請求業務

納品書の再発行を頼まれた!そんな時はどのように対応すべき?

公開日:2021.12.24更新日:2022.06.15

「納品先の企業に納品書の再発行を頼まれたが、再発行は可能なのか?」
「再発行の際には何に気を付けたら良いのか?」
上記のような疑問を抱えたことのある経理担当者は多いのではないでしょうか。
この記事では、納品書の再発行が可能なのかどうか、納品書を再発行する際に気を付けることなどを解説しています。最後に納品書の処理を楽にするサービスも紹介していますので、ぜひとも参考にしていただけたら幸いです。

納品書の再発行は可能!

結論から申し上げますと、納品書の再発行は可能です。納品書は取引の流れにおいても重要な意味を持ちますので、再発行に応じるのが望ましいでしょう。
納品書自体なくても取引は成立しますが、双方で信頼関係を築くための大切な書類です。言い換えれば、“思いやり”の書類ともいえるでしょう。
また、取引先と良好な関係を保つ面においても、再発行する方が自然だと考えられます。今後の取引においてもスムーズにいくでしょう。
もちろん、自社が納品書を紛失してしまった場合も、納品書の再発行を頼んで問題ありません。

納品書の発行・再発行に法的義務はある?

納品書は法律での発行義務はないため、必ずしも発行・再発行する必要はありません。しかし、納品書は取引を円滑に進めるための慣習的側面が強い書類でもあります。
仮に数量が違っていたり、商品の金額に間違いがあったりしたとしても、納品書があることで早期に間違いを発見できるため、心して双方が取引する上でも重要な書類となっています。
また、納品書は在庫の把握に役立つため、納品書を発注する側にもメリットがあります。適正な在庫管理をする上においても、納品書は大切な役割を持ちます。
納品書の発行義務はありませんが、取引を円滑に進めたり、正確な経理業務をしたりする上では欠かすことができない書類です。

納品書の再発行を頼まれる状況

納品書の再発行を頼まれる状況としては、下記の2つが考えられます。

  • 納品書の内容にミスや漏れがあった場合
  • 納品先の担当者が納品書を紛失した場合

ここからは、それぞれの対処法を説明していきましょう。

納品書の内容にミスや漏れがあった場合

第一に、納品書の内容にミスや漏れがあった場合です。これは数量や商品名、金額のズレなどが考えられます。納品書の内容にミスや漏れがあると、間違った請求書を発行してしまったり、在庫数を誤って計上してしまったりするため、迅速に対応するようにしましょう。
この場合の対処法としては、まずは速やかに納品先へお詫びの連絡を入れ、再発行する旨を伝えましょう。迅速かつ手厚い対応を心掛ける必要があります。
納品書を再発行する際のポイントは、後述で詳しく解説しますが、下記2つになります。

  • 納品日の日付は最初に発行した納品書と同じ日付を記載する
  • 再発行の旨を必ず記載し、発行番号も最初に発行した納品書と同じ番号を記載する

納品先の担当者が納品書を紛失した場合

第二に、納品先の担当者が納品書を紛失した場合です。
納品先としては、数量や金額を確認したいという理由で、再発行を依頼してきます。どちらにせよ、円滑な関係を保つためにも、納品書は再発行に応じるのが望ましいでしょう。

納品書を再発行する際に気をつけること

納品書を再発行する際に気をつけることは下記の3つです。

  • 納品日の日付を変えない
  • 再発行の納品書であることがわかるようにする
  • 素早く丁寧な対応をする

1つずつ見ていきましょう。
 

納品日の日付を変えない

請求書を発行する際は、納品日の日付を変えてはいけません。請求書の発行日においては、再発行する際でも最初の発行日を使用します。発行日が異なると、納品先も戸惑ってしまう可能性があります。
納品書を再発行する場合、請求日を最初の発行日か再発行した日付かで迷いがちです。トラブルを防ぐためにも、納品書は再発行でも必ず最初の発行日を使用しましょう。

再発行の納品書であることがわかるようにする

納品書を再発行する際は、再発行の納品書であることがわかるようにしましょう。前回と全く同じ形式で発行すると、納品先の経理に混乱を招いてしまったり、二重に処理をしてしまったりすることになりかねません。
そのため、連番にする、再発行の旨が書かれているスタンプを用いるなどして、納品書が再発行であることが分かるように工夫をしましょう。
工夫といっても、一目で再発行だと分かれば何でも構いません。片方だけではなく、双方が分かるようにすることを心掛けましょう。

素早く丁寧な対応をする

こちら側に落ち度がある場合は、素早く丁寧な対応をすることが大切です。まずは速やかに取引先へ連絡を入れ、お詫びをいれましょう。
一方で、納品書はあくまで納品先が安心感を得るためのものであって、法的義務はありません。そのため、それほど神経質になる必要もないでしょう。
何回も同じミスをするのはいけませんが、反省し、次は同じことを繰り返さなければそれで良いのです。真摯にお詫びを入れれば、トラブルにもなりません。

納品書を再発行する事態を事前に防ぐ!

納品書の再発行には、請求書のような法的リスクは伴わない一方で、手間がかかることには変わりありません。少なくとも自社においては、納品書の紛失を防ぎ、取引先に再発行をお願いするという事態にならないように気をつけましょう。
些末なことのようにも思えますが、取引先と円滑な関係を保つため、そしてビジネスモラルの上では、そのような小さな信用の積み重ねが重要となります。
納品書をはじめとする様々な書類の紛失を防ぐために、経理部の書類管理体制を今一度見直してみましょう。紙の納品書はどうしても紛失しやすいため、オンラインで一元管理することをぜひおすすめします。

納品書をはじめとする書類のペーパーレス化にはTOKIUMインボイスがおすすめ!

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出典:公式サイト

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これまで、請求書の受領代行・データ化のみに対応していましたが、電子帳簿保存法の改正に伴い、納品書をはじめとする他の国税関係書類についても受け取り可能となりました
これによって、請求書以外のその他書類のペーパーレス化を実現し、目的の書類を探すのに手間取ったり、紛失してしまう心配もありません。

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まとめ

この記事では、納品書の再発行について解説しました。納品書の発行は法的な義務はありませんが、取引先と友好な関係を保つために必要不可欠な書類だといえるでしょう。
とはいえ、納品書の処理は面倒で、紛失してしまうリスクもあります。TOKIUMインボイス(TOKIUMインボイス)を利用すれば、納品書を始め様々な書類を一元管理できます。電子で保存するため、ペーパーレス化にもつながるでしょう。
業務を効率的にするのならば、TOKIUMインボイスの導入を検討してみてはいかがでしょうか?
最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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