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「RPA聞いたことはあるけれど、具体的にどのようなことができるの？」「RPAの導入を成功させるにはどうしたらよいの？」このような疑問をお持ちではありませんか。
RPAはコンピューター上の定型業務を自動化して業務削減・生産性向上に役立つものです。働き方改革が推進されている現在、RPAを導入する企業が増えています。
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例えば、サッポロビールではRPAでWEB上のデータ抽出を自動化して年間1,100万円もの経費削減に成功しました。このような実際の事例からわかるRPA導入のポイントを解説します。
また、RPAの導入を成功させるためのポイントも紹介します。結論から申し上げますと、下記の4つです。
- 業務フロー全体を明確にする
- RPAを導入する業務を絞ること
- 業務削減後に本来人間が集中して行うべき仕事を明確にすること
- RPA導入後の保守・運用まで考えること
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なぜ、いまRPAが注目されているのか、働き方改革との関係は？
政府は働き方改革の手段としてRPAの導入を推進しています。RPAの導入と働き方改革が推進されることになった背景を解説します。
働き方改革が推進される背景
日本は先進国の中でも急激に労働人口が減少しています。1997年は8,699万人だった労働人口は2016年には7,655万人まで減少。今後、少子高齢化に伴いさらに労働人口は減る見込みです。労働人口が減っても経済を維持していくためには、一人当たりの生産性を向上させる必要があります。
働き方改革関連法案により労働時間は短縮化
労働人口の減少に加えて、2019年4月から働き方改革法案が適用されます。
・残業時間の上限が設けられ破れば刑事罰
・5日以上有給取得を義務化
・勤務後から次の勤務開始まで11時間以上空ける
といった内容であり、労働時間を減らそうとしています。
労働時間を減らして同じ質の仕事をするためには、労働生産性をあげなくてはなりません。
RPAと働き方改革の関係
上述の通り、
・労働人口の減少
・労働時間の抑制
が同時に起こるため、労働生産性を上げざるを得ません。
そこで、人間がやっていた仕事の一部を自動化できるRPAに注目が集まるようになりました。
定型業務を自動化し、人間にしかできない高度な仕事に集中できるようにすることで
労働生産性の向上に役立ちます。
RPAによる働き方改革の4つの事例
事例1.：横川電機の事例
横河電機では、メールやエクセル、基幹システムを用いる煩雑な作業について、RPAの導入を行いました。その際に、慣例で行なっていた紙の台帳への記入を廃止。コンピュータ内で作業を完結できるように見直しました。業務の見直しを行いRPAを導入した結果、対象業務の8割を削減することに成功しました。
横河電機の例のように、そもそもやらなくても良い仕事を廃止し、業務フローを身軽にすることがRPA導入を成功させる近道と言えます。RPA導入が目的になって業務の削減を疎かになることは避けましょう。事前の業務の棚卸が重要です。
参考：横川電機 RPAによる業務自動化で対象業務(定型オペレーション)の作業時間『8割削減』に成功
事例2.：楽天カードの事例
業務を絞って試験的に導入し、業務の大幅な削減に成功した楽天カードの事例です。楽天カードでは、カード決済のデータを抽出・分析を行う手作業が200種類以上あり、NTTデータのWinactorによるRPA導入を決めました。試験的にRPAを導入するため、顧客情報を含まない12種類の業務に絞って自動化。業務を75パーセント削減することに成功しました。
参考：楽天カードがWinActor®を導入。RPAで未来トレンドを手に入れた？
事例3.：サッポロビールの事例
人間が行う作業では時間的な制約で不可能だった大量のデータの抽出・分析をRPAで可能にしたサッポロビールの事例です。
サッポロビールでは小売業が開示しているPOSデータをダウンロードするには、週に160回もの操作が必要でした。毎日ダウンロードするには人手・時間とも足りないため、週に1度のダウンロードを行なっていました。そこで、ユーザックシステムの「Autoブラウザ名人」によるRPAを導入してデータダウンロード作業を自動化。年間1,100万円のコストを削減できました。さらに、週に1回だったデータの更新を毎日行えるようになり、詳細な分析が可能になりました。
参考：RPAの活用で､サッポロビールに年間約1100万円の削減効果
事例4.：伊藤忠商事の事例
伊藤忠商事は2017年にRPA導入を検討し始め、2019年1月現在では83ものロボットが業務の一端を担っています。例えば、Webサイトから商品の市況を調査し、一定の数値を超えた変化が見られれば担当者にメールをする、という業務。年間148時間の業務削減効果があり、今後40商品まで展開する可能性があります。
短期間でRPAを社内で広く運用できている理由の1つに、RPAの社内研修制度があります。各部署にRPAの担当者が必要という意識から研修制度を設け、保守・運用ができる担当者に教育しています。
伊藤忠商事は導入後に研修制度を設け、担当者を教育するという啓蒙活動を行い、
急速に社内へRPA導入を広めることができました。
このように、RPA導入後に保守・運用まで社内で行えることがRPA導入のゴールと言えます。
そもそもRPAって何？
RPAとはロボットによる業務自動化、Robotics Process Automationの頭文字をとったものです。今まで人の手が入っていたコンピューター上の定型業務をソフトウェアによって自動化することを指します。RPAはその自動化のレベルによって三段階のクラスに分類されます。
クラス1:単純作業の自動化
情報の入力や検証などの定型業務を自動化することができます。
プログラムされた通りに動くため、イレギュラーな事象への対応はできません。
例えば経費精算業務などの管理部門業務を一部自動化することができます。
現在導入されているRPAの多くはこのクラス1です。
クラス2:非定型業務の一部自動化
構造化されていないデータの収集から分析まで、RPAとAIを併用して自動化します。
例えば、天候などの要因を加味した売上予測自動でを作成できます。
クラス3:AIを用いて意思決定まで自動化
大量のデータをAIに学習させて、最適な解を導き出すところまで自動化します。
例えば政治・景気動向を加味した経営判断などが挙げられます。
導入事例としては現状はまだ少ないですが、実用化されており、今後導入が増えると予想されます。
AIとRPAとの違いは？
RPAは人間がプログラムした通りに動きます。一方、AIは自ら考え、蓄積されたデータをもとに判断することができます。先程紹介したクラス3はAIをRPAに組み込むことで、高度な判断自動化することができるのです。
国内のRPA市場は2021年には100億円を超えると言われています。総務省によると2017年時点の国内企業の導入状況は以下の通りです。
・導入済み 14.1%
・導入中 6.3%
・導入を検討中 19.1%
2019年現在では導入中及び導入済みの企業割合が増加しているの予想されます。『RPAとAIの違い』についてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
RPAはなにができるのか？
1.複数のアプリケーションで自動化が可能
今までも単一のアプリケーション内の自動化は行われてきました。エクセル作業の自動化はマクロを組めば済みます。一方、RPAは複数のアプリケーションにまたがる業務を自動化できます。
例えば、ウェブ上の出荷データをダウンロードし、CSVファイルに変換し、社内システムに取り込む、といった自動化が可能です。
2.比較的低予算かつ短期間で導入可能
これまで、システム導入といえば大掛かりで金額も数千万円～数億円かかるものでした。一方、RPAは小規模に導入できます。RPAは現在使用しているシステムに後付けして業務フローの一部を自動化できるため、金額も20万円～と比較的安価です。
また、システムを丸ごと導入するのとは異なり、業務フローを変更せず部分的に導入できるので短期間で導入できます。
RPA導入を成功させる4つのポイント
ここからは、RPAを導入して業務削減に成功した企業の事例から、RPA導入を成功させるポイントを解説します。
ポイント1.導入前に業務フローを見直して業務そのものを削減すること
RPAを導入する前に業務の棚卸を行い、無駄な作業を廃止することで、業務削減の効果が高まります。
業務の見直しを行ってRPA導入を行った横河電機の事例です。
ポイント2.RPAを導入する業務を絞って試験導入してから広めていくこと
いきなり大規模にRPAの導入検討を始めてしまい、収集がつかない、ということになっては元も子もありません。小さく始めて社内に展開していくことが成功のポイントです。
ポイント3.業務削減後に本来人間が集中して行うべき仕事を明確にすること
今まで行っていた作業を自動化して業務削減することも重要ですが、
RPAを導入することで、ハンド作業ではできなかったことを可能にできることがあります。
ポイント4.RPA導入後の保守・運用まで考えること
当然のことながら、RPAは導入して終わりではありません。RPA導入後に実務の担当者が運用し、さらに社内へ広く展開していくことでより、業務削減効果が高まります。RPA導入後に研修制度を設けて効果的に運用している伊藤忠商事の事例です。
まとめ
RPAとは今まで人間が行ってきたコンピューター上の定型業務をソフトウェアによって自動化することを指します。働き方改革が推進されている今、業務削減・生産性向上のための手段として注目されています。RPAの導入を成功させるためのポイントは以下の通りです。
- 導入前に業務フローを見直して業務そのものを削減すること
- RPAを導入する業務を絞って試験導入してから広めていくこと
- 業務削減後に本来人間が集中して行うべき仕事を明確にすること
- RPA導入後の保守・運用まで考えること
今後さらにRPAを導入する企業は増えていくと考えられます。効果的に取り入れれば、生産性向上の一助になるでしょう。
