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請求書をPDFファイルなどの電子データにして取引先とやり取りし、ペーパーレス化を検討する企業が増えています。ただし、ペーパーレス化にはさまざまなメリットがある反面、よく考えずに取り組むと思わぬ不都合が出てくることもあるため、事前の確認が欠かせません。
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この記事では、請求書のペーパーレス化について、メリットとデメリット、電子帳簿保存法やインボイス制度との関係、システムの選び方、取引先への案内文例まで、発行する側と受け取る側の両方の視点で解説します。
そもそも請求書のペーパーレス化（電子化）とは
請求書のペーパーレス化（電子化）とは、紙で発行・受領・保存していた請求書を、PDFやクラウド上の電子データに切り替えることです。
ペーパーレスとは、紙（paper）をより少なく（less）することを意味します。請求書であれば、紙に印刷して郵送するのではなく、メールやクラウドシステムを経由してデータ形式で送付・受領します。
在宅勤務の広がりや郵送コストの上昇を背景に、請求書のペーパーレス化に取り組む企業は増えています。紙の印刷・封入・郵送やファイリングをなくせるため、業務の効率化とコスト削減につながるからです。
ペーパーレス化と「電子化」の違い
請求書の文脈では、「ペーパーレス化」と「電子化」はほぼ同じ意味で使われます。どちらも紙の請求書を電子データに切り替えることを指し、呼び方が人によって違うだけです。本記事では主に「ペーパーレス化」と表記しますが、「電子化」と読み替えても内容は変わりません。
発行する側と受け取る側で対応が変わる
請求書のペーパーレス化は、自社が発行する側か、受け取る側かで必要な対応が変わります。発行側は送付方法を電子に切り替え、受領側は届いた請求書をデータ化して電子帳簿保存法に沿って保存する必要があります。
▼ 発行側・受領側で異なる対応
| 立場 | 主な対応 | つまずきやすい点 |
|---|---|---|
| 発行する側 | 請求書を電子データで作成し、メールやシステムで送付する | 取引先がデータ受領に対応できるか、送付方法をどう案内するか |
| 受け取る側 | 紙・メール・PDFで届く請求書をデータ化し、要件を満たして保存する | 形式がばらばらで、保存要件を満たすデータ化に手間がかかる |
とくに受け取る側は、形式の異なる請求書を毎月データ化して保存する負荷が大きくなりがちです。この負荷をどう減らすかが、システムを選ぶうえでの分かれ目になります。
請求書のペーパーレス化に関わる法律（電子帳簿保存法・インボイス制度）
電子帳簿保存法の要件を満たせば、請求書は電子データのまま保存できます。請求書のペーパーレス化を進めるうえで、まず押さえておきたいのが電子帳簿保存法とインボイス制度です。
電子帳簿保存法の保存要件（真実性・可視性）
電子帳簿保存法では、保存方法が大きく3つの区分に分かれています。請求書のペーパーレス化に直接関わるのは、紙でもらった請求書をスキャンして保存する「スキャナ保存」と、メールやデータで受け取った請求書を保存する「電子取引」です。
▼ 電子帳簿保存法の3つの保存区分
| 保存区分 | 対象 | 請求書との関わり |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 自分が電子で作成した帳簿・書類 | 会計ソフトで作った控えなどが対象 |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った書類をスキャンしたもの | 紙で届いた請求書をデータ化して保存する場合 |
| 電子取引 | データでやり取りした書類 | メール添付やシステムで受け取った請求書 |
いずれの区分でも、改ざんを防ぐ「真実性の確保」と、後から探して確認できる「可視性の確保」の2つを満たす必要があります。具体的には次のような対応が求められます。
▼ 電子取引データに求められる2つの要件
| 要件 | 内容 | 主な対応方法 |
|---|---|---|
| 真実性の確保 | 保存したデータが改ざんされていないこと | タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、事務処理規程の整備 |
| 可視性の確保 | 必要なときにすぐ確認・出力できること | 取引年月日・金額・取引先で検索できる状態、ディスプレイやプリンタの備付け |
とくに真実性の確保は、タイムスタンプや訂正・削除の履歴が残るシステムを使う方法のほか、「訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を整備すれば、専用システムがなくても満たせます。コストをかけずに始めたい場合は、まず規程の整備から検討するとよいでしょう。
なお、データで保存する場合も法人は原則7年間、欠損金が生じた年度については最長10年間の保存が必要です。要件を満たした長期保存が求められるため、保存業務やコスト面に課題を感じる企業も少なくありません。
インボイス制度との関係
インボイス制度（適格請求書等保存方式）でも、請求書は電子データで保存できます。適格請求書（インボイス）に必要な記載事項を満たしていれば、紙ではなく電子インボイスのまま受け渡し・保存して問題ありません。電子で受け取ったインボイスは電子帳簿保存法の電子取引にあたるため、前述の保存要件を満たして保存します。
請求書の電子化はいつから義務化される？
請求書を発行すること自体の電子化は、義務化されていません。紙の請求書を発行・郵送することも引き続き認められています。一方で、メールやデータで受け取った請求書（電子取引データ）は、電子データのまま保存することが義務です。これは2022年1月施行・2024年1月から本格適用された電子帳簿保存法の電子取引に関するルールで、受け取ったデータは紙に出力した保管では認められません。つまり「発行は紙でもよいが、データで受け取ったものはデータで保存する」が現在の整理です。なお、システム対応が間に合わないなどの相当の理由がある場合は、検索要件などを満たさなくても電子データを保存できる猶予措置も設けられています。ただしこの場合も、電子データそのものの保存は必要で、紙に印刷した保管だけでは認められません。
請求書をペーパーレス化するメリット
ペーパーレス化で得られる主な利点は、コスト削減・管理のしやすさ・在宅勤務への対応・再発行のしやすさ・会計や支払処理への連携の5点です。順に見ていきます。
コストを削減できる
ペーパーレス化は、コスト削減に直結します。紙で発行して郵送すると、用紙代・封筒代・郵送代がかかります。1通あたりは小さな金額でも、年間では無視できないコストになります。とくに2024年10月には郵便料金が値上げされており、紙のままではコスト負担が増しているため、優先して取り組みたい課題です。
請求書を管理しやすくなる
ペーパーレス化により、請求書を管理しやすくなります。紙の請求書は会社や年度ごとにファイリングして保管する必要があり、保管スペースを取るうえ、数が増えると探すのに時間がかかったり、紛失・破損のリスクが高まったりします。データで管理すれば、必要な請求書をすぐ検索でき、紛失や破損の心配もなく、保管スペースも不要です。
在宅勤務にも対応できる
請求書をペーパーレス化すると、在宅勤務でも請求書業務を進められます。紙の請求書は、印刷・確認・封入・発送のために出社が必要です。ほかの部署は在宅勤務なのに経理だけ出社、という不公平も起こりがちです。データでやり取りできる状態にすれば、自宅からでも請求書業務をこなせます。
再発行・修正がすぐにできる
再発行・修正がすぐにできるのも、請求書をペーパーレス化するメリットです。紙の場合は、該当箇所を探して修正し、再度郵送する手間がかかり、取引先に届くのは早くても翌日以降です。データなら検索ですぐ見つけて修正・再発行し、その場で取引先に送れます。
会計・支払処理につなげやすい
受け取る側にとっては、請求書データをそのまま会計処理や支払データに引き継げるのも大きな利点です。紙やPDFから金額・取引先を手入力していた作業が減り、転記ミスや二重入力を防げます。とくに毎月大量の請求書を処理する経理部門ほど、効果が大きくなります。
実際に、受領した請求書のデータ化・処理を自動化した企業では、月次の経理工数が大きく減っています。たとえばTOKIUMインボイスの導入企業では、年間約480時間の工数削減を見込むケースもあります。 出典：TOKIUMインボイス公式（導入事例）（最終確認日：2026年7月16日）
請求書のペーパーレス化によるデメリット・注意点
請求書のペーパーレス化には、導入・運用コスト、事前準備、法対応、取引先の理解、セキュリティといった注意点があります。いずれも事前に対策できる内容です。
導入・運用コストがかかる
ペーパーレス化には、電子帳簿保存法に準拠したソフトやシステムが必要です。導入費用に加えて継続的な利用料がかかることもあります。相見積もりを取り、費用面・機能面を比較しながら進めましょう。
事前準備が必要
新しくシステムを導入する場合、事前準備が不十分だと既存データが消えるおそれがあります。記憶媒体やクラウドへのバックアップを取ったうえで移行を進めましょう。
法律の要件を満たす必要がある
データで保存するには、電子帳簿保存法が求める「真実性」と「可視性」の2要件を満たす必要があります。社内規程の整備や、タイムスタンプに対応したシステムの導入など、法律を踏まえた体制づくりが欠かせません。
取引先の理解が必要
ペーパーレス化を進めることを、取引先に理解してもらう必要があります。取引先側にも受け入れ体制を整えてもらうため、事前に相談したり案内文を送ったりしましょう。難色を示す取引先には、当面は郵送で対応するなどの柔軟さも必要です。
セキュリティ対策が欠かせない
データのやり取りには情報漏えいのリスクがつきものです。アクセス権限の管理・データの暗号化・保管期限の管理などで、自社のセキュリティ対策を見直しましょう。万一の漏えい時の対応手順も決めておくと安心です。
これらのデメリットや注意点の多くは、システムの選び方と運用設計で解消できます。次に、失敗しないためのシステムの選び方を見ていきます。
請求書をペーパーレス化する方法（スキャン・電子データの受け渡し）
請求書をペーパーレス化する方法は、大きく2つあります。紙の請求書をスキャンしてデータ化する方法と、最初から電子データの請求書をやり取りする方法です。
方法1：紙の請求書をスキャンしてデータ化する
1つ目は、紙の請求書をスキャナや複合機で読み取ってデータ化し、保存する方法です。自社にスキャナがあれば始められますが、解像度や階調について電子帳簿保存法の要件があるため注意が必要です。枚数が多い場合は、専用システムを使ったほうが効率的です。
方法2：電子データの請求書をやり取りする
2つ目は、紙を介さず電子データの請求書をやり取りする方法です。WordやExcelで作成した請求書をPDFにして、メールやチャットで送るのが分かりやすい例です。この場合も、検索要件や保存措置など電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
手動のPDF送付は手軽に始められる一方、送信ミスや検索性、保存要件への対応には限界があります。継続的に運用するなら、次に挙げる視点でシステムの導入も検討しましょう。
請求書ペーパーレス化システムの選び方
請求書ペーパーレス化システムは、①法対応 ②既存システムとの連携 ③セキュリティ・サポート ④紙で届く請求書への対応の4つの視点で選ぶと失敗しにくくなります。順に解説します。
▼ 請求書ペーパーレス化システムの選び方チェック
| 選び方の軸 | 確認したいポイント |
|---|---|
| 法対応 | 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか |
| システム連携 | 既存の会計・販売管理システムと連携できるか |
| セキュリティ・サポート | アクセス管理や認証、導入後のサポート体制が十分か |
| 紙への対応 | 紙で届く請求書の受領・データ化まで任せられるか |
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか
最初に確認したいのは、電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しているかです。タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の保持、検索機能など、真実性・可視性の要件を満たせるかをチェックします。法対応に必要な機能が標準で備わっていれば、自社で要件を作り込む手間を減らせます。
既存の会計・販売管理システムと連携できるか
次に、いま使っている会計ソフトや販売管理システムと連携できるかを確認します。連携できれば、請求書データをそのまま会計処理や仕訳に回せて二重入力がなくなります。あわせて、受け取ったあとの承認や支払までを同じ仕組みで回せるかも確認しておくと、経理の負荷をより減らせます。連携の可否で運用工数が大きく変わるため、検討者にとって外せない軸です。
セキュリティ・サポート体制は十分か
セキュリティとサポート体制も重要です。請求書には取引金額などの機密情報が含まれるため、アクセス権限の管理や暗号化、第三者認証の取得状況を確認しましょう。あわせて、導入時の設定支援や運用中の問い合わせ対応など、サポートが手厚いかも選定のポイントになります。
紙で届く請求書の受領・データ化に対応できるか
見落としがちですが、紙で届く請求書の受領・データ化に対応できるかは受領側にとって最も現実的な軸です。取引先の都合で紙の請求書は完全にはなくならず、結局は紙の処理が残ってしまうケースが多いためです。紙の受領やデータ化まで任せられるシステムなら、形式がばらばらでも経理の負荷を抑えられます。
TOKIUMインボイスは、紙・メール・PDFなどあらゆる形式の請求書を代行受領し、データ化します。取引先への送付先変更の連絡も代行し、JIIMA認証を取得済みで電子帳簿保存法に対応しているため、受領側のペーパーレス化と法対応をまとめて進められます。
外部に受領を任せることに不安を感じるかもしれませんが、取引先への送付先変更の案内も代行されるため、依頼の手間は最小限で済みます。受け取った請求書はデータ化後に会計・支払処理へ連携でき、ISMS（ISO/IEC 27001）やプライバシーマークを取得した体制で管理されるため、機密情報の扱いも安心です。 出典：TOKIUMインボイス公式（最終確認日：2026年7月16日）
請求書ペーパーレス化を進める手順
請求書のペーパーレス化は、目的の明確化から改ざん防止対策まで5つの手順で進めます。順番に取り組むことで、現場の混乱を抑えられます。
手順1：目的を明確にする
まず、ペーパーレス化の目的を明確にします。コスト削減なのか業務効率の改善なのかによって、導入すべきシステムが変わるためです。あわせて、自社だけで完結させるのか、外部のシステムを使うのかも検討します。目的次第では、システムを使ったほうが効率的です。
手順2：運用体制を見直す
目的が決まったら、運用体制を見直します。自社完結でもシステム導入でも、これまでにない運用が必要になるためです。導入後の人員配置を検討し、運用マニュアルを整備します。導入時だけでなく、継続して回せる体制を整えることが大切です。
手順3：取引先へ連絡する
ペーパーレス化することを取引先に連絡します。取引先によっては難色を示したり、紙以外は受け取れないと伝えてきたりすることもあります。その場合は受領側のメリットも伝え、納得を得られるよう働きかけましょう。どうしても難しい取引先には、期限を区切って紙を発行する、当面は従来どおり紙で対応するなど、柔軟に判断します。
手順4：紙の請求書が必要な取引先に対応する
連絡が一通り終わったら、紙の請求書の発行・受領が必要な取引先をリスト化します。そのうえで自社でできる対応を決め、業務を滞りなく進められる体制を整えます。
手順5：改ざん防止対策を検討する
書類の改ざんは企業の信頼に関わる重大なトラブルです。電子帳簿保存法の要件を満たし、法的に有効な書類にするため、タイムスタンプの付与、電子署名サービスの利用、事務処理規程の整備といった改ざん防止対策を検討します。
取引先へのペーパーレス化の案内文（例文・テンプレート）
取引先へ送る案内文には、①ペーパーレス化の開始時期 ②今後の請求書の受け渡し方法 ③取引先にお願いしたい対応を盛り込むと伝わりやすくなります。そのまま使えるメール例文を用意しました。
▼ 取引先へのペーパーレス化案内文に入れる項目
| 案内文に入れる項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 開始時期 | いつから電子化に切り替えるか（例：◯月◯日発行分から） |
| 受け渡し方法 | メール添付・専用システムなど、今後どう送付・受領するか |
| お願いしたい対応 | 受領方法の確認、社内での周知、不明点の連絡先 |
| 紙を希望する場合 | 当面は郵送でも対応できる旨と、その連絡方法 |
【メール例文】
件名：請求書の電子化（ペーパーレス化）のご案内
株式会社◯◯ご担当者さま
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたび当社では、業務効率化と環境保全の観点から、◯月◯日発行分より請求書を電子データ（PDF）でお送りする運用に切り替えさせていただきます。今後は郵送に代えて、メール添付でお届けいたします。
お手数ですが、受領方法のご確認と社内でのご共有をお願いいたします。なお、紙でのお受け取りをご希望の場合は、当面は従来どおり郵送でも対応いたしますので、下記までお気軽にご連絡ください。
ご不明な点がございましたら、◯◯までお問い合わせくださいませ。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
請求書のペーパーレス化ならTOKIUM
請求書のペーパーレス化は、業務の効率化・コスト削減・在宅勤務への対応という点で大きな効果があります。一方で、導入には費用や時間がかかり、取引先の理解や電子帳簿保存法・インボイス制度への対応も必要です。自社だけで完結させることもできますが、専用システムを導入したほうが効率的に進められるケースが多いのが実情です。
とくに受け取る側は、形式の異なる請求書のデータ化と法対応をまとめて任せられるかが、効率化の分かれ目になります。TOKIUMインボイスは、紙・メール・PDFなどあらゆる形式の請求書を代行受領・データ化し、電子帳簿保存法に対応した形で保存できます。上場企業300社以上が導入しており、受領した請求書の処理・保存の自動化で年間1,000時間以上の工数削減につながった事例もあります。請求書のペーパーレス化を検討中の方は、一度ご相談ください。
上場企業300社以上が導入（2026年2月末時点・シリーズ累計の上場企業の導入社数）。柏市役所では年間1,000時間以上の工数削減につながっています。 出典：TOKIUMインボイス公式（導入実績・導入事例）（最終確認日：2026年7月16日）
請求書のペーパーレス化に関するよくある質問（FAQ）
請求書はPDFでないとダメ？PDF化したら原本扱いになる？
請求書の形式はPDFに限定されません。WordやExcel、画像データ、専用システム上のデータでも、電子帳簿保存法の要件を満たして保存していれば問題ありません。また、メールやデータで受け取った請求書は、その電子データそのものが原本として扱われます。そのため、受け取った請求書データは紙に印刷するのではなく、要件を満たした形でデータのまま保存します。
取引先に紙を希望されたら（電子化を拒否されたら）どうする？
取引先が紙を希望する場合は、当面は紙で対応しつつ段階的に移行するのが現実的です。電子化は取引先の同意があってこそ進むため、無理に一本化せず、紙とデータを併用する期間を設けます。受け取る側であれば、紙で届いた請求書をスキャンやデータ化サービスで電子化すれば、自社内ではペーパーレスで処理・保存できます。取引先の対応状況に左右されずに電子化を進められる点が、受領側でのデータ化の利点です。
