請求業務

請求書の送付メール文例・受領時の返信テンプレートを紹介!送付依頼の方法も覚えよう

公開日:2021.12.31更新日:2022.06.07

債権を確実に期日までに回収するためには、請求書を確実に相手先に届け、支払いを確実に行ってもらう必要があります。また、昨今のDX(デジタルトランスフォーメーション)の要請もあり、郵送よりもEメールや電子請求書サービスの利用が多くなっていくでしょう。本記事では、請求書の送付や受領における、適切なメールの文章を解説します。

請求書送付メール文例

送信用テンプレート①

タイトル
【株式会社○○】請求書送付のご案内
 
本文
○○様
お世話になります。
○○会社経理部○○でございます。
●月実施の●●に関する請求書PDFを送付させていただきます。
ご査収の程、お願いいたします。
 
なお、添付ファイルが開けない等の問題がございましたら遠慮なく申しつけくださいませ。
また、本件の支払期日が〇月〇日となります。
期日までにお振込み頂きますよう、どうぞよろしくお願いいたします。

送信用テンプレート②

タイトル
【ご請求書/株式会社○○】○月分請求書送付のご案内
 
本文
○○株式会社
経理ご担当者様
 
いつもお世話になっております。
下記の通りご請求いたします。
期日までにお支払いいただけますようお願い申し上げます。
 
本メールに請求書を添付いたしましたので、ご査収をお願いいたします。
・請求内容
・請求金額(※消費税改正により基本は税込表示のみで可能。)
・支払期限
・問い合わせ担当メールアドレス(不正防止の観点により請求書専用共有アドレスが望ましい)
 
なお、誠に勝手ながら振込手数料は貴社にてご負担くださいますようお願いいたします。
ご不明点がございましたら、遠慮なくお問合せください。

請求書を受け取った後の返信メール文例

請求書の受け渡しは金銭の授受に直結するため、確実に処理しなければなりません。また、次の取引に繋げる上で、相手に安心感を与える上で、請求書を受け取ったあとにメールでお礼を返信することが重要となります。丁寧さを意識し、文面に反映しましょう。

返信用テンプレート①

タイトル
Re:【株式会社○○】請求書送付のご案内
 
本文
○○株式会社
●●様
 
平素よりお世話になっております。
 
○年○月お支払い分の請求書を
拝受いたしましたのでご報告申し上げます。
 
○年○月○日にはお振込みの手続きをいたしますので
ご確認お願い申し上げます。
 
取り急ぎ、請求書到着のご連絡まで。
引き続きよろしくお願いいたします。

返信用テンプレート②

タイトル
Re:【株式会社○○】請求書送付のご案内
 
本文
○○株式会社
●●様
 
いつもお世話になっております。
先日は請求書No×××××の請求書を拝受いたしました。
ご送付いただき、ありがとうございます。
 
いただいた期日までにお振込みいたしますので、
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

「拝受」「受領」どちらも適切。「受信」はNG

ビジネスメールで「受け取った」を表す際には、「拝受」や「受領」という言葉が使われます。どちらとも聞いたことはあるものの、具体的な違いが曖昧な方も多いかと思います。

「拝受」「受領」の違い

「拝受」(はいじゅ)とは「受け取ることをへりくだっていう語」であり、目上の人に対する謙譲語です。一方、「受領」とは「物や金を受け取ること」であり、謙譲の意味は含まれていません。「受領しました」と伝えても特段失礼にはなりませんが、「拝受しました」を使うか、あるいは「受領いたしました」とより丁寧な表現を用いることが、取引先へのビジネスメールにおいては適切であるといえるでしょう。

受信は避けるべき

「拝受」「受領」と似た言葉で「受信」を思い浮かべた方もいるかと思います。「受信」の意味は「信号や命令を受け取ること」であり、例えば「○月○日に貴社から受信したメール」などと使う場合があります。一方、書類に対して使うことは基本ありません。したがって、「貴社から請求書を受信しました」等の表現は不適切であることを覚えておきましょう。

請求書の送付を依頼したい時

請求書の支払処理が遅れてしまうと、取引先からの評価が下がり、今後の取引の継続が難しくなることにも繋がります。その上で、請求書を取引先から受け取り、支払いまでの処理を適切に進めることは、企業のリスク管理において非常に重要です。取引先が請求書を発行し忘れるリスクを考慮し、請求書の送付を依頼することも想定するべきでしょう。

請求書送付依頼テンプレート①

タイトル
請求書送付のご依頼
 
本文
○○株式会社
ご担当者様
 
いつも大変お世話になっております。
弊社で請求書の到着が確認できておりませんので、
確認のご連絡をさせていただきました。
ご多忙の中、大変恐縮ですが、
○月○日(○曜日)までにご送付いただけますでしょうか。
請求書につきましては、本メールに返信する形でPDFを添付いただければ幸いです。
 
なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦ください。
今後ともよろしくお願いいたします。

請求書送付依頼テンプレート②

タイトル
○月○日付発送の●●に関する請求書の送付依頼
 
本文
平素よりお世話になっております。
さて、○月○日付けで貴社より●●を納品いただきましたが、
請求書を受領しておりません。
弊社事務処理の都合で申してしまい、大変恐れ入りますが、
速やかにご確認の上ご送付いただきますよう、お願い申し上げます。
 
弊社の請求書処理の締切日が毎月20日となっており、
上記に間に合わない場合は、翌月処理となりますので、ご確認の程よろしくお願いいたします。
なお、請求書につきましては、郵送ではなく、メールにてご送付くださいませ。
 
本メールと行き違いでお送りされているようでしたら、
ご容赦いただきますようお願い申し上げます。

まとめ

コロナ禍により、企業に勤める人や官公庁までもリモート勤務を強いられ、強制的にDX(デジタルトランスフォーメーション)の波に乗る必要が生じました。送付方法は郵送から電子データへ移行するようになりましたが、請求書の管理の重要性はDX時代においても変わりません。便利なサービスも活用しながら、適切な請求書の管理をこれからも行いましょう!

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