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請求書受領サービスおすすめ6選を比較!種類や選び方も徹底解説

公開日:2022.08.08更新日:2022.09.16
請求書受領サービス

請求書受領サービスを導入したいけれど、自社にとって最適なサービスが分からない。そうお考えの経理担当者も多いかと思います。
2022年1月に施行された電子帳簿保存法への対応経理部のテレワーク体制の整備を目的として、請求書受領サービスを導入する企業が増加しています。本記事では、請求書受領サービスとはなにか比較ポイントと選び方選ばれているおすすめサービス6選をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

※掲載内容は、公式サイトの情報を基にしています。
※記載内容やロゴ、サービス名の表記は個別に許諾を得たものではありません。
万が一、間違いや問題がある場合は可能な限り迅速に修正いたしますので、問い合わせフォームよりご連絡ください。

請求書受領サービスとは

請求書受領サービスとは、受け取った請求書のデータ化処理を自動化することにより、会計に必要な仕訳データの作成や振込に必要な支払データの作成を効率化するサービスです。

請求書受領サービスを活用するにあたっては、自社へ導入する目的は何か、どのような請求書処理の運用を目指すべきか、をまずイメージするようにしましょう。

請求書受領サービスを導入するメリット

次に、請求書受領サービスを導入する場合の3つのメリットについて見ていきましょう。

①請求書のデータ化作業負荷が減る

請求書の金額や企業名を、原本とパソコンの画面を見比べながら手打ちで転記することが不要となります。請求書受領サービスを導入することで、打ち間違えの問題から解放されることは明確なメリットと言えるでしょう。

支払内容の社内申請と承認が楽になる

システムによっては部署情報と金額を条件に自動で適切な承認フローが出るように設定することが可能です。したがって、他部署から経理部に支払依頼の申請を出す等、多段階の承認が必要な場合でもクラウド上での申請や承認を実現できます。
また、請求書ごとに「誰がいつ申請・承認したのか、今後誰の承認が必要なのか」がリアルタイムで確認可能となるので、社内申請の手間が削減できます。

▶︎ 社内申請・承認フローが設定できる請求書受領サービス「TOKIUMインボイス」

③法制度のアップデートに自動対応できる

請求書受領サービスを導入することで、業務の流れが統一され、全ての取引について最新の法令に対応していけます。特に2022年に適用された改正電子帳簿保存法により保存要件が設定されているため、最新の法令に沿ったシステムを選ぶことで法律に沿った経理業務の運用が可能となるでしょう。
基本的にシステムは最新の法令が設定されるたびにアップデートされるため、今後も法改正に従うための手間を削減できることも大きなメリットです。

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サービスの種類と選び方

請求書受領サービスは大きく分けると「システム単体型」と「システム+代行型」の2種類に分けることができます。それぞれの詳細を見ていきましょう。

1.システム単体型:データ化処理部分の効率化が可能

システム単体型を導入した場合も、経理担当者が請求書を受領し、取りまとめる作業は今までと変わりません。郵送で会社に届く請求書を開封したり、営業担当からメールで転送してもらったPDFを取りまとめる。ここまでは同じです。
その後、PDFの請求書はそのまま、紙の請求書はスマートフォンで撮影したりスキャナで読み込んで画像化することにより、システム上にアップロードします。システム内のAI-OCRによって金額等の記載内容が抽出され、自動的に文字列データがシステム内に出力されます。

【システム単体型】のサービス例:バクラク請求書、sweeepなど

2.システム+代行型:受領・データ化・確認作業も不要になる

システム+代行型においても、画像化したものを取り込み保存する「システム」の仕様は、上記と大きく異なりませんが、経理担当者の作業が大きく変わります。具体的には、そもそも請求書の受領担当がサービス提供会社に切り替わります。次いで、請求書のデータ入力をサービス提供会社のオペレーターにより代行してもらえます。オペレーターの点検を経てデータ化が行われているため、経理担当による入力内容の正誤確認は不要となります。システム単体型の場合だとAI-OCRの読み取り内容が正しいかを経理担当者がどうしても都度確認する必要になる一方で、システム+代行型の場合は確認が不要となります。

【システム+代行型】のサービス例:TOKIUMインボイス、Bill One、invox受取請求書

選び方

「システム単体型」と「システム+代行型」2種類の請求書受領サービスについて説明しましたが、選び方についてはシンプルです。毎月受け取る請求書の枚数が100枚を超える場合、あるいは受け取る請求書の割合の大半が紙である場合は「システム+代行型」を選ぶようにしましょう。「システム+代行型」は、月々の請求書処理枚数が膨大な企業に適したサービスと言えます。

TOKIUMインボイス資料ダウンロード TOKIUMインボイス資料ダウンロード

サービスの比較ポイント6つ

基本的には、どの請求書受領サービスも電子帳簿保存法には対応しており、受け取った請求書の情報をシステム上で確認、検索することが可能です。

ではどうやって選ぶか?選び方を考える上での6つの比較ポイントをご紹介します。

1. 請求書の受領とデータ化を自社でやるか、代行してもらうか

どこまで省力化したいか、すなわち請求書の受領とデータ化を自社でやるか代行してもらうかという点は最も重要な点です。

先述の通り、請求書受領サービスは、システム単体型・システム+代行型の2種類があります。請求書処理業務フローを大きく変えず、データ化部分のみを効率化したい企業はシステム型を、受領や確認作業、原本保管などシステムでできない部分まで含めて全体効率化したい企業はシステム+代行型のサービスを選ぶべきであるというのが当編集部の意見です。

これだけではわからない方向けに、以下の指標を参考にしてください。

選び方の参考指標①毎月受け取る請求書の枚数

  • 100枚未満→システム単体型
  • 100枚以上→システム+代行型

選び方の参考指標②受け取る請求書の形式

  • PDF形式の請求書がほとんど→システム単体型
  • 紙の請求書がほとんど→システム+代行型

▶︎【紙でもメールでも請求書を受領代行】TOKIUMインボイスの料金表をダウンロードする

2. 請求書以外の国税関係書類の電子保存も可能か

請求書に関しては電子帳簿保存法に対応できたが、領収書や見積書や納品書などの国税関係書類については未対応、という状況が起きると、結局別のシステムを導入する必要が生じ、管理コストが高まります。請求書以外の国税関係書類についても電帳法対応を同時に進めることができるかをしっかりと確認しておきましょう。

全ての国税関係書類に対応したサービス例

  • TOKIUMインボイス(TOKIUM電子帳簿保存との併用)
  • バクラク請求書(バクラク電子帳簿保存との併用)
  • invox受取請求書(invox電子帳簿保存との併用)

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3. データ化精度・時間は十分か

データ化精度とデータ化時間は確認しておきましょう。システム型に分類されるサービスのデータ化はAI-OCRが行うためデータ化時間は数秒、システム+代行型に分類されるサービスのデータ化はオペレーターが行うためデータ化は数時間です。

データ化時間が短くなっても結果的にミスが多かったり、修正対応が必要となれば、本末転倒にもなりかねません。あくまで支払業務や決算業務を正確に速やかに行うためのサービス導入であるという視点を持つことが重要です。
AI-OCRの精度は年々向上しているものの、100%ではありません。オペレーターが入力や確認をしてくれるシステムは精度が高く、自社での再チェックの手間を省きやすくなります。オペレーターによる代行入力の場合、どれくらいの時間がかかるのかは各サービス提供会社に確認することがおすすめです。

4. サポート体制が充実しているか

初期の導入サポートと導入後の運用サポートがどれくらい充実しているかも、請求書受領サービスを比較する上で重要なポイントです。

初期設定を手伝ってもらえるか

せっかく良いシステムでも、使いこなせなければ意味がありません。
請求書受領サービスには請求書のデータ化だけでなく、先述の通り社内申請と承認を電子化できる機能や、会計システムごとに希望する形式に仕訳データを整形できるよう事前設定できる機能等があります。これらを十分に活用する上でも、導入時に初期設定の伴走サポートがあるか否かは重要なポイントです。

メールやチャットサポートが導入後も使えるか

また、導入完了後に困ったことがあった場合もメールやチャット、電話サポート窓口で質問できるかも確認しておきましょう。サービスによっては回答の回数に制限がある場合や返信に間があく場合もあるため、注意が必要です。

5. 会計システムとスムーズに連携できるか

「会計システムと連携可能」と謳う請求書受領サービスがほとんどです。
しかし、請求書受領サービスから出力した仕訳データのCSVファイルをそのまま会計システムにインポートできるのと、出力したCSVファイルを手作業でデータ整形した上で会計システムにインポートしなくてはならないのには雲泥の差があります。
決算遅延を防ぐ上でも、手でファイルの整形作業を行わなくて済むサービスを選ぶようにしましょう。サービスを選ぶ際には、①会計システムへの連携について説明があるかや②既に導入している企業があるか、③以前から経理向けのサービスを展開しているかなどを基準に判断すると良いでしょう。

▶︎【データの整形なしで会計連携が可能】TOKIUMインボイスを見てみる

6. 受領とデータ化以外も省力化できるか

この項は主にシステム+代行型のサービスについての説明です。
先ほど説明した受領とデータ化以外にも、以下を代行してくれるサービスもあります。ぜひ参考にしてみてください。

あらゆる形式の請求書を受領代行する

郵送やメールで届く請求書だけでなく、クラウドサービス上でダウンロードする必要のある請求書、パスワード付きzipに封入されて送られてくる請求書でも受領代行するサービスもあります。どうせシステム化するのであれば、あらゆる受領形式に対応できた方が良いのは間違いありません。

請求書原本の保管も代行する

電子帳簿保存法改正により、スキャナ保存した請求書の原本破棄が現実的となったものの、内部統制の観点で原本保管を継続する判断を下した企業も少なくないでしょう。
サービスによっては紙の請求書を受領するだけでなく、必要期間の保管代行してくれるので、ぜひサービス選びの参考にしましょう。

▶︎【追加料金なしで請求書原本を10年間保管代行】TOKIUMインボイスを見てみる

請求書の送付先変更連絡を代行する

システム導入により請求書処理の社内運用が大きく変わる不安を抱える担当者の方も多いでしょう。特にシステム+代行型のサービスを導入する際は、仕入先に対して請求書の送付先変更をする必要が生じます。
仕入先ごとに1件1件依頼を行うのは、重要ながら骨の折れる業務です。
サービスを使いこなす上で障壁はなるべく取り除くべきと考え、送付先変更連絡まで代行してくれるサービスを選ぶことをおすすめします。

請求書受領サービスおすすめ3選【システム+代行型】

受領とデータ化が不要になり、大幅に業務効率化ができるおすすめの請求書受領サービス3選をご紹介します。こちらは、上述の「システム+代行型」になります。

TOKIUMインボイス(株式会社TOKIUM)

TOKIUMインボイス
出典:TOKIUMインボイス公式サイト

サービス概要

TOKIUMインボイスは、紙・PDFに関わらず請求書の受領とデータ化を代行することにより、支払業務を完全ペーパーレス化できるサービスです。
また、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が実際に導入し、利用しているサービスです。ぜひこの機会にご検討ください。

特徴

1.あらゆる請求書が電子上で一元管理できるようになる
紙、PDF、専用システムといった受領の形式を問わず、TOKIUMが受領を代行します。紙の請求書はTOKIUMのオペレーターによりスキャン後電子化され、PDFの請求書は電子データのまま、それぞれTOKIUMインボイス上にアップロード、タイムスタンプが付与されます。したがって、請求書の受領形式に限らずTOKIUMインボイス上で請求書を一元管理することが可能となります。なお、紙の請求書原本はTOKIUMが必要期間、文書専用倉庫で保管します。

2.データ化内容の正誤確認しなくて済む
TOKIUMは請求書のデータ化方法として、1枚の証憑を2名のオペレータがそれぞれ入力し、入力内容がシステム上でマッチしたものを正とする方式を採択しています。精度は99.9%を超えているため、経理担当は、データ化内容が間違っていないかを確認する必要がなくなります。

3.インボイス制度下でも登録番号の照合作業によるミスを無くせる
2023年10月以降、インボイス制度下において仕入税額控除を適用するためには、適格請求書発行事業者登録番号が記載された請求書(適格請求書)や領収書(適格簡易請求書)の保存が必須となります。これにより、経理部の請求書処理業務が煩雑化すると想定されます。具体的には、経理担当は請求書を受領するたびに国税庁のwebサイトにアクセスし登録番号を打ち込む等の作業を経て、都度、仕入先の企業が課税事業者か否かを判定する必要が生じるからです。TOKIUMインボイスは適格請求書発行事業者登録番号のチェックも自動で行うため、手作業照合によるミスが減らせます

価格

次の2つを足したものとなっています。
※登録ユーザー数は無制限でご利用可能です。原本保管についての追加費用はかかりません。

  • 初期費用:承認フローの設計や仕訳データの出力フォーマットの要件定義など、お客様がTOKIUMインボイスを便利に活用いただくために、専任のコンサルタントが伴走支援するための費用です。
  • 月額費用:請求書や領収書等の国税関係書類のデータ化枚数に応じた従量課金制です。

▶︎TOKIUMインボイスの料金表をダウンロードする

以下の記事では、実際の請求書処理業務に沿ったTOKIUMインボイスのメリットについて細かく解説しています。ぜひご検討ください!

導入事例(ANAフーズ株式会社様)

最も重視した点は、請求書以外の国税関係書類も含めて、全ての書類を電子化できるかどうかでした。前述の通り、財務部で受領する書類のほとんどが紙でしたので、いくら請求書だけ電子化できても、経理全体での効果はそれほど多くないと考えました。

BillOne(株式会社Sansan)

BillOne
出典:Bill One公式サイト

サービス概要

「Bill One」の強みは、紙やメールで届く請求書の受領とスキャンを代行してもらえる点です。受け取る請求書の中で紙の割合が高い企業は検討すべきでしょう。
一方で、パスワード付きzipファイルに封入されてメールで届く請求書の受領代行やWeb請求書の代行ダウンロードは不可である点、また、請求書以外(見積書や納品書など)の国税関係書類は対象外である点には注意が必要です。

特徴

1.請求書を受領しなくて済む
仕入先から郵送やメールで送信される請求書はBill Oneが代理で受け取り、スキャン代行し、システム上に請求書のデータを集約できます。また、代行受領の範囲外であるPDFは企業側でシステム上にアップロードする必要があります。
2.高い精度でデータ化できる
AI・OCR・オペレーターが99.9%という精度の高さで請求書をデータ化し、請求書の受領やデータ化の完了を担当者に通知します。
3.請求書をクラウド上で一元管理できる
データ化された請求書をクラウド上で一元管理できるようになります。

価格

【従業員100名以下の場合】
月の件数が100件を超えない場合には、初期費用・月額費用ともに無料。ただし、タイムスタンプの付与は原則有料となっている他、閲覧できる請求書の数にも原則制限があります。
【従業員が101名以上の場合】
初期費用と月額費用を足して10万円〜(要問い合わせ)

invox受取請求書

invox受取請求書
出典:invox受取請求書公式サイト

サービス概要

「invox受取請求書」は、請求書の面倒なアナログ業務を全て自動化するクラウド型請求書受領サービスです。請求書の受取からデジタル化までを行うサービスで、急ぎの場合にはAIOCRのみ(オペレーター確認なし)でデータ化を行うこともできます。

特徴

1.紙・PDFに対応
紙はスキャンをし、PDFや画像はアップロードをすることで、電子化を進めていくことができます。
2.データ作成
振込データの作成や仕訳データの作成をし、会計ソフトにも連携させることができます。
3.結果確認
データ化の結果は、原本の画像とならべて表示されるため、確認が比較的容易です。

価格

  • ミニマム…月額基本料金980円+データ処理料金(オペレーター確認あり)100円/件
  • ベーシック…月額基本料金9,800円+データ処理料金(オペレーター確認あり)100円/件
  • プロフェッショナル…月額基本料金29,800円+データ処理料金(オペレーター確認あり)100円/件

※全てのプランで、データ処理料金について、オペレーター確認なしの場合は50円/件

請求書受領サービスおすすめ3選【システム単体型】

バクラク請求書

バクラク請求書
出典:バクラク請求書公式サイト

サービス概要

「バクラク請求書」は、請求書の受領から経理の会計処理・支払処理を自動で行うクラウド請求書受領ソフトです。AI-OCRが請求書の内容を素早くデータ化し、仕訳データを自動学習しながら入力します。さらには、源泉税レポートや月次の支払いデータも作成します。

特徴

1.データ化のスピード
様々なフォーマットの請求書を、AI-OCRが5秒でデータ化し、10枚以上の請求書を同時アップロードしてもすぐにデータ化できます。
2.改正電子帳簿保存法への対応
改正電子帳簿保存法にも対応しており、タイムスタンプの付与や電子上での検索ができます。
3.自動学習
一度作成した仕訳を自動学習するため、手入力を削減することができます。
4.他システムとの連携
バクラク申請と組み合わせることで、自動入力・自動連携の範囲が広がり、より便利に利用することができます。

価格

  • Starter…100枚/月までの請求書処理。月額3万円
  • Basic…300枚/月までの請求書処理。月額5万円
  • Enterprice…301枚/月以上の請求書処理。要見積もり

sweeep

sweeep
出典:sweeep公式サイト

サービス概要

「sweeep」は、請求書の回収から仕訳・振込・保管などをまとめて効率化することのできるクラウド型ソフトです。取引先から請求書をオンラインで受領した後、AIを使って内容を確認し、振込や電子保管を自動で行います。

特徴

1.自動機能の充実
OCRを使って自動で仕訳入力や検索のためのタグ付けをし、AIが振込や仕訳を自動化します。一度読み取った仕訳をAIが学習するため、使うごとに精度が高まるのも特徴です。
2.オンライン回収
オンラインでの回収に特化しており、基本的にはオンラインでの受取を前提としてサービスが設計されています。
3.受領漏れチェック
受領漏れ・回覧漏れ・支払漏れを防止するため、請求書が今どの段階にあるのかが分かるようになっています。

価格

  • スターター…月2万円〜。仕訳機能には対応していません。
  • スタンダード…月3万円〜.。仕訳機能には対応していますが、権限/セキュリティ強化はされていません。
  • プロフェッショナル…月4万円〜。仕訳機能、権限/セキュリティ強化に対応しています。

BtoBプラットフォーム 請求書

BtoBプラットフォーム請求書
出典:BtoBプラットフォーム 請求書公式サイト

サービス概要

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の発行と受取の双方を一つのプラットフォーム上で行うことができる、クラウド請求書サービスです。請求書の発行や受け取りを当クラウド上で行うことで、請求書に関する業務をまとめて効率化することができます。請求書をデータ化し、経理・経営のDXを実現します。一方、取引先全てにシステム上での送付を依頼する必要が残る点には注意が必要です。

特徴

1.請求書の受取・発行どちらにもデータ化対応
今まで郵送やメールでやりとりしている取引先とも、BtoBプラットフォーム請求書を利用することにより、請求書の受取と発行の両方を電子化することが可能です。
2.法令への対応
改正電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。
3.他システムとの連携
会計システムや販売管理システムとの多数の連携実績があり、経理業務全体を効率化します。また、システムの学習機能による自動仕訳で、経理担当の手作業によるミスの削減に役立ちます。

価格

  • 初期費用…10万円〜。業務プロセスや業界に応じて業務設計をし、稼働チームが導入準備を支援。
  • 月額費用…2万円〜。契約プランや通数に応じて別途料金発生。

まとめ

今回は、請求書受領サービスについて、具体的なサービスを比較しながら紹介しました。電子帳簿保存法が改正されたことで、電子請求書に対応する必要性はますます高まっています。
サービスを実際に検討する際には、まず導入する目的を明確にすることが重要。電帳法の保存要件さえクリアすれば良いのか、ペーパーレス化や請求書処理業務の効率化を目指したいのか、今一度自社の状況を整理し、自社が請求書処理に求めることを洗い出してみましょう。

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