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最近はテレワークが進んだこともあり、さまざまな業務において効率化が求められています。そのような中で巷には多くのシステムがあり、ペーパーレス化を進めたいと思いつつも、何から始めればいいのかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
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そこで本記事では、ペーパーレス化を進める上でのポイントを説明した上で、具体的にどのようなツールが存在するのかを網羅的に紹介します。これからペーパーレス化を進めたい企業だけでなく、すでに導入済みの企業にとっても有益な情報を提供していますので、ぜひ最後までご覧ください。
日本企業のクラウドサービス利用実態
総務省が調べた「通信利用動向調査」によると、クラウドサービスを利用している企業の割合は2020年に68.7%となっています。
同「通信利用動向調査」によると、利用されているサービスは多い順に次のとおりです。
- ファイル保管・データ共有 59.4%
- 電子メール 50.3%
- 社内情報共有・ポータル 44.8%
- スケジュール共有 43.8%
- 給与、財務会計、人事 37.3%
こちらの調査から、クラウド化はまずは基本業務に関わる領域で進んでおり、続いてバックオフィス業務に関わる領域で進んでいることがわかります。
ペーパーレス化を実現するツール・システム11種類を紹介
クラウド化の進捗とペーパーレス化の進捗はほぼ同等であると仮定した場合、先ほどのグラフから、世の大部分の企業がファイル保管や財務会計や人事に関するペーパーレス化が比較的進んでいると言えるでしょう。
一方、これからどの領域からペーパーレス化を始めればいいのか、そしてその領域でペーパーレス化を実現できるツールやシステムが一体どういう名称で呼ばれているのかがわからない読者の方も多いかと思います。
ここでは、ペーパーレス化を実現するツール・システムについて、ステージ1〜3の3段階に分けてご紹介いたします。
【ステージ1】基本業務のペーパーレスを達成するツール・システム
1.ビジネスチャット
2.ナレッジ共有ツール
3.オンラインストレージ
4.Web会議ツール
5.勤怠管理システム
【ステージ2】人的ミスを防止し、取引先に迷惑をかけないためのツール・システム
1.文書管理システム
2.電子契約システム
3.請求書受領サービス
【ステージ3】煩雑な作業を仕組み化し、従業員の生産性を高めるツール・システム
1.ワークフローシステム
2.経費精算システム
3.労務管理システム
【ステージ1】基本業務のペーパーレスを達成するツール・システム
1.ビジネスチャット
ビジネスチャットは、社内間におけるやりとりをオンラインで行うことができるサービスです。コミュニケーションを行うメンバーごとにルームを作成し、その中でチャットや通話などのやり取りを行うことができます。電話やメールよりも気軽にやりとりができ、履歴も読み返すことができます。
また、中にはファイルやタスクが共有でき、プロジェクトや部署単位で内容を共有できるものもあります。私用のSNSではなくビジネスチャットを使うことで公私を分けられるのも特徴です。コロナ禍でリモートワークが普及する中で、需要が高まっているツールの一つです。
導入目的
- コミュニケーションの活性化・効率化
- 情報共有の迅速化
- コミュニケーションにおける公私の区別
サービス例
- Slack
- Chatwork
- LINE WORKS
2.ナレッジ共有ツール
業務上必要な知識やノウハウを従業員が自ら書き込むことができ、社内でその共有や蓄積を行うことのできるツールです。紙ベースでのナレッジ共有と異なり、ナレッジの蓄積や更新、共有をスムーズに行うことができます。
ナレッジの共有は、業務の属人化防止、パフォーマンス向上、業務効率化などにおいてとても重要です。社内ナレッジの蓄積や利用に課題を持つ企業にとって最適なツールとなっています。
導入目的の例
- ナレッジ共有の活性化・効率化
- 業務マニュアルの整備・最適化
サービス例
- Notion
- NotePM
- Qast
- esa
3.オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管するサービスのことです。自社サーバーを整備する場合と異なり、オンラインストレージの場合はインターネットがつながる場所であればどこでもデータへのアクセスが可能です。クラウド上にデータを保存するため、ハードディスクの破損やメモリ不足、災害などからデータを守ることができるというメリットもあります。
導入目的の例
- データへのアクセス性向上
- 容量の柔軟な拡張
- データの安全な保管
- データの一元管理
サービス例
- Google drive
- box
- Dropbox
- OneDrive
4.Web会議ツール
Web会議ツールとは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを用いて、オンラインで顔を合わせてコミュニケーションを行うためのツールです。コロナ禍によって、テレワークやリモート商談などが普及した昨今では、必要不可欠なツールとなっています。
導入目的の例
- テレワークに対応
- コミュニケーションの効率化
サービス例
- zoom
- Skype
- CISCO Webex Meetings
- Microsoft Teams
5.勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、社員の出退勤の管理から労働時間の集計、残業・有給休暇の申請など勤怠に関わる業務を一括で行えるシステムのことです。コロナ禍でテレワークを行う社員の勤怠管理にも対応しています。各社員の残業時間や有給取得日数をリアルタイムで把握できるため、法令遵守の徹底にも役立ちます。
導入目的の例
- テレワークを行う社員の管理
- 社員の勤務時間の正確な把握
- バックオフィス業務の効率化
サービス例
- ジョブカン勤怠管理
- タッチオンタイム
- KING OF TIME
【ステージ2】人的ミスを防止し、取引先に迷惑をかけないためのツール・システム
1.文書管理システム
文書管理システムは、紙で存在する文書をスキャンして電子化し、保管から廃棄までを一元管理するシステムです。文書をデジタルで管理することで、管理の効率化や保管スペースの縮小などが期待できます。文書へのアクセスが容易になるため、情報共有もしやすくなります。
また、文書を全て電子上で一元管理できるため、改正電子帳簿保存法に対応できる点も大きなメリットです。
導入目的の例
- 文書へのアクセシビリティ向上
- 紙代・倉庫代等のコスト削減
- テレワークへの対応
- 電子帳簿保存法への対応
サービス例
- 楽々Document Plus
- LegalForceキャビネ
- FileBlog
代表的な文書管理システム「TOKIUM電子帳簿保存」では、あらゆる国税関係書類（見積書・請求書・納品書・契約書・発注書等）をオンラインでまとめて管理することが可能です。
書類の電子管理ができることに加え、原本の受領とスキャン・データ入力・保管まで代行されます。そのため、電子帳簿保存法に対応する追加の手間をなくせるだけでなく、紙と電子データの二重管理からも解放され、完全なペーパーレス化を実現できます。
TOKIUM電子帳簿保存は、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けているサービスです。月額費用は、基本利用料（1万円〜）＋書類の保存件数に基づく従量制で決まります。また、利用できるアカウント数は無制限なので、従業員が何名で利用しても追加料金が一切かかりません。したがって、企業規模に関わらず、最小限のコストで電子帳簿保存法への対応が可能です。
「法対応と業務効率化を同時に実現したい」という方は、下記リンクから詳細資料をご覧ください。
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2.電子契約システム
電子契約システムはオンラインで印鑑を押すことができるシステムで、システムによっては電子保管を行えたりメールやリンクによる共有が可能です。紙での契約書では、収入印紙が必要だったり、契約締結までに手間や時間がかかるといった問題がありますが、電子契約システムはそれらの問題を一手に解決します。
また、申請や承認といったワークフローを効率化し、内部統制を強化することができます。紙と押印が不要となるため、コロナ禍でのテレワークとの親和性も高いサービスです。
導入目的の例
- 収入印紙代等のコスト削減
- 契約締結業務の効率化
- 契約時のミス防止
サービス例
- クラウドサイン
- 電子印鑑GMOサイン
- freeeサイン
3.請求書受領システム
請求書受領システムとは、受け取った請求書のデータ化処理を自動化することにより、会計に必要な仕訳データの作成や振込に必要な支払データの作成を効率化するシステムです。2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法への対応や経理部のテレワーク体制の整備を目的として、近年、請求書受領システムを導入する企業が増加しています。
請求書受領システムを利用することで、原本とパソコンの画面を見比べながら、請求書の金額や企業名を手打ちで転記するなど、面倒な作業が必要なくなります。
クラウド型の請求書受領システムであれば、最新法令が施行されるたびにアップデートが行われるため、請求書まわりの最新法令に常に対応していける点は大きなメリットと言えます。
導入目的の例
- 請求書処理業務の省力化・ミスの削減
- 請求書支払の遅延防止
- インボイス制度・電子帳簿保存法へ対応
サービス例
- TOKIUMインボイス
- BillOne
- バクラク請求書
本記事では、ペーパーレス化に有効な請求書受領システムの選び方について解説した資料を無料配布しています。請求書管理を効率化し、経理のペーパーレス化を推進したい方は、下記から資料をご覧ください。
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【ステージ3】煩雑な作業を仕組み化し、従業員の生産性を高めるツール・システム
1.ワークフローシステム
ワークフローシステムとは、社内決裁を紙でなく電子上で行うことのできるシステムです。申請のための書式設定や申請・承認・保管を全てオンラインで行うことが出来ます。導入することで、申請や承認にかかる手間が削減され、ペーパーレス化が進むでしょう。
また、決裁の流れが可視化されるため、社内統制を強化し遅延が防ぎやすくなります。経費精算・労務管理システムなどでは、ワークフローシステムも兼ね備えているものもあります。
導入目的の例
- テレワークへの対応
- 申請・承認におけるミス防止
- 申請フローの効率化・早期化
サービス例
- X-Point Cloud
- ジョブカンワークフロー
2.経費精算システム
経費精算システムとは、交通費・物品購入費などを申請・承認するためのシステムです。紙の領収書を経理担当者が手作業で処理するのは手間や時間がかかる上、ミスは避けられないでしょう。
経費精算システムを利用することで、経費精算を効率化し、ミスを防ぐことができます。システムによっては、会計システムと連携し、会計システムへの入力の手間が削減できるものもあります。
また、ワークフローの手順を導入することで内部統制を強化し、PDFで領収書を保管することでペーパーレス化を促進するのも特徴です。
導入目的の例
- 経費精算の省力化・ミス防止
サービス例
- TOKIUM経費精算
- 楽楽精算
- マネーフォワード クラウド経費
経費精算システムは経理のペーパーレス化に必須であり、多くの企業が導入し始めています。
本記事では、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。自社に適した経費精算システムを選び、ペーパーレス化を促進したい方は下記からご覧ください。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
3.労務管理システム
労務管理システムでは、労働時間の管理や給与計算に加え、労働契約・保険・年末調整・従業員家族の情報といった労務に関わる情報をシステム上で管理することができます。
人事で多く発生する書類作成や計算といった手間を減らし、ヒューマンエラーの削減が可能です。また、従業員側の入力や保管がしやすくなるというメリットもあります。
導入目的の例
- 労務管理の効率化・ミス防止
サービス例
- SmartHR
- オフィスステーション労務
- jinjer労務
ペーパーレスツール・システム導入の際に大事なこと
闇雲にペーパーレス化を進めても、ツール導入の費用対効果が想定よりも低くなったり、導入後ツールがなかなか活用されないといった事態が起こる可能性があります。
そのような事態を防ぐ上では、以下の2つのポイントに注意しましょう
1.現状を把握し、導入目的を明確にする
ペーパーレス化ツールをはじめとするITツールの導入の際に一番重要なことは、導入の目的を明確にすることです。そして目的の明確化のためには現状の把握が必要になります。
まずは、組織や全社における現状の業務内容・フローを整理し、問題点を洗い出しましょう。現状の問題を洗い出した上で、解決すべき問題を優先度付けします。そして、問題へのアプローチの一つとしてツール導入を検討します。要するに、ツールの導入が、目的に先行しないことが大切です。
また、ツール導入による「業務効率化」がフォーカスされがちですが、「業務プロセスそのものの見直し」という判断が有効な場合があります。
2.自社にあったツールを導入する
企業の規模や、社員のITリテラシーに見合ったシステムを導入しましょう。同じカテゴリのツールでも、詳細な機能や強みとする部分はツールによって異なります。様々な候補を出し、比較検討しながら検討しましょう。新しいツール導入を検討する際には、シンプルで使いやすいものがおすすめです。
ペーパーレスツール導入をはじめとする企業のDXに興味のある方は、以下の記事もぜひ参考にしてください。
ペーパーレス化ツール導入による成功事例
株式会社ノンピ×請求書受領システムによるペーパーレス化
導入前の課題
- これまで本社や各部署で受け取った請求書を、経理部でPDF化し共有フォルダーにアップロードするという流れを採用していた
- 時間がかかる上に抜け漏れも多かった
導入後の状態
- 請求書受け取りのために出社したりPDF化して共有フォルダにアップロードする必要がなくなった
- 請求書の受け取りという重要かつ神経を使う業務が削減されたことで、月次決算などにより集中力を保てるようになった
- 週1の出社で月次決算が締められるようになった
東映アニメーション株式会社×経費精算システムによるペーパーレス化
導入前の課題
- 今は同じ拠点にある部門同士でも、過去には活動拠点が異なっていた名残や、部門によって経費内容や頻度、ボリュームに大きな差があったため経費精算のフォーマットや申請方法が部門単位でバラバラな状態だった。その結果、同拠点の部門どうしで経費精算の内容に差が生じ、部署異動後に経費精算で苦しむ社員が発生した
- 業務担当者側でも、部門ごとに異なるフォーマットを人力で解読し、会計システムに入力する必要があり、経費処理に手間と時間がかかっていた
TOKIUM経費精算導入の決め手
- 経費の発生頻度が多い部門、少ない部門に関わらず、直感的に操作できる画面設計のシステムを利用ができる点
- 「スマートフォンで領収書を撮影すれば申請が完了し、あとはオペレーターが領収書情報を入力して、その後の領収書の保管も必要がない」という領収書の完全ペーパーレス化ができる点
まとめ
本記事では、ペーパーレス化ツール導入のポイントから、具体的にどのようなペーパーレスツールが存在するのかについて説明してきました。
政府によるDX推進やコロナ禍を経て、近年急速に企業におけるペーパーレスが進みつつあります。ペーパーレス化は業務効率化だけでなく、属人的な業務を標準化しミスを防止できるというメリットがあります。企業の生産性が問われる中、ペーパーレス化の波についていけるかどうかは、企業の命運を分けるといっても過言ではありません。ツールの導入はもちろんお金がかかりますが、長期的な企業成長のための投資でもあります。
ツール導入の際には、導入の目的を明確にし、自社にあったものを吟味して選定しましょう。
