経理業務の効率化や自動化を目指して、経理システムの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
経理システムの導入は、長期的な生産性にも関わることなので、メリットを理解した上で慎重に選ぶ必要があります。
そこで本記事では、経理システムとは何か、導入メリットや機能、種類別のシステムの選び方について解説します。また、おすすめの経理システムについても、会計システム・経費精算システム・請求書受領システムの種類別にご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
経理システムとは
経理システムとは、会計システムや経費精算システム・請求書受領システムなど、経理業務を効率化するためのシステムです。以下、それぞれの種類について紹介します。
| 業務内容 | 効率化できるシステム |
|---|---|
| 帳簿の作成 | 会計システム |
| 取引の記録 | 会計システム |
| 経費精算 | 経費精算システム |
| 請求書の受領・データ化 | 請求書受領システム |
会計システム
会計システムとは、取引記録と会計帳簿の作成を電子的に行うためのソフトウェアです。会計システムを活用することで、必要な仕訳入力や帳簿作成といった事務作業を効率化し、ミスを減らすことができます。
会計システムには、管理会計・財務会計・債務/支払管理の大きく3つの役割があります。それぞれ単独の機能のみ有するタイプもあれば、複数の機能を有するタイプもあります。
管理会計
管理会計に必要な数字や書類を作成する業務をサポートします。管理会計システムを使うことで、社内の経営層は部門別に事業の数字を把握し、資金調達や投資の意思決定を行うことができます。
主な機能としては、以下があります。
- 予実管理：予算を策定し実績と比較することで、各部署の進捗管理を行う。
- 会計情報の分析：プロジェクトや部門・地域などに分けて会計の数字を分析する。
- 経理管理：従業員の経費を可視化し、過度に使わないよう管理する。
- シミュレーション：仮定をおいて未来の数字がどうなるか予測する。
- レポート：上述の数字をレポートで出力し、経営判断の重要な指標とする。
財務会計
株主や取引先等に開示するための財務諸表の作成業務をサポートします。取引や仕訳の入力から決算書の作成・証票の出力まで一貫して行えるため、財務会計に関わる業務を大幅に削減することができます。
- 伝票入力：日々の仕訳データを入力し、入金伝票・出金伝票・振替伝票などを作成することができます。後から日付・種類・取引先などで絞って検索することも可能。
- 決算書作成：入力した仕訳を元に、損益計算書や貸借対照表などの決算書を作成可能。
- 帳票作成：作成した決算書を出力することができます。システムによって印刷の他にPDF・CSV等の形式で出力可能。
- 自動仕訳：これまでに入力したデータから予測して仕訳を提案する機能です。自動入力を使うことで、仕訳入力にかかる手間を大幅に削減可能。
- データ連携：銀行の入出金データやクレジットカードのデータなどをシステムに自動連携させることで効率化を進め、入力ミスを削減できます。
債務・支払管理
債務・支払管理システムは、債務の残高や支払いの状況を管理するためのシステムです。取引先ごとに入金管理をできるだけでなく、部署間での連携・仕訳処理・キャッシュフロー残高の確認・他各種会計との連携にも役立てられます。
- 支払消込：支払済みとなった債務を帳簿上から消しこむことで、買掛金の管理につながります。手動で消込するシステムの他に、明細などから自動でマッチングさせて消込するシステムもあります。
- 支払分析：残高や実際に支払った金額を分析することです。支払分析をすることで、どのような支払いが多いのかや債務が過剰となっていないかを管理できます。
経費精算システム
経費精算システムとは、経費の申請・承認から会計システムへの連携までを一貫して行えるシステムです。経費精算システムを導入すると、主に3つの機能を使えるようになります。
①ルート検索と交通費データの作成
交通費の検索・入力・確認の手間を削減できます。
②経費申請・承認
紙での印刷やオフラインでの申請・承認の手間を削減できます。
③会計システムとの連携
会計システムと連携することで、転記や入力におけるミスや非効率を削減できます。
おすすめの経費精算システムとその比較については、以下の記事をご覧ください。
請求書受領システム
請求書受領システムとは、請求書の受取・読み取り・会計システムへの入力・保管までを一貫して行えるシステムです。請求書受領システムを導入することで、次のようなメリットを得ることができます。
①取引先ごとに異なるフォーマットの統一
請求書は取引先によって紙・PDFなどのフォーマットや内容の書式が異なり、確認に時間がかかりますが、請求書受領システム導入により統一することができます。
②入力の手間・ミスの減少
請求書受領システムの導入により自動入力の箇所を増やすことができます。それにより、人力での入力の手間・ミスを大幅に減らすことが可能です。
③紙保管に伴う出社が不要、コストも削減
紙で請求書を受け取る場合は都度ファイリングや出社が必要ですが、システム導入により自宅でペーパーレスに業務を行えます。
請求書受領システム/サービスについては、以下の記事でも詳しくご紹介しています。
経理システム導入のメリット
経理システムを導入する主なメリットを3つご紹介します。
経理業務の自動化・効率化
経理システムを導入することによって、経理業務の自動化や効率化を進めることができます。例えば手動による入力ではミスが発生しやすいですが、会計システムや経費精算システムでは自動入力の範囲が増えるため、ヒューマンエラーを削減することができます。
また、複数のデータを即時連携できるため、決算状況や残高を随時確認できるようになります。これにより、経営者は数字を確認するまでのタイムラグを減らすことができ、経営判断が迅速になるでしょう。
法対応へのスムーズな対応
経理システムを導入することによって、法対応を容易にすることができ、経理担当者の手間を削減することができます。
例えば税率や税制度に変更があった際、会計システムが導入されていれば、システムの設定を変えたりアップデートすることで法対応が可能です。また、電子帳簿保存法が緩和されたことで、帳簿をデータとして保存することも可能となっているため、紙での保管にかかる手間やコストを削減することができます。
社内の経理情報の一元管理
会計システムをはじめとした経理システムを導入することによって、社内の情報を一か所に集めることができます。例えば、複数拠点の数字を本部に集約するなども可能。情報を集めることにより、後から検索したり再確認できるので、税務対応や監査対応も容易になるでしょう。
システムの導入形態
経理システムには、クラウド型・インストール型・基幹システムの3つがあります。以下、それぞれの特徴をご説明します。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを介してシステムを利用する形のシステムで、新たにソフトウェアを購入・インストールせずに利用できる形態です。利用者はシステムの所有者に利用料を払うことで使用できます。
クラウド型のメリットは以下です。
- 法規制などがあっても、常に最新のバージョンを使える
- バックアップがクラウド上に取れるため、データ紛失のリスクが低い
- 新たにソフトをパソコンに導入する必要がないため、比較的導入が手軽
- クラウド上での他システムとの連携サービスも多くある
- クラウド上にさえアクセスできれば、端末や場所を選ばない
導入が容易なため、経理システムを新しく導入する際にはクラウド型がおすすめです。
インストール型
インストール型は、ソフトウェアをインストールして利用する形のシステムで、ソフトウェアを購入することで利用できる形態です。利用者は最初にソフトウェアを購入する必要があります。
インストール型のメリットは以下です。
- 最初にソフトウェアを購入すれば、その後は原則料金がかからない
- インターネットに接続できなくても使用できる
ただし、ソフトウェアを導入した端末でしか利用できないため、注意が必要となります。またインストール型では、ソフトウェア導入にかかる初期費用が高額となりやすいです。
基幹システム(ERP)
基幹システムとは、会社の基幹をなす機能をシステム化したもので、人事や生産などの機能と合わせて導入されることが多いです。また、ERPとも呼ばれます。
基幹システムのメリットは以下です。
- 人事や生産などの機能などと連携して、効率的で正確な計上が可能となる
- 会社規模や会社の事業内容にあわせてカスタマイズをすることができる
ただし、初期の導入に高額な費用がかかったり、数年単位で再構築をしていくことが求められます。また、人事や生産などの他の機能とも組み合わせていく必要があるため、導入には他部署との連携が求められるでしょう。
経理システムの選び方
経理システムの選び方を4つの視点から解説します。
1. 自社にあった導入形態であるか
上述のように、システムの形態にはクラウド型・インストール型・基幹システムと様々なものがあるため、自社にあった形態を選ぶと良いでしょう。近年はクラウド型がよく使われており、初期費用の低さやアクセスの容易さが人気です。インストール型はカスタマイズがしやすく、基幹システムは会計以外の機能との連携ができます。
2. 自社の目的に沿った機能があるか
自社の目的に沿ったシステムを導入することが重要になります。経費精算を効率化したいのか、請求書の受け取りを効率化したいのか、得たい効果を先に考えましょう。より詳細に考えると、会計システムの場合であれば、財務会計の観点から仕訳入力や帳票伝票の機能があるかを調べ、正確性や効率性を高めることができるかを確認するのがおすすめです。また、管理会計の観点からは、部門別の損益や予算管理などの機能のうち自社で必要なものを見定め、経営管理に役立てると良いでしょう。
3. 制度改正に柔軟に対応できるか
法改正・制度改正に柔軟に対応できるかも重要なポイントとなります。税務や会計の制度が変わった時に、経理システムの設定やアップデートによって数字を変更できると便利です。また制度が変わり管理すべき範囲が増えた場合でも、機能を拡大できる経理システムを選ぶと追加費用を抑えることができます。
直近でいうと、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が法対応の代表例です。インボイス制度へのシステム対応については、下記記事をあわせてご参照ください。
4. サポート体制
経理システムを提供している会社のサポート体制が充実しているかどうかも重要です。マニュアルが充実しているかに加え、トラブルや不明点が発生した場合に素早く回答を得られるかを確認しておくと良いでしょう。サポートには電話・メール・チャット・会議など複数のパターンがあり得ますが、自社に合うサポート体制を選ぶのがポイントです。
おすすめの経理システム【種類別】
クラウド型の中でも、多くの企業で導入実績があり、機能面で優れている経理システムを「会計システム」「経費精算システム」「請求書受領システム」に分けてご紹介します。
会計システム
おすすめの会計システムを特長・費用を中心にご紹介します。
弥生会計オンライン
弥生会計オンラインは中小規模法人向けの会計ソフトで、簿記や会計の知識が薄くても簡単に使えるよう工夫がされています。サービスの特徴としては次のようなものがあります。
- シェアの大きさ：シェアが大きく、サポート体制も充実しています。
- ネットワークの広さ：10,000を超える全国の税理士や会計事務所と連携がされており、初心者でも安心して使えます。
- 会計業務の効率化：AIによる自動入力や、決算書の自動作成の機能があり、効率化に役立ちます。
費用は1年間は無料となっており、その後はサポートの少ないセルフプランでは26,000円/月、サポートが充実しているベーシックプランは30,000円/月となっています。(2022年1月現在)
freee会計
freee会計は初心者でも簡単に使えるソフトで、簿記や経理の知識がなくても簡単に使えるように設計されています。サービスの特徴としては次のようなものがあります。
- レシートの読み取り機能：レシートを撮影し読み取る機能があるため、日々の業務が簡単になります。
- 決算書作成の手軽さ：仕訳入力を行ったあとは、決算書もクリックするだけで簡単に作成ができます。
- ガイドの手厚さ：入力画面に難しい言葉が使われておらず、ガイドもついているため、入力が簡単です。
法人向けでは、ミニマムで1980円/月、最も使われているベーシックプランで3980円/月、経理担当をつけられるプロフェッショナルプランで29,800円/月となっています。(2022年1月現在)
マネーフォワードクラウド会計
マネーフォワードクラウド会計は、経理業務に慣れている方に向いているシステムで、中小企業から上場企業まで広く導入されています。サービスの特徴としては次のようなものがあります。
- データを銀行やカードと紐づけ仕訳候補を自動で作成することができます。AIが仕訳を記憶するため、使うほど自動作成が正確になっていくのが特徴です。
- 日々の仕訳から決算書や推移表を自動で作成します。経営状況をリアルタイムで可視化し、表やレポートの形で参照できます。
費用は法人向けのものでは、スモールビジネスプランで2980円/月、ビジネスプランで4980円/月となっています。(2022年1月現在)
経費精算システム
次に、おすすめの経費精算システムを特長・費用を中心にご紹介します。
TOKIUM経費精算
TOKIUM経費精算は、申請から承認までをスマートフォンで完結できる経費精算システムです。電子帳簿保存法対応システムの認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から認証を受けるだけでなく、JIIMAが実際に導入・利用しているサービスです。
TOKIUM経費精算を実際に利用した企業の担当者からは、以下のような声が聞かれます。
「操作性が高く、誰でも使いこなせるサービス」
「ICカード自動連携が便利」
「導入サポートが充実している」
＜特長＞
申請者は領収書をスマホで撮影後、社内に置かれた専用ポストに投函し、アプリ上で申請すれば完了します。領収書に記載された金額や日付は、TOKIUMのオペレーターが代行入力。データ化については30分~1時間程度で完了し、99.9%の正確さを誇っています。
経費の承認者は事前に設定されたフローに従い、ウェブやスマホから承認が可能です。領収書画像は、TOKIUM経費精算クラウド内に電子帳簿保存法に適した形で電子保存されます。また投函された領収書はTOKIUMが月次で回収し、突合作業を行った後、保管・廃棄までを代行。そのため、領収書に関連する業務の完全なペーパーレス化も実現可能です。
＜料金＞
TOKIUM経費精算の料金は、初期費用＋月額費用（従量課金制）からなります。
月額費用は、基本利用料（1万円〜）＋領収書の件数に基づく従量制費用で決まります。また、利用できるユーザー数は無制限です。
料金プランは2つあり、ビジネスプランとエンタープライズプランに分かれています。料金のさらなる詳細については、下記リンクから料金表をダウンロードしてご覧ください。
請求書受領システム
最後に、おすすめの請求書受領システムを特長・費用を中心にご紹介します。
TOKIUMインボイス
TOKIUMインボイスでは、あらゆる形式の請求書（紙・PDF問わず）の受領とデータ化を代行することにより、支払業務を完全ペーパーレス化することができます。
▶︎TOKIUMインボイスの機能や導入メリットがわかる資料3点セット
＜特長＞
1.あらゆる請求書を電子上で一元管理できるようになる
紙、PDF、専用システムといった受領の形式を問わず、TOKIUMが受領を代行。紙の請求書はTOKIUMのオペレーターによりスキャン後電子化され、PDFの請求書は電子データのまま、システム上にそれぞれアップロード、タイムスタンプが付与されます。したがって、請求書の受領形式に限らずTOKIUMインボイス上で請求書を一元管理することが可能となります。なお、紙の請求書原本はTOKIUMが必要期間、文書専用倉庫で保管されます。
2.データ化内容の正誤を確認しなくて済む
TOKIUMは請求書のデータ化方法として、1枚の証憑を2名のオペレータがそれぞれ入力し、入力内容がシステム上でマッチしたものを正とする方式を採択しています。精度は99.9%を超えているため、経理担当は、データ化内容が間違っていないかを確認する必要がなくなります。
3.インボイス制度下でも登録番号の照合作業によるミスを無くせる
2023年10月以降、インボイス制度下で仕入税額控除を適用するためには、インボイス（適格請求書）や領収書（適格簡易請求書）の保存が必須となります。これにより、経理部の請求書処理業務が煩雑化するでしょう。具体的には、経理担当は請求書を受領するたびに国税庁のウェブサイトにアクセスし登録番号を打ち込む等の作業を経て、都度、仕入先の企業が課税事業者か否かを判定する必要が生じるからです。TOKIUMインボイスは適格請求書発行事業者登録番号のチェックも自動で行うため、手作業照合によるミスが減らせます。
＜料金＞
TOKIUMインボイスの料金は、従量課金制です。
月額でかかる費用は、基本利用料（1万円〜）＋請求書の件数に基づく従量制費用で決まります。また、利用できるユーザー数は無制限です。
▶︎TOKIUMインボイスの料金表をダウンロード【6社の比較表付き】
以下の記事では、実際の導入事例をもとにTOKIUMインボイスの評判をご紹介しています。
導入事例（ANAフーズ株式会社）
最も重視した点は、請求書以外の国税関係書類も含めて、全ての書類を電子化できるかどうかでした。前述の通り、財務部で受領する書類のほとんどが紙でしたので、いくら請求書だけ電子化できても、経理全体での効果はそれほど多くないと考えました。
まとめ
会計システムや経費精算システム・請求書受領システムなどの経理システムについてご紹介してきました。経理システムは自社の形態にあったものを選ぶ必要がありますが、基本的にはクラウド型をおすすめします。また、どのシステムを優先的に導入するかについては、自社の目的と照らし合わせて考えるようにしましょう。
経理システムを導入して業務効率化を図ることは、経理担当者の負荷を減らすだけでなく、会社経営にとっても重要なことです。これを機に、ぜひシステムの導入を進められてはいかがでしょうか。
