月末に各ドライバーが一斉に経費精算を行っていたため、非効率が当たり前に

— 過去の経費精算で起こっていた問題「TOKIUM経費精算」を導入する前までは、紙で経費申請を行っていました。当社のドライバーは、一部を除き業務に支障がないためPCを持っていません。このため、ほとんどが紙に手書きするか、他の社員のPCを借りてデータ入力し、紙に出力したもので申請を行っていました。経費申請は必要な業務である一方で、配送業務とは異なり緊急度は高くないため、1ヶ月分の経費を月末にまとめて申請しがちでした。このことで、毎月末になると机の上に大量の紙や領収書を並べて経費申請する光景が当たり前になっていました。

この状態で起こる問題は大きく2つありました。
1つは余計な残業が増えることです。紙で経費申請を行っていましたので、どれだけ忙しくても必ず会社に来て、しかも日中の配送業務時間帯を避けて行う必要がありました。この結果、余計な残業が発生する事態が起こっていました。

2つ目は月末時の緊急対応を現場に依頼しづらくなってしまうことです。日々の配送業務の中には緊急対応が必要となるケースも発生します。特に月末はその頻度が増える傾向にあるのですが、あるときに現場のドライバーに緊急対応を依頼したところ「今日は経費申請がありますので」と、すぐには受けてもらえないことがありました。このような場合には、経費申請をこまめに行なっていて比較的手が空いているドライバーに依頼するしかないのですが、緊急時の対応を特定のドライバーにばかり任せてしまうと、業務量にばらつきが出て不公平感が出てしまいます。このような状態からいち早くドライバーを解放したいと考えていました。

1枚ずつ紙に貼られた領収書をチェックするだけで半日を費やしていた

また、申請側だけではなく、管理側も非効率な経費精算業務を行っていました。それは、紙に貼られた領収書を1枚ずつチェックしなければならないことでした。ただでさえ多忙を極める月末に、大量の領収書を1枚ずつチェックして、内容や金額が合っているかを確認することは、これだけでも相当な手間でした。もちろん、領収書のチェックだけを行うわけにはいきませんので、通常業務の中でのスキマ時間を使いながらこなすしかく、これらの作業に半日程度を費やしている状況でした。

経費申請がペーパーレスになると聞いて、正直なところ耳を疑った

— 『TOKIUM経費精算』導入が決まったときの感想そのようなときに、ちょうど会社から「経費申請がペーパーレスになる」ということを聞きました。正直なところはじめは耳を疑いました。PCを持っていないドライバーが数多くいる中で、そもそも紙がなくなるというイメージを持つことができませんでした。そこでより詳しく話を聞いてみると、スマートフォンで領収書を撮影すれば、その内容をオペレーターが手動入力してくれて、自動でデータ化されるというとても便利なものでした。

加えて、領収書を紙に貼り付ける必要も一切なくなり、保管する必要もなくなるとのことでしたので、これは相当便利になるなと思いました。ただし、アナログ文化が根強い当社の現場ドライバーが、本当にペーパーレスを受け入れてくれるかはこの段階ではまだ半信半疑でした。

TOKIUM経費精算を活用するための現場向け説明会を開いた

— 『TOKIUM経費精算』導入に向けて行ったことそれでも、「TOKIUM経費精算」を導入すれば確実に非効率であった業務が解消できると確信しましたので、何とか全てのドライバーに活用してもらおうと考え、現場向けの説明会を開くことにしました。どれだけ効率化が図れるといっても、慣れ親しんだ方法を変えることには少なからず抵抗が起きることは予想していました。そこで丁寧に説明会を開き、利便性を理解してもらえるように努めました。

実際に説明会を聞いたドライバーからは、「これだったら楽に経費申請ができる」とポジティブな声を多く聞けたのでよかったと思っていますし、中には「TOKIUM経費精算」を触っていく中で直感的に利用ができたようで、説明会を聞かずとも利用を開始したドライバーもいたほどです。あらためて、「TOKIUM経費精算」はユーザー視点での使いやすさに長けているのだなと感じました。

スマートフォンひとつで経費申請が完了でき、非効率が解消

— 『TOKIUM経費精算』導入の効果導入して3ヶ月程度が経過しましたが、その効果は劇的にあらわれています。まず、これまで当たり前だった、月末にドライバーが一箇所に集まって経費申請を行う光景が一切なくなりました。このことで、残業時間の削減につながり、管理側としても労務上の問題を回避することができた点は大きな効果でした。

実際に運用を始めてみて、あまりに申請が簡素化されすぎてはじめの頃は「本当にこれで申請が通っているのかな？」と不安に思うこともありました。しかしながら、システム上でいつでも経費申請状況を見ることができますし、今月いくら経費に使ったのかということも、それまでは自分で計算して把握していましたが、今ではシステム上で全ての情報をリアルタイムで確認できるようになりました。

また、領収書は個人で月末まで保管せずとも、都度ポストに入れてしまえば済むようになりましたので、保管時の紛失やスペースを確保する問題も解消することができました。承認する側としても領収書の突合作業の一切が必要なくなりましたので、通常業務の時間を削って承認作業を行う感覚がほぼゼロになりました。

業務全般がアナログ主流な当社でも、短期間で特に大きな問題もなく、「スマートフォンひとつで経費申請ができる」状態にできたことは、本当に素晴らしく、驚くべき成果であると思っています。これもひとえに「TOKIUM経費精算」が、ユーザー視点での使いやすさに長けたシステムであることを物語っているのではないかと思います。