— 株式会社アイエスエイ
1970年の設立から50年以上、海外留学や国内教育研修を展開し続ける、株式会社アイエスエイ。ISAの海外・国内プログラムに参加した子どもたちは60万人を超え、グローバル教育における、日本有数のリーディングカンパニーとして、国際教育の一端を担っている。
— 株式会社アイエスエイについて
当社は1970年の設立以降、50年以上にわたってグローバル教育事業を行っています。我々が考えるグローバル教育の３つの資質は、リーダーシップ、コミュニケーション能力、ITリテラシーであり、急速に変化し価値観が多様化する社会の中で、個性と才能に溢れた、逞しい自由人を育む教育プログラムを海外・国内で様々に展開しています。
— 『支出管理クラウドTOKIUM』検討のきっかけ
ここ数年は、旅行事業を展開する我々にとって大きな転換期となりました。主力である海外事業はコロナ禍によるあおりを受けながらも、再開に向けた準備を進めています。
また社内の配置換え等により、以前は10名ほどで活動していた経理チームも縮小しました。これによって効率的に業務を遂行する意識が強くなり、様々な効率化施策を取り入れてきました。この事態が収束し、主力事業が以前までの水準に回復したとしても、今後も経理チームは少数体制を継続する方針を考えています。
このような経緯から、請求書管理のペーパーレス化も検討することになりました。これまでは、各チームで請求書を紙で受領し、Excelで支払申請書・精算申請書を作成した上で、担当者押印・上長押印後に、全国にある支店から本社に郵送をしていました。支払い依頼に関する運用ルールは定めていましたが、書類の行き違いや申請用紙に関する問い合わせが現場から多く寄せられていたため、仕組み改善の必要性を感じていました。
また、改正電子帳簿保存法の施行が2022年1月（※選定当時）に迫っているため、法制度に基づく適切な管理体制を導入できる関連サービスの選定を始めました。
— 『支出管理クラウドTOKIUM』導入の決め手
サービスの具体選定に入る前に、請求書管理の運用改善に向けてどのような手段があるかを検討しました。大きく４つの方針が挙げられます。1つ目は、現在利用している会計システムの拡張システムを利用すること。2つ目は、同じく利用中のクラウド経費精算システムの明細登録機能のオプションを利用すること。3つ目に、請求書の受発注のプロセス自体を電子化するサービスを導入すること。そして最後に、請求書受領代行ができるサービスを導入することです。実は「TOKIUMインボイス」を知ったのは偶然で、別の企業で経理をしている知り合いと電子帳簿保存法に関する情報交換をしていた際に、たまたま教えてもらいました。 この４つの軸に加えて、経理担当として「現場からの問い合わせを減らすこと」「導入によってさらなる手間が増えないこと」「請求書管理の作業工数を削減できること」を重視することにしました。
既存システムの拡張サービスを利用するか、新サービスを導入するか。通常こういったシステム選定においては、類似サービスの機能・価格比較を行うのが定石ですが、今回あえてそのようなことは実施せず、４つの選定軸から当社の最適解を探すことに注力しました。このことがスムーズな意思決定に繋がったと考えています。
結果的に請求書受領・処理作業をアウトソースできる「TOKIUMインボイス」を選定しました。要因としては、これまで支店ごとに受け取っていた請求書を、今後はTOKIUMに一元化できることや、紙・メール・システムなど請求書の形式を問わず、全てTOKIUMがデータ化してくれることなどが挙げられます。これによって課題であった本社への送付漏れや、未受領請求書などのチェック負担を大きく削減することができると考えました。また、オペレーターによるデータ入力機能もあり、現場担当者の負荷が削減できることもメリットでした。
もし既存会計システム・クラウド経費精算システムの拡張機能を利用すると、現在の運用に加え、請求書のPDF化工数が増えてしまいます。またデータ入力及び、書類の保管も引き続き自社で行う必要があるため、社員の負荷軽減があまり見込めませんでした。また、請求書受発注システムの導入には、当社だけでなく取引先にもオール電子化を促す必要があるため、様々なお取引先様が存在する中で、現時点での導入はハードルが高いと考えました。
— 今後の展望
現在（2021年9月）は「TOKIUMインボイス」の運用準備を進めています。2022年1月から始まる改正電帳法までにシステムに慣れておきたいので、TOKIUMの導入担当者と共に、この数カ月しっかり準備を進めていこうと考えています。 また経理としては少数体制ながらも生産性の高いチームを創るため、データ入力や書類の照合チェックなどの単純作業は専用システムに任せ、会計的な判断や実績をもとにしたデータ検証など、会社の将来を考えながら行動する割合を増やすことで、事業に貢献したいと考えています。
