株式会社メディアステーション(TOKIUMインボイス事例)

IT
101〜499名
サポートが充実
ペーパーレス化
お話を伺った方
経営企画室 小早川 徹 様
業種
キャリアショップ事業、採用コンサルティング事業、デジタルコンテンツ事業、ITソリューション事業
従業員数
103名(2021年3月現在)
設立
1999年11月22日
目的
  • 受取請求書の完全ペーパーレス化を実現すること
課題
  • 請求書プラットフォームの導入を決めていたが、一部の取引先はデジタル化の対応が難しく、どうしても紙の請求書が残ってしまっていた
  • 請求書のファイリングや保管の手間をなくしたかった
  • グループ会社すべての受取請求書をペーパーレス化したかったため、導入時のコストを最小限に抑えたかった
期待する効果
  • 月100社程度の紙の請求書を完全ペーパーレス化し、ファイリングや保管の手間をなくすことで生産性向上につなげたい
■ 株式会社メディアステーション
『Give and make.』という企業理念のもと、モバイル事業とITソリューション事業を中心に事業を展開する株式会社メディアステーション。宮城県仙台市を中心に14店舗のモバイルショップを構え、20年以上に渡りデジタル情報時代のコミュニケーション基地として、人々の心と心を繋ぐ架け橋となっている。

請求書プラットフォームを導入したが、完全ペーパーレス化には至らなかった

■ TOKIUMインボイス検討のきっかけ

お客様により良いサービスを提供し、会社全体を良くしていくためには、そこで働く社員ひとりひとりの働きやすさが重要だと考えています。そこで当社では、約10年前から社員が働きやすい環境をいかにしてつくるかということに注力してきました。DX(デジタルトランスフォーメーション)推進において、生産性向上を実現するさまざまなツールやシステムを導入してきましたが、その中で受取請求書もデジタル化していきたいと考えるようになりました。
当時は、毎月紙の受取請求書が大量に届き、それらをひとつずつチェックしながら会計ソフトに起票し、振り込み手続きを行っていました。また、紙の請求書はファイリングや保管もしなければなりませんでした。これらの一連の作業には相当な時間がかかっていたため、請求書の処理時には残業が常態化してしまっていました。そこで、まずは他社の請求書プラットフォームを導入して、紙の受取請求書をなくしていくことにしました。
しかしながら、取引先の中にはデジタル化が物理的に難しい企業や、変化をあまり好まないがゆえにデジタル化が難しい企業などが出てきました。もちろんこのことは想定済でしたので、請求書プラットフォームと同時運用ができ、完全ペーパーレス化が実現できる別システムの検討を同時並行で進めました。


機能面と価格面が優れていて、請求書を10年間保管してくれる唯一のサービス

■ TOKIUMインボイス導入の決め手

Webで請求書のペーパーレスを実現できるシステムを検索し、5社程度に絞りました。重視したことは会計ソフトにデータを自動的に取り込めるかという点でした。この点では5社とも対応はできていたのですが、ネックになったのが価格体系でした。ほとんどのシステムは初期設定費用が会社ごとに発生するため、当社のようにグループ会社への展開も視野に入れるとなると、会社の数だけ初期費用が発生し、その分コストが膨らみます。
この点で「TOKIUMインボイス」は会社ごとではなく全体での価格設定になっていましたので、当社のようにグループ会社への展開を考えている企業にとってはとてもリーズナブルに感じました。
また、ユーザーインターフェースが優れている点も「TOKIUMインボイス」を選定した理由です。例を挙げればLINEのようなイメージですね。マニュアルを読まなくても触っていれば操作方法が自然とわかるなという印象で、これなら導入してすぐに使えるようになると思いました。そして、最終的な決め手となったのは受取請求書を10年間保管してくれる点でした。これにより当社でファイリングをして保管をする手間もなくなりますので、より生産性向上が実現できると判断しました。

運用開始までのサポートも手厚く行ってくれた

既に導入を決めていた請求書プラットフォームと「TOKIUMインボイス」との同時運用となりますので、請求書処理におけるルールや運用面で注意しなければならない点などがありましたが、この点に対してTOKIUM担当者が手厚くサポートをしてくれました。質問をすると24時間以内には必ず回答をもらえましたので、導入までスピーディーに進めることができました。システムだけではなく、会社としても信頼できるTOKIUMの「TOKIUMインボイス」を導入することができ、とても良かったと実感しています。


請求書の完全ペーパーレス化が実現できたことで大きな工数削減につながる

■ TOKIUMインボイス導入後の効果

運用が始まってまだ間もない状況ですので、定量的にどれくらい生産性が向上したかはこれからの計測になりますが、請求書プラットフォームでデジタル化をしても、1ヶ月に40社程度は紙の請求書として受け取らざるを得ない現状がありましたが、この部分を「TOKIUMインボイス」で完全ペーパーレス化できることは、われわれにとっても大きな工数削減になることは間違いないと考えています。これからどれだけ生産性が向上できるのか楽しみですね。


バックオフィスも付加価値の高い業務ができる強い組織にしていきたい

■ 今後の展望
お客様により良いサービスをご提供するために、社員ひとりひとりの生産性を向上させたいという考えのもと進めてきたDXの動きは今後も続けていくつもりです。その中で、われわれのようにバックオフィス業務に携わる者も、生産性向上によってより付加価値の高い仕事ができる、強い組織に変革できると考えています。TOKIUMには大いに感謝していますし、これからも期待しています。

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