企業のコンプライアンス遵守と円滑な組織運営の根幹をなす社内規程。しかし、その管理は法務や総務、経理担当者にとって大きな負担となっています。「頻繁な法改正に追いつけない」「社員からの同じような問い合わせに時間を取られる」「規程の改訂作業が属人化している」——。このような課題は、多くの企業で共通して聞かれる声です。

→業務の自動運転を実現する経理AIエージェントとは？

本記事では、こうした規程管理の課題を解決する切り札として注目されるAI規程管理の導入効果や導入までに必要なことを解説していきます。

AI規程管理とは？

経費精算の度に「その朝食代は旅費規程の対象か」と問い合せが飛び込み、深夜までPDFを探しては条文を貼り付ける。そんな毎日に終止符を打つのが「AI規程管理」です。ここでは、その仕組みと効果を具体的に解説します。

規程管理の定義

規程管理とは、企業活動の指針となる社内規程（就業規則、経費規程、情報セキュリティ規程など）の作成、審査、承認、周知、保管、改訂、そして最終的な廃棄に至るまでの一連のライフサイクル全体を、適切に維持・運用する活動を指します。

単に規程ファイルをサーバーに保管しておくだけではありません。法改正や社会情勢の変化、新しい働き方の導入などに合わせて規程を常に最新の状態に保ち、全従業員が必要な時にいつでも正確な情報にアクセスできる状態を確保すること、そしてその規程が組織内で確実に遵守されるように働きかけることまでが、広義の規程管理に含まれます。

規程管理の現状と課題

日々の問い合わせで最も煩雑なのは、社員から届く「この交通費は精算対象か」「宿泊費に朝食は含まれるか」といった定番質問への回答です。総務・経理は出典となる規程を社内ポータルや共有フォルダから探し、根拠条文をコピーしてメールに貼り付ける作業を何度も繰り返します。改正法に合わせた最新版かどうかを都度確認しなければならず、わずかな見落としが監査指摘へ直結するため、担当者の心理的負荷は大きいのが実情です。PDF資料でも「繰り返し探す／答える」負担が規程管理工数の大半を占めると指摘されています。

AIが規程管理においてできること

AIチャットボットが社員からの質問に24時間自動で回答するため、担当者は問い合わせ対応からも解放されます。これらの機能で、規程管理業務の負担を軽減し、コンプライアンス体制の強化を実現します。

TOKIUM 経理AIエージェントのAI規程管理機能

経理担当者が本来の業務に集中する上で、社内からの度重なる問い合わせ対応は大きな課題の一つです。特に、経費規程や稟議規程などに関する質問は、同じような内容が繰り返し寄せられる傾向にあります。

このような課題に対し、経理業務の自動化を推進する「TOKIUM AI規程管理」は、AIを活用した規程管理機能によって新たなアプローチを提供します。この機能は、社内に点在する規程やマニュアルの情報をAIに集約し、従業員からの質問に対してAIが根拠条文と共に自動回答する仕組みです。

ここでは、その主要な機能と、導入によって現場の課題がどのように解決されるのかを具体的に解説します。

TOKIUM AI規程管理の主要な機能

この機能は、大きく分けて3つの特徴的な機能から構成されています。

社内規程やマニュアルの一元管理 

経費規程や就業規則といった公式な規程類はもちろん、業務マニュアルや過去の問い合わせ履歴といった、形式の異なる情報もAIに一元的に登録できます。情報源が一つにまとまることで、従業員は「どこを見ればよいか分からない」という状態から解放され、必要な情報へ迅速にアクセスすることが可能になります。

AIによる高精度な自動回答システム

登録された規程やマニュアルをAIが学習し、担当者に代わって質問に回答します。例えば、「この経費はどの勘定科目で処理すればよいですか？」といった日常的な言葉での質問にも、AIがチャット形式で対応。回答の際には参照した規程の該当箇所を根拠として示すため、信頼性の高い情報を提供できます。

リアルタイムな情報更新と鮮度の維持

社内ルールが変更された際も、更新は簡単です。改訂後の規程ファイル（PDFやTXT形式など）をアップロードするだけで、AIの知識が即座にアップデートされます。これにより、AIは常に最新の情報に基づいて回答するため、古い情報で業務が進んでしまうといったミスを防ぎます。

以下の記事では、経理AIエージェントの全機能とメリットを詳しく解説しています。

AI規程管理機能の導入メリットと効果

この機能の導入は、経理担当者が日常的に直面する以下のような課題の解消に直結します。

類似問い合わせへの繰り返し対応からの解放

「この交通費は精算対象になりますか」「出張時の日当はいくらですか」――。経理部門には日々、様々な従業員から類似の質問が寄せられます。その一つひとつは数分の対応でも、積み重なれば月次決算や予算策定といったコア業務を圧迫する大きな要因となります。

AI規程管理を導入すると、AIがこのような定型的な質問の一次対応を24時間365日担います。担当者は、AIでは判断できない複雑なケースや、より専門的な会計判断が求められる業務に集中できる時間を確保できます。これにより、本来注力すべき付加価値の高い業務へとリソースを再配分することが可能になります。

根拠条文を探す手間の削減

問い合わせに回答する際、担当者はまず社内ポータルや共有フォルダから関連規程を探し出し、膨大なPDFの中から該当する条文を目で探し、その箇所をコピー＆ペーストして返信する、という一連の作業を行っています。さらに、その規程が最新版であるかを確認する手間と、誤った情報を伝えてしまうリスクは、常に担当者の心理的負荷となっています。

AIは、質問の意図を理解し、学習した最新の規程データから根拠となる条文を瞬時に引用して回答します。この「探す」「確認する」「貼り付ける」という一連の非効率なプロセスが自動化されることで、担当者の業務負担は劇的に軽減され、回答の正確性とスピードも向上します。

形骸化した社内FAQの問題

多くの企業で、社内FAQは一度作成されても更新が追いつかず、情報が陳腐化してしまう傾向にあります。また、従業員側もFAQの中から自力で答えを探すことを面倒に感じ、結局は経理担当者に直接質問してしまいます。

AI規程管理では、従業員が「探す」のではなく「尋ねる」だけで自己解決できる、新しい仕組みを提供します。規程ファイル自体を最新版に更新すれば、AIの知識もリアルタイムで更新されるため、FAQのようにメンテナンスが滞る心配もありません。常に“生きている”ナレッジベースとして機能し、形骸化の問題を根本から解決します。

従業員の心理的負担の軽減

質問をする従業員側にも、「こんな初歩的なことを聞いていいのだろうか」「忙しそうで申し訳ない」といった心理的なハードルが存在します。この遠慮が原因で、自己判断で誤った経費申請をしてしまい、後日差戻しや修正といった余計な手戻りが発生することも少なくありません。

AIは、相手が誰であろうと感情を持たずに、いつでも平等に対応します。従業員は些細な疑問でもためらうことなく質問できるため、不明点をその場で解消する文化が醸成されます。結果として、申請のミスが減り、経理部門のチェック・修正業務が削減されるだけでなく、従業員自身の業務効率も向上するなど、組織全体の生産性向上に貢献します。

以下の記事では、AI導入で経理業務が具体的にどう変わるのかを実践メリットと共に解説しています。

AI規程管理の導入ステップ

PoC（概念実証）を始めた途端に「評価項目が曖昧」「トライアルのまま本番に移れない」という声は少なくありません。本章では、TOKIUM AIエージェントの「AI規程管理」をスムーズに採用するための4ステップを時系列で解説します。現状把握からKPI設計、無料トライアル、本番移行、そして改善サイクルまでを網羅しているため、記事を読み終えた瞬間から具体的な導入計画を描けるようになります。

現状分析と目標設定

まず、問い合わせ件数や規程改訂の頻度を棚卸しし、業務コストとリスクを数値化します。「登録したい規程を用意」という準備段階（STEP01）で対象文書の範囲と優先度を確定させることが成功の鍵です。この時点で「差戻し率を半減」「改訂サイクルを4分の1に短縮」など、PoC終了後に判定できる具体目標を設定します。

評価指標と精度目標の設定

PoCでは回答の正確性、検索速度、ユーザー満足度を主指標とします。TOKIUMはAI回答を8,000名規模のオンラインオペレーターが監視し、HITL体制で品質を担保するため、目標精度は回答正答率97％以上でも現実的です。あわせて差戻し率や残業時間の削減幅もKPIに組み込み、ROI試算の根拠とします。

無料トライアルから本番運用まで

トライアルでは規程を読み込める形式に変換し、AIへ登録するだけで質問が可能になります（STEP02〜04）。最短で2週間、平均でも1か月以内に評価が完了し、本番移行時は既存ワークフローにボットアカウントを追加するだけなので、IT部門の開発工数はほぼゼロです。移行前に運用ガイドと権限設定を確定し、監査ログの保存ポリシーもチェックしておきましょう。

以下の記事では、AI導入を成功させるロードマップを詳しく解説しています。

よくある質問（Q&A）

AI規程管理の導入を検討するとき、費用感や対応範囲、移行期間など細かな疑問が次々と浮かびます。本章では総務・法務部門から実際に寄せられる代表的な質問に回答し、稟議書作成にそのまま使える具体データと安心材料をまとめました。読み終えれば、経営層との認識差を埋めつつ導入判断をスピーディに進められるはずです。

Q. どの規程を登録できますか？

A. 旅費・就業・情報セキュリティなどTXTやPDF形式の社内ルールほぼすべてに対応し、過去の問い合わせログも学習対象にできます。

Q. 規程を改訂した場合の反映は？
A. 新旧ファイルをアップロードするだけで深夜バッチが再学習し、翌朝には最新版で回答します。

まとめ

法改正対応や繰り返しの問い合わせなど、煩雑な規程管理は担当者の大きな負担です。AIは、法改正の検知や質問への自動応答でこれらの定型業務を自動化し、業務効率化とコンプライアンス強化を両立させます。

担当者は単純作業から解放され、コスト削減の提案といった、より付加価値の高い戦略的業務に集中できます。「TOKIUM AI規程管理」のようなツールの活用は、未来の管理部門に不可欠な一手と言えるでしょう。