイス」は、紙でもTOKIUM側で請求書を受け取り、データ入力まで行ってくれるという仕様でした。このきめ細やかさと柔軟な対応には正直感動しました。これなら当社の負担も最小限に抑えられながら、出社をしなくても請求書支払いまでを完結できる体制が整うことを確信しました。

会計システムに吐き出すための細かなCSV設定まで柔軟に対応してくれた

2点目は「CSV設定における柔軟な対応」です。当社の会計システムでは仕訳を細かく分ける運用にしているため、クラウド請求書受領システムから会計システムへ連動するCSVデータの抽出項目においても、複雑な設定を行う必要がありました。この点についてもTOKIUM側は完全に当社の意図を汲んでくれて全ての設定を柔軟に対応してくれました。いかにユーザーに負荷をかけずに導入・運用にまで持っていくかをここまでこだわって行う会社はそうそういないと思いました。以上の理由から「TOKIUMインボイス」の導入を迷いなく決断しました。

出社をしなくても請求書処理が完結するように

— 『TOKIUMインボイス』導入後の効果

出社をしなくても請求書処理が完結できるようになったことはとても大きな効果でした。それまで各部署の承認者は月末と月初にはできるだけ社内にいる必要があるという暗黙のルールがあったのが、今では完全にどこにいても承認ができるようになりましたので、より自部署の成果を挙げるための活動にリソースを割くことができるようになりました。

また経理の立場でも一部紙の請求書受取は残っているものの、送付先をTOKIUMにしていますので、当社側では出社をしなくても請求書受取から支払いまでが完結できるようになりました。多くの取引先が請求書の電子化を行ってくれたおかげもあり、スムーズに移行できたことはとても嬉しかったですね。

また請求書の保管についても、後になって検索がしやすいよう、あいうえお順に請求書をファイリングしていたのが、今ではデータ上ですぐに検索ができるようになったため、作業負荷が圧倒的に減りました。「TOKIUMインボイス」を導入したことで多くのメリットにつながったことは、導入提案者である私としてもとても嬉しい成果となりました。

経費精算についても出社ゼロで対応できる仕組みを構築していきたい

— 今後の展望
「TOKIUMインボイス」の導入によって請求書受取を出社ゼロで対応することができる環境になりました。そこで、次なる矛先を経費精算処理に向けていきたいと考えています。現在の経費精算処理の仕組みは、電子化はできているのですが領収書の突合や保管については自社で対応せざるを得ない状況のため、これも打開できるとさらに効率の良い働き方が実現できると考えています。このこともTOKIUMと実現できると嬉しいですね。