ダイドー株式会社について

— 貴社の事業内容について教えてください
当社は1946年に創業した、全国に40拠点を構える提案型メカトロニクス専門商社です。これまでにつちかった各分野の専門メーカーとのネットワークがあり、それをいかしたビジネスに取り組んでいます。技術と技術をつないで新しい価値を生み出す「コーディネーター」としての実績を多く残し、商社という枠組みにとらわれることなく、時代が求める新技術・新製品の開発や提案を行っています。「待ち」のビジネスではなく、積極的に提案していくことで最先端技術をバランスよく調和させ、美しいハーモニーを生み出し「産業界コンダクター（＝指揮者）」の役割を果たしていきたいと考えています。

立替経費のチェック・支払処理や現金管理が大変だった

— TOKIUM経費精算導入以前の経費精算業務について教えてください。
経理課は名古屋本社にしかありません。そのため全国で発生する領収書は名古屋本社にすべて集めています。特に飲食代などの立替経費が多く、営業担当者が経費申請をするために申請用紙に領収書を糊付けして、申請内容を記載していました。そして、本社に送付して、承認が通れば本社から各支店に振り込みを行い、各支店から申請者へ現金を手渡しする形で支払を行っていました。

経理課は10人体制です。そのうちの実務を行っているのは7人ほどです。ただ、当時は申請された経費のチェック・各支店への振込処理は1人で対応していました。そのため、経費の申請書が届いてはいるものの、ほかの業務に追われてチェックや振込処理が遅れてしまうことがありました。

そうなると立て替えてお金を払っていた営業担当者への支払いも遅れてしまいます。立替金額が多い営業担当者には特に負担となっていました。

また、立替経費の承認が通れば、各支店は本社から振り込まれた現金を出金して、経費申請した本人に手渡ししていました。しかし、もし本人がそのタイミングで、外出等をしていると支払うことができません。その場合、本人に渡せるタイミングまで経理側で保管しなければなりませんでした。

このように申請された立替経費のチェックや振込処理が遅れてしまったり、営業担当者への支払いも現金手渡しだったのでスムーズにいかなかったりと経理担当者にとっても営業担当者にとっても負担が大きな状況になっていました。そこで、経費精算システムについて検討することにしました。

経費精算業務を効率化できるだけでなく、原本管理まで行ってくれた

— TOKIUM経費精算を導入するに至った理由について教えてください
比較検討した他社のシステムは領収書原本の保管サービスはありませんでしたが、TOKIUMでは領収書原本の保管まで行ってくれます。

実際、原本を保管する場所がなくなりつつあるという課題はありました。違うビルに原本を送ったり、所有している倉庫に運んだりしていました。しかし、一時的に保管する場所があってもその許容量を超えると、またどこか違うところに運ばなければならず、わずらわしさがありました。それならば、領収書原本の保管を任せられるTOKIUM経費精算を導入し、ファイリング・保管業務をなくしたいと考えました。

ITに詳しくなくとも3か月で運用を開始できた

— TOKIUM経費精算の導入はスムーズにいきましたか？
経費精算システムの選定を終え、TOKIUM経費精算の導入に取り掛かったのは9月頃でした。当社の決算期が11月のため、12月から運用を始められるよう急ピッチで導入を進めたいと考えていました。12月までに試験的に運用しながら承認ルートを設計したり、営業担当者が使いやすいように科目名を変更したりして仕組みを整えていきました。ITに精通した担当者はいなかったのですが、TOKIUMの導入担当のサポートのもと迅速に導入作業を進めていくことができ、決算もあった中、3か月ほどで運用を開始できました。

立替経費の確定が早くなり1週間で支払うことができるようになった

— TOKIUM経費精算導入後の効果について教えてください
経理としては1人でやっていたチェック・振込業務を分散させることができました。現在は経理での申請チェック4人体制で行っています。

具体的には4人体制でデータ化され申請が上がってきた経費を日替わりでチェックして、承認や差戻しをしたり振込処理をしたりしています。1人から4人に分散できたので処理速度が速くなりました。1人でそれらの業務を行うと、どうしても限界がありましたが4人が日替わりでチェックをするように運用を変えてからは、1週間分の経費申請は、翌週の月曜日にはもう振り込みができます。

現金手渡しの手間も省くことができるようになった

TOKIUM経費精算を導入してからは立替経費の支払いを現金手渡しから振込に切り替えることができたので現金管理の手間をなくすことができました。毎日のように、現金を渡すために経費申請した社員を探しに行く必要がなくなったのは非常に改善されている点です。

また、今ではTOKIUM経費精算で処理している領収書は、当社でファイリング・保管する作業が必要なくなりました。昨年の実績で言いますと1年間で約2000枚の領収書をTOKIUMに保管してもらいました。

このように経理業務の効率化・ペーパーレス化にともない、運用体制もより良いものへと改善できています。

領収書を申請書に貼り付け、内容を記入する作業から解放

— 営業担当者にもいい影響はありましたか？
これまで営業担当者は申請書作りや領収書の糊付けの作業に時間を取られていました。経費精算方法がTOKIUM経費精算に変わってからは、営業担当者は今まで紙で行っていた作業がなくなり、スマホで領収書を撮影するだけで自動入力されていますので、大幅に手間が省けて楽になっていると思います。

また、金曜日に経費の振込処理をして月曜日に各支店の口座にお金が入るようできましたので、営業担当者にとっては経費申請したら翌週の月曜日には自分の口座に立替経費分が入金されているという安心感を持ってもらえるようになりました。

【取材日：2023年4月6日】