紙からALLデジタルへ。経費精算と請求書支払から紙を一掃するために、老舗出版社株式会社白水社が「TOKIUM経費精算」と「TOKIUMインボイス」を導入

— 株式会社白水社
1915年（大正4年）創立の老舗出版社である株式会社白水社。1921年に日本で初めて仏和辞典を刊行した歴史ある出版社として100年以上にわたり事業を展開しており、昨今では、フランス語以外の辞典や語学参考書、人文書も多く出版している。なお、社名は中国の古典『離騒』の一節、「白水は崑崙の山に出で、これを飲めば死せず」に由来している。

フランス語を中心に60以上の外国語を手掛ける老舗の出版社

— 株式会社白水社について

当社は巷では「フランス語の白水社」として認識されることが多いのですが、これは特にフランス語に強みを持っているからです。1921年に日本で初めて仏和辞典を刊行し、以降フランス語を中心とした辞典、語学参考書を刊行してまいりました。近年ではフランス語以外の外国語も手掛けており、辞典や語学参考書に加えて哲学・歴史・文学などの人文書も多く刊行しております。従業員数は2021年7月現在で36名おり、総務部としては全部で3名おります。この3名で会社の人事・経理・総務に関わる業務を行っております。

在宅勤務を推進するために、経費精算業務と請求書支払業務から紙を一掃したかった

— 『TOKIUM経費精算』と『TOKIUMインボイス』検討のきっかけ

はじめにクラウド経費精算システムの導入を検討しました。当社のそれまでの経費精算方法は非常にアナログな方法でした。他社様の場合、アナログといってもPCでデータ入力を行い、紙で出力したものを上長や経理に提出する方法が一般的だと思います。しかしながら、当社では自社仕様の出金・入金伝票に申請者が申請内容を手書きし、領収書とあわせて上長に提出し、最終的に出納係から申請者へ現金を手渡す方法で精算を行っていました。

ところが昨今の新型コロナウイルスの影響で、経費を比較的多く使う営業部と編集部で在宅勤務が導入されました。このことで、手書き伝票の提出やその後の承認がスムーズにいかないケースが多く発生するようになりました。このままでは、申請者や承認者はもちろん、経理にも負荷が発生し、スムーズな経費精算ができなくなってしまうことを懸念しました。

そこで、クラウド経費精算システムの導入を検討するために、比較サイトから一括資料請求を行いました。資料内容をそれぞれ閲覧していく中で、クラウド経費精算システムを扱っている企業の多くが、同時にクラウド請求書受領システムも提供していることがわかりました。請求書受領のシステムは自社でプログラムを作成していますが、今後起こりうる法改正等に対応するための人員の確保や手間のことを考えると、クラウド請求書受領システムもあわせて導入した方がよりメリットが大きいと判断し、クラウド経費精算システムとクラウド請求書受領システムを同時に導入することを視野にサービスの選定に入りました。

領収書突合の負荷が減ることとデータ入力の正確さでTOKIUM経費精算を選んだ

— 『TOKIUM経費精算』と『TOKIUMインボイス』導入の決め手
クラウド経費精算システムとして「TOKIUM経費精算」を選定した理由ですが、領収書をポストに投函するだけで申請が完了する点が他社にはないとてもユニークな特長だと感じたからです。ポストに投函した後はTOKIUMのオペレーターが人力でデータ入力をしてくれますので、データ入力の正確さも他社と比べて秀でていました。また、領収書の突合や保管の全てをTOKIUMが請け負ってくれる点も他社には無い特長でした。以上の理由から、「TOKIUM経費精算」が当社の負荷を最大限に減らすことのできる最適なクラウド経費精算システムであると判断しました。

紙がなくなることに加えて、導入までの支援の手厚さでTOKIUMインボイスを選んだ

一方で、クラウド請求書受領システムとして「TOKIUMインボイス」を選定した理由ですが、同様に紙をなくしてPDF化できる点が良いと感じました。加えて決め手となったのが、導入までの支援の手厚さでした。TOKIUMはクラウド経費精算システム業界の中では新興企業ですが、だからこそ細かなケアや、他社とサービスの差別化を図っている印象を提案の段階から持っていました。実際に検討を進めていく中でも、詳しい知識を持ち得ていない当社に対して、丁寧でこまめな連絡をくれ、安心感がありました。このような手厚い支援があれば、全て紙だった当社の経費精算、請求書受領もそれほど手間をかけずに簡単にデジタルに移行できると判断しました。以上の理由から「TOKIUM経費精算」と「TOKIUMインボイス」の同時導入を決断したのです。

経費精算業務と請求書支払業務の完全ペーパーレス化で働き方改革につなげたい

— 『TOKIUM経費精算』と『TOKIUMインボイス』導入後の効果

現時点（インタビュー日：2021年9月17日）では、まだ社内での運用は始まっておらず、これから社内キックオフを経て全社導入というプロセスを踏んでいきます。これまでずっと紙文化が根強かった当社ですので、現場の社員からすると大きな変化になります。このため、相応の戸惑いや不安の声が出ることは想定していますが、それ以上に社員全員の働き方改革につながる確信を持っています。今後は、早期のデジタル化を目指して、TOKIUMのアドバイスも受けながら着実に社内への浸透・定着を行っていきたいと考えています。

社内における業務効率化を加速させていきたい

— 今後の展望
今回の「TOKIUM経費精算」と「TOKIUMインボイス」の導入をきっかけに、今後、社内のあらゆる業務において効率化を進めていきたいと考えています。創立100年以上の企業でもこれだけデジタル化が進んでいるということを内外にアピールできると嬉しいですね。TOKIUMには手厚いサポートを期待していますので、これからもよろしくお願いします。