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2024年3月、株式会社TOKIUMが発表した「インボイス制度および電子帳簿保存法に関する調査」によると、電子帳簿保存法への対応で経理の46%が「業務負担が増えた」と回答しました。また経理以外の従業員では、インボイス制度開始後の経費精算業務で負担が「増えた」「やや増えた」と答えた人が合わせて約30%にのぼります。
出典：株式会社TOKIUM「30%の社員が経費精算の負担増、開始からまもなく6カ月が経過するインボイス制度の実態を公開～合わせて23年12月末に宥恕期間が終了した電子帳簿保存法の調査も実施～」（2024年3月22日公表）（最終確認日：2026年8月28日）
多くの企業が、効率化に向けてシステムの導入やワークフローの改善などを行っているものの、経費精算業務の増加を負担に感じているケースは多いといえます。
そこで、経費精算業務の負担軽減策としておすすめするのがアウトソーシングです。アウトソーシングできる経費精算業務やメリット・デメリット、費用の相場、失敗しやすいパターン、外注先の選定ポイントまで解説します。
アウトソーシングとは
アウトソーシングとは、外注を意味する「Outsource（アウトソース）」を語源とした和製英語で、自社業務の一部を外部の企業に委託することです。依頼主の企業が依頼先の担当者とやり取りをし、業務を委託することで自社が抱える業務負担を軽減します。
混同されやすいのが、人材派遣・システム導入・BPOです。それぞれとの違いを整理します。
人材派遣・システム導入との違い
従業員以外に自社業務を任せる点において、人材派遣も同種のサービスです。人材派遣は社外の担当者が社内に入って、社員の指示にしたがって業務を行います。一方でアウトソーシングの場合は、自社で指示をする必要がありません。
また、自社の業務を従業員が遂行しないという点では、システム導入もアウトソーシングと類似するサービスといえます。ただし、システム導入は依頼主が社外の企業からシステムを購入し、操作を担当するのは従業員です。
これに対し、アウトソーシングは人的資本のやり取りが基本であり、自社が委託した業務をアウトソーシング先の担当者が行うため、システム導入とも異なります。
BPOとの違い
アウトソーシングに近いサービスが、BPO（Business Process Outsourcing）です。アウトソーシングは依頼主である企業が業務の一部を委託するのに対し、BPOは業務設計から効果分析、改善案の立案・実行など、上流工程も含めた幅広い業務プロセスを委託します。
具体例としては、自社で経理部門を統括してその中の一部の業務を外部に委託する場合はアウトソーシングであり、経理部門全体の業務を委託するのがBPOです。そのため、BPOの委託先となる企業は、自社よりも依頼する業務内容に対して高い専門性を有しているケースが多いといえます。
アウトソーシングできる経費精算業務
経費精算業務には帳票管理や財務処理、支払い処理など、内容は多岐にわたります。アウトソーシングできる業務は、主に次の4つです。
経費申請の承認
経費申請の承認とは、従業員から提出される経費申請についての承認作業です。具体的には次のような作業が中心となります。
従業員が提出する経費申請書類と、実際に受領した領収書に間違いがないことを確認する作業
申請書類の内容が経費として認められる要件を満たすかどうか確かめる作業
申請書類の様式や記載方法など、社内ルールにのっとっていることを確認する作業
単純な確認作業が多く生産性にはつながらない業務が大半であるため、外部にも任せやすい業務といえるでしょう。
会計ソフトへのデータ入力
承認後の経費申請書の内容を会計ソフトに入力する業務です。近年は電子申請の導入が進み、会計ソフト・給与計算ソフトとの連携で入力を自動化する企業が増えています。
しかし、紙の申請書を使用していたり、電子申請システムと会計ソフトの連携が取れなかったりといった理由から、手入力を強いられている企業も少なくありません。
経費申請書に記載された数字を転記するだけの簡便な作業とはいえ、膨大な手間がかかり面倒な上に間違いが許されないため、担当者の負担は大きいといえます。
支払い作業
従業員から申請された立替経費を従業員へ振り込む作業です。これも会計システムへの入力作業と同様に、決まった金額を振り込むという点では難しい作業ではありません。
しかし、企業規模にもよるものの、毎回数十人から数百人の口座に1件1件振り込むのは負担のかかる作業です。間違えて振り込んだ場合は会社にとって損失となるため、ミスが許されず担当者にかかるストレスは大きいでしょう。
また、もし担当者が不正をしていれば不当な振込が行われるリスクもあり、会社側も確認作業の負担がかかります。
経費精算に関する不正について、以下の記事で詳しく解説しています。
システム導入支援
新たに経費精算システムを導入する際の支援も経費精算業務の1つです。システムを導入する際に新システムと従来の紙での業務、または旧システムの運用を並行して行う必要があります。
そのためできるだけ迅速に導入を済ませ、運用を一本化しなければなりません。導入の際には旧システムは当然ながら、新しいシステムの設定や操作方法などを事前に十分把握しておく必要があります。
通常業務を行いつつ、システムの移行を行うのは大きな負担となります。社内で対応する体制が整備されていなければ、アウトソーシングを活用することでスムーズなシステム導入が可能です。
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経費精算アウトソーシングのメリット
経費精算業務を外部に委託すると、コスト削減・不正の防止・法改正への対応という3つの面で効果が出ます。
コスト削減につながる
経費精算アウトソーシングによるメリットの1つはコスト削減です。具体的には、次の2つの効果が期待できます。
1. 業務効率化による人的資本の節約
経費精算業務の一部をアウトソーシングすることで、自社で行う業務を効率化できます。また業務が効率化されることで時間的余裕が生まれ、その時間をコア業務に向けられるようになるでしょう。結果として生産性が高まり、利益向上も期待できます。
2. 外部委託によるシステム運用費や作業場所の節約
システムを導入しなければならない業務を外部に委託することで、システム導入・運用にかかる費用の削減が可能です。また、業務内容によっては作業場所を確保するためのコストも削減できます。
アウトソーシングの利用には費用がかかるため、結局コスト削減にはならないと考える人もいるでしょう。しかし、アウトソーシングで人的資本・時間の有効活用が可能になり、新たに生じた利益がそのコストを上回るケースは多いといえます。アウトソーシングの導入は、結果的に利益向上につながる可能性は高いでしょう。
不正を防止できる
経費精算業務を外部へ委託することは、社内での不正の発生防止につながります。
経費精算業務は金銭を扱うため、会社の中でも不正が生じやすい業務です。例えば、交通費申請の際に虚偽申請されたものを黙認する、支払い作業時に存在しない経費を振り込むといったケースが考えられます。
実務で問題になりやすいのは、交通費の不正利用や、人の目では見落としやすい領収書の使い回しといった手口です。 出典：株式会社TOKIUM「AIが立替経費申請を全数点検し、不正を検知 「TOKIUM AI経費監査」販売開始」（2025年7月17日公表）（最終確認日：2026年8月28日）
社内ではどうしても人間関係が密になりやすく、不正が発生するリスクが高まります。しかしアウトソーシングであれば、社内の人間関係やしがらみとは無関係です。その結果、不正が生じてしまうリスクを下げられます。
法改正への対応が楽になる
経費精算業務のアウトソーシングにより、法改正への対応が楽になることも大きなメリットです。
電子帳簿保存法やインボイス制度など、経費精算業務に関わる法制度は度々改正があり、自社で全て対応するのは手間とコストを要します。 出典：財務省「毎年度の税制改正」（最終確認日：2026年8月28日）
アウトソーシングを請け負う会社はそれぞれの業務の専門家であり、法改正にも適切かつ迅速な対応が可能です。そのため、法改正の際も安心して経費精算業務を任せられます。
経費精算アウトソーシングのデメリット
経費精算アウトソーシングにはデメリットも存在します。アウトソーシングを活用する場合は、デメリットも把握した上で対応方法を検討しておかなければなりません。代表的な以下の3つのデメリットを紹介します。
社内の人材育成がおろそかになる
アウトソーシングにより自社業務の一部を外部に委託すると、従業員は委託した業務に関わる機会を失います。アウトソーシング後に経理担当になった従業員は、委託先の責任者とのやり取りのみで、直接的な経理業務の経験を積めません。
その結果、アウトソーシングを始めてから年数が経つにつれ、部署内には経理業務への理解が浅い従業員の割合が増加することになります。
緊急時の対応が遅れる場合がある
アウトソーシングにより一部業務が外部で行われるようになるため、緊急対応が必要な状況になった際、委託先によっては対応にタイムラグが生じる場合があります。
基本的に委託先には社内の緊急対応を必須として要求できません。また、営業時間内しか委託先に連絡できない場合も想定されます。どのような業務であれ緊急対応を要する機会は必ず発生するため、契約を確定する前に緊急時の対応について条件を定めておくことが重要です。
情報漏えいのリスクがある
アウトソーシングの委託先によっては、自社の情報が漏えいしてしまうリスクがあります。特に経費精算業務は自社のキャッシュフローや取引先企業に関する情報などを知られてしまうため、セキュリティ体制が厳重な委託先を選定することが必須です。
料金だけで選んでしまうとセキュリティリスクを高める恐れがあるため、依頼する前には複数の委託先から信頼できる企業を慎重に選ぶようにしましょう。
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経費精算アウトソーシングの費用はどう決まる？主な料金体系
経費精算アウトソーシングの費用は、月額固定型・従量課金型・常駐型（人数×稼働時間）の3つの料金体系のいずれか、またはその組み合わせで決まるのが一般的です。同じ「経費精算代行」でも、料金の決まり方によって月々の負担は大きく変わります。
▼ 経費精算アウトソーシングの主な料金体系
| 料金体系 | 料金の決まり方 | 向いているケース |
|---|---|---|
| 月額固定型 | 対応業務の範囲と件数の上限を決めて月額を固定 | 毎月の処理件数が安定している |
| 従量課金型 | 処理した伝票・領収書の件数×単価で計算 | 件数の変動が大きい、繁忙期だけ依頼したい |
| 常駐型 | 常駐する担当者の人数×稼働時間で計算 | 経費精算以外の経理業務もまとめて任せたい |
気になるのは「実際いくらぐらいか」という点でしょう。公開されている料金相場の情報では、経費精算の処理を含む記帳代行は1仕訳あたり50〜100円程度、月額では5,000〜30,000円程度が目安とされています。
▼ 経費精算アウトソーシングの金額の目安
| 委託する業務 | 金額の目安 |
|---|---|
| 記帳代行（経費データの入力・仕訳） | 1仕訳あたり50〜100円程度。月額では5,000〜30,000円程度 |
| 仕訳数別の月額目安 | 〜100仕訳で10,000円程度、201〜300仕訳で20,000円程度、401仕訳以上は30,000円程度〜 |
ただし、これはあくまで公開されている相場の目安です。実際の金額は、対応範囲（申請チェックのみか、仕訳・支払データ作成まで含むか）、件数、締め日対応の有無によって各社で大きく異なります。 出典：パーソルビジネスプロセスデザイン「経理代行の料金相場は？業務内容別の費用目安や選び方のポイントを解説」（最終確認日：2026年8月28日）
見積もりを取る際は「月額」だけでなく、初期費用・件数超過時の単価・契約期間の縛りまで含めた総額で比較しましょう。
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経費精算アウトソーシング先を選ぶ際の4つの注意点
アウトソーシングで失敗しないためには、委託先の企業選びが重要です。ここでは、アウトソーシング先の企業を選定する際に重要な、以下の4つの注意点を解説します。
常駐型とセンター型、主要な2形態の違いを理解する
アウトソーシングを行う企業には、常駐型とセンター型の2種類があります。両者の特徴と違いを押さえておきましょう。
常駐型は依頼先企業の担当者が、自社に常駐して業務を行います。大きな特徴は、自社にある既存のワークフローに合わせて業務を行う点です。
そのため、営業時間内であれば緊急時にも柔軟に対応を依頼できる上、社外に情報を出す必要がないため、セキュリティ面でもメリットが得られます。ただし、センター型に比べると価格は割高です。
センター型の場合は担当者が自社に来社せず、クラウド経由でやり取りしながら委託先で業務を行います。依頼時はシステムの導入が前提であり、担当者が常駐しない分、緊急時にすぐ対応してもらうことは難しくなります。一方で、価格を抑えやすい点は大きなメリットといえるでしょう。
常駐型とセンター型、それぞれの特徴を理解した上で、自社の希望する依頼形態、予算などに合わせて選定することが重要です。
事業所が国内であることを確認する
委託先企業の事業所が国内にあることは必ず確認しましょう。アウトソーシングを行う企業の中には事業所が国外にあり、外国人が業務を担当する場合があります。
国外の事業所に業務を委託する場合、企業によっては業務の質が低かったり、時差により連絡できる時間帯が短かったりするケースがあります。安定したアウトソーシングを実現させるには、国内に事業所がある企業を選定すると良いでしょう。
料金体系を確認する
料金体系も必ず確認しましょう。基本的に月額制が多いものの、企業によって料金体系はさまざまです。よく調べずに月額料金だけで選定したら初期費用が高額だったり、オプションが多く結果的に多額のコストがかかったりするケースも見受けられます。
導入費用や月額費用以外に運用にかかる費用を含め、各社の料金表をもとに相場を十分確認した上で、自社が求める業務範囲に見合う料金体系の企業を選定しましょう。
対応業務の範囲を確認する
契約を交わす前に対応範囲をすり合わせておく必要があります。契約後に思っていた対応が望めないと分かっても、早期に委託先企業を変更するのは容易ではありません。変更先で再度初期費用がかかるだけでなく、違約金が発生する場合があります。
契約後のトラブルを防ぐためにも、契約前の段階でさまざまな状況での対応範囲を明確にし、必ず書面に残しておくようにしましょう。
経費精算のアウトソーシングはやめとけと言われるのはなぜ？失敗パターンと回避策
「経費精算のアウトソーシングはやめとけ」と言われることがあるのは、外注そのものが悪いからではなく、任せ方の設計を誤ると逆効果になるケースがあるためです。よくある失敗パターンと回避策をセットで押さえておけば、多くは事前に防げます。
▼ 経費精算アウトソーシングの失敗パターンと回避策
| 失敗パターン | 何が起きるか | 回避策 |
|---|---|---|
| 丸投げで業務がブラックボックス化する | 委託先しか業務の流れを把握しておらず、契約終了時に社内へ戻せなくなる | 業務フローと判断基準を文書化してから委託し、定期的に報告を受ける |
| 範囲外の業務が結局社内に残る | 領収書の回収・催促や例外処理は対象外で、負担が思ったほど減らない | 契約前に「どこからどこまで任せられるか」を業務単位で確認する |
| 締め日前後の対応が間に合わない | 月次決算のスケジュールと委託先の処理サイクルが合わず、締めが遅れる | 締め日・処理件数のピークを共有し、処理期限などをSLA（サービス水準の合意）として取り決める |
| 件数が増えて費用が想定を超える | 従量課金で件数超過の単価が高く、内製よりも高くつく | 件数の変動幅を見込んだ見積もりを取り、超過単価を事前に確認する |
共通するのは、「外に出す前に、業務の中身を自社で把握できていない」ことが失敗の根っこだという点です。委託の前に業務を棚卸しし、任せる範囲と社内に残す範囲を線引きすることが、外注成功の最低条件になります。
【関連する無料のお役立ち資料】
▶8つのケースから学ぶ「失敗事例」にならないための経費精算システムの選び方
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アウトソーシングとシステム化はどちらを選ぶべき？判断の目安
経費精算の負担を減らす方法は、アウトソーシングだけではありません。経費精算システムの導入（内製の効率化）と、業務ごと外に出すアウトソーシングは、解決できる課題が異なります。自社の状況に合わせて使い分けましょう。
▼ アウトソーシングとシステム化の使い分けの目安
| 状況 | 向いている選択肢 | 理由 |
|---|---|---|
| 申請・承認のルールは社内で回せるが、入力・チェック作業が重い | 経費精算システムの導入 | 自動化で作業自体を減らせる。業務の主導権は社内に残る |
| 経理の人手が足りず、採用も難しい | アウトソーシング | 作業を外に出して、社内は判断業務に集中できる |
| 入力・確認・回収などの作業をまとめて手放したい | 自動化と代行の組み合わせ | システムで自動化できる部分は自動化し、残る作業はオペレーターが担う |
システムの導入も気になっている場合は、以下の記事がおすすめです。
経費精算の作業を手放すならTOKIUM
経費精算のアウトソーシングは、承認・入力・支払といった作業を外に出して、経理の負担を軽くする手段です。うまく使えば、社内は判断業務に集中できます。
一方で、丸投げにするとブラックボックス化や費用の膨張を招きます。任せる範囲と社内に残す範囲を先に線引きし、委託先の対応範囲・料金体系・締め日対応まで確認したうえで決めるのが安全です。
経費精算の負担をどう減らすか迷っている場合は、アウトソーシングも有力な選択肢の1つになります。
TOKIUMは「AI Agentic BPO」として、AIを組み込んだ業務設計から運用まで一気通貫で引き受けています。人手でそのまま引き取るのではなく、業務フローを可視化したうえで、AIが処理しやすい形に設計し直してから代行するのが特徴です。定型どおりに流れる分はAIエージェントが自動で処理し、AIが判断できない例外だけを専任のオペレーターが引き取ります。立替精算の一次承認や、領収書の不備・稟議書の添付漏れへの対応など、経費精算まわりで工数がふくらみやすい業務にも対応しています。 出典：株式会社TOKIUM「AI Agentic BPO」（最終確認日：2026年8月28日）
AI Agentic BPOの詳細はこちら
BPOのご相談・お問い合わせはこちら
経費精算そのものをシステムで効率化したい場合は、TOKIUM経費精算をご用意しています。領収書はスマホで撮影するだけで99%以上の精度でデータ化でき、交通系ICカードやモバイルSuicaとの自動連携、定期区間の自動控除にも対応しています。自動仕訳された経費データは、36種類以上の会計システム・ERPへそのまま連携できます。 出典：株式会社TOKIUM「TOKIUM経費精算」（最終確認日：2026年8月28日）
どこまでを外に出し、どこから社内に残すか。線引きの考え方と、システムを選ぶときに陥りがちな失敗パターンは、無料の資料でも具体的に確認いただけます。ぜひダウンロードしてご覧ください。
経費精算アウトソーシングでよくある質問
経費精算システムとアウトソーシングは併用できますか？
併用できます。経費精算システムで申請・承認・自動チェックを効率化し、システムに乗らない作業（領収書のデータ化・内容確認・催促など）をアウトソーシングする形が代表的です。自動化と代行が一体になったサービスを選ぶと、委託先とシステムベンダーの間の調整も不要になります。
依頼してから運用開始までは、どれくらいの期間がかかりますか？
即日の開始は難しく、月単位の準備期間を見込むのが一般的です。業務範囲の確認、業務フローの設計、テスト運用を経て開始する流れで、対応範囲が広いほど準備期間は長くなります。決算期や繁忙期からの逆算で間に合わなくなるケースがあるため、開始希望時期が決まっている場合は、見積もり時に導入スケジュールもあわせて確認しましょう。
繁忙期や決算期だけスポットで依頼することはできますか？
サービスによっては、月単位・期間限定のスポット契約に対応している場合があります。ただし、業務の引き継ぎには一定の準備が必要なため、単発の依頼では割高になったり、受け付けていなかったりすることもあります。継続的に件数が変動する場合は、従量課金型の契約で平準化する方法も検討しましょう。
