— 貴社の事業内容について教えてください
当社はData PlatformとNetwork Solutionを核に、格差なく住み続けられるまちづくりに貢献するグローバルカンパニーを目指しています。まちづくりの課題である、通信・安全・医療介護・教育・交通物流・人口減少・地域経済の7分野を解決するため、情報革命の基盤となるMobile Internet、AI、IoT、ビッグデータ、仮想クラウド分野はもちろん、5G、NFV、GPON、関連するエンジニアリングまで幅広く展開しています。
— TOKIUM経費精算を検討したきっかけを教えてください
もともと別の経費精算システムを利用していましたが、そのシステムでは領収書のペーパーレス化を実現できず、領収書原本を回収していました。そんな中、コロナ禍により当社でもテレワークが推奨されるようになり、領収書原本の取り扱いがテレワークを行う上で大きな課題となりました。そこで、経費精算システムの見直しを行い、安心してテレワークができるような環境を作ろうと考えたことがきっかけです。
— 以前の経費精算システムではどのように経費を申請していましたか
以前の経費精算システムでは、申請者が交通費を精算する際は交通系ICカードをカードリーダーにかざし、そのデータを読み込ませていました。交通費以外は立替経費を手入力し、伝票を印刷し、原本と一緒に提出していました。
手入力や伝票作成に手間が掛り、出張が多い営業担当者は経費を申請するために時間を割いていたと思います。
— 経理担当者が負担に感じていた業務について教えてください
経理担当者は届いた原本をチェックしていました。テレワーク推奨になってからは、領収書の写真を必ず添付してもらい、先ずは写真をもとに金額をチェックし、承認をしていました。後日、領収書原本と写真を突合してファイリング作業を行っていました。特に、このファイリング作業は数量が多かったので、経理課の大きな負担となっていました。
また、申請者が伝票の提出を忘れてしまうこともありました。そうなると、経理課での原本ファイリングが数日、場合によっては数カ月ずれてしまいます。このように、原本管理をしなくてはいけない状況も、経費精算業務を進めるうえでの負担となっていました。
— TOKIUM経費精算導入の決め手を教えてください
数社のシステムを比較していましたが、TOKIUM経費精算のオペレーターによる領収書の入力代行は、他のシステムにはない魅力でした。AI-OCRのみのデータ化に比べて、領収書内容のデータ化に誤りが殆どないので、私たちでデータの修正する手間が省けることと、申請者が領収書の写真を撮るだけで内容が自動入力されることは、かなりの効率化につながると感じました。
その他ではTOKIUMインボイス（クラウド請求書受領システム）があることも魅力的でした。これからTOKIUMインボイス（クラウド請求書受領システム）を導入するのですが、TOKIUM経費精算と同じプラットフォームで扱えるので管理がしやすいです。
このように他にはない機能やサービスがあるところにすごく魅力を感じ、最終的にTOKIUMインボイスも導入することを見据えて、TOKIUM経費精算に決定しました。
— シングルサインオンのオプションを付けた理由について教えてください
全社的な業務効率化に向けて様々なシステムを導入しているため、便利になる反面、複数のIDとパスワードの管理が必要となってしまいます。そのためシングルサインオン（SSO）でIDとパスワードを1つにまとめ、ユーザーが社内のシステムを利用するための利便性を向上させつつ、情報漏洩のリスクを最小限にしたいと考えたためオプションをつけました。SSOでIDとパスワードを1つにまとめて整理することは、リスクヘッジだけでなく、システムを利用する社員にとっても管理工数を減らすことができ、より効率的な良い働き方を実現できます。せっかくシステムを入れるので、様々な側面で効率的に仕事ができるように心掛けています。
— 弊社の導入サポートについても感想を教えてください
最初にキックオフMTGを開いていただいて、いつまでにどのようなことをやっておくべきといったスケジュールを明確に伝えてくれたので、導入までの道筋が明瞭になり大変助かりました。その後も、専属のサポートがついてくれたので、すごくスムーズに導入できました。
また、サポートチャットでやりとりできることもすごく助かります。わからないことがあればチャットですぐに確実な回答をもらえるのでとても便利です。
— TOKIUM経費精算の導入の効果について教えてください
TOKIUM経費精算導入により年間370万円のコストを削減できています。以前の経費精算システムはユーザー数での契約だったので、経費精算をする頻度に関わらず、経費精算をする可能性がある社員分のアカウントを作る必要があり、余計なコストが掛かっていました。しかし、TOKIUM経費精算は領収書枚数で料金が決まるので大きくコストを削減できました。
— 申請者にはどのような効果が出ていますか
申請者は、場所や時間を問わずに経費精算ができるようになりました。例えば新幹線やタクシーで移動中に領収書を並べて写真を撮影し、オペレーターによる自動入力が完了したら、あとは科目を選択して申請を完了できます。また、これまでのように伝票を印刷し、領収書原本と一緒に提出する手間もなくなっているので、課題であった経理課への領収書の原本提出忘れや紛失も改善されています。
— 経理担当者にはどのような効果が出ていますか
TOKIUM経費精算では、領収書データへのタイムスタンプを付与し、検索要件を満たして電子保存ができる為、法令的にも問題ないことが明確なのでペーパーレス化へと踏み切ることができました。ペーパーレス化したことで原本管理が不要になり、ファイリングや突合作業を大幅に減らすことができました。また、外部倉庫に原本を移すといった作業もなくなり、保管コストも削減できました。
あとは、申請者とのやりとりがしやすくなり、経費精算処理のスピードが上がりました。経費を差し戻したい時に承認フロー中の返却者を指定できる機能はすごく便利です。以前のシステムを使っていた当時は返却者を指定できず、申請者まで一気に戻すしかなく再度承認フローを一から回す必要があり、とても不便でしたがそれも解消されました。
他にも、申請者が出張先でもすぐ経費を修正し再提出できるようになり、経理側としても助かっています。月次の経費精算締め日に際しては、修正までのタイムラグが短くなったことで、かなり楽になったと感じています。
— 目指す経理像について教えてください
先ずは社員に頼られる経理課を目指したいと思っています。これは、分からないことを聞いたら直ぐに回答してくれるだけでなく、将来も見据えて本当の意味で社員や会社のために貢献できる存在になりたいと思っています。
また、本来の経理の役割というのは会社の数値の取りまとめをし、それを分析し、その数字を持って経営者や社外に的確な情報を報告することだと思っています。しかし、実際には日々の伝票処理に追われ、伝票屋さんのようになってしまっているのが現実でした。今後も改善を継続して、伝票処理に費やす時間を更に減らすことで、価値ある数字の報告をしていきたいです。
更には、従業員が経費精算に費やす時間を短くすることで、各部署が注力すべき業務に集中できる環境を作りたいと思っています。
【取材日：2023年5月11日】
