— 御社の事業内容について教えてください
舞台美術と劇場運営を2本柱として事業を展開しています。1つ目の舞台美術の事業では、演劇やコンサートなどで使われる舞台装置や大道具を製作して会場に出荷しており、こちらがメイン事業となります。2つ目の劇場運営では、六本木に所有する劇場を貸し館としてお客様にご利用いただいたり、同劇場で弊社主催のプロデュース公演を行ったりしています。
— 「TOKIUMインボイス」を導入する前に御社の経理部門が抱えていた課題について教えてください
まず、請求業務の何もかもが紙ベースの手作業だったことが大きな課題でした。毎月150〜200件ほどの請求書が届きますが、それを1取引ずつエクセルに入力しプリントアウトして仕訳伝票を起こしていましたし、会計システムへは手入力で転記、銀行振込も手作業。昨今よく言われるDX化にはほど遠い実情で、処理に膨大な時間をかけていました。
また、アナログな作業により効率が悪いため、互いに業務を教え合う時間も取れない。結果として業務の属人化が起きてしまっていたことにも改善の必要性を感じていました。
昔から職人さんとのおつきあいが欠かせなかったこの業界では、職人さんたちの資金繰りの関係上「月末締め翌月10日払い」など支払期日が早めの請求書が多い傾向があります。今日でも、背景の塗装、現場でのセット設営、背景幕などを吊り下げたバトンというパイプを上げ下げする綱元操作など、個人事業主の方にお願いする種類の仕事は多いですし、自社公演の舞台監督や役者さんたちも皆さん個人事業主です。そのため、支払期日が早めという傾向は今も変わっていません。
しかし、そうした業界特有の事情がある一方で、私どもは請求処理に当時7営業日前後をかけていたため支払期日に間に合わせるのが大変で、いつもギリギリでした。
さらに、以前利用していた経理システムが非常に古く、必要なデータをシステムから直接取得できないことが課題でした。たとえば、財務諸表を作成する際にも、システムから取り出したデータを元に、貸借対照表や損益計算書などを手作業で作成する必要がありました。
また、経営陣からデータを見せてほしいという依頼があるたび、経営陣が見たい切り口で加工したExcelのデータを渡していましたが、分かりづらく、作業も煩雑で時間がかかり、経営陣が財務状況をすぐに把握できないというのが問題でした。
— そうした課題を抱えていた中、システム導入に踏み切ったきっかけはどのようなものでしょうか？
電子帳簿保存法やインボイス制度がきっかけとなりました。当時運用していた経理の仕組みが大変古いものだったため、そのままでは電子帳簿保存法やインボイス制度に対応できないとわかったのです。そういうことであれば、この機にシステムを変えて、法令対応だけでなく課題解決も同時に目指そうということになり、システム選定を開始しました。
— システム選定の際の基準について教えてください
まず、API連携しなくても、会計ソフトにCSVで簡単にデータを取り込めるシステムを希望していました。
また、銀行振込にも相当な工数がかかっていたので、全銀データの出力に対応しているシステムが望ましいと考えており、そういった希望に沿ったサービスの一つが「TOKIUMインボイス」でした。
— 最終的に「TOKIUMインボイス」をお選びいただいた決め手は何でしたか？
決め手となったのは見やすい画面と料金です。
TOKIUMさんの他にもう1社を検討していたのですが、そこと比較するとTOKIUMさんのほうが、圧倒的に画面が見やすく、使いやすそうだと感じました。そして料金の点でも、パッと見は安くても追加オプション料金が重なって結局高額になるというサービスがよくあるのですが、TOKIUMさんの料金システムであれば、結果的にかなりリーズナブルになることがわかりました。
その他にも、新機能が続々と追加されていて今後もどんどん使いやすさが増していくはずと予想されることも魅力に感じましたし、総合的に見てTOKIUMさんがベストだという結論に至りました。
— 導入時の弊社のサポート体制についてご感想をお聞かせいただけますか？
一言で言って、非常に助かりました。新規にシステムを導入するとなると往々にして試行錯誤が必要で苦労するものかと思うのですが、TOKIUMさんの場合は手厚いサポートをいただけたのでそういったことが一切なく、びっくりするくらい簡単でした。
経費精算に限らず一般的には、導入サポートといってもひと通りの説明があるだけで、あとは全て自力で設定してくださいというのがよくあるパターンですよね。別業務で現在利用している他社のシステムの導入のときがまさにそうでした。
ですが、TOKIUMさんは違いました。こちらがつまずきそうな要所要所でちゃんとフォローしてくれる。たとえば、会計システムに連携するためのCSVファイルのフォーマットの設定や取引先への送付先変更案内も、仕様情報や取引先リストをこちらで用意さえすればTOKIUMさん側で対応していただけます。
何から何まで全てやってもらえるというのとはもちろん違いますが、「あとは使うだけ」の状態まである程度持っていってもらえたので、とても楽でしたね。
また、買掛金の管理などに別のシステムを使っていますが、そうした他システムと組み合わせて便利に使えるようなご提案もいただけるなど、きめ細かなサポートが本当にありがたかったです。
— 「TOKIUMインボイス」の使い勝手はいかがですか？
作業効率が良いと感じています。システムによっては会計システムへの仕訳データ取込対象期間とタイミングが固定されていて、任意のタイミングで内容確認しようと思うとかなり面倒な場合があります。その点、「TOKIUMインボイス」では1件ずつ処理することも可能ですので、一度確認してから取り込むことができるのがいいですね。
— 取引先によるTOKIUMのシステムの利用率はどのくらいでしょうか？
8割前後の取引先がTOKIUMを使ってくれており、スムーズに移行できたと思います。指定サーバーにアップロードするか、メール添付か、郵送かという3つの方法を提示していることで、どれかには対応できると感じていただけたのでしょう。取引先には、ご高齢の方もいらっしゃるのですが、PCを使うことに抵抗感をお持ちの方もやはり一定数いらっしゃいます。そうした方々にも無理なく対応していただける郵送という方法も選択可能な点が特に良かったです。
— 「TOKIUMインボイス」導入後、業務効率はどの程度上がりましたか？
請求処理に7営業日程度かかっていたのが、システム導入後は3営業日程度にまで短縮しました。また、以前は月次処理にも最短15営業日かかっていたのですが、TOKIUMの導入により、現在は９営業日くらいで完了させることができるようになっています。
銀行振込も、システム導入前は1時間ほどかけて1件1件手作業で行っていましたが、今では全銀ファイルを取り込むだけなので、それこそものの1分でできてしまいます。手作業でやっていた頃はミス防止のためわざわざ一覧を作成して、インターネットバンキングの振込ページに入力したデータと手元のデータを照合していたのですが、その作業も不要となり、かなりの工数削減につながりました。
手作業であることが原因で起こる間違いもなくなりました。たとえば、支払先が個人事業主の場合は源泉徴収が必要ですが、手で計算した上で仕訳伝票に起こしていた以前とは異なり、今ではシステムで容易に源泉徴収を反映できるので、だいぶ効率が良くなりましたね
— 業務効率がアップしたことにより、具体的にどういった効果が出ているかを教えてください
煩雑だった業務がすっきりとわかりやすくなったこともあいまって、業務の属人化が解消されました。現在はローテーション可能な体制を実現できています。
また、1案件ごとの個別原価計算を行えるようになりました。大きな括りでの原価計算は以前より行っていましたが、一つの番組、一つの舞台の人件費や労務費や外注加工費がそれぞれいくらかといった詳細までは出せていませんでした。システムを導入して工数削減できた分の時間をそういったことにあてられるようになったということです。
それから、月次速報会を開催できるようにもなりました。システム導入前は、もう翌月のルーティン業務が始まろうかという頃にやっと月次処理を終えていたので、ただ結果を見て終わり。次にいかせていませんでした。ですが、今は月次処理が早く完了するようになったため、情報をタイムリーに提供できます。直近の状況を知っていれば何かが起こったときにも判断しやすいですし、計画に対する実績や、増減の要因を示すデータを渡されれば何らかの気づきもあるでしょう。原因を探りたければ、先ほどお話しした個別原価計算データが役立つはずです。
— 将来的にどういった経理部門を目指したいとお考えですか？
経理部門の役割は、財務諸表を出して終わりではありません。経営指針を策定するに当たり必要とされる情報、「会社が今どういう状態にあるのか」の分析資料を提供するのも経理部門が担うべき役割だと考えています。
業務効率改善により担当業務のローテーションが可能となり、新しいことに取り組む時間を得た今、目指しているのは、経営に寄与するそうした業務へのチャレンジを通じた経理課メンバー各自のスキルの底上げです。一人ひとりがプロフェッショナルとなり、プロフェッショナル集団としての経理課となってほしい、そう願っています。
【取材日：2023年10月17日】
