内部統制の整備を検討する際、具体的に何をどうすれば良いか迷う担当者も多いでしょう。

→ダウンロード：IT活用のリスク管理を強化できる内部統制対策ガイドブック

この記事では、内部統制の構築に有効なワークフローシステムについて紹介します。メリットや選定ポイント、導入手順、デメリットと対応策もわかりやすく解説します。ワークフローシステムが気になっている、もしくは導入を検討している場合は、ぜひ参考にして下さい。

内部統制とは？

内部統制は、企業が健全で効率的な事業活動を行い、目的達成・発展していくための仕組みやプロセスのことです。内部統制には4つの目的と6つの要素があります。それぞれの項目を解説します。

内部統制の目的

金融庁が掲げる内部統制の4つの目的は以下の通りです。

業務の有効性及び効率性

事業目的を達成するために業務の有効性を高め、効率的に行うことです。人員を含め企業の資源の効率的な活用を目的とします。

報告の信頼性

虚偽記載がなく適正な財務諸表を開示して、信頼性を確保することです。株主や投資家などのステークホルダーの利益を守り、自社の社会的信用の確保を目的とします。

事業活動に関わる法令等の遵守

事業活動に関わる法令やその他の規範を遵守し、コンプライアンスを徹底することです。罰則や批判による損害を受けない体制の構築を目的とします。

資産の保全

資産の取得や使用を正当な手続きによって行い、資産を保全することです。企業の資産の不当な滅失、流出による損害を受けない体制づくりを目的とします。

それぞれの項目の詳細や内部統制の概要については、以下の記事をご覧下さい。

内部統制を構成する6つの要素

内部統制を構成する要素として、金融庁は以下の6つを掲げています。これらの要素を満たすことは、内部統制の目的を達成するために不可欠です。

統制環境

経営者の意向や姿勢、組織がもつ誠実性や倫理観など、内部統制を浸透させるための環境体制のことです。

リスクの評価と対応

事業の適切な遂行を阻害するリスクを識別、分析、評価し、対応する体制のことを指します。

統制活動

権限の付与、職務の分担などで不正リスクを減らし、経営者の命令や指示を適切に実行するための方針や手続きのことです。

情報と伝達

必要な情報が適時、かつ適切に伝えられ、社内だけでなく株主や投資家などのステークホルダーに対しても情報を共有することです。

モニタリング

内部統制が有効に機能しているか継続的にチェック、評価することを指します。

ITへの対応

事業目的を達成するためにIT技術を適切に導入し、整備・活用することです。

ワークフローシステムが内部統制に効果的な理由

ワークフローシステムは、業務の流れや手順を電子的に管理するソフトウエアのことです。企業の業務フロー・プロセスの効率性を高められることをはじめ、さまざまなメリットがあります。

ワークフローシステムが有効な内部統制を構築・強化するために効果的な手段である主な理由は、以下の3点です。

• 業務プロセスの可視化・標準化
• 証跡管理が可能
• 利用者への適切な情報の伝達

それぞれの詳細を見てみましょう。

業務プロセスの可視化・標準化

ワークフローシステムを導入すると、意思決定のルートや業務プロセスをシステム上で明確に定められます。

システムに沿って業務を遂行することで、従業員は自社のルールを都度確認しなくても自動的にルールに沿った業務が可能になります。例えば、職務権限に沿った申請・承認作業がシステム上で可能になり、コンプライアンスも遵守できるでしょう。

申請と承認がシステム上で可視化・標準化されることは有効な内部統制の構築につながり、不正リスクの軽減につながります。

証跡管理が可能

ワークフローシステムではさまざまな申請・稟議などが電子化され、履歴がデータとして残るため、証跡管理が容易です。証跡が残り、また証跡を定期的に確認することで、不正があっても発見しやすく、牽制としても機能します。

また、監査時に証跡のデータを提出すれば、内部統制が有効に機能しているか証明しやすくなります。システム上で過去データの検索が容易になり、監査対応業務の効率化にもつながるでしょう。場合によっては監査人にシステム上の権限を付与し、データを閲覧・監査してもらうといった対応も可能です。

利用者への適切な情報の伝達

ワークフローシステムを導入すれば情報の伝達、共有が容易になり、内部統制の構成要素の1つである「情報と伝達」を満たすことにつながります。

業務フローや承認の過程の情報共有は、不正の防止に効果的です。さらに業務フローの内容だけでなく、業務の進捗状況を時間・場所を問わず確認できます。業務の可視化とその情報の伝達・共有により、事業活動を効率的に遂行できるでしょう。

ワークフロー導入のデメリットと対応策

ワークフローシステムの導入はメリットが多い一方で、社内に浸透させるまでに手間と時間がかかります。なぜなら、システムの操作方法や業務フローが大きく変更されることになりやすいからです。

そのため、社内からの反発があるとシステム導入がスムーズに進まないことも考えられます。対策の例としては、マニュアルの作成や社内研修の実施などによりシステム導入に向けて従業員へサポートすると共に、より業務効率が上がる点など従業員にとってのメリットを伝えることが大切です。

電子承認システム（ワークフローシステム）の導入手順については、以下の記事で解説していますので参考にしてください。

ワークフローシステム選定のポイント

ワークフローシステムは、製品によって特徴が異なります。システムの導入にはまとまったコストがかかり、また従業員の業務内容にも大きな影響があるため、選定の際には慎重に検討しましょう。主な選定ポイントを4点紹介します。

自社の規模に合ったものか

ワークフローシステムはさまざまな企業で導入されており、料金体系もそれぞれ異なります。自社の規模に合わないシステムを選んでしまうと、自社では不要な機能が標準装備されているといった理由で、必要以上のコストがかかる恐れがあるでしょう。

まずは、ワークフローシステムで自社が利用したい業務範囲を明確にした上で希望に合致するものを探し、コストも比較しながら規模に合ったシステムを選定しましょう。

直感的に操作できるか

ワークフローシステムが直感的に操作できる、わかりやすいつくりであることも大切なポイントです。

システムは日常的に利用するものであるため、あまり操作が難しいと慣れるまで時間がかかり、その後もスムーズに運用できない懸念があります。

丁寧かつ迅速なサポート体制があるか

丁寧、迅速なサポート体制があるか確認することも大切なポイントです。ワークフローシステムは業務フローを電子化するものであり、業務のほぼ全てをシステムで処理することになります。

不具合があると日常業務が停止してしまい、大きな機会損失が発生しかねません。一般的なサポート体制だけでなく、休日や時間外の対応など緊急時の対応も含めて確認しておきましょう。

既存のシステムと連携できるか

ワークフローシステムを導入する場合、既存のシステムと入れ替えとなるケースが多いでしょう。

データをスムーズに移行できないと、両方のシステムを稼働する時期が発生し、業務過多になる恐れがあります。また不具合があると日常業務が滞ることも考えられます。効率的かつ正確にデータを移行できるよう、互換性の高いシステムを導入するとスムーズです。

内部統制ワークフロー導入手順

ワークフローシステムの導入には業務効率化などメリットが多く、また内部統制を強化する効果があります。ワークフローシステムの活用により内部統制の有効性を高めるために、導入のステップを順に見てみましょう。

製品の選定

ワークフローシステムにはさまざまな種類があります。中でも内部統制の強化につながる機能があるシステムを選びましょう。具体的には、以下のような機能です。

• 申請・承認のルールをつくれる
• 承認作業などの履歴が明確に残る
• 変更できる人を限定できるなど、セキュリティ機能がある
• 内部統制監査に対応するための情報を提供できる機能がある

特に、内部統制監査にスムーズに対応できる機能があれば、内部統制の有効性を明確にすることを前提としているシステムであるといえます。

ルールづくり

内部統制の整備状況は、業務プロセスに対して一般的に「3点セット」と呼ばれる以下の資料を作成して確認します。これらの書類を作成する中で、内部 統制 ワークフローしましょう。

3点セットの概要は以下の通りです。各部署にヒアリングし、書類やシステムを確認しながら作成します。

業務記述書

業務フローを文章で記載したものです。業務で使用する帳票やシステムも記載します。

フローチャート

業務記述書の内容を図で表したもので、業務の流れを視覚的に確認できます。

リスクコントロールマトリックス（RCM）

業務プロセスの中で発生する懸念があるリスクの内容と、自社がそのリスクに対して設けている対策、内部統制を記載した表です。

例えば適正な承認を受ける仕組みが不十分な場合には、申請・承認ルートがシステム上定められており、変更するには権限が必要になるよう、ワークフローシステムの導入により仕組みを作る方法が考えられます。

モニタリング

ワークフローシステムを導入後、取り入れた内部統制の仕組みが適切に機能しているか定期的に見直しましょう。

システム上で申請・承認の履歴の一覧や権限が付与されている状況を確認できるなど、モニタリングしやすいシステムが望ましいといえます。

おすすめの内部統制向けワークフローシステム

内部統制向けのワークフローシステムとして、以下の2つを紹介します。

• SmartDB
• Gluegent Flow

SmartDB

SmartDBは、業務プロセスの完全デジタル化を実現できる業務プラットフォームです。プログラミング不要でマウス操作により業務アプリケーションを作成できるため、IT部門に頼ることなく、現場部門で業務のデジタル化を実現できます。

以下のような機能を備えており、業務の効率化を図れます。

• 業務情報を集約・自動集計できるフォーム作成機能
• 高度な業務プロセスに対応したワークフロー機能
• 正確なデータを蓄積するWebデータベース機能
• 社員間で情報を伝達しやすいコミュニケーション機能　など

さまざまな組織構造の業務フローを構築でき、また複雑な稟議・決裁などの承認ルートのシステム化など、自社の希望に合った導入ができます。そのため、自社が強化したい内部統制に対して柔軟に対応できるでしょう。

Gluegent Flow

Gluegent Flowは、申請フォームや承認経路を誰でも簡単に設定できるクラウド型のワークフローシステムです。主なポイントには以下が挙げられます。

• 既存のExcelテンプレートを活用できる
• 直感的に操作できる画面表示で操作性が高い
• 100種類以上のテンプレートで簡単にワークフローを作成

また、Microsoft365やGoogle Workspaceと連携することで、承認権限をアカウントに紐付けられるため、アクセス管理もスムーズです。業務プロセスの電子化や証跡管理、証跡データの検索、適切な伝達プロセスの構築などの機能により、内部統制の強化を進められます。

ワークフローシステムは内部統制の強化に役立つ

ワークフローシステムは、業務の流れや手順を電子的に管理するソフトウエアです。業務効率化やペーパーレス化をはじめとした、さまざまなメリットがあります。

加えて、内部統制の強化にも役立ちます。例えば申請・承認フローをシステム化すれば、標準化されたフォームでの申請と、適切な承認者の承認がなければ業務が進みません。権限を明確にすることで、不正を排除できる可能性が高まります。

ただし、ワークフローシステムは導入する際にまとまったコストがかかり、現場に浸透するまで時間と手間を要します。システム提供元の資料やセミナーなどを活用し、事前に十分検討することをおすすめします。

また、導入効果を高めるためには、必要な機能や強化したい内部統制の項目など、課題を明確にして自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。従業員の理解と協力を得てスムーズに運用できるよう、十分事前に準備してワークフローシステムの導入を成功させましょう。