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請求書の受領を効率化する手段として有効なのが「請求書受領サービス」の導入。
しかしながら、「請求書受領サービスを導入したいけれど、自社にとって最適なサービスが分からない」そうお考えの経理担当者も多いかと思います。
→ダウンロード：請求書受領クラウド選び方ガイド【6社の比較表付き】
本記事では、請求書受領サービスとはなにか、比較ポイントと選び方、多くの企業に選ばれているおすすめサービス6選をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。
請求書受領サービスとは
請求書受領サービスとは、受け取った請求書のデータ化処理を自動化することにより、会計に必要な仕訳データの作成や振込に必要な支払データの作成を効率化するサービスです。近年、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法への対応や経理部のテレワーク体制の整備を目的として、請求書受領サービスを導入する企業が増加しています。
▼多くの上場企業で導入実績あり！おすすめ請求書受領サービス6選【記事後半】
請求書受領サービスを導入するメリット
ここでは、請求書受領サービスを導入する3つのメリットについて見ていきましょう。
①請求書のデータ化作業負荷が減る
請求書受領サービスの代表的な機能は、「請求書情報の自動データ化」です。そのためサービスを導入することで、請求書の金額や企業名を、原本とパソコンの画面を見比べながら手打ちで転記する作業が不要となります。素早いデータ化が可能になるのみならず、打ち間違えの問題から解放されます。請求書支払いまでのリードタイムが短縮し、取引先との円滑な取引にも繋がります。
②支払内容の社内申請と承認が楽になる
多くの請求書受領サービスには、請求書支払いの申請・承認フロー機能が搭載されています。サービスによっては、部署情報と金額を条件に、自動で適切な承認フローが出るよう設定することも可能です。したがって、他部署から経理部に支払依頼の申請を出す等、多段階の承認が必要な場合でもクラウド上での申請や承認を実現できます。
また、請求書ごとに「誰がいつ申請・承認したのか、今後誰の承認が必要なのか」がリアルタイムで確認可能となるので、社内申請の手間を大幅に削減できます。
③法制度のアップデートに自動対応できる
請求書の処理に関する法制度は、デジタル化の進展やビシネス環境の変化を受け、ここ数年で目まぐるしく変化しています。直近では、2022年の電子帳簿保存法改正により請求書の電子保存要件が変更されたり、2023年には「適格請求書」の保存が必要になるインボイス制度が開始されました。
これらの法制度に自社で対応することも可能ですが、多くの工数がかかってしまいます。その点クラウド型の請求書受領サービスは、最新法令が施行されるたびにアップデートが行われます。
今後も新しい法制度が登場することは十分考えられます。請求書まわりの最新法令に常に対応していける点は、請求書受領サービスを導入する大きなメリットと言えるでしょう。
請求書受領サービスの種類
請求書受領サービスは、大きく分けると「システム単体型」と「システム+代行型」の2種類に分けることができます。それぞれの詳細を見ていきましょう。
1.システム単体型：データ化処理部分の効率化が可能
「システム単体型」を導入した場合、従来の業務フローを大きく変えず、請求書情報のデータ化処理をピンポイントで効率化することができます。
経理担当者が請求書を受領し、取りまとめるといった従来の作業は今までと変わりません。郵送で会社に届く請求書を開封したり、営業担当からメールで転送してもらったPDFを取りまとめる。ここまでは同じです。
その後、PDFの請求書はそのまま、紙の請求書はスマートフォンで撮影したりスキャナで読み込んで画像化することにより、システム上にアップロードします。システム内のAI-OCRによって金額等の記載内容が抽出され、自動的に文字列データがシステム内に出力されます。
【「システム単体型」のサービス例】
2.システム＋代行型：受領・データ化・確認作業も不要になる
「システム＋代行型」を導入した場合、請求書のデータ化処理だけでなく、請求書の受領からデータ化の確認作業まで、一連の請求書処理を効率化・省力化できます。
具体的なサービスの流れとしては、まず、紙の請求書の受領から、封筒の開封、請求書のスキャン、スキャンデータのシステム上へのアップロードをサービス提供会社に代行してもらいます。PDF等、電子で受領した請求書に関してはそのまま自社でアップロードします。その後、サービス提供会社のオペレーターが請求書情報をデータ入力します。データ化後の点検もオペレーターが行うため、経理担当がデータ化内容を確認する必要はありません。
サービスによっては、あらゆる形式の請求書の代行受領に対応しているものや、紙の原本の保管代行まで行ってくれるものもあります。
【「システム＋代行型」のサービス例】
請求書受領サービスの比較ポイント6つ
本記事で紹介するどの請求書受領サービスも、基本的な機能に大きな違いはありません。受け取った請求書情報を自動でデータ化し、請求書情報はシステム上で確認・検索することが可能です。また、これらはすべて改正電子帳簿保存法に対応しています。
ではどのようにして自社にあったサービスを選べば良いのでしょうか？ここでは、サービスを選ぶ上で重要な6つの比較ポイントをご紹介します。
1. 請求書の受領とデータ化を自社でやるか、代行してもらうか
請求書の受領とデータ化を自社でやるのか、代行してもらうか、すなわち請求書処理をどこまで省力化したいか、というのは最も重要なポイントです。
先述の通り、請求書受領サービスには、「システム単体型」と「システム＋代行型」の2種類があります。請求書処理業務フローを大きく変えず、データ化部分のみを効率化したい企業は「システム単体型」を、受領や確認作業・原本保管などシステムでできない部分まで含めて全て効率化したい企業は「システム＋代行型」のサービスを選ぶべきでしょう。
また、選び方の分かりやすい指標として、①毎月受け取る請求書の枚数 と、②受け取る請求書の形式 の2つを参考にしましょう。
選び方の参考指標①毎月受け取る請求書の枚数
- 100枚未満→「システム単体型」がおすすめ
- 100枚以上→「システム＋代行型」がおすすめ
選び方の参考指標②受け取る請求書の形式
- PDF形式の請求書がほとんど→「システム単体型」がおすすめ
- 紙の請求書がほとんど→「システム＋代行型」がおすすめ
2. 請求書以外の国税関係書類の電子保存も可能か
請求書に関しては電子帳簿保存法に対応できたが、領収書や見積書や納品書などの国税関係書類については未対応、という状況が起きると、結局別のシステムを導入する必要が生じ、管理コストが高まります。すでに文書管理システム等を利用している場合は別ですが、請求書以外の国税関係書類についても電帳法対応を同時に進めることができるかは重要な項目になります。
【全ての国税関係書類に対応したサービス例】
- TOKIUMインボイス（TOKIUM電子帳簿保存との併用）
- バクラク請求書（バクラク電子帳簿保存との併用）
- invox受取請求書（invox電子帳簿保存との併用）
3. データ化精度・時間
サービスによって、請求書情報のデータ化精度とデータ化時間は異なります。「システム単体型」に分類されるサービスでは、データ化はAI-OCRが自動で行うためミス発生のリスクが高いですが、かかる時間は数秒です。対して「システム＋代行型」に分類されるサービスのデータ化は、オペレーターが行うため100%に近い精度ですが、時間は数時間以上かかります。データ化精度とデータ化にかかる時間はトレードオフの関係になりやすいので、自社ではどちらを重視するのかを決めた上で、各サービスを比較検討しましょう。
AI-OCRによるデータ化精度は、受領する請求書の種類によっても左右されます。一般的な形式の請求書しか受領しないのであれば、AI-OCRでも高い精度でのデータ化が実現する場合があります。一方で、様々な形式の請求書を受領する場合は、AI-OCRだとミスが増え、修正対応に多くの手間がかかってしまうことがあります。
その点、オペレーターが入力や確認をしてくれるシステムは、どんな形式の請求書であっても、高いデータ化精度が担保されています。その分ランニングコストは高くなりやすいですが、自社での再チェックの手間を省くことができます。
4. サポート体制が充実しているか
せっかく良い機能が揃ったシステムでも、使いこなせなければ意味がありません。システム導入におけるサポート体制が充実しているかどうかも無視できないポイントです。具体的に見るべき点としては、「初期設定のサポート」と「導入後の運用サポート」の2つです。
請求書受領サービスには請求書のデータ化だけでなく、先述の通り社内申請と承認を電子化できる機能や、会計システムごとに希望する形式に仕訳データを整形できるよう事前設定できる機能等があります。これらを十分に活用する上でも、導入時に初期設定の伴走サポートがあるか否かは重要なポイントです。
また、導入完了後に困ったことがあった場合もメールやチャット、電話サポート窓口で質問できるかも確認しておきましょう。サービスによっては回答の回数に制限がある場合や返信に間があく場合もあるため、注意が必要です。
5. 会計システムとスムーズに連携できるか
請求データを会計システムへ連携する際には、APIを利用する方法と、出力したCSVファイルをインポートする方法があり、連携方法はサービスによって異なります。
APIを利用するメリットは、経理担当者がデータを直接触ることなく、自動的にシステム間で連携ができる点にあります。ただし、API連携はシステムとシステムを一対一で繋げる方法であり、主要な会計システムしか対応していない場合が多いです。
CSVファイルをインポートする方法では、あらゆる会計システムと連携可能です。が、サービスの中には、出力したCSVファイルを手作業で逐一データ整形しなければいけないものがあります。決算遅延を防ぐ上でも、ファイルの整形作業を行わなくて済むサービスを選ぶようにしましょう。
【データ整形なしでCSV連携が可能なサービス例】
6. 受領とデータ化以外も省力化できるか
サービスによっては、代表的な機能の他に、以下のようなプラスαの代行機能が搭載されているものも存在します。
あらゆる形式の請求書を受領代行する
郵送やメールで届く請求書だけでなく、クラウドサービス上でダウンロードする必要のある請求書、パスワード付きzipに封入されて送られてくる請求書でも受領代行するサービスもあります。折角システムを導入するのであれば、あらゆる受領形式に対応できた方が良いのは間違いありません。
請求書原本の保管も代行する
電子帳簿保存法改正により、スキャナ保存した請求書の原本破棄が現実的となったものの、内部統制の観点で原本保管を継続する判断を下した企業も少なくないでしょう。サービスによっては紙の請求書を代行受領するだけでなく、法廷期間、保管代行してくれるものも存在します。
請求書の送付先変更連絡を代行する
システム導入により請求書処理の社内運用が大きく変わることへ不安を抱える担当者の方も多いでしょう。特に「システム＋代行型」のサービスを導入する際は、仕入先に対して請求書の送付先変更をする必要が生じます。
仕入先ごとに1件1件依頼を行うのは、重要ながら骨の折れる業務です。サービスを使いこなす上で障壁はなるべく取り除くべきですので、送付先変更連絡まで代行してくれるサービスを選ぶことをおすすめします。
請求書受領サービスおすすめ3選【システム＋代行型】
受領とデータ化が不要になり、大幅に業務効率化ができるおすすめの請求書受領サービス3選をご紹介します。
TOKIUMインボイス（株式会社TOKIUM）
サービス概要
TOKIUMインボイスは、紙・PDFに関わらず請求書の受領とデータ化を代行することにより、支払業務を完全ペーパーレス化できるサービスです。電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実際に導入し、利用しているサービスです。
▶︎ 機能やメリットがわかる！TOKIUMインボイスの資料をダウンロード
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※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
特徴
1.あらゆる請求書が電子上で一元管理できるようになる
紙、PDF、専用システムといった受領の形式を問わず、TOKIUMが受領を代行します。紙の請求書はTOKIUMのオペレーターによりスキャンされ、PDFの請求書は電子データのまま、それぞれTOKIUMインボイス上にアップロード、タイムスタンプが付与されます。したがって、請求書の受領形式に限らずTOKIUMインボイス上で請求書を一元管理することが可能となります。なお、紙の請求書原本はTOKIUMが必要期間、文書専用倉庫で保管します。
2.データ化内容の正誤を確認しなくて済む
TOKIUMは請求書のデータ化方法として、1枚の証憑を2名のオペレータがそれぞれ入力し、入力内容がシステム上でマッチしたものを正とする方式を採択しています。高いデータ化精度を誇るため、経理担当はデータ化内容が間違っていないかを確認する必要がなくなります。
3.インボイス制度下でも登録番号の照合作業によるミスを無くせる
2023年10月以降、インボイス制度下において仕入税額控除を適用するためには、適格請求書発行事業者登録番号が記載された請求書（適格請求書）や領収書（適格簡易請求書）の保存が必須となりました。これにより、経理部の請求書処理業務が煩雑化すると想定されます。具体的には、経理担当は請求書を受領するたびに国税庁のwebサイトにアクセスし登録番号を打ち込む等の作業を経て、都度、仕入先の企業が課税事業者か否かを判定する必要が生じるからです。TOKIUMインボイスは適格請求書発行事業者登録番号のチェックも自動で行うため、手作業照合によるミスを減らすことができます。
価格
料金は、次の2つを足したものとなっています。
※登録ユーザー数は無制限でご利用可能です。さらに、原本保管についての追加費用はかかりません。
- 初期費用：承認フローの設計や仕訳データの出力フォーマットの要件定義など、TOKIUMインボイスを活用するために、専任のコンサルタントが伴走支援するための費用
- 月額費用：基本利用料（1万円）+ 請求書のデータ化枚数に応じた従量課金制
「TOKIUMインボイスの機能が知りたい」「類似製品との料金表が見たい」という方は、下記より資料のダウンロードへお進みください。
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導入事例（ANAフーズ株式会社）
導入効果としては、大幅なコスト削減を見込んでいます。現在は受領書類を外部の倉庫に保管していますので、この分の保管コストがなくなることと、各拠点から本社への請求書の郵送コスト、またこれに付随する社員の出社の必要もなくなりますので人件費の削減にもつながります。さらにペーパーレスによって、環境への配慮にも大きく貢献できると考えています。
ANAフーズ株式会社の事例
以下の記事では、TOKIUMインボイスの導入事例・評判を詳細にご紹介しています。
BillOne（株式会社Sansan）
サービス概要
「Bill One」は、Sansanの提供するクラウド請求書受領サービスです。Bill Oneの強みは、紙やメールで届く請求書の受領とスキャンを代行してもらえる点です。受け取る請求書の中で紙の割合が高い企業は検討すべきでしょう。
一方で、パスワード付きzipファイルに封入されてメールで届く請求書の受領代行やWeb請求書の代行ダウンロードは不可である点、また、請求書以外（見積書や納品書など）の国税関係書類は対象外である点には注意が必要です。
特徴
1.請求書を受領しなくて済む
仕入先から郵送やメールで送信される請求書はBill Oneが代理で受け取り、スキャン代行し、システム上に請求書のデータを集約できます。また、代行受領の範囲外であるPDFは企業側でシステム上にアップロードする必要があります。
2.高い精度でデータ化できる
AI・OCR・オペレーターが99%以上という精度の高さで請求書をデータ化し、請求書の受領やデータ化の完了を担当者に通知します。
3.請求書をクラウド上で一元管理できる
データ化された請求書をクラウド上で一元管理できるようになります。
価格
【従業員100名以下の場合】
月の件数が100件を超えない場合には、初期費用・月額費用ともに無料。ただし、タイムスタンプの付与は原則有料となっている他、閲覧できる請求書の数にも原則制限があります。
【従業員が101名以上の場合】
初期費用と月額費用を足して10万円〜(要問い合わせ)
invox受取請求書
サービス概要
「invox受取請求書」は、請求書の面倒なアナログ業務を全て自動化するクラウド型請求書受領サービスです。請求書の受取からデジタル化までを行うサービスで、急ぎの場合にはAI-OCRのみ(オペレーター確認なし)でデータ化を行うこともできます。
特徴
1.紙・PDFに対応
紙はスキャンをし、PDFや画像はアップロードをすることで、電子化を進めていくことができます。
2.データ作成
振込データの作成や仕訳データの作成をし、会計ソフトにも連携させることができます。
3.結果確認
データ化の結果は、原本の画像とならべて表示されるため、確認が比較的容易です。
価格
- ミニマム…月額基本料金980円+データ処理料金(オペレーター確認あり)100円/件
- ベーシック…月額基本料金9,800円+データ処理料金(オペレーター確認あり)100円/件
- プロフェッショナル…月額基本料金29,800円+データ処理料金(オペレーター確認あり)100円/件
※全てのプランで、データ処理料金について、オペレーター確認なしの場合は50円/件
【関連する無料ガイドブック】
▶ 請求書受領クラウド選び方ガイド【6社の比較表付き】
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
請求書受領サービスおすすめ3選【システム単体型】
ここでは、請求書情報のデータ化部分を効率化する、おすすめの請求書受領サービス3選をご紹介します。
バクラク請求書
サービス概要
「バクラク請求書」は、請求書の受領から経理の会計処理・支払処理を自動で行うクラウド請求書受領ソフトです。AI-OCRが請求書の内容を素早くデータ化し、仕訳データを自動学習しながら入力します。さらには、源泉税レポートや月次の支払いデータも作成します。
特徴
1.データ化のスピード
様々なフォーマットの請求書を、AI-OCRが5秒でデータ化し、10枚以上の請求書を同時アップロードしてもすぐにデータ化できます。
2.改正電子帳簿保存法への対応
改正電子帳簿保存法にも対応しており、タイムスタンプの付与や電子上での検索ができます。
3.自動学習
一度作成した仕訳を自動学習するため、手入力を削減することができます。
4.他システムとの連携
バクラク申請と組み合わせることで、自動入力・自動連携の範囲が広がり、より便利に利用することができます。
価格
- Starter…100枚/月までの請求書処理。月額3万円
- Basic…300枚/月までの請求書処理。月額5万円
- Enterprice…301枚/月以上の請求書処理。要見積もり
sweeep
サービス概要
「sweeep」は、請求書の回収から仕訳・振込・保管などをまとめて効率化することのできるクラウド型ソフトです。取引先から請求書をオンラインで受領した後、AIを使って内容を確認し、振込や電子保管を自動で行います。
特徴
1.自動機能の充実
OCRを使って自動で仕訳入力や検索のためのタグ付けをし、AIが振込や仕訳を自動化します。一度読み取った仕訳をAIが学習するため、使うごとに精度が高まるのも特徴です。
2.オンライン回収
オンラインでの回収に特化しており、基本的にはオンラインでの受取を前提としてサービスが設計されています。
3.受領漏れチェック
受領漏れ・回覧漏れ・支払漏れを防止するため、請求書が今どの段階にあるのかが分かるようになっています。
価格
- スターター…月2万円〜。仕訳機能には対応していません。
- スタンダード…月3万円〜.。仕訳機能には対応していますが、権限/セキュリティ強化はされていません。
- プロフェッショナル…月4万円〜。仕訳機能、権限/セキュリティ強化に対応しています。
BtoBプラットフォーム 請求書
サービス概要
「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の発行と受取の双方を一つのプラットフォーム上で行うことができる、クラウド請求書サービスです。請求書の発行や受け取りを当クラウド上で行うことで、請求書に関する業務をまとめて効率化することができます。請求書をデータ化し、経理・経営のDXを実現します。一方、取引先全てにシステム上での送付を依頼する必要が残る点には注意が必要です。
特徴
1.請求書の受取・発行どちらにもデータ化対応
今まで郵送やメールでやりとりしている取引先とも、BtoBプラットフォーム請求書を利用することにより、請求書の受取と発行の両方を電子化することが可能です。
2.法令への対応
改正電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。
3.他システムとの連携
会計システムや販売管理システムとの多数の連携実績があり、経理業務全体を効率化します。また、システムの学習機能による自動仕訳で、経理担当の手作業によるミスの削減に役立ちます。
価格
- 初期費用…10万円〜。業務プロセスや業界に応じて業務設計をし、稼働チームが導入準備を支援。
- 月額費用…2万円〜。契約プランや通数に応じて別途料金発生。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 請求書受領クラウド選び方ガイド【6社の比較表付き】
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まとめ
今回は、請求書受領サービスについて、具体的なサービスを比較しながら紹介しました。電子帳簿保存法が改正されたことで、電子請求書に対応する必要性はますます高まっています。
サービスを実際に検討する際には、まず導入する目的を明確にすることが重要。電帳法の保存要件さえクリアすれば良いのか、ペーパーレス化や請求書処理業務の効率化を目指したいのか、今一度自社の状況を整理し、自社が請求書処理に求めることを洗い出してみましょう。
今回【システム＋代行型】としてご紹介した「TOKIUMインボイス」についての詳細資料は、下記リンクよりご覧ください。
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