テレワークの普及や2023年に予定されるインボイス制度の開始に伴い、ますます注目を集める経理書類の電子化。経理担当者の中には、電子化を進めたいと思いつつ、進め方に悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、請求書の電子化・電子化に伴い必要となる準備・案内のポイントについてご説明します。
請求書の電子化とは
請求書の電子化とは、請求書をPDFの形などの電子データの形で発行し、取引先にメールやwebサービスを通して送付することです。請求書電子化の法的可否については、条件を満たせば、請求書発行側・請求書受取側ともに、可能となっています。
まず、請求書発行側の条件としては、メールの送信履歴やweb上の履歴など、請求した事実を示すものが必要です。請求書受取側の条件としては、電子帳簿保存法に示された要件を満たすことが求められます。電子帳簿保存法の詳しい法律的要件については、こちらの記事をご覧ください。
テレワークへの対応や、2023年に予定されているインボイス制度の導入に伴う負担の増加により、請求書の電子化による効率化が急がれています。
請求書を電子化するメリット
請求書を電子化するメリットは様々あります。今回は、請求書業務を電子化するメリットを4つの観点からご説明します。
1.請求書業務の効率化
請求書の電子化は、発行側と受領側の双方にとって業務の効率化に繋がります。
発行側は、請求書を電子データで送ることで、印刷や投函といった紙に伴う業務を削減することができます。また、作成後にすぐに送付できるようになるため、タイムラグを減らすことができ、修正や再発行にもより簡単に対応出来ます。
受け取り側は、請求書を電子データで受け取ることで、封筒の開封・転記・ファイリングといった手間を削減することができます。
2.コストや手間の削減
請求書の電子化は、コストの削減に繋がります。紙で請求書を発行する際には、紙代・印刷代・郵送代などがかかりますが、電子化することでこれらのコストを削減することができます。
また請求書の電子化により、作業の手間も減らすことができます。紙で請求書を発行する際には、印刷・封入・切手貼り・投函といった手間がかかりますが、電子化ではこれらの手間を無くすことができ、大幅な作業の削減となります。
さらに紙での発行では、請求書の印刷ミスや封入ミスといった人的ミスが起きやすいですが、電子化することでこのような人的ミスを削減することが出来ます。
3.テレワークの推進
電子化は経理部業務のテレワーク化にも役立ちます。これまで経理業務のテレワークが難しいとされていた主な理由が請求書の発行・受領でした。請求書を電子化することで、経理担当者がテレワークを行える時間が増えます。
4.保管・検索が容易になる
請求書の保存期間は法人の場合で原則7年とされていますが、紙で保管すると大きなスペースをとってしまいます。一方で、請求書を電子化することにより、保管場所を取らなくなります。
また、電子化したファイルに取引先の名前や日付を付けておくことで、検索も容易に行うことができ、確認したい書類をすぐに探すことができます。
請求書を電子化する際の注意点
請求書の電子化を行う為には、取引先との協力・信頼関係の構築が重要です。その理由は以下2点にあります。
1点目は、取引先が紙での請求書しか受け付けない場合、電子化が出来ないためです。
取引先にも電子化のメリットを理解してもらい、システムや業務フローの見直しを行ってもらう必要があります。
2点目は、取引先が電子での請求書のやりとりに慣れていない場合、支払い処理が上手くいかない可能性があるからです。事前に電子化の流れを理解してもらうことが重要です。
取引先の協力を得る上で有効なのが、電子化の案内文を事前に行うことです。案内文を発行することで、電子化への協力を取り付けやすくなり、その後の業務をよりスムーズに行うことが出来ます。
また、請求書を電子化するためのサービスを以下の記事で紹介しています。ぜひこちらもご覧ください。
取引先に送る電子化の案内文のポイント
1.請求書の電子化が決定事項であることを知らせる
請求書の電子化は決定事項であると知らせる形が好ましいでしょう。相談や提案といった形だと、不安や手間から断られてしまう可能性があるため、方針を明確に示すことで、取引先に電子化に向けて動いてもらいやすくなります。
2.電子化は双方にメリットをもたらすことを伝える
電子化は、請求書を受け取る側にもメリットがあることを案内することも重要です。
開封・転記・保管の手間の削減といったメリットを示すことで、担当者の協力を得やすくなり、取引先の社内説得の材料ともなります。
3.電子化が社会的な動きであること
電子化は社会的な動きであることも案内に入れるといいでしょう。
電子帳簿保存法の緩和やハンコ廃止の流れにも見られるように、日本では電子化が急速に進んでいます。今のうちに電子化に対応することで乗り遅れずに済むことや、今後他社からも要望が増えるかもしれないことを伝えることで、前向きに検討を進めてもらえる可能性が高くなります。
請求書業務の電子化・効率化なら『TOKIUMインボイス』がおすすめ！
『TOKIUMインボイス』は、請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービスです。もちろん今回紹介した電子帳簿保存法改正にも対応しており、税制改正への対応と、経理業務の電子化・効率化を同時に実現します。
紙・メール・PDFのどの種類の請求書もデータ化してオンラインで一括管理することで、煩雑な請求書業務を効率化します。請求書の受領・点検・保管まで代行可能であるため、受領のための出社やスキャン作業、原本のファイリングや保管に時間を割かれることもなくなります。
まとめ
請求書電子化の流れは高まっています。電子化する際には、取引先に事前に案内をすると良いでしょう。
また、電子化にあたって適切なシステムを選ぶことも重要です。ご紹介した『TOKIUMインボイス』では、請求書処理を効率的に行い、全データをオンラインで保管できますので、経理担当者の方はぜひ検討されてはいかがでしょうか。
