倒産してしまう場合も!?請求書業務の遅滞が会社に与える悪影響について解説

「月次決算業務に遅れがでて困る」「月次決算を効率化したい」

毎月ごとに訪れる月次決算業務。毎月の営業成績や財政状態を明らかにするために行われる重要な決算業務です。

しかし、経理部の方で、月次決算が頻繁に遅延し困っている、困っているものの改善策を講じることなく放置してしまっている、という方も多いかと思います。

月次決算業務の負担が大きい理由は様々ありますが、こうした課題を解決するのにおすすめなのが、支払い業務を効率化してくれる受け取り請求書サービスの導入です。

今回の記事では、請求書業務の重要さや面倒な請求書業務を簡略化してくれるおすすめの受取請求書サービスを解説・ご紹介します!

この記事でわかること

  • 月次決算業務が遅れる理由
  • 月次決算業務の早期化のためにすべきこと
  • 請求書の受取業務を効率化する方法

月次決算業務における悩み

月次決算業務とは?

経理部の主な業務として、「日々の経理業務」「月次決算業務」「年次決算業務」の3つを挙げることができます。

その中でも月次決算とは、毎月の営業成績や財政状態を明らかにするために行われる重要な決算業務です。

業務内容としては、大きくは領収書と請求書の発行・受取、給与処理に分けることができます。

また、資金繰りや滞留債権の回収といった業務も月次決算において重要な業務です。

月次決算の目的は、早期に経営状況を把握して対策を講じることや、予算・計画の進捗管理や比較を行うことなどです。そのため、月次決算業務は企業の経営・管理に直結する非常に大切な業務といえます。

月次決算業務の課題

このように、月次決算業務においては経営状況の把握と早期対策が重要な目的となるため、正確・詳細であるよりも、迅速で俯瞰的な情報提供が求められます。

月次決算が遅れることは企業の経営判断の遅れに直結し、経営状況の悪化にも繋がりかねません。

そのため、経理部は決算業務の早期化と効率化を強く要求されるのです。

しかし、一定期間での過度な業務集中や、データ・システムの一元管理体制の未構築、紙データによる集計作業といった問題が発生する体制では、月次決算の早期化は難しく、経営状況にも影響を及ぼします。

月次決算業務を効率化する方法はいくつか考えられますが、その中でも特におすすめの手段は受取請求書業務の効率化です。

紙ベースでの請求書処理は、とりまとめが煩雑になり多くの時間とコストがかかってしまうため、月次決算業務の中でも骨が折れる業務です。

そのため、受取請求書業務の効率化は月次決算業務自体の大幅な効率化に繋がります。

ここからはそんな受取請求書業務を効率化するために必要な知識について確認していきます。

受取請求書業務

受取請求書業務とは、文字通り請求書業務のうち「取引先から発行された請求書を受取る業務」を指します。

一見すると簡単な業務に思われるかもしれませんが、多くの企業がこの業務に多大なコストと時間を費やしているのが現状です。

それでは受取請求書業務の実態をみていきましょう。

管理・整理が追いつかない!?

請求書の受取りは月次決算業務における重要な業務のひとつであり、迅速な処理が求められます。

しかし、請求書業務における電子化はまだ不完全で、多くの企業が紙媒体の請求書を手入力によって管理しています。

そのため「営業部が営業先で発生した請求書を提出してくれない」「郵送で送られてくる請求書がまだ届かない」等、請求書のとりまとめに関する大きな問題が生じてしまいます。

また、手入力による作業や保管用の書類作成といった煩雑な業務も請求書のとりまとめを遅らせる原因です。

電子化されていない経理部ではこうした問題が積み重なり、毎月の決算業務に遅れが生じています。

修正や郵送による手間

請求書管理において見逃せないポイントの1つは、修正や郵送による手間の問題です。

請求書を郵送する場合、封筒への宛名書きや切手の貼付、郵送作業など多くの手間がかかります。

請求書に間違いが発覚した際も、請求書を電子化していればすぐに修正することができますが、紙媒体で管理している場合、相手方との確認作業や請求書の修正作業に多くの手間がかかります。

作業に手間がかかることで、決算が遅れるのはもちろん作業にとられる人件費や他の業務に生じる悪影響などが問題となります。

莫大な経費

受取請求書の処理に必要なコストはどれほどかご存じでしょうか?

受取請求書業務を整理すると、

  1. 郵送で届く請求書を担当者が確認
  2. 部署での承認を経て経理部へ
  3. 経理部がまとめて再度入力作業
  4. 会計・支払い処理
  5. 請求書の保存のためファイリング

となります。

これらを試算すると、1通の請求書の処理に約45分要すると言われています。

会社の年間に処理する請求書の数に、人件費を掛けた値が、1年で請求書の処理にかかるコストといえます。

想像以上に大きな額であることが分かるかと思います。

請求書業務の遅滞が倒産につながる?

請求書業務が遅れることによって会社が受ける悪影響ははかり知れません。

請求書業務が滞り、期日までに支払いが出来なかった場合、遅延分を補うために借り入れを行ったり、支出を急激に抑える必要が生じたりと、厳しい経営状況に追い込まれることも珍しくありません。

また、代金回収が遅れた場合には支払利息額の変動による利益の減少やストックの減少による社内の経済状況の悪化といった問題が生じます。

最悪の場合、倒産にも繋がりかねない非常に重大な問題であり、リスクをを考慮すれば決して無視できない懸念材料となります。

特に、コロナ渦においてテレワークが推奨される状況では、郵送で届く請求書をいかに管理するかという問題は非常に重大な問題です。

請求書を管理しきれず倒産という事態にならないよう、請求書業務の効率化を今一度検討する必要があります。

受取請求書サービスって何?

機能

受取請求書サービスでは全ての請求書を一括データ化して管理することができます。

データの受取だけでなく、請求書の読取、承認、支払い依頼までクラウド化で対応し、郵送手続きや手入力といった物理的な作業を簡略化できます。

オンラインで常に請求書を確認することができるので、請求書の検索・参照も簡単に行うことができます。

クラウド上でデータを管理するため、請求書の保管・管理に必要な作業やスペースが不要で、さらにリモートワークでの申請・承認も可能です。

導入のメリット

データを一元管理でき、郵便物の仕分け、開封の手間も不要です。

一元管理で請求書業務を効率化することができます。

データ化された請求書は、オンライン上でいつでも、どこでも簡単に検索・照会・承認作業が可能になります。

請求書の業務プロセスを一元化できるため、請求書のとりまとめに遅れが生じる心配は不要です。さらに、回収した請求書から直接データ化し管理することで手入力によるミスや入力作業に必要な時間とコストを大幅に削減することができます。

解決できること

受取請求書サービスは、請求書の読取から支払い依頼まで幅広く代行してくれるため、請求書処理業務を効率化することができます。

月末月初の決算業務をスムーズに行うことができるため、経理部の負担を大幅に軽減することができます。

さらに、請求書データを一元管理できる機能のお陰で、保存データの参照・比較・修正といった請求書に関する日常的な業務をオンラインでかんたんに実行できます。

日常業務に必要なコストと時間大幅に削減することができるので、企業の経営状況の改善にも繋がります。

受取請求書サービス比較のポイントとは?

一口に受取請求書サービスといっても、その機能や特徴はサービスごとに異なります。そのため自社の請求書業務にフィットするサービスを選ぶことが非常に大切です。この項目では、サービスを比較する際のポイントについて見ていきます。

データ化できる情報

請求書には様々な情報が記載されていますが、サービスによってデータ化できる情報は異なります。

発行者名や請求日、支払期限、支払先口座、請求金額、税区分ごとの金額内訳などの基本情報で十分なのか、それとも源泉徴収税や軽減率税にも対応している必要があるのか、どこまで情報をデータ化するかによって選ぶサービスは違ってきます。

そのため自社が必要とする範囲までデータ化を実現できるサービスを選ぶことが大切です。

有料オプションでデータ化できる項目を増やすことができるサービスや、設定をカスタマイズできるサービスもあるので確認しましょう。

特に2023年に開始するインボイス制度(適格請求書等保存方式)への対応を見越してシステムの導入を進める場合は、柔軟に制度に対応するためにもデータ化の設定をカスタマイズできるサービスを選定するのが望ましいでしょう。

※インボイス(適格請求書)に必要な記載事項はこちらをご確認ください→ 国税庁|インボイス制度に関するQ&A ー III適格請求書発行事業者の義務等

データ化の精度や速度

データ化する上で重要な要素の1つが、精度と速度です。請求書を電子化する方法として、OCRによる読み取りとオペレーターの代行があり、前者は速度、後者は精度に定評があります。

OCRはデータ処理に要する時間が数分と非常に短く効率的ですが、間違いもしばしば発生するため目視でのチェックが必要になります。一方、オペレーター代行による処理は精度と信頼性が高く安心ですが、処理に必要な時間やコストが大きくなってしまいます。

精度と速度のどちらに重点をおくかによって選ぶサービスは大きく異なります。

もちろんこれらを両立させるサービスもあるので、自社のニーズに合わせたサービスを選ぶようにしましょう。

他システムとの連携は可能か

受取請求書サービスは、請求書のデータ化とその一元管理を実現してくれますが、会計システムや郵便受取サービス、ビジネスチャットサービス等と連携できるサービスもあります。

こうしたシステム・サービスと連携することで、請求書・会計データの取り込みの自動化や郵送で届く請求書の即電子化、支払い業務の自動通知等の機能を利用できます。

自社で使用しているシステムの連携を進めることで、社内業務の効率化を実現することができます。そのため、他のシステムとの連携が行えるサービスを選ぶのがおすすめです。

おすすめ受取請求書サービス「インボイスポスト」

受取請求書サービスを選ぶ際のポイントは理解いただけましたでしょうか。

それでは、こうしたポイントを満たすおすすめの受取請求書サービス「インボイスポスト」をご紹介したいと思います!

請求書業務においてこのようなお悩みをお持ちではないでしょうか?

「郵送で届く紙の請求書の受取が大変」

「様々な形式の請求書をとりまとめるのが大変」

「紙と捺印による承認プロセスが面倒」

インボイスポストはこうした悩みを解決するオンライン請求書処理サービスです。

データ化された請求書をオンラインで一元管理できます。

受領のための出社やスキャン作業、原本のファイリングや保管に時間を割かれることもなくなります。”経費精算システムの運用で培ったシステム設計 × オペレーション構築のノウハウ”を活かし、請求書業務の効率化を実現します。

紙、PDFといった形式を問わず請求書を代行受領し、2000人のオペレーターが手入力を行います。入力作業はオペレーター2人の入力結果が一致するまで繰り返されるため、データの精度は99.9%を誇ります。社内での申請・承認プロセスも全てオンライン上で完結させることができ、仕分けの登録も簡単におこなうことができます。

紙の原本は提携先の倉庫に10年間大切に保管され、必要な時は取り出して確認することができます。また、会計ソフトとの連携もできるためさらなる業務効率化を実現できます。

インボイスポストの資料請求はこちら

「インボイスポスト」のメリット

  • 紙・メール・PDFどの請求書も一括受領OK
  • すべての請求書が取引先から経理に直接届く
  • 経理部門のテレワークを実現

「インボイスポスト」で解決できること

  • 請求書を受け取るだけでなく、読み取りから支払い依頼まで、全てを代行。出社が必要な物理的作業も完全ゼロ
  • 全ての請求書が一括データ化されるので、請求データのチェック、莫大な量の原本保管・原本破棄が一切不要
  • 紙の請求書は受け取りだけでなく、保管も代行!データで一括管理されているので検索・参照もカンタンに行えます。

まとめ

この記事では、

  • 月次決算業務が遅れる理由
  • 月次決算業務の早期化のためにすべきこと
  • 請求書の受取業務を効率化する方法

を解説しました。

月次決算業務の遅れは、経営にも大きな影響を与えかねません。

中でも、請求書の受取業務は、受取〜支払、ファイリングなど業務負担が大きい分野です。

早期の月次決算を実現するために、請求書の受取業務効率化ができるサービスを検討してみましょう!