経理でよくあるミスの正しい対処法と対策を徹底解説

会社の大切な「お金」を扱う経理部。その業務は正確性とスピードの両立が求められます。

しかし、どの会社でも経理ミスが発生しているのも現実。自分のミスが会社の損失、取引先や顧客からの信用の低下に繋がってしまわないか、日々心配しながら業務を行っておられる経理担当者の方も多いはずです。

この記事では、そんな経理担当者の方のために

  • よくある経理のミスと発生時の対処法
  • ミスの原因と防止するための効果的な方法

を徹底解説します。

よくある経理のミス

経理部の業務は多岐にわたりますが、ここでは日常的に発生しやすいミスをまとめました。日々発生する会計処理や経費精算、また毎月発生する取引先との請求/支払業務では特にミスが頻発するでしょう。

漠然とミスを防止しようとするのではなく、具体的にどのような間違いをし得るのかイメージした後に、それぞれの原因・対処法を考えるほうが効果的です。

会計処理のミス

  • 勘定科目の間違い
  • 転記ミス
  • 消費税区分の間違い
  • 売上の計上漏れ
  • 費用の二重計上
  • 在庫の計上漏れ
  • 原価計算の間違い
  • 桁数や位などの入力ミス
  • 経過勘定(前払金、前受金、未払金、未収金)の処理ミス
  • 借方と貸方を逆にする

経理事務のミス

経費精算

  • 勘定科目の間違い
  • 金額の間違い
  • 領収書の紛失

請求業務

  • 請求金額の間違い
  • 請求書送付先の間違い
  • 請求書の送付漏れ

支払業務

  • 振込先間違い
  • 振込金額の間違い
  • 振込手数料の間違い
  • 請求書の紛失

給与計算

  • 残業集計の間違い
  • 法改正への対応漏れ

書類管理

  • 重要書類の廃棄/紛失

ミスの結果何が起こるのか?

会社のお金や数字を扱う以上、経理部の業務のミスは会社に実損が生じるケースがあります。具体的には、売上の二重計上により税金を通常より多く支払う必要が生じてしまったり、請求漏れによる資金繰りの悪化などが想定されます。

また経理業務は社内外問わず多くの人や組織と関わるため、誤請求や振込ミスといった支払業務や請求業務のミスは、取引先からの信頼を失うことに繋がるという大きなリスクがあります。取引先との信頼関係は長期的な経営活動に非常に重要なため、煩雑でミスが起こりやすやすく、先方に迷惑のかかるこれらの業務は特に注意が必要でしょう。

さらに経理部の業務は単発で完結することのない、連続した業務の中で為されます。そのため、ある業務でミスをしてしまうと後続の業務が滞り、経理部全体の業務に負担をかけてしまうことがあります。また、ミスに対処するために関係者の時間を奪ってしまいかねないのでやはり事前にミスを防止することは重要となるでしょう。

ミスの結果起こりうること

  • 取引先に負担が生じ、会社の信頼を失う
  • 本来支払う必要のない税金が生じる
  • 払いすぎた税金は減額できる(更正の請求)が時間と手間がかかる
  • 資金繰りの悪化
  • 最悪の場合、粉飾決算による虚偽申告
  • 業務の遅滞、対処のための人件費の発生
  • 決算を締めることができない
  • 経営判断のミス etc.

→特に「頻発しやすい」かつ「会社の信用問題に関わる」支払/請求業務のミスは未然に防止したい!

ミス発生時に行うべきこと

具体的なミスの防止策のご紹介に移る前に、実際にミスが発生してしまった時の対処法を確認しましょう。

いくらミスをしないように気をつけても、正確性だけでなくスピードも要求される経理業務においてミスをしてしまうのはむしろ当然だと言えます。

実際にミスが発覚したら、まずは冷静になり以下を確認し、その内容を上司に伝えましょう。

  • そのミスは、どの程度重要性があるか。
  • そのミスは、いつ、どの業務で発生したか。
  • ミスを訂正するのに必要な対処(処理)は何か。
  • その対処にどのくらいの時間がかかりそうか。
  • そのミスは後続のどの業務に影響しているか。
  • ミスがあったことを共有しなければいけない相手は誰か。

経理部でのミスに対処するには、その業務だけでなく前後の関連する業務での対処が必要となるケースが多いため、反省する前に、まずは他の業務との連携が取れる上司や該当する方に、迅速にミスを伝えることが重要となります。

素早く対処に移れるように、When,Where,What,Who(いつ、どの業務で、どんなミスが発生したのか、関連する人は誰なのか)を意識しましょう。
How(どのように対処すべきか)は関係者と一緒に考え、Why(なぜ発生したのか)は対処が済んでから再発防止に向けて考えましょう。

関係者に負担をかけてしまう以上、まずは潔く謝り協力を仰ぐことも重要です。

経理のミスはなぜ起こるのか?原因はこれだ!

経理のミスが繰り返し発生してしまう原因は、このような人為的なミスを個人の努力によって注意させるという方法でしか対策できていないことだと言えます。

経理部で起こるミスのうち大多数は転記や振込といった手作業による業務を行っている時に発生します。

手作業による業務でのミスは、他サイトでも推奨されているような「ミスのしやすい箇所をあらかじめ確認してその作業を行うこと」や「繰り返しチェックをすること」、「集中力が途切れないように休憩をはさむ」というような個人の努力によってある程度は防止できます。

しかし、単純かつ膨大な反復作業ではちょっとした気のゆるみや忙しさによってつい発生してしまうものです。これらのミスはただ「注意をしよう」というような根性論や「人を増やしてダブルチェックをする」だけでは完全に防止するのは困難でしょう。

かえって、個人、また経理部全体の業務負担が増加し、それに伴いミスも起こりやすくなるというような負のスパイラルに陥りかねません。

「経理部のペーパーレス化」を推進しよう

そこでおすすめするのは、ITツールやシステムによる経理部のペーパーレス化です。

根本的はミスの防止には、システムによって手作業を極力なくし人為的なミスを抑える必要があります。

近年、経費精算システムや請求書管理システムの導入による効率化が話題になっていますが、経理部のミスを防止するという観点でも非常に効果的です。

つまり、経理部の大半のミスの発生源である人の手による作業から人為的な要素を取り除く、すなわち、手作業で行っていた業務を人ではない”システム”によって代行・自動化することで人為的なミスをほぼ100%防止することが可能となります。

支払業務のミスは「インボイスポスト」で再発防止!

先述の通り、経理部で起こりがちなミスのうち特に対策すべき「頻発しやすい」かつ「会社の信用問題に関わる」支払/請求業務のミスは「請求書受領システム」によって防止できます。

請求書受領システムは、紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領し、データ化・ファイリングまでを自動化できるシステムです。データ化された請求書は、リモートで簡単に検索・照会・承認作業が可能であるため、完全ペーパーレス化を促進し、請求書業務のための「出社」が不要となります。

請求書受領システムの1つ「インボイスポスト」はシステムと外注代行(BPO)の統合により、「請求書の代行受領、スキャン・データ化してアップロード、領収書を倉庫で保管」といった紙管理の課題を解決します。

電子化されたデータは、あらゆる会計ソフトと連携可能で、科目選択からなんと請求処理確定までスムーズな業務フローを実現します。

以上より請求書受領システムを活用すれば、支払業務での振込漏れや振込ミス、領収書などの原本紛失のリスクを徹底して抑えることが可能となります。

防止できるミス

  • 振込漏れ
  • 振込先間違い
  • 振込金額の間違い
  • 振込手数料の間違い
  • 請求書の紛失 etc.
おすすめの請求書受領システム「インボイスポスト」はこちら

ITシステム導入は意外と”かんたん”

ここまで経理部に起こりがちなミスと、その防止策としてITシステムによる「経理部のペーパーレス化」をおすすめしてきました。

しかし

  • ITシステム導入って専門的でハードルが高い。
  • IT初心者には操作が難しそう。
  • コストがかかりそう。

と感じる方も多いのではないでしょうか。

たしかに今まで紙で運用していた業務を突然システムで自動化するとなると難しそうに感じますが、現在主流となっている「クラウド型サービス(インターネット上で使用するサービス)」を利用すれば、安く簡単にそして安全に導入することが可能となります。

「クラウド型サービス」は基本的に、初期費用無料で月額費用やユーザー単位での課金となるので、必要最低限のコストで運用することが可能です。また、カスタマーサービスも充実しており、何か困ったことがあってもすぐに専門家に相談することができるため安心です。

インボイスポストの資料請求はこちら

まとめ

この記事では、

  • 経理部で起こりがちなミスと万が一の時の対処法
  • 事前にミスを防止するための効果的な方法

を解説しました。

経理部で起こりがちなミスと万が一の時の対処法

経理部で起こりがちなミス

・仕訳ミスや入力ミス、振込ミスなどの手作業による業務でのミス

・特に「支払業務」のミスは要注意

万が一の時の対処法

・冷静になり、他の業務との連携が取れる上司や該当する方に、迅速にミスを伝える。

事前にミスを防止するための効果的な方法

・「注意しよう」は不十分

・ITサービスによる「経理部のペーパーレス化」がおすすめ

・「支払業務」のミスを防止するのは「請求書受領システム」。おすすめは「インボイスポスト」

 

ITサービス導入はかんたんであんしん!

 

ミスの防止は業務効率化に直結します。

例えば経費精算システム「レシートポスト」の導入企業様の中には、

  • 導入前は3日程度かかっていた経理側の経費精算業務が、導入後は半日で済むようになった
  • 余った時間を他の締め作業に充てることができ、経理の残業が減った
  • 経費精算業務の完全ペーパーレス化を実現し、会社全体で月200時間以上の削減につながった

というように大幅な効率化を実現できた企業もあります。

これを機にITサービスの導入やさらに適したシステムへの移行を検討されてみてはいかがでしょうか。