会計システムとは
会計システムとは、取引記録と会計帳簿の作成を電子的に行うためのソフトウェアです。大前提ですが、会計の目的は、企業を運営する上で適切に投資の意思決定をしたり、外部に自社の財務状態を伝えることです。したがって、会計システムとは、必要な仕訳入力や帳簿作成といった事務作業を効率化したり、ミスを減らせるツールであるといえるでしょう。
会計システムの種類
会計システムには、役割の観点から、管理会計・財務会計・債務/支払管理の大きく3つの機能があります。それぞれ単独機能のみ有するタイプもあれば複数の機能を有するタイプもあります。
管理会計システム
管理会計とは、損益の状況やキャッシュフローの状況を社内向けに示す会計のことで、管理会計を行うことで事業計画や投資計画などを作成でき、経営層が事業に関わる意思決定を行うことができます。
管理会計システムは管理会計に必要な数字や書類を作成する業務をサポートするためのシステムです。管理会計システムを行うことで、社内の経営層は部門別に事業の数字を把握し、資金調達や投資の意思決定を行うことができます。
財務会計システム
財務会計とは、株主や取引先等に開示するための財務諸表を作成するための会計のことで、財務諸表を作成することで対外的に業績の状態を示したり、融資や取引に役立てることができます。
財務会計システムは、そのような財務諸表の作成業務をサポートするためのシステムです。取引や仕訳の入力から決算書の作成・証票の出力まで一貫して行えるため、財務会計に関わる業務を大幅に削減することができます。
債務・支払管理システム
債務・支払管理とは、取引先に対する債務の残高や支払いの日付を管理することです。取引先ごとに債務や支払いの状況をまとめることで遅延なく支払いすることができるようになります。
債務・支払管理システムは、債務の残高や支払いの状況を管理するためのシステムです。取引先ごとに入金管理をできるだけでなく、部署間での連携・仕訳処理・キャッシュフロー残高の確認・他各種会計との連携にも役立てられます。
会計システムの主な機能
管理会計システム
管理会計システムには、次のような機能があります。
予実管理
予実管理とは予算を策定し実績と比較することで、各部署の進捗管理にとって重要です。
会計情報の分析
会計情報の分析として、プロジェクトや部門・地域などに分けて会計の数字を分析できます。
経費管理
経理管理では従業員の経費を可視化し、過度に使ってしまわないよう管理できます。
シミュレーション
システムによっては、仮定をおいて未来の数字がどうなるか予測できます。
レポート
管理会計では上述のような数字をレポートで出力することができ、経営判断の重要な指標となります。
財務会計システム
財務会計システムには、次のような機能があります。
伝票入力
日々の仕訳データを入力し、入金伝票・出金伝票・振替伝票などを作成する機能です。後から日付・種類・取引先などで絞って検索することも可能です。
決算書作成
入力した仕訳を元に、損益計算書や貸借対照表などの決算書を作成することができます。これらの決算書は、監査や融資の審査でも必要となる重要な証票なので、必ず作成し保管をすることが重要です。
帳票作成
作成した決算書を出力することができます。システムによって印刷の他にPDF,CSV等の形式で出力可能です。企業によって必要なフォーマットが異なるので、システム導入の際には事前に確認しておくと良いでしょう。
自動仕訳
自動仕訳は、これまで入力したデータから予測して仕訳を提案する機能です。自動入力を使うことで、仕訳入力にかかる手間を大幅に削減できるのがメリットです。
データ連携
データ連携とは、銀行の入出金データやクレジットカードのデータなどをシステムに連携させる機能です。データを自動でシステムに連携できるため、効率化を進め、入力ミスを削減できます。
債務・支払管理システム
債務・支払管理システムには、次のような機能があります。
支払消込
支払消込とは、支払済みとなった債務を帳簿上から消しこむことで、買掛金の管理につながります。手動で消込するシステムの他に、明細などから自動でマッチングさせて消込するシステムもあります。
支払分析
支払分析とは、残高や実際に支払った金額を分析することです。支払分析をすることで、どのような支払いが多いのかや債務が過剰となっていないかを管理できます。
会計システムの導入形態
会計システムには、クラウド型・インストール型・基幹システムの3つがあります。以下、それぞれの特徴をご説明します。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを介してシステムを利用する形のシステムで、新たにソフトウェアを購入・インストールせずに利用できる形態です。利用者はシステムの所有者に利用料を払うことで使用できます。
クラウド型のメリットとしては、次のようなものがあります。
- 法規制などがあっても、常に最新のバージョンを使える
- バックアップがクラウド上に取れるため、データ紛失のリスクが低い
- 新たにソフトをパソコンに導入する必要がないため、比較的導入が手軽
- クラウド上での他システムとの連携サービスも多くある
- クラウド上にさえアクセスできれば、端末や場所を選ばない
導入が容易なため、会計システムを新しく導入する際にはクラウド型がおすすめです。
インストール型
インストール型は、ソフトウェアをインストールして利用する形のシステムで、ソフトウェアを購入することで利用できる形態です。利用者は最初にソフトウェアを購入する必要がありますが、その後は基本的に料金がかかりません。
インストール型のメリットとしては、次のようなものがあります。
- 最初にソフトウェアを購入すれば、その後は原則料金がかからない
- インターネットに接続できなくても使用できる
ただし、ソフトウェアを導入した端末でしか利用できないため、注意が必要です。
またインストール型では、ソフトウェア導入にかかる初期費用が高額となりやすいため、
予算と合わない場合にはクラウド型も検討すると良いでしょう。
基幹システム(ERP)
基幹システムとは、会社の基幹をなす機能をシステム化したもので、人事や生産などの機能と合わせて導入されることが多いです。また、ERPとも呼ばれます。
基幹システムのメリットとしては次のようなものがあります。
- 人事や生産などの機能などと連携して、効率的で正確な計上が可能となる
- 会社規模や会社の事業内容にあわせてカスタマイズをすることができる
ただし、初期の導入に高額な費用がかかったり、数年単位で再構築をしていくことが求められます。また、人事や生産などの他の機能とも組み合わせていく必要があるため、導入には他部署との連携が求められる可能性が高いです。
会計システムの導入メリット
社内の経理情報の一元管理
会計システムを導入することによって社内の情報を一か所に集めることができます。例えば、離れたところにある複数拠点の数字を本部に集約したり、別のところで働いている人が一つの場所に情報を集めるのも可能です。
このように情報を集めることで、後から検索したり再確認できるので、税務対応や監査対応も容易になるでしょう。
経理業務の自動化・効率化
会計システムを導入することによって、自動化や効率化を進めることができます。
例えば手動による仕訳入力ではミスが出やすいですが、システムを導入することで自動で入力される範囲が増える為、そのようなヒューマンエラーを削減することができます。
また、複数のデータを即時連携できるため、決算状況や残高を随時確認出来るようになります。これにより、経営者は数字を確認するまでのタイムラグを減らすことができ、経営判断を迅速に出来るでしょう。
制度対応
会計システムを導入することによって、制度対応を容易にすることができ、担当者の手間を削減することができます。
例えば税率や税制度に変更があった際、会計システムが導入されていれば、システムの設定を変えたりシステムをアップデートすることで対応が可能です。
また、電子帳簿保存法が緩和されたことで、帳簿をデータとして保存することも可能となっているため、紙での保管にかかる手間やコストを削減することができます。
会計システム利用のリスク
会計システムの利用には主に次の2つのリスクがあります。
・データ改ざん
会計システムはデータの入力が簡単です。いわば、使い方によっては誰でもデータの改ざんができてしまいます。したがって、パスワードをかけたりアクセスを制限するにより、改ざんを防ぐ仕組みが必要でしょう。
・データ消失のリスク
会計システムでは、誤操作などにより簡単にデータが消失するリスクがあります。そのため導入の際には、データのバックアップを取り、ウイルスやセキュリティへの対策も行うと安心でしょう。
会計システムの選定ポイント
自社にあった導入形態であるか
上述のように、システムの形態にはクラウド型・インストール型・基幹システムと様々なものがあるため、自社にあったものを選ぶと良いでしょう。
近年はクラウド型がよく使われており、初期費用の低さやアクセスの容易さが人気です。インストール型はカスタマイズがしやすく、基幹システムは会計以外の機能との連携ができます。
自社の目的に沿った機能があるか
自社の目的に沿った機能があることも重要です。
財務会計の観点からは、仕訳入力や帳票伝票の機能があるかを調べ、正確性や効率性を高めることができるか改めて確認することをおすすめします。
また、管理会計の観点からは、部門別の損益や予算管理などの機能のうち自社で必要なものを見定め、経営管理に役立てると良いでしょう。
制度改正に柔軟に対応できるか
制度改正に柔軟に対応できるかも重要なポイントとなります。
税務や会計の制度が変わった時に、システム設定やシステムのアップデートによって数字を変更することができると便利です。
また制度が変わって、管理すべき内容や計上すべき内容が増えた際にも、範囲や機能を拡大できるシステムを選ぶと追加費用を抑えることができます。
サポート体制
サポート体制が充実しているかも重要な検討事項となります。
マニュアルが充実しているかに加え、トラブルや不明なことがあった場合に素早く回答を得られるかを確認しておくと良いでしょう。サポートには電話・メール・チャット・会議など
複数のパターンがあり得ますが、自社に合うサポート体制を選ぶのがポイントです。
主なクラウド型会計ソフト
クラウド型の中でも、多くの企業で導入実績があり、機能面で優れているものをご紹介します。
弥生会計オンライン
サービス概要
中小規模法人向けの会計ソフトで、簿記や会計の知識が薄くても簡単に使えるよう工夫がされています。サービスの特徴としては次のようなものがあります。
特徴
①シェアの大きさ：シェアが大きく、サポート体制も充実しています。
②ネットワークの広さ：10,000を超える全国の税理士や会計事務所と連携がされており、初心者でも安心して使えます。
③会計業務の効率化：AIによる自動入力や、決算書の自動作成の機能があり、効率化に役立ちます。
料金
費用は1年間は無料となっており、その後はサポートの少ないセルフプランでは26,000円/月、サポートが充実しているベーシックプランは30,000円/月となっています。(2022年1月現在)
freee会計
サービス概要
初心者でも簡単に使えるソフトで、簿記や経理の知識がなくても簡単に使えるように設計されています。サービスの特徴としては次のようなものがあります。
特徴
①レシートの読み取り機能：レシートを撮影し読み取る機能があるため、日々の業務が簡単になります。
②決算書作成の手軽さ：仕訳入力を行ったあとは、決算書もクリックするだけで簡単に作成ができます。
③ガイドの手厚さ：入力画面に難しい言葉が使われておらず、ガイドもついているため、入力が簡単です。
料金
法人向けでは、ミニマムで1980円/月、最も使われているベーシックプランで3980円/月、経理担当をつけられるプロフェッショナルプランで29,800円/月となっています。(2022年1月現在)
マネーフォワードクラウド会計
サービス概要
マネーフォワードは、経理業務に慣れている方に向いているシステムで、中小企業から上場企業まで広く導入されています。サービスの特徴としては次のようなものがあります。
特徴
①データの一括連携
データを銀行やカードと紐づけ仕訳候補を自動で作成することができます。AIが仕訳を記憶するため、使うほど自動作成が正確になっていくのが特徴です。
②経営状況の可視化
日々の仕訳から決算書や推移表を自動で作成します。経営状況をリアルタイムで可視化し、表やレポートの形で参照できます。
料金
費用は法人向けのものでは、スモールビジネスプランで2980円/月、ビジネスプランで4980円/月となっています。(2022年1月現在)
まとめ
当記事では会計システムのメリットや導入方法をご説明し、中でもクラウド型についておすすめのシステムをご紹介しました。
経理システムを導入し、業務効率化を図ることは、経理担当者の負荷を減らすだけでなく、会社経営にとっても重要なことです。ぜひ当記事を参考に経理システムの導入を進められてはいかがでしょうか。
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