— 貴社の事業内容について教えて下さい
事業内容としては、眼鏡・コンタクトを主に取り扱っている総合眼鏡企業です。直営やフランチャイズやボランタリーで店舗を展開しています。最近は、インターネット通販も開始しています。会社理念は社訓の通りで「真であれ」です。会社の利益よりもお客様の利益を優先し、眼鏡を通じて社会に貢献していくというのが創業当時からの理念です。
— TOKIUMインボイス導入以前に負担に感じていた業務内容はなんでしたか？
経理部に請求書が届くまで時間がかかっていたことが1番大変でした。現場の担当者や承認者はそれぞれ自身の業務がある中で、請求書の確認や申請を行っています。そうなると支払い期限まで時間がない状態で経理に請求書が届くため、焦って支払作業を進めなければなりませんでした。さらに、経理部から請求の内容が合っているかを現場に確認しなければならない時に、請求書の担当者となかなか連絡が取れないことも課題のひとつでした。
— TOKIUMインボイスを検討し始めたきっかけは何ですか
TOKIUMインボイス導入以前に、電子帳簿保法対応が間に合わないといった焦りから、あまり内容を詰めずに他社の請求書受領システムを導入していました。しかし、そのシステムを導入してから細かく詰めていく中で、商談時に可能と説明されていた運用が実際は実現できないことがわかりました。具体的には、業界的に加盟店様やメーカーなどが複雑にからむ商慣習があり、一度当社で請求書原本を受け取ったのちに、請求書受領システムのベンダーに送付したかったのです。しかし、そのシステムではすべての請求書を取引先からベンダーに直接送付する必要があり、その運用ができませんでした。経理業務を行う上で、その運用は外せないと考えていましたので、改めて当社の運用に合うシステムを探し始めました。
— TOKIUMインボイスに決めた理由を教えてください。
前提として、代行受領をしている会社を探していたことがあり、そうしたベンダーが当時少なくTOKIUMに決定しました。取引先には小規模な会社もあるので、無理に請求書の発行を電子化してくれとお願いするわけにいかず、代行受領は必須と考えていました。もちろん、以前導入していたシステムで実現できなかった運用を行えることも決め手となりました。
TOKIUMの担当者の方も当社の特殊な運用を変えずに業務効率化できるように、細かく運用の提案いただけたことは助かりました。
また窓口となった経理部だけでなく、現場の請求書担当者など、広く関係者全体にご説明いただけたこともあり、全員で理解を深めて導入を進めることができました。
— TOKIUMインボイスでよかった機能は何ですか。
様々な形式の請求書に対応できるのが良かったです。郵送やダウンロード形式もそうですし、当社で受けとってからTOKIUMに直接郵送できるなど色々な受領パターンに対応していただけたのは本当に自由度が高くて助かりました。特に先ほどお話したように商慣習上、一度当社で受け取ってからシステムにアップロードしたい請求書がありましたが、TOKIUMインボイスに乗り換えて、それに対応できるようになりました。そして、請求書原本はTOKIUM側で保管までしてくださるので、当社でファイリング・保管の作業も削減することができ、請求書のペーパーレス化を進めることができました。
— 導入サポートについてご感想を教えてください
システム導入の窓口は経理部だったのですが、ITに詳しい者がおらず、不安に感じておりましたが、非常に手厚く支援していただきました。わからないことをよく質問していたのですが、「このようにできればよいですか？」や「すぐに確認しますね」といったように丁寧に迅速にご対応いただきました。ITにあまり詳しくないためこちらから要望を出すときも曖昧な部分はあったかもしれませんが、我々の意図を汲んだ対応をしてくださいました。
また、取引先には請求書をTOKIUMに送付してもらうために、送付先の変更連絡をしなければなりません。各部署、営業や販促、加盟店様への卸の担当部署など、同じ取引先でもそれぞれの担当が異なっているのですが、それぞれに送付先の変更連絡をTOKIUMが行ってくれたのも大変助かりました。
— ITに詳しくない状況で導入時のフロー設計などに懸念はありましたか？
導入時にTOKIUMの導入担当者が承認フローの構築など導入時に細かい設定までしていただけましたので、心理的負担はありませんでした。導入した後でもわからないことがあればサポートしていただけますのでTOKIUMなら安心できると感じました。
あとは、画面がすごくわかりやすい点もよかったです。会社でパソコンを使える人であれば使用できるので、そういった面でも導入のハードルは下がったと思っています。
— 何割くらいTOKIUMに運用を載せていますか。
当社で受け取っている加盟店様への請求書を合わせると100%近くTOKIUMインボイスにアップロードしています。「とりあえず請求書の管理は全部TOKIUMインボイスだよね」と社内の人にも徹底してもらっています。
— TOKIUMインボイス導入の効果について教えてください
申請や承認の作業が電子化したことで、経理部で承認の段階が確認できるようになり支払遅延のリスクを軽減できました。そして、申請者は慣れれば10秒ほどで申請できるようになりました。TOKIUMが代行受領してデータ化した請求書の内容を見て、間違いがないかの確認や科目の変更などの最低限の作業だけで済んでいます。それ以外は請求書の画面を見て横に書いてあるリストと一致していればOKなので申請は早くなりました。
データ化に関しても、ほとんど正確にあがってくる印象です。基本的にはデータ化された請求書内容は合っている前提で業務を進められます。
請求書が郵送されてくるタイムラグや申請・承認が早くなったので、締日に３～４日ほどの余裕が生まれました。経理部では期日に余裕をもって支払業務ができるようになり、振込処理準備をする時間も前倒しできるようになりました。
— 目指す経理像について教えてください。
TOKIUMインボイスによる業務効率化をきっかけに、経理部内の業務を見直して属人化している業務をなくしていきたいです。そして、効率化で生まれた時間で、日々の支払業務をこなしていくだけでなく、数字の分析などを行って経営の判断に寄与できればと思います。
【取材日：2023年3月27日】
