日本生命グループの一員として2018年に設立し、2019年に営業を開始。「“ニュー・インシュアランス・クリエイター”として新しい価値を創造し、お客様の信頼を獲得する」ことを長期ビジョンに据え、保険ショップ等の乗合代理店、郵送・インターネットによる通信販売を通じて、社会環境やライフスタイルの変化を捉え、お客様の多様なニーズに応じた商品・サービスを提供している。
— 御社の事業内容を教えてください
当社は、日本生命保険相互会社の100％出資子会社として2019年に誕生した新しい生命保険会社です。
常に時代の変化を見据え、新たな価値を提供し続ける保険業界の『ニュー・インシュアランス・クリエイター』を目指して、役職員一丸となって取り組んでいます。
開業後は着実に商品ラインナップや販路を拡大するとともに、Web広告やTVCM等のマスプロモーション広告を積極的に行うことで認知向上に努めており、開業から約3年で保有契約は30万件を突破しました。保険にご加入頂いた後のアフターフォローについても、お客様が利便性の高い最先端のデジタル手続き・サポート導入に積極的に取り組み、デジタルで繋がる社会に適合した価値を提供していきたいと考えています。
— 『TOKIUMインボイス』・『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
当社では働き方の多様化やワークライフバランスの向上を目的として、リモートワークを導入していますが、当時は新型コロナウイルス感染症対策として、一層の推進が求められる状況にありました。
会社全体としてはPCを始めとしたリモートワーク環境が整っている一方、経理業務に関しては請求書の受取や保管のために出社しなければいけない状況が続いていましたので、経理領域としても支援できないかとの課題意識がありました。
また、もともと他社の経費精算システムを導入していたのですが、会計システムへの連携については一部アナログな手入力業務が残っていました。
会社の成長に伴って経費申請の件数も日々増加し、当時の人員では対応に限界を感じていたので、こうした点も他サービスへの切り替えを検討するきっかけとなりました。
— 『TOKIUMインボイス』・『TOKIUM経費精算』導入の決め手
リモートワークの一層の推進を実現するべく、請求書を代わりに受け取ってくれるようなサービスがないかをインターネットで探していました。しかし、請求書を発行するためのサービスが多く、受領側に対応したサービスが少ないなと思っていたところ、「TOKIUMインボイス」を知りました。「TOKIUMインボイス」は請求書が紙の場合でも、当社の取引先からTOKIUMに直接請求書を送ってもらうことができますので、当社で紙の請求書を扱う必要はありません。このような仕様は他社には無かったため、請求書業務から紙を一掃することができる画期的なサービスだと感じました。
使い勝手の面でも、TOKIUMの画面は直感的に迷うことなく操作できそうなインターフェースでした。また、会計システムとの連携も問題なくサポートしてきた実績があると仰っていただけたこともあり、「TOKIUMインボイス」の導入を決めました。
同時に経費精算システムの「TOKIUM経費精算」も提案してくれました。経費精算はある程度効率化できていたため、必ずしもリプレイスする必要があったわけではありませんでした。しかし、導入コストも比較的低く、請求書業務と経費精算業務を異なるシステムで行うよりも、TOKIUMで一元化した方が全社員にとって利便性が高まると判断し、「TOKIUMインボイス」と「TOKIUM経費精算」の同時導入を決めました。
実際に運用してみると、経費精算で発生する領収書は全てTOKIUM側で保管し、今まで行っていた突合点検も代わりに対応してもらえるので、経理メンバーの負担が減って、同時導入して良かったと実感しています。
— 導入までの過程
紙の請求書をなくすことは、当然のことながら取引先の協力が必要です。
はじめのうちは、紙の請求書を受け取るところから「TOKIUMインボイス」に運用を切り替えると混乱が生じてしまうのではないかと懸念していました。そこで、各取引先をリストアップして、いつまでに変更依頼の連絡を行うか等の段取りを検討し、実行に移しました。
もう一点工夫したことは、経理部からすべての取引先に連絡を行うのではなく、各担当部署から連絡を行うようにした点です。普段から馴染みのある担当者からの連絡の方が、取引先も受け入れやすくなると考えたからです。そうすると、驚いたことにほとんどの取引先が「TOKIUMインボイス」への移行に柔軟に対応してくれました。
社内でも操作方法や運用に関する説明会を事前に行いましたが、操作方法も簡単なので、大きな問題が起こることもなく、スムーズに運用まで漕ぎつけることができました。
システムのリプレイスといえば、社内の利害関係者との調整に苦労するイメージがありますが、我々自身が業界内での最先端のDX企業を目指しており、その親和性もあってか、「請求書の代行受領による紙業務の一掃」というTOKIUMが得意とする革新的なサービスメリットを社内で訴求することにより、システム・事務手続の変更による抵抗感よりも、リプレイスにより業務効率化等を図ることへの協力的な社内の声が多かったですね。
— 『TOKIUMインボイス』・『TOKIUM経費精算』導入後の効果
導入後は経理業務から紙がなくなったことで、当初の目的であるリモートワークの推進が達成できました。そして、紙の受領・管理業務がなくなったことや、請求書・領収書の自動入力により、全社員の業務効率化にもつながっています。1件当たりの削減時間は数分ですが、請求書・領収書の申請は月に数百件ありますので、全体では大きな効果です。
さらに、経理メンバーの業務については、念願の会計システム連携のサポートがなされたことにより、月に3日程度アナログ作業にかかりっきりだったものが一掃されました。これまでは月末と月初めの経理業務は多忙を極めていましたが、今では余裕を持って業務を遂行できています。
また「TOKIUMインボイス」と「TOKIUM経費精算」は新機能のリリースサイクルが大変速く、日々進化していくので、今後さらに大きな効果が見込めるのではないかと期待しています。
— 今後の展望
会社の業容拡大に伴い、処理件数は日々増えていますが、TOKIUMを導入したことによる業務効率化で、経理メンバーを増やすことなく、同じ人数で従来より多くの件数に対応できています。
TOKIUMは申請データのダウンロードも簡単で経費の分析も非常にしやすいので、そのデータを活用して経費節減に向けた課題の発見や運用ルールの見直しに取組んでいく他、今後は会社の成長につながるような改善提案を行っていきたいと考えています。
