経費精算

経費精算システム比較11選!5つの比較ポイントと機能を解説

公開日:2022.08.08更新日:2023.01.05
経費精算システム比較

経費精算システムを導入したいけれど、選択肢が多すぎて選び方が分からない、という方も多いのではないでしょうか。自社に合った経費精算システムを選ぶためには、比較ポイントを理解する必要があります。

そもそも経費精算システムとは、経費の申請、承認、仕訳、支払を効率化するためのシステムです。具体的には、スマホで領収書を撮影するだけで自動でデータ化されたり、交通系ICカードをスマホにかざすだけ交通費データが読み取れたり、予め設定された承認フローに従ってクラウド上で申請と承認を進めることが可能となります。

本記事では経費精算システムのメリットや比較ポイントおすすめの経費精算システム11選までご紹介します。読了後には自社に合った経費精算システムが選べるようになりますので、ぜひ最後までご覧ください。

経費精算システムのメリットと機能

経費精算システムを使えばどんなことができるのでしょうか?経費精算システムの機能とメリットについて、以下の順に紹介していきます。

  1. 経費の入力(登録)
  2. 申請・承認
  3. 仕訳
  4. 保管

※全ての経費精算システムにはないものの、重要な機能については表内に★をつけています。

1.経費の入力(登録)が楽になる

経費申請書に領収書を貼り付けて金額等を記載、提出する業務プロセスの効率化が可能です。

機能メリット
★領収書内容の自動データ化(OCR/オペレータ)領収書の金額や日付の転記作業が不要になる
乗換案内サービスとの連携出発駅と到着駅を選ぶだけで自動で交通費が出力できる
交通系ICカードとの連携交通系ICカードをスマホにタッチするだけで交通費明細が取得、申請できる
★モバイルICカード連携モバイルSuica、モバイルPASMOから明細取得して申請できる
★定期区間の登録定期区間と重複する交通費を自動排除でき、不正経費が防止できる
クレジットカード連携クレジットカードの支払明細を取得できる
外資レート換算外資レートを換算(海外の通貨を日本円や他の通貨に変換)できる

経費精算システムの中には、交通系ICカードやモバイルSuica・モバイルPASMOと連携できるものもあり、それらの機能を基本システムとして使えるものがあります。特に従業員の交通費精算の数が多い企業様は、検討する価値があるでしょう。

2.申請と承認が簡略化できる

経費精算システムを使うと、経費申請書を上長あるいは経理部に回す業務プロセス(ワークフロー)の効率化が可能です。申請された経費の種類と金額に応じて承認フローが分岐するように事前設定しておくと、現場の営業マンもストレスなく申請が可能となります。

機能メリット
★承認フローの自動分岐金額や経費の種類ごとの条件に応じて社内申請フローを自動分岐できる
スマホアプリ(iOS、Android)とweb対応端末を選ばず申請と承認ができる
申請へのコメント経費申請ごとにコメントやデータを添付できるので、差し戻しの判断が容易になる
アプリ・メールでの通知承認の進捗・差し戻しが通知されるので、リアルタイムで把握できる

ワークフローに特化したシステムで経費精算を行うことも可能ですが、丸亀製麺でおなじみの株式会社トリドールホールディングスのように、ワークフローシステム単体では運用が回らなくなった結果、経費精算システムの導入を検討する企業も一定数いるでしょう。詳しくは以下のリンクをご確認ください。
▶︎関連記事:株式会社トリドールホールディングスが経費精算システムを導入した理由

3.仕訳と振込が楽になる

経費精算システムを活用すると、承認された経費を確認しながら会計システムに取引を起票したり、振込データを作成したりする業務プロセスの効率化が可能です。

機能メリット
自動仕訳(※)勘定科目を確認せずに仕訳が出力できる
FBデータ作成全銀フォーマットに沿ったCSVを出力でき、従業員への銀行振込が楽になる
会計システム連携出力した仕訳データを整形不要で会計システムに入力できる

※自動仕訳については、聞き馴染みのない方も多いかもしれません。イメージが膨らむように、具体例を出して解説します。自動仕訳機能では、勘定科目と裏側で紐づいた経費科目(例えば「チーム内の飲食費」のような直感的な名前)を便宜的に設定した上で、利用することができます。これにより、従業員は勘定科目を知らなくても迷わずに経費申請ができます。その一方で、システムからは初期設定に沿って勘定科目が出力され、経理担当は正しい勘定科目が何かを都度調べる必要なく正しい仕訳を行うことが可能となります。

TOKIUM経費精算の経費科目の初期設定については、専任のコンサルタントが伴走するため、初めてのシステム導入の場合でも不安なく進めることが可能です。詳細については、以下のリンクより資料ダウンロードへお進みください。

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4.ペーパーレス化できる

経費精算システムのメリットとして、領収書の管理・保管をペーパーレス化できるという点にも着目すべきでしょう。ただし、ペーパーレス化にあたっては、2022年1月に改正された電子帳簿保存法に対応できるか?という観点も忘れてはなりません。

機能メリット
電子帳簿保存法対応保存した領収書を検索しやすくなる
原本回収・突合点検・保管の代行糊付け、ファイリングが不要になる
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経費精算システム5つの比較ポイント

経費精算システムを主に利用するのは現場の従業員です。したがって、なるべく現場からの不満が上がらず、経理担当もミスを減らせるシステムが理想です。

そこで、本項では数社に絞り込むための比較ポイントをご紹介します。先ほどのように経費精算の流れに沿って、以下の順で見ていきましょう。

①経費の入力②申請と承認③仕訳④ペーパーレス化⑤電子帳簿保存法への対応、の順に見ていきましょう。

①経費の入力がスムーズになるか

まず、現場の従業員がミスなく経費の入力ができるかという観点が最も重要です。ここでは頻繁に発生するケースを想定し、交通費申請、領収書のデータ化、キャッシュレス決済の点で比較ポイントを挙げます。

【交通費申請なら】交通系ICカード連携、モバイルIC連携が可能なものを選ぶ

在宅勤務を前提とするにあたり、定期区間での支給から都度精算に切り替える企業も現れています。交通系ICカード連携することができますが、中にはICカードの読み取りがiOSのみやAndroidのみといった場合もあるので注意しましょう。

またモバイルSuica等のモバイルICカード連携に関しては、できるものとできないものがあるので、モバイルICをよく使うという方はこの機能がないと不便に感じてしまうかもしれません。

【領収書のデータ化なら】OCRやオペレーターによる自動入力機能があるものを選ぶ

システムを調べていると「スマホで撮影した領収書画像からデータを自動入力」という表現をよく見かけます。実は自動入力には、OCRによる入力とオペレーターによる入力の2種類あります。以下、簡単に強みと弱みをまとめました。

OCRオペレーター
強み数秒程度でデータ化できる領収書の状態問わず、高い精度でデータ化できる
弱みシワや折れ、手書きの領収書のデータ化精度は低い数時間かかる

最終的に経理がデータ化内容を見るので、現場の申請スピードを優先したい場合はOCR入力正確さを優先して経理の手直しをなるべく減らしたい場合はオペレーター入力を選ぶのが良いでしょう。

【キャッシュレス決済なら】クレジットカード連携、決済アプリとの連携があるものを選ぶ

交通系ICカード連携のみならず、備品購入費の立て替えが多い場合は、クレジットカードや決済アプリとの連携があるとよいでしょう。ただし、対象のカードやアプリが限られている場合もあるので、利用可能かどうかを確認するようにしましょう。

②申請・承認・差し戻しがスムーズになるか

次に重要なのが、経費の申請と承認(ワークフロー)に関する点です。自社の求める承認フローが実現できるか、が重要です。

例えば小さい会社であれば承認フローもシンプルなため、複雑なワークフローは不要です。一方、規模の大きい企業ほど、承認に関わる人の数が多く、また承認ルートを分岐するための条件が細かくなるため、それを満たすワークフローが必要となります。承認段階をいくつも設定でき経費の種類と金額に応じた細かな条件分岐も設定可能かどうかを確認するようにしましょう。

③会計や支払業務のミスを減らせるか

現場の従業員から上がってきた経費は仕訳処理を行った上で会計システムに入力したり、経費データを元にFBデータを作成して従業員への振り込みを行う必要があります。

出力した仕訳データや振込データの加工が不要なシステムを選ぶ

ほとんどの経費精算システムにおいて、仕訳データ(会計システム用)と振込データ(銀行振込用)の出力が可能ですが、本当に使い勝手が良いかは確認しておく必要があります。
具体的には、出力された仕訳データを経理担当が加工することなくそのまま会計システムに入力できるか全銀フォーマットに対応した形で振込データを出力できるかは確認しましょう。

④自社に見合ったコストで導入・運用できるか

一般的な経費精算システムは、ユーザー単価×ユーザーID数で月額利用料が決まります。また、機能を追加するごとに課金が必要となるケースが一般的です。したがって、経費申請頻度が年1回の従業員であっても1ユーザーとしてカウントされ、ランニングコストがかかります。そのため、自社の運用にとって本当に必要な機能が何かを見定め各経費精算システムの課金モデルが自社にとって費用対効果が高いかをシュミレーションする必要があります。

⑤電子帳簿保存法に対応しているか

領収書などの国税関係書類を電子保存することを認めた電子帳簿保存法に対応しているかどうかも、経費精算システムを選ぶ上で重要な比較ポイントです。2022年1月の改正により、電子領収書を紙に印刷して保存することが認められなくなりました。2024年1月には猶予期間が終了し、電子保存が完全義務化となるので注意しましょう。

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※令和5年度税制改正大綱により、やむを得ない事情がある場合は、2024年1月以降も電子データを書面に出力して保存することが認められます。詳しくはこちらの記事をご確認ください。

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おすすめの経費精算システム【機能が豊富】

では、いよいよ11種類の経費精算システムの紹介をしていきます。まずは、機能が豊富な経費精算システム4つです。多機能なシステムが多いですが、自社の運用では何が必要かなどを比較検討してみましょう。

1. TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算サービスサイト
参照:TOKIUM経費精算公式サイト

TOKIUM経費精算は、申請から承認までをスマートフォンで完結できる経費精算システムです。電子帳簿保存法対応システムの認証機関である日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)から認証を受けるだけでなく、JIIMAが実際に導入・利用しているサービスです。

TOKIUM経費精算を実際に利用した企業の担当者からは、以下のような声が聞かれます。
「操作性が高く、誰でも使いこなせるサービス」
「ICカード自動連携が便利」
「導入サポートが充実している」

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特徴

TOKIUM経費精算ニーズ

申請者は領収書をスマホで撮影後、社内に置かれた専用ポストに投函し、アプリ上で申請すれば完了します。領収書に記載された金額や日付は、TOKIUMのオペレーターが代行入力します。データ化については30分~1時間程度で完了し、99.9%の正確さを誇っています。
経費の承認者は事前に設定されたフローに従い、webやスマホから承認が可能です。領収書画像は、TOKIUM経費精算クラウド内に電子帳簿保存法に適した形で電子保存されます。また投函された領収書はTOKIUMが月次で回収し、突合作業を行った後、保管・廃棄まで代行します。そのため、領収書に関連する業務の完全なペーパーレス化も実現可能です。

▶︎TOKIUM経費精算の資料をダウンロード

料金プラン

TOKIUM経費精算の料金は、初期費用+月額費用(従量課金制)からなります。

月額費用は、基本利用料(1万円〜)領収書の件数に基づく従量制費用で決まります。また、利用できるユーザー数は無制限です。

料金プランは2つあり、ビジネスプランとエンタープライズプランに分かれています。料金のさらなる詳細については、下記リンクから料金表をダウンロードしてご覧ください。

▶︎TOKIUM経費精算の料金表をダウンロード

TOKIUM経費精算の料金プラン

2. マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費
出典:マネーフォワード クラウド経費公式サイト

特徴

マネーフォワードクラウド経費は、マネーフォワードクラウド会計やマネーフォワードクラウド勤怠などのサービスと連携できることが特徴の経費精算システムです。バックオフィスの様々なデータを連携することで、業務の自動化に貢献することが出来ます。

料金プラン

基本料金+各サービスの従量課金+各種オプション料金からなります。

  • 基本料金…スモールビジネス2980円/月 ビジネス4980円/月 エンタープライズ要問合せ
  • 各サービス料金…経費500円/名 給与300円/名 勤怠300円/名
  • 各種オプション…コーポレートプラン+200円/月 エンタープライズプラン+400円/月

3. 楽楽精算

楽楽精算
出典:楽楽精算公式サイト

特徴

楽楽精算は、申請の項目やレイアウト・承認フローなどのシステム設計が比較的容易であるという特徴を持ち、従業員規模10人から1000人以上の企業まで幅広い導入実績があります。

料金プラン

  • 3万円/月~ 初期費用10万円~(50名まで)
  • 50ユーザー追加ごと+1万円

4. Concur Expense(コンカーエクスペンス)

Concur Expense 経費精算
出典:Concur Expense公式サイト

Concur Expense(コンカーエクスペンス)は、国内経費精算市場における売上金額No.1の経費精算システムです。PayPayや全国タクシー、Sansanなどの様々な外部サービスと連携して経費精算を自動化できるのが特徴です。また経費利用を可視化することもできるため、経費自体の削減にも貢献してくれます。

料金プラン

  • Concur Expense Standard(中小企業向け)29000円/月~ 初期費用0円~
  • Concur Expense Professional(中堅・大企業向け)要問合せ

おすすめの経費精算システム【シリーズ連携可能】

次に、シリーズで連携ができる経費精算システムを4つご紹介します。

5. jinjer経費

jinjer(ジンジャー)経費
出典:jinjer経費公式サイト

特徴

jinjer経費は、中小企業から大企業まで幅広い企業に利用されている経費精算システムです。jinjer勤怠を始めとする7つの同社サービスとの連携が可能であるのが特徴です。そのため自社の課題に合わせて必要なサービスだけを選択し、利用することができるのでコスト的なメリットも大きいでしょう。

料金プラン

  • 1ユーザーあたり500円~/月
  • 人事管理500円/月 給与計算500円/月 勤怠管理300円/月(それぞれ1ユーザーあたり)

6. ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算
出典:ジョブカン経費精算公式サイト

特徴

ジョブカン経費精算は、1ユーザーあたり400円とリーズナブルな価格設定が魅力の経費精算システムです。初期費用もかからないため、小規模の会社におすすめの経費精算システムとなっています。またこちらもジョブカン勤怠管理やジョブカンワークフローと連携することができ、様々な業務の効率化を図ることができます。

料金プラン

1ユーザーあたり400円~/月(最低5,000円)初期費用0円

7. freee経費精算

出典:freee経費精算公式サイト

特徴

freee経費精算は、会計ソフトfreeeとの連携に強みを持つ経費精算システムです。すでに会計ソフトfreeeを使っている方や、導入を検討している方に特におすすめのシステムです。またタグ機能を使えば、部門別の無駄コストが見える化でき、コスト削減に貢献できます。

料金プラン

1ユーザーあたり500円~/月 初期費用0円

TOKIUM経費精算【番外編】

先ほど紹介したTOKIUM経費精算ですが、同社が提供している請求書受領サービスであるTOKIUMインボイスTOKIUM電子帳簿保存との連携が可能であり、連携することによって全ての国税関係書類の電子帳簿保存法対応、またインボイス制度への対応が可能となります。

▶︎TOKIUM3システムの資料セットをダウンロード

おすすめの経費精算システム【低コスト】

最後に、低コストで使える経費精算システムを4つご紹介します。

8. rakumoケイヒ

rakumoケイヒ
出典:rakumoケイヒ公式サイト

特徴

rakumoケイヒは、Google workspaceと連携して利用する経費精算システムです。特徴はrakumoカレンダーと連携することで、スケジューラーに出発地と目的地を入力するだけで、運賃と乗り換えルートが自動で表示されるところです。さらに定期区間の控除も自動で行ってくれます。またrakumoワークフローやrakumo勤怠と連携することも可能です。

料金プラン

  • rakumoケイヒ 1ユーザーあたり300円~/月 初期費用0円
  • rakumo Basicパック 1ユーザーあたり390円~/月 初期費用0円
  • rakumo Suiteパック 1ユーザーあたり780円~/月 初期費用0円

9. MOT経費精算

出典:MOT経費精算公式サイト

特徴

MOT経費精算(旧:ハイ!経費)は1ユーザーから利用でき、1ユーザーあたり300円という業界最安値の価格設定が強みの経費精算システムです。またオプションのリモートアクセスVALTEC SWANを利用すればテレワークでも経理システムにアクセスできるため、経理のDXを推進することができます。そしてクラウド型とオンプレミス型を選択できるのも魅力の1つです。

料金プラン

  • クラウド型 1ユーザーあたり300円~/月 初期費用アカウントあたり1000円
  • オンプレミス型 月額要問合せ 初期費用要問合せ

10. WiMS/SaaS経費精算システム

WiMS/SaaS 経費精算システム
出典:WiMS/SaaS 経費精算システム公式サイト

特徴

WiMS/SaaS経費精算システムは、申請内容や役職など様々な条件による承認ルートを柔軟に設定できる経費精算システムです。顧客の運用に沿ったワークフローの提供が可能で、提出・承認・差戻などの各段階でのメール通知も設定できます。またジョルダン乗換案内と連動し、使用した経路を選択すれば自動で入力されます。

料金プラン

1ユーザーあたり290円~/月(モデル価格、最低100名)初期費用 個別見積もり

11. kincone

出典:kincone公式サイト

特徴

kinconeは、1ユーザーあたり200円、初期費用0円と業界トップクラスの低価格に加え、無料トライアル期間が2か月あり、気軽に始められる経費精算システムです。出勤時と退勤時にICカードをタッチすることで、交通費と勤怠を同時に読み取ることができる点や、slackやLINE WORKSと連携してチャットから打刻できる点も魅力ですが、OCR機能がない点に注意しましょう。

料金プラン

1ユーザーあたり200円~/月(最低5名) 初期費用0円

TOKIUM経費精算【番外編】

先ほど紹介したTOKIUM経費精算ですが、ほとんどのサービスがユーザー数課金のところデータ化枚数による課金になっているので、経費精算の利用頻度が少なく、アカウント発行数が多い企業(利用頻度の少ないアルバイトの方が多い飲食業や小売業、労働組合等)であれば、他サービスよりも低価格で利用することができます。
▶︎TOKIUM経費精算の料金表をダウンロード

【必読】システム導入時によくある間違い

最後に、経費精算システムの導入時によくある間違いについて解説します。

申請は電子化できたのに、紙の原本処理作業が残る

経費申請書を回覧するのをまず辞めたいので経費精算システムを導入する、というお客様は非常に多いです。実際、システムを導入すれば解決します。一方で、申請した領収書原本を経理に提出し、経理が書類保管するという作業が残ってしまうケースがよくあります。これでは結局紙の処理が残り、根本的な業務改善が見込めるとは言えません。経費精算システムを選ぶ際は実際の運用をシュミレーションした上で、本当に業務工数が減るのか、紙の問題が解決するのか、を考えるようにしましょう。

上述のTOKIUM経費精算の場合は、スマホで撮影し申請が終わった領収書を回収箱(オフィスに設置)に投函するだけで完了します。TOKIUMが領収書の原本を毎月回収し、申請されたデータと原本の突合点検を行い、書類専用の倉庫で保管する流れです。そのため、経理業務を根本的にペーパーレス化することが可能になります。

電帳法対応のためのシステムが乱立する

電子帳簿保存法をきっかけに経費精算システムの導入検討が始まった、という企業も増えてきています。電子帳簿保存法の対象書類は、領収書や請求書・見積書などの全ての国税関係書類です。電子帳簿保存法対応システムは数多ありますが、書類ごとにシステムを分けて使うのは非常に非効率です。なるべく、併せて管理することをおすすめします。

TOKIUM経費精算資料ダウンロード TOKIUM経費精算資料ダウンロード

まとめ

経費精算システムを選ぶ際の比較ポイントやおすすめシステム11選をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

経費精算システムのメリットには、従業員の経費申請、承認者が行う確認・承認・仕訳作業の効率化、またコスト削減やペーパーレス化が実現するなど、様々あります。一方で、自社の課題や予算をしっかりと把握した上で最適なシステムを選ばなければ、経費精算システムの価値を最大化できません。

今回の記事で紹介した比較ポイントを参考に、自社に最適な経費精算システムを導入しましょう。

※掲載内容は、公式サイトの情報を基にしています。
※記載内容やロゴ、サービス名の表記は個別に許諾を得たものではありません。
万が一、間違いや問題がある場合は可能な限り迅速に修正いたしますので、問い合わせフォームよりご連絡ください。

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