請求書受領システム5つを徹底比較!業務効率化に最適なシステムを選ぶ6つのポイント

経理担当者の月次業務のひとつに受領した請求書の対応があります。通常、企業は掛け取引を行っていますので請求書払いは避けられないものではありますが、処理が滞ってしまうことも多い、経理担当者が悩まされる業務です。

ところがここ数年、受取請求書処理の業務効率化に貢献するサービスが複数登場し、サービス導入企業も着実に増加しています。

ここでは受取請求書処理の課題を整理し、課題解決に寄与するサービスを紹介していきたいと思います。

請求書処理の課題とは?

請求書処理は以下のような流れで対応します。

  1. 担当者が取引先から請求書を受領
  2. 経理部門へ担当者が請求書を提出(経理に直接届く場合もある)
  3. 請求書に記載された取引先名、金額、支払日、銀行名などを確認、会計システムや振込(ファームバンキング(FB)やインターネットバンキング(IB))に必要なデータを作成
  4. FBデータやIBデータを銀行のシステムにアップロードし支払いを行う
  5. 会計システムや経費精算システムに支払いデータを連携、チェック
  6. 支払いが完了した請求書をファイリングし所定の期間(法人は7年間)保管する

このようにスムーズに処理が進めばいいのですが、次にあげるような課題がしばしば発生しています。

【支払処理前】の課題

  • 担当者が経理に提出し忘れて、期日までに請求書が集まらない
  • 請求書の形式が紙、メール添付のPDF、システムからのダウンロードなど様々で取りまとめや印刷の手間がかかる

【支払処理中】の課題

  • 銀行振込や会計システム等に連携するデータの作成やチェックの手間、手入力だとミスも発生しやすい
  • 各請求書のステータスを把握するのに手間がかかる

【支払処理後】の課題

  • 決められたルールに従って分類し、ファイリングするのに時間がかかる
  • 保管する場所の確保

そして、コロナ禍でテレワーク・在宅勤務が推奨される中にあっても、多くの手作業、紙の処理が残っているため出社せざるをえない、という状況も生じています。

受取請求書の業務効率化に寄与するサービス5選

このような社会情勢を受け、支払請求書の受取・処理のためだけに出社せざるを得ないという問題を解決するサービスが注目されています。ここでは各サービスのポイントをまとめた表と比較のポイント6点を解説します。

 

※記載内容は公式サイトの情報をもとにしておりますが、個別に許諾を得たものではありません。
万が一、間違いがある場合は可能な限り迅速に修正いたしますので、運営会社までご連絡ください。

1. インボイスポスト/株式会社BEARTAIL

月額費用:月額3万円~ ※請求書枚数で個別見積もり

初期費用:月額料金1か月分

インボイスポストは紙・メール(PDF)・システムダウンロードで受領する請求書の代行受領・データ化に対応しています。

オペレータによる入力でデータ化を行い、データ化にかかる時間は1営業日以内、精度は99.9%です。

導入支援、取引先への連絡代行、代行保管・ファイリング、ワークフロー、会計連携に対応しています。

インボイスポストの資料請求はこちら

2. Bill One/Sansan株式会社

月額費用:従業員数が30名以下の法人100件/月まで無料、30名以上は個別見積もり

初期費用:従業員数が30名以下の法人100件/月まで無料、30名以上は個別見積もり

Bill Oneは紙・メールで送られてくる請求書に対応しています。

OCR、オペレータがデータ化を数時間以内に行い、精度は99.9%以上です。

導入支援、取引先への連絡代行、ワークフロー、会計連携に対応しています。保管は倉庫保管オプションの利用が必要です。

3. invox/株式会社Deepwork

月額費用:月額980円、9,800円、29,800円(税抜)

初期費用:0円

invoxは上記費用に加え、データ処理料金として1件当たり100円(オペレータ確認あり)もしくは50円(オペレータ確認無し)が加算されます。AI OCRによるデータ化を行っており、精度は99.9%以上です。

導入支援、ワークフロー、会計連携に対応しています。

4. sweeep/sweeep株式会社

月額費用:月額3万円、5万円、10万円 (月間1000枚を超える場合はお見積)

初期費用:0円

sweeepは紙、PDF、JPEGなどの画像形式の請求書に対応しています。

OCRでデータ化を行っており98.53%のデータ化精度です。

導入支援、ワークフロー、会計連携に対応しています。

5. Layer X インボイス/株式会社LayerX

月額費用:月額30,000円(ベンチャー企業限定)、50,000円(300枚まで)、301枚以上は問い合わせ

初期費用:0円

Layer X インボイスは紙とメールで送られてくる請求書の受領に対応しています。

AI-OCRにより請求書の情報を自動でデータ化します。

会計連携に対応しており、提携パートナーサービスを利用することで紙の請求書を代理で受領・保管してくれます。

受取請求書業務効率化システムの6つの比較ポイント

比較ポイント① 費用 

サービス導入にあたって必ず比較検討の対象になるのが費用です。

受取請求書に関するサービスは「自社が1か月に受領する請求書枚数」により月額費用が変動することがほとんどです。サービスを検討する際にはまず1か月の受取請求書の枚数を必ず確認するようにしましょう。

また、自社が必要とするサービス内容が月額費用の範囲で賄えるのか、オプション費用が発生するのかも重要なポイントです。

比較ポイント② 対応する請求書の形式

請求書の受領は紙、メール添付のPDF、システムからのダウンロードなど様々な形式で行われます。自社がどの形式で請求書を受領しているのかを把握したうえで、サービスの検討を進めましょう。

比較ポイント③ データ化の時間・精度

請求書の処理で遅れが生じたり、数字の入力ミスが発生すると、自社のみならず取引先にも迷惑をかけてしまいます。多くのサービスがデータ化にかかる時間、データ化の精度も公式サイトに掲載しています。参考にするとよいでしょう。

比較ポイント④ 導入・運用時のサポート

管理部門(経理部門・総務部門等)の業務効率化を目的としてサービスを導入したとしても、導入時や運用時の質問対応などで大きな工数が発生してしまうと元も子もありません。

特に受取請求書は取引先に請求書の送付先を変更してもらう必要があるため、導入支援の一環として取引先への案内を行ってもらえると導入時の負担が大幅に減るでしょう。

また、運用時も電話・チャット・メール等でのサポートがあるとサービス利用者も安心です。

比較ポイント⑤ ファイリング・保管の代行

受取請求書に関する業務で時間も場所も取られるのがファイリング・保管の対応です。

これを効率化するためにサービスの導入を検討する場合もあるでしょう。ファイリング・保管の代行が可能なのか、通常サービスなのかオプションサービスなのか、また税務調査や監査対応時に必要になるかもしれない原本取り出しにもスムーズに対応できるのかなどの観点からチェックするとよいでしょう。

比較ポイント⑥ 他のシステム、サービスへの連携

受取請求書のデータは銀行システム(ファームバンキング、インターネットバンキング)に取り込んで支払いを行ったり、会計システムに取り込んだり、他のシステム・サービスへ連携して使うことが多いでしょう。

自社が使っているシステムやサービスへの連携が可能なのかも比較検討の重要なポイントです。

課題別おすすめのサービス

前項で見た通り、一口に受取請求書に関するサービスといっても、各サービス異なった強みを有しています。ここでは、先に挙げた課題ごとにおすすめのサービスを紹介します。

【支払処理前】の課題

  • 担当者が経理に提出し忘れて、期日までに請求書が集まらない
  • 請求書の形式が紙、メール添付のPDF、システムからのダウンロードなど様々で取りまとめや印刷の手間がかかる

経理の手元に請求書が届くまでの過程に課題がある場合、担当者を介さない請求書回収(経理に直接届く)フローの確立や、紙・メール添付のPDF・システムダウンロードなどの形式を問わず請求書を取りまとめることができるサービスがおすすめです。

 【支払処理中】の課題

  • 銀行振込や会計システム等に連携するデータの作成やチェックの手間、手入力だとミスも発生しやすい
  • 各請求書のステータスを把握するのに手間がかかる

ミスが許されない銀行システムや会計システムに連携するデータの作成に手間取っている場合は、データ入力の正確さに強みのあるサービス、請求書のステータス管理や承認作業の効率化を行いたい場合は、承認ワークフローが実装されていたり、細かなステータス管理が可能なサービスを活用するのがよいでしょう。

【支払処理後】の課題

  • 決められたルールに従って分類し、ファイリングするのに時間がかかる
  • 保管する場所の確保

処理する請求書の数が多くファイリングや保管業務に悩まされている場合、サービスの一環として代行保管やファイリングを行ってくれるサービスを選ぶのがおすすめです。監査対応時などに原本の提出が求められる場合もありますので、スムーズに原本が取り出せると尚可です。

まとめ

本記事では受取請求書に関する課題とその解決を支援するサービスを紹介しました。

サービスの導入を検討する際には、自社が受取請求書に関する業務で抱えている課題の洗い出し、自社で利用している他のシステム・サービスとの連携の要否・可否、また少なからず取引先にも影響があるサービスですので、取引先としても使いやすいサービスか、といったことを念頭に選定を進めるとよいでしょう。

ぜひ、本記事の内容を参考にしていただけると嬉しく思います。