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新型コロナや働き方改革でテレワークが推進されています。その実現に重要なのが業務のIT化です。
なかでも企業の経理部では、伝票や請求書など紙を使った業務が多く、IT化が進みにくい部署です。しかしながら、経理業務のIT化をうまく実現できれば、業務の効率化やコストの削減などで大きな効果が期待できます。
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本記事では経理部門のIT化における課題やメリット・デメリット、導入ステップについて解説します。経理業務のIT化を検討している方は、ぜひ一読してみてください。
経理業務のIT化とは？
IT化とは、コンピューターやネットワークを活用して業務の効率化やコストの削減を目指すことを言います。経理業務に適用すれば、紙で行ってきた精算や請求書発行などを、コンピューターやクラウドのサービスで効率化できます。
さらに近年は一歩進んで、「DX」（デジタルトランスフォーメーション）が叫ばれるようになりました。経済産業省は、DXを、「単なる電子化ではなく、IT・デジタルを徹底的に活用して、圧倒的に簡単・便利にすること」として推進しています。
とはいえ、経理業務は、その前のIT化さえも遅れている世界です。請求書や領収書、契約書に押印して郵送するために、コロナ禍のなかでも出社する経理担当者が、日本中で見られました。
まず経理業務のIT化について、現状を調査結果から解説します。
経理業務のIT化における現状
日本CFO協会の調査によると、「経理財務プロセスの50％以上がデジタル化・自動化されている」という企業は14％にとどまりました。請求書や領収書、手形など紙の処理が多いことや承認にハンコが必要なこと、仕事が属人化していて他のスタッフにはわからないことなどが理由に挙げられています。
経理財務プロセスのデジタル化・自動化の割合は？
また、コロナ禍で決算業務に影響が出そうだと答えた企業は75%。リモートワークの実施中に経理が出社しなければならなかった企業は41％という調査結果も出ています。この結果からもわかるように、半数近くがコロナ禍のなか経理担当者が出社していたのです。
実際に経理がリモートワークをしなかった企業では、紙の証憑・書類のデジタル化に対応していない企業が76%と、約8割近くが経理業務のIT化が進んでいませんでした。
経理業務のIT化における課題
経理業務のIT化を阻害している要因には、以下のようなものが挙げられます。
- ルーティンワークに慣れている
- アナログな方法の習慣化
- 設備投資の不足
- 業務が属人化している
こうした現状から、経理業務のIT化がなかなか進んでいないということです。それぞれの課題について詳しく解説しましょう。
ルーティンワークに慣れてしまっている
ルーティンワークで慣れてしまっているスタッフの中には、非効率なやり方であっても現状の業務フローを変えたくないと思う方もいるでしょう。IT化で業務が効率化できると頭ではわかっていても、一歩踏み出すには勇気がいるものです。
アナログな方法が習慣化している
アナログな方法の習慣化して、業務全体の流れが固まっているとIT化の障害になります。スタッフの一部が新しいやり方に対応できても、他の方がついていけなくては、業務の変革はできません。
特にパソコンやタブレットなどの操作が苦手な方や、年配の方には、IT化に抵抗感があるというケースが少なくありません。そういった企業はIT化の前に、まずITリテラシーの教育が必要です。
設備投資が不足している
経理担当者は通常の業務が忙しいため、なかなか設備投資まで気が回らないというのが実情です。新しいシステムやツールを導入すると、それに慣れるまでの時間やマニュアル・規則を作る必要があります。
また、経理業務は直接利益に関係する業務ではないため、あと回しにされることが多いのも課題のひとつです。経理業務のIT化のためには経営層の理解も必須です。
属人化している
経理業務は、同じ担当者が決まった業務を行う傾向があります。そのため、他のスタッフが業務内容を理解しておらず、IT化の必要性そのものに気づいていないケースもよくあります。
多くの方が携わる業務はIT化の必要性を感じやすく、同意を得やすいのですが、特定の担当者が自分のやり方で行ってきた業務は、まず周囲にIT化の必要性を理解してもらうことから始まります。
経理業務をIT化するメリット
経理業務をIT化することで得られるメリットは多くあります。具体的にどのようなメリットがあるのか詳しくみていきましょう。
作業時間の短縮・業務効率化
経理業務をIT化して会計ツールやシステムを導入すると、請求書の発行や記帳の自動化が可能になります。
また、紙での運用には資料を分類して、決まった収納場所に保管するなどの手間があります。IT化すれば、その手間を削減できます。
作業時間を短縮すれば、他の作業に時間を回せるようになり、経理担当者の負担も軽減できるでしょう。
人的なミスや不正が減る
人手で書類を作成すると、どうしても計算ミスや転記ミスなどの人為的ミスが起こる可能性があります。一方、IT化すればシステムが処理を行うため、人為的ミスを防げます。
また、書類を作成・変更した日時や変更履歴も記録されるため、文書の改ざんなどの不正を防ぐことも可能です。
データの管理・検索がしやすい
紙の書類を管理する場合、書類の山の中から目的のものを探し出さなければならないこともあります。しかし、電子データであれば場所も取らずコンパクトに収納できます。
検索機能も利用できるので、必要なときに検索項目などで探せるようになります。イライラも解消され、業務の効率化にもつながるでしょう。
紙などのコスト削減
紙の書類には紙代や印刷代、インク代がかかります。さらに印刷機器のメンテナンス費や取引先との郵送費、保管場所を確保する費用、紙の廃棄の費用などもかかります。
しかし、経理業務をIT化すれば、これらの費用を削減できます。IT化の課題としてまず設備投資に費用がかかりますが、長期的に見るとIT化にはコスト削減の大きなメリットがあります。
IT化を実現する経費精算システムの比較方法
以上のように、IT化は経理業務の効率を底上げしてくれます。しかし、自社に最適なシステムを導入しなければ、紙媒体で運用する方が効率的だった、ということにもなりかねません。
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経理業務をIT化するデメリット
ここまで経理業務をIT化するメリットを紹介してきましたが、デメリットもあります。以下では、経理業務をIT化するデメリットを紹介します。
ITリテラシーが低いとシステムを使いこなせない
スタッフのITリテラシーが低かったり、格差があったりすると、新しいシステムやツールを導入しても使いこなせないことがあります。システムにすぐ慣れる方もいますが、パソコンやタブレットが苦手という方がシステムを使いこなせないことはよくあります。そもそもIT化に抵抗を感じる方もいます。
そのため、IT化を進めるにあたってまずはスタッフのITリテラシー教育が必要になるケースがあります。
導入時にコストや時間がかかる
IT化には、システム・ツールの導入費やセキュリティの環境整備にかかる費用、パソコン・タブレットの購入費などの初期費用が必要です。また、IT化にあたってマニュアルや業務フローの整備に時間と手間がかかります。
ITシステム導入時のコストと手間が大きいため、現状の運用で特に問題なく回っている場合は導入に踏み切れないというケースがあります。
情報漏えいのリスクがある
IT化すると書類がシステム上に保管されることになるので、システムにウイルスが入り込んだり、誤送信することなどでデータが漏えいしたりしてしまうリスクがあります。また、災害や停電が起こると資料が閲覧できなくなるおそれもあります。
情報漏えいのリスクを軽減するためにも、IT化を導入するときには十分なセキュリティ環境の整備が必要です。
経理業務をIT化する具体的なステップ
経理業務をIT化するステップを解説します。
- ステップ１：経理業務のペーパーレス化を進める
- ステップ２：データの連携を自動的に行う
- ステップ３：いつでも見たい数字を検索できる状態に
経理業務のIT化を進めるときには、段階的に行う必要があります。ステップ2では業務をテレワークでもできる状態に、ステップ3ではデータを連携させ、いつでも表示できる状態にします。
ステップ①：まずはペーパーレス化を目指す
最初のステップは、データの入力から承認までをすべて電子化してペーパーレスにすることです。取引先などに理解を求める必要がある部分は時間がかかるので、まず社内から手を付ければよいでしょう。
経費の精算は、特に効果が見えやすいのでスタッフの協力も得やすいでしょう。まず、導入しやすいところからペーパーレス化することをおすすめします。
代表的な経費精算システムである「TOKIUM経費精算」は、電子帳簿保存法対応の完全ペーパーレス経費精算システムです。申請者は領収書をスマートフォンで撮影し回収用ボックスに投函、承認者はシステム上で画像を確認するだけで経費精算が完了します。さらに、経理担当者にとっては原本確認や保管作業すら不要となります。
領収書の写真を送信すれば、データ化・原本とデータの突合・原本保管まで全て代行されるため、ペーパーレス化と同時に経費精算へかける時間を約1/10にまで削減することが可能です。
TOKIUM経費精算は、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実際に導入し、利用しているサービスです。
月額費用は、基本利用料（1万円〜）＋領収書の件数に基づく従量制で決まります。また、利用できるアカウント数は無制限なので、従業員が何名であっても追加料金なしで利用可能です。したがって、企業規模に関わらず、最小限のコストで経費精算を効率化できます。
「料金表や機能を詳しく知りたい」という方は、下記より資料をご覧ください。
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ステップ②：データの連携を自動的に行う
ペーパーレス化ができたら、複数のシステムの連携を自動化しましょう。
経理のシステムは、給与システムや受注・販売システム、購買システムなどさまざまなシステムからデータを取り入れています。そのため、データを連携させて調整仕訳まで自動でできると、仕訳伝票のきり忘れなど人為的なミスを防げます。
一般的に調整仕訳などの業務は属人化しやすく、エラーやミスが起こりやすいものです。しかし、自動化しておけば経理担当者の業務は確認だけになるので、ミス防止に加えて業務の削減にもつながります。
ステップ③見たい数字をすぐに検索できる状態に
データの自動連携ができれば、必要なデータ基盤が整います。例えば、以下のようなものです。
- 地域別の売上・利益の変化の推移
- 部門ごとの前年度との経費の比較
- 部門ごとの予算・実績の進捗状況
これらの資料を作成するときも、データの自動連携ができていればさまざまなデータやグラフを簡単に作成できます。また、経理担当者に頼まなくても、経営層が自分で事業の問題点を把握でき、会計データの確認も可能です。
ここまでできれば、経理担当者は決算処理や経費精算などの労働集約的な仕事から脱し、経営戦略など、他に注力すべき業務を担えるようになるでしょう。
経理業務のIT化を進める際のポイント
経理業務のIT化を進めるにはいくつかポイントがあります。これから経理業務のIT化を進めようと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
現在の業務フローをチェックする
経理業務のIT化を進める際には、まずは現在の業務フローをチェックし、どんな業務に負担やリソースがかかっているのかを洗い出しましょう。そして、どの業務をシステム化すべきかを確認します。
業務フローの確認をせずにIT化を進めてしまうと、せっかくIT化したのに業務が効率化せず無駄にコストだけかかることになります。また、システムを選定するためにも、どの業務をIT化するのかの確認が大切です。
できるだけ紙を使用しない
これまで紙を使って行っていた業務をExcelやネットワーク上で行うだけでも、業務効率を改善できます。また、紙で保管していると紛失のリスクがありますが、ネットワーク上であればバックアップを取ることもでき、紛失のリスクも少なくなります。
いきなりシステムを導入すると混乱してしまう場合は、まずはExcelやネットワーク上で業務を行い、できるだけ紙を使わないようにしてみましょう。もし難しいと感じたら、システムの導入を検討してください。
経理担当者のITリテラシーを高める
経理担当者のITリテラシーが低いとIT化の必要性を理解してもらえなかったり、IT化してもシステムやツールをうまく使いこなせなかったりといった問題が起きます。経理業務のIT化を進めるときには、経理担当者のITリテラシーを高めることが大切です。
まずはIT化について研修や教育などを行い、経理担当者のITリテラシーの向上を目指しましょう。そうすることでIT化後もスムーズに業務を行えるようになります。
まとめ
経理業務のIT化は多くの企業で、なかなか進みません。IT化することで業務の効率化やコスト削減などのメリットがあるものの、紙にしがみついてしまう従来のやり方から脱することができずにいます。また、属人化している業務も多く、改革の障害となっています。
経理業務にIT化を導入するとき、一気に進めてもうまく使いこなせず、コストと手間が増えるだけになります。できる業務から段階的にIT化していくのがおすすめです。本記事を参考にしながら、経理業務のIT化を進めてみてはいかがでしょうか。
