－ 御社の事業内容について教えてください

当社は1918年の創業以来、栃木の豊かな自然環境のもとで食肉および食肉加工品の製造販売を行っております。「ヨーロッパの味 タキザワハム」として親しまれ、ハム・ソーセージの国際コンテストで数多くのメダルを受賞しています。

現在は、ハム・ソーセージにとどまらず、ローストビーフやハンバーグ、肉惣菜など多種多様な商品を手がけ、1品1品の特徴やこだわりを意識した、付加価値の高い”ひと味違う商品づくり”に取り組んでいます。

月800枚の請求書を担当者1名が力技で経費計上。人に頼った運用が限界に

― 導入前に経理部門で感じられていた課題を教えてください

もともと紙の領収書や請求書がかなり多く、月初の経費計上の時には、各部門の事務担当者も経理部も力技で処理していました。

特に負担が大きかったのが、本社で支払う請求書の処理です。月に約800枚届く請求書を、1名の担当者が月初の3〜4日という短期間で全て計上まで終わらせる必要がありました。

担当者はベテランなので、請求書を見れば「どこの部門の何の経費か」がわかっているから成り立っていましたが、もし担当者が変われば絶対に間に合わない、非常に属人化が進んだ状態でした。担当者にとっても精神的にかなりの負担だったと思います。

― 立替経費の処理はいかがでしたか？

月に領収書が1200枚ほどありましたが、こちらは各部門の事務担当者の負担が大きかったです。小口現金で精算していたため、各営業所や工場で現金を管理する必要がありました。各営業所の残高が本当に正しいかを経理で都度確認することは難しく、信頼するしかありませんでした。

また、紙ベースでの運用だったため領収書の紛失などで、証憑がない立替経費の処理をせざるを得ないケースが発生していました。承認ルートに関しても、課題を感じていました。

複雑な「按分」作業と非効率な「紙の回覧」が業務を圧迫

― 業界特有の課題などはありましたか？

食品加工業の特性かもしれませんが、「按分」処理が複雑なことです。同じ工場向けの請求書でも、製造ラインは部署ごとに分かれているため、部署ごとの負担割合を変える必要がありました。単純な折半ではなく「3対7」で費用を按分したり、明細ごとに部門を振り分けたりする必要があり、その都度電話での確認作業が発生していました。

また、紙の運用ならではの非効率も深刻でした。紙の請求書が経理に届いても、それに「どこの部門の経費か」という明細の紙を添付し、各部署に回覧して承認印をもらう必要がありました。

そして、承認されたものが再び経理に戻ってきてから支払い処理となるため、非常に手間がかかっていました。

会計システム「GLOVIA」とのシームレスな連携が決め手に

― システム導入の最大の目的は何でしたか？

ペーパーレス化です。紙のままでは、その後の格納、保管スペースの確保、最終的な廃棄まで、多くの手間と時間がかかります。こうした紙の「後処理」の手間とコスト、そして紛失リスクを根本からなくしたいと考えていました。電子帳簿保存法といった法対応もきっかけになりましたね。

― 複数システムを比較された中で、TOKIUMを選定した決め手を教えてください。

当社が使用しているGLOVIAという会計システムの仕様が特殊で、「GLOVIAに会計連携したい」と伝えた時点で断られることが多々ありました。しかし、TOKIUMでは過去にGLOVIAとの会計連携の実績があり、この点が一番の決め手になりました。

さらに、丁寧なサポート体制も魅力の1つでした。当社の複雑な承認フローや按分処理について相談した際も、「これはできませんが、こう工夫すれば対応できます」とか、「今はできませんが開発中です」と、常に解決策を一緒に考えてくれました。

「安くても使えない」は、意味がない。現場への価値還元を最優先に

― 選定の際に重視した点はありますか？

今回重視したのは費用対効果です。正直、TOKIUMから金額感を提示された際に悩んだ部分はありました。しかし、いくら安くても使えないシステムでは意味がありません。他社では別のシステムを入れたものの「使いにくい」という話も耳にしていたので、少し値段が高くても現場がメリットを感じられるようなサービスを導入しようと決めました。

TOKIUMのサービスを導入すれば、入力作業から解放され、申請された内容の確認や会計知識を身につける時間、今後の会社の方向性を考えるといった、本来の経理部員としての仕事ができるようになる。これは費用には代えがたい価値があると考えました。

複雑な設定も充実のサポートで実現

― 導入サポートはいかがでしたか？

当社の特殊な事情をよく汲み取って、柔軟に対応していただきました。例えば、当社には経理が処理する「本社未払金」と各部署で処理する「各部署未払金」があり、申請部門によって勘定コードが異なるという複雑な運用がありました。こちらの意図をTOKIUMの担当者が深く理解し、申請者の部門に応じてデフォルトでコードが設定されるよう仕組みを整えてくれました。

― 導入にあたり、社内ではどのような工夫をされましたか？

最も大きく変えたのは、請求書処理のフローです。従来は経理が全ての紙を集めて入力していましたが、TOKIUMインボイスの導入を機に、各部門の担当者が直接システムで申請する形に変更しました。現場のことは現場が一番分かっていますから、経理が都度電話で確認する作業がなくなり、業務が大幅に効率化されました。

全社で年間5,000時間の工数削減！月次決算も半日以上早期化

― 「TOKIUM経費精算」と「TOKIUMインボイス」の導入効果について教えてください。

経費精算については、各部門の事務担当者から「本当に楽になった」という声が上がっています。小口現金を廃止できたことで、現金管理のリスクがなくなりました。申請者も、事務所に戻らず移動中の電車内などでも承認ができるようになり、働き方そのものが改善されたと思います。特に営業所の所長などは、夕方事務所に戻ってから溜まった書類に目を通す必要がなくなり、残業時間の削減にも繋がっています。

定量面では、承認時間が劇的に短縮されました。紙で回覧していた際は1件あたり2〜3分かかっていましたが、今では1つの画面で関連書類を全て確認できるため40秒程度で完了しています。これによって、年間で2000時間程度の工数が削減されています。

― 請求書処理（TOKIUMインボイス）の効果はいかがですか？

導入前は、お昼も食べずに計上処理に追われていた担当者が、TOKIUMインボイスの導入後に「圧倒的に楽になった」と感動していました。

定量面では、月次決算が大幅に早期化しました。弊社では月初6営業日目を締め日にしているのですが、これまでは部門損益を各部門に連絡できるのが第6営業日の午後3時か4時頃でした。それが今では、第5営業日の段階で9割方の承認作業が完了しており、第6営業日の午前中、お昼までには全部門への確認連絡が完了しています。各部門からも「早いね」と驚かれています。

また、請求書処理にかける時間も圧倒的に短縮されました。以前は経理が工場に電話で確認するなど、コミュニケーションコストも含めて1件あたり10分以上かかっていました。システムの導入を機に申請ルートが整ったことや過去のデータを参照して申請できるようになったことで、確認や入力の手間などがなくなり、1件あたり3分程度まで短縮されました。年間で換算すると約3000時間の工数削減を実現しています。

AIも活用し、入力作業から脱却。本当の経理会計人集団へ

― 今後どのような経理部門を目指したいとお考えでしょうか。展望をお聞かせください。

入力や打ち込みといった作業から解放され、経理部員が本来持つべき専門知識を身につける時間を確保し、本当の経理会計人集団になりたいと考えています。

その一環として、オプションの経費をAIが承認してくれるAIエージェントも導入しました。現状、月次決算のスピードを優先するため、経理部員が承認フローに入っていません。その結果、申請者側のミス（インボイス番号の間違い、税率の間違いなど）がそのまま連携されてしまうことがありました。

承認フローに経理を入れると、その分月次決算が遅くなってしまう。そこで、AIエージェントを導入することで、人間のチェックの代わりに、そうしたミスを自動で検知・修正できる体制を整えたいと考えています。AIなども活用しながら、より効率的で、より付加価値の高い仕事ができる集団を目指していきます。

― 本日は貴重なお話をありがとうございました。

【取材日：2025年11月14日】