カフェで取引先と打ち合わせをしたときのコーヒー代、1人で作業したときの席料、コワーキングスペースの利用料。これらは事業に関係していれば経費にできます。ただし、どの勘定科目で処理するか、どこまでが経費として認められるかは迷いやすいところです。この記事では、カフェ代・コーヒー代をシーン別にどの勘定科目で処理するかを早見表で整理します。コワーキングやノマドワークの扱い、否認されないための記録の残し方まで、個人事業主と法人の両方の視点で解説します。

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カフェ代が経費になるかどうかの基準

カフェ代を経費にできるかどうかは、その支出が事業に必要だったと客観的に説明できるかで決まります。取引先との打ち合わせ、1人での資料作成やリモートワーク、業務に必要な情報収集などが目的なら、飲み物代や席料は必要経費になります。反対に、休憩や私的な食事は、仕事と関係がないので経費にはなりません。

判断の軸は「誰と」「何のために」使ったかです。同じ一杯のコーヒーでも、商談の場なら会議費、1人の作業なら雑費というように、目的によって科目も変わります。支出の目的を後から説明できる状態にしておくことが、カフェ代を経費にする出発点になります。

必要経費とは、事業の売上を生むために直接必要な費用のことです。カフェ代のように私的な支出と混ざりやすいものは、業務との関連を示せる範囲だけが経費になります。 出典：国税庁 No.2210 必要経費の知識（最終確認日：2026年7月15日）

シーン別に見るカフェ代の勘定科目早見表

カフェ代の勘定科目は、利用シーンごとに使い分けます。よく使うのは会議費・雑費・接待交際費・福利厚生費・消耗品費です。まずは下の早見表で、シーンと科目、経費にできるかの目安を確認してください。

▼ シーン別・カフェ代の勘定科目早見表

利用シーン	主な勘定科目	経費計上の目安
取引先との打ち合わせ・商談	会議費	飲み物・席料に加え、打ち合わせに伴う飲食も対象
接待・慰労が主目的の飲食	接待交際費	もてなしの色合いが強い場合
1人での作業・リモートワーク	雑費・会議費	飲み物・席料は対象。食事は原則対象外
視察・取材・情報収集	雑費・会議費	業務目的が説明できる場合
従業員向け・社内で飲むコーヒー	福利厚生費	全従業員が対象で常識的な範囲
来客用の飲み物	接待交際費・消耗品費	少額なら消耗品費
私的な休憩・食事	対象外（事業主貸）	仕事と関係がない支出

迷ったときは、「誰と・何のために」使ったかを科目に対応させるのが基本です。次章から、シーンごとの具体的な処理を順に見ていきます。

1人でカフェ・ノマドワークをした場合の経費

1人でカフェを使って作業したり、ノマドワークをしたりしたときの飲み物代は、業務に必要であれば経費になります。ただし食事代や、毎日のように使う場合は扱いが変わるため、線引きを押さえておきましょう。

1人利用の飲み物代は雑費か会議費

1人での作業に伴う飲み物代や席料は、雑費（その他の少額な費用をまとめる科目）で処理するのが基本です。カフェを作業場所として使い、その場所代としてコーヒーを注文した、という整理になります。業務としての打ち合わせの準備など、事業との関係がはっきりしている場合に会議費とすることもあります。ただし一度決めた基準は頻繁に変えず、継続して使うことが大切です。科目が場当たり的だと、税務調査で恣意的だと見られやすくなります。

食事代や毎日の常用は原則対象外

同じ1人の利用でも、ランチセットのような食事代は原則として経費になりません。また、毎日のように同じカフェを使い金額がかさむと、事業との関連性を細かく確認される可能性があります。自宅で作業できるのにカフェ代を計上し続けると、私的な支出と判断されやすくなります。

取引先とカフェで打ち合わせをした場合の経費

取引先とカフェで打ち合わせをしたときのカフェ代は、会議費で処理するのが基本です。1人利用と違い、打ち合わせに伴う軽い飲食も含めて経費にできます。

打ち合わせのカフェ代は会議費

商談やミーティングを目的にカフェを使った場合、参加者の飲み物代や席料は会議費になります。相手が社外の取引先でも、社内のメンバーとの打ち合わせでも考え方は同じです。打ち合わせの相手と目的を説明できれば、飲食を伴っても会議費として計上できます。

会議費と接待交際費の線引き

会議費と接待交際費の違いは、飲食の目的ともてなしの度合いで判断します。打ち合わせに伴う通常の飲食は会議費、接待やもてなしが主目的なら接待交際費です。

法人の場合、1人あたりの飲食費が一定額以下であれば、交際費等から除いて会議費などで処理できます。この基準額は、令和6年4月1日以後に支出する飲食費について、1人あたり5,000円以下から1万円以下に引き上げられました。 出典：国税庁 No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算（最終確認日：2026年7月15日）

この基準は社外の人を含む飲食が対象で、1人あたりの金額は総額を参加人数で割って出します。そのためレシートには参加人数も残しておきます。カフェの打ち合わせは1人あたり数百円から千円程度に収まることが多く、範囲内なら会議費として扱えます。一方、社内の人だけの打ち合わせは金額基準ではなく、会議としての実体があるかで会議費かどうかを判断します。もてなしの色が濃くなるほど接待交際費に近づく、と考えておくと整理しやすくなります。

接待・来客・社内で使ったコーヒー代の勘定科目

接待や来客、社内で飲むコーヒー代は、目的に応じて接待交際費・消耗品費・福利厚生費を使い分けます。1人の作業や打ち合わせとは別の科目になる点に注意しましょう。また、科目とは別に消費税率にも注意が必要です。コーヒーはテイクアウト（持ち帰り）だと軽減税率（飲食料品などにかかる8%の税率）、店内飲食だと10%に分かれるため、仕訳で取り違えないようにします。

接待や来客の飲み物は接待交際費や消耗品費

取引先の接待やもてなしを目的とした飲食は接待交際費です。来客用にオフィスで出すお茶やコーヒーは、少額であれば消耗品費で処理することもあります。もてなす相手がいるかどうかが、消耗品費と接待交際費を分ける目安になります。

従業員向けのコーヒーは福利厚生費

社内で従業員に提供するコーヒーやお茶、インスタントの詰め替えなどは福利厚生費になります。ただし福利厚生費として認められるには、特定の人だけでなく全従業員が対象で、金額が常識的な範囲に収まっていることが条件です。個人事業主が自分のために飲むコーヒー代は、福利厚生費にはできません。

コワーキングスペース・ドロップインの勘定科目

コワーキングスペースやシェアオフィスの利用料も、事業に使うなら経費になります。ただしカフェ代とは違い、契約形態によって使う勘定科目が変わります。

契約形態で勘定科目が変わる

コワーキングの利用料は、契約形態ごとに科目を選びます。月額契約や個室を継続して借りる場合は、家賃と同じ地代家賃（賃借料）で処理します。1日単位などの単発利用（ドロップイン）は会議費や雑費、入会金や年会費は諸会費（各種の会費をまとめる科目）です。特定の部屋を専有せず月会費だけを払う形なら、賃借料や諸会費とすることもあります。

▼ コワーキングスペースの利用形態別・勘定科目

利用形態	主な勘定科目	考え方
月額契約・個室の固定利用	地代家賃（賃借料）	継続的な固定費として払う場合
ドロップイン（単発利用）	会議費・雑費	不定期・少額の利用。打ち合わせなら会議費
入会金・年会費	諸会費	利用開始時の初期費用や会費
会議室の追加利用	会議費	ドロップインとは別に会議室を借りた場合

一度決めた科目は継続して使うことが基本です。ドロップインの飲食スペースで取引先と打ち合わせをしたなら、その飲食は会議費というように、カフェ代と同じ考え方も当てはまります。

自宅兼用は家事按分で分ける

自宅と兼用でコワーキングを使う場合や、プライベートでも利用する場合は、事業で使った分だけを経費にします。事業分と私用分を割合で分ける家事按分の考え方で計算します。たとえば月20日の利用のうち12日が仕事なら、6割を事業分として経費にする、といった具合です。按分の根拠になる利用日数やカレンダーは記録に残し、割合は毎年同じ基準で続けます。仕事の待ち時間の暇つぶしなど、私用の利用は経費にできません。

経費にできないカフェ代と注意点

カフェ代のうち、仕事と関係のない支出は経費にできません。プライベートの食事や休憩、家族との利用、アルコールを伴う飲食などが該当します。

1人での食事代は、事業をしていない人でも必要な支出とみなされるため、原則として経費になりません。毎日の常用や高額な利用も、事業との関連を説明しにくく否認されやすくなります。私的な支出を経費に混ぜてしまった場合、個人事業主は事業主貸（事業のお金を私的に使ったときに使う勘定科目）として処理し、経費から除きます。仕事とプライベートが混ざる支出は、家事按分で事業分だけを計上します。

税務調査で認められるためのカフェ代の記録の残し方

カフェ代を経費として計上し、税務調査でも認めてもらうには、レシートや領収書を残し、業務に使ったと説明できる記録を添えておくことが欠かせません。金額そのものより、目的を証明できるかどうかが問われます。

レシートに「誰と・何の目的で」を残す

レシートや領収書は必ず保管し、余白や手帳に、利用した日・同席した相手・目的・店名をメモしておきます。取引先との打ち合わせなら相手の会社名と氏名、1人の作業なら何の業務をしたかを書き添えておくと安心です。後から第三者に説明できる記録があれば、税務調査で事業との関連を示せます。

レシートは電子帳簿保存法に沿って保存する

レシートや領収書は、電子帳簿保存法（帳簿や書類を電子データで保存するルールを定めた法律）に沿って保存します。ネット決済やクレジットカードで受け取った領収書のように、最初から電子データでやり取りしたものは、電子データのまま保存する必要があります。紙で受け取ったレシートは、そのまま保管するほか、スキャンやスマートフォンでの撮影による電子保存も認められています。保存期間は法人が原則7年、個人事業主は原則5年です。

法人は立替精算と明細管理の手間が課題になる

法人では、従業員がカフェ代を立て替えて後日精算するケースが多く、少額のレシートが人数分・回数分だけ積み上がります。誰がいつ何のために使ったかを1件ずつ確認し、会議費や福利厚生費などの科目に振り分け、原本を保管する作業は、件数が増えるほど経理の負担になります。レシートの紛失や提出の遅れが、月次決算を止める要因になることもあります。

カフェ代の支払い方法を変えても、立て替えた分の精算や、明細の確認・領収書の回収・仕訳といった作業は経理に残ります。こうした残る業務の受け皿になるのがTOKIUMです。従業員はスマートフォンで領収書を撮影して申請でき、紙のレシートはTOKIUMが回収して保管します。AIとオペレーターがデータ化を代行するため、経理は少額のレシートを1件ずつ入力する作業から解放されます。電子帳簿保存法に対応した形で保存され、申請から承認、会計ソフトへの仕訳連携までを一つの流れにまとめられます。

カフェ代のような少額の立替が多く、精算や原本の保管に手間を感じている方は、TOKIUM経費精算の資料もあわせてご覧ください。

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カフェ代やコーヒー代は、事業に必要だと説明できれば経費にできます。1人の作業は雑費や会議費、取引先との打ち合わせは会議費、接待は接待交際費、従業員向けは福利厚生費というように、シーンごとに科目を使い分けるのが基本です。コワーキングは契約形態で科目が変わり、自宅兼用なら家事按分で分けます。

どのシーンでも共通して大切なのは、レシートを残し、誰と何のために使ったかを記録しておくことです。目的を説明できる状態にしておけば、税務調査でも慌てずに済みます。日々の少額の支出こそ、記録の習慣が経費計上の分かれ目になります。

少額のカフェ代でも、科目の判断やレシート管理を続けるのは手間がかかります。経費精算の入力から原本保管までまとめて任せたいなら、TOKIUMで申請から保管、会計連携までを一つの流れにできます。まずは無料の資料で、自社の運用に合うかを確認してみてください。

カフェ代の経費に関するよくある質問

カフェ代はいくらまで経費にできますか？

金額の上限は決まっていません。事業に必要だと説明できる範囲であれば経費にできます。ただし1人での利用で毎日のように高額になると、私的な支出とみなされやすくなります。1回の金額より、目的と頻度を説明できるかが重要です。

自宅で飲むコーヒー代は経費になりますか？

自宅で自分のために飲むコーヒー代は、原則として経費になりません。仕事をしていない人でも飲むものと考えられ、事業との直接の関連を示しにくいためです。来客用や、全従業員に提供する分は、接待交際費や福利厚生費として計上できる場合があります。

カフェへ行くまでの交通費は経費になりますか？

業務のためにカフェやコワーキングへ移動したなら、その交通費は旅費交通費として計上できます。打ち合わせや作業という業務目的があることが前提です。私用のついでの移動は対象になりません。

テイクアウトのコーヒーやモーニングは経費になりますか？

業務に必要であれば、テイクアウトのコーヒーも1人作業のときの飲み物と同じ考え方で計上できます。テイクアウトは軽減税率の対象で消費税率が8%になる点に注意します。朝食を兼ねたモーニングのセットは、食事の部分が私的な支出とみなされやすいため、飲み物と食事を分けて考えます。