請求書プラットフォームを導入したが、完全ペーパーレス化には至らなかった

— 『TOKIUMインボイス』検討のきっかけ

お客様により良いサービスを提供し、会社全体を良くしていくためには、そこで働く社員ひとりひとりの働きやすさが重要だと考えています。そこで当社では、約10年前から社員が働きやすい環境をいかにしてつくるかということに注力してきました。DX（デジタルトランスフォーメーション）推進において、生産性向上を実現するさまざまなツールやシステムを導入してきましたが、その中で受取請求書もデジタル化していきたいと考えるようになりました。
当時は、毎月紙の受取請求書が大量に届き、それらをひとつずつチェックしながら会計ソフトに起票し、振り込み手続きを行っていました。また、紙の請求書はファイリングや保管もしなければなりませんでした。これらの一連の作業には相当な時間がかかっていたため、請求書の処理時には残業が常態化してしまっていました。そこで、まずは他社の請求書プラットフォームを導入して、紙の受取請求書をなくしていくことにしました。
しかしながら、取引先の中にはデジタル化が物理的に難しい企業や、変化をあまり好まないがゆえにデジタル化が難しい企業などが出てきました。もちろんこのことは想定済でしたので、請求書プラットフォームと同時運用ができ、完全ペーパーレス化が実現できる別システムの検討を同時並行で進めました。

機能面と価格面が優れていて、請求書を10年間保管してくれる唯一のサービス

— 『TOKIUMインボイス』導入の決め手

Webで請求書のペーパーレスを実現できるシステムを検索し、5社程度に絞りました。重視したことは会計ソフトにデータを自動的に取り込めるかという点でした。この点では5社とも対応はできていたのですが、ネックになったのが価格体系でした。ほとんどのシステムは初期設定費用が会社ごとに発生するため、当社のようにグループ会社への展開も視野に入れるとなると、会社の数だけ初期費用が発生し、その分コストが膨らみます。
この点で「TOKIUMインボイス」は会社ごとではなく全体での価格設定になっていましたので、当社のようにグループ会社への展開を考えている企業にとってはとてもリーズナブルに感じました。
また、ユーザーインターフェースが優れている点も「TOKIUMインボイス」を選定した理由です。例を挙げればLINEのようなイメージですね。マニュアルを読まなくても触っていれば操作方法が自然とわかるなという印象で、これなら導入してすぐに使えるようになると思いました。そして、最終的な決め手となったのは受取請求書を10年間保管してくれる点でした。これにより当社でファイリングをして保管をする手間もなくなりますので、より生産性向上が実現できると判断しました。

運用開始までのサポートも手厚く行ってくれた

既に導入を決めていた請求書プラットフォームと「TOKIUMインボイス」との同時運用となりますので、請求書処理におけるルールや運用面で注意しなければならない点などがありましたが、この点に対してTOKIUM担当者が手厚くサポートをしてくれました。質問をすると24時間以内には必ず回答をもらえましたので、導入までスピーディーに進めることができました。システムだけではなく、会社としても信頼できるTOKIUMの「TOKIUMインボイス」を導入することができ、とても良かったと実感しています。