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特定の担当者しか業務内容を知らない…そんな「経理の属人化」に、頭を悩ませている経理担当者の方、いらっしゃるのではないでしょうか？ 担当者の異動や退職で業務が滞り、不正リスクが増加するのではないか、と不安を感じているかもしれません。
この記事では、そんなあなたの悩みを解決するために、経理の属人化がもたらすリスクを徹底的に解説します。さらに、属人化を招く原因を深掘りし、今すぐできる具体的な対策を5つご紹介します。業務フローの可視化から、経理システムの導入、アウトソーシング、人材育成まで、すぐに実践できる方法が満載です。
この記事を読めば、属人化解消への道筋が明確になり、業務効率化、不正リスクの低減、そして組織としての成長を実現できるでしょう。ぜひ最後までお読みいただき、あなたの経理業務をより強く、より効率的にするための第一歩を踏み出してください。
経理の属人化とは？ 放置するとどうなる？
経理業務の属人化は、多くの企業が直面する課題であり、放置すると様々なリスクを孕みます。特定の担当者しか業務内容を理解していない状態、つまり「その人しかできない業務」が多い状態を指します。この記事では、経理の属人化がもたらすリスクを具体的に解説し、対策の必要性について深く掘り下げていきます。
経理の属人化とは？わかりやすく解説
経理の属人化とは、端的に言えば「特定の担当者しか、経理業務の全貌を理解しておらず、その担当者以外がその業務を遂行できない状態」を指します。例えば、特定の仕訳や勘定科目の処理方法、特定のシステム操作、取引先との特別なやり取りなど、一部の担当者しか知らない業務が存在する場合、それは属人化していると言えます。
この状態は、業務の効率性や組織としてのリスク管理において、大きな問題を引き起こす可能性があります。人が変われば業務が滞る、不正のリスクが高まるなど、様々な負の影響が考えられます。
属人化によって生じるリスク
経理の属人化を放置すると、以下のような5つの大きなリスクが生じます。
業務の遅延
特定の担当者が不在の場合、その担当者しかわからない業務は滞ってしまいます。急な病気や休暇、退職などによって、経理業務全体が止まってしまうこともあり得ます。業務が止まれば、決算の遅延や税務申告への影響も懸念されます。
不正リスクの増加
特定の担当者のみが業務内容を把握している状況は、不正行為を隠蔽しやすく、発覚を遅らせる可能性があります。チェック体制が整っていない場合、横領や改ざんなどのリスクが高まります。これは、企業の信用を失墜させ、法的責任を問われる可能性も孕んでいます。
業務品質の低下
担当者の知識や経験に依存した業務遂行は、標準化された手順がないため、ミスが発生しやすくなります。また、担当者の主観によって判断が左右され、業務品質が低下する可能性もあります。ミスの頻発は、業務のやり直しや顧客からのクレームにつながり、企業の信頼を損なう可能性があります。
担当者の負担増
特定の担当者に業務が集中し、その担当者の負担が大きくなります。残業が増え、心身ともに疲弊し、モチベーション低下や離職につながる可能性もあります。優秀な人材が離職すれば、企業の損失は計り知れません。
組織としての成長阻害
属人化は、組織全体の知識共有を阻害し、ノウハウが蓄積されにくくなります。新しいメンバーが育ちにくく、組織としての成長を妨げる要因となります。結果として、組織は変化への対応が遅れ、競争力を失う可能性があります。
属人化がもたらす具体的な影響：事例紹介
属人化がもたらす影響は、単なる業務の遅延に留まらず、企業全体に大きな影響を与える可能性があります。以下に、具体的な事例をいくつかご紹介します。
事例1：担当者の退職による業務停滞
長年、特定の業務を担当していた方が退職した場合、後任への引き継ぎが不十分だと、業務が滞り、決算業務に遅れが生じる可能性があります。最悪の場合、決算が間に合わず、株主総会や税務申告に影響が出ることも考えられます。円滑な事業継続のためには、属人化対策が不可欠です。
事例2：不正発覚による損害
特定の担当者しか知らない不正な経理処理が行われていた場合、発覚が遅れ、多額の損害を被る可能性があります。企業の信用を失墜させ、取引先からの信頼を損なうこともあります。コンプライアンス違反は、企業の存続を揺るがす重大な問題です。
事例3：業務ミスの頻発
特定の担当者の経験則に頼った業務遂行は、ミスが発生しやすくなります。特に、複雑な取引や特殊なケースにおいて、誤った処理が行われる可能性が高まります。その結果、修正に手間がかかり、業務効率が低下するだけでなく、税務署からの指摘や追徴課税につながることもあります。正確な会計処理は、企業の健全な経営基盤を支える上で重要です。
これらのリスクは、企業の財務報告への信頼性を揺るがし、経営判断を誤らせる可能性もあります。また、組織全体の信頼を低下させ、社員のモチベーションを低下させることにもつながりかねません。経理の属人化は、企業経営にとって非常に大きな問題であることを認識し、早急に対策を講じる必要があります。
経理の属人化を招く5つの原因
経理の属人化は、様々な原因が複合的に絡み合って発生します。自社の状況を客観的に見つめ、問題点を特定するためにも、属人化を招く主な5つの原因を詳しく解説します。
原因1：業務プロセスが可視化されていない
業務プロセスが可視化されていない場合、経理業務の流れが不明瞭になり、誰がどの業務をどのように行っているのか、全体像を把握することが難しくなります。可視化されていないと、業務の改善点を見つけることすら困難です。
業務の重複や無駄の発生
業務の重複や無駄が発生している箇所が特定できないため、効率的な業務遂行が阻害されます。
ボトルネックの特定遅延
ボトルネックになっている業務が特定できないため、問題解決が遅れます。
生産性向上の阻害
業務効率化のための改善点が見つけにくいことから、生産性の向上が妨げられます。
原因2：マニュアルや手順書が整備されていない
業務手順が文書化されておらず、担当者しか業務内容を理解していない場合、属人化が進みます。マニュアルがないと、新しい担当者への引き継ぎがスムーズに行えず、業務の質が低下する可能性があります。
非効率な引き継ぎ
新しい担当者への引き継ぎがスムーズに行われないため、業務の遅延やミスの発生につながります。
業務品質の低下
業務の標準化が図れず、ミスが発生しやすくなるため、業務品質の低下を招きます。
品質のばらつき
業務品質が担当者の知識や経験に依存してしまうため、担当者によって業務の質にばらつきが生じます。
原因3：担当者の知識・経験に依存した業務遂行
担当者の知識や経験に頼った業務遂行は、属人化を加速させる大きな要因です。経験豊富な担当者がいなくなると、業務が回らなくなる可能性があります。
業務遂行の非標準化
業務手順が属人的になり、誰でも同じように業務を遂行することができないため、担当者の不在時に業務が滞る原因となります。
業務の停滞リスク
担当者が不在の場合、業務が滞ってしまうため、企業活動に支障をきたす可能性があります。
処理ミスのリスク
業務の属人的な判断によって、誤った処理が行われる可能性があるため、企業に損失をもたらす可能性があります。
原因4：コミュニケーション不足による情報共有の欠如
情報共有が不足し、業務に関する情報が特定の担当者に集中してしまうと、属人化が進みます。情報共有が不足すると、問題の早期発見が遅れ、対応が後手に回る可能性があります。
チームワークの阻害
業務に関する情報が、担当者間の間で共有されないため、チームワークが阻害され、業務効率が低下します。
誤った情報に基づく業務遂行
新しい情報や変更点について、全体に伝達されないため、誤った情報に基づいて業務が行われる可能性があります。
問題の深刻化
問題が発生しても、他の担当者が気づきにくいため、問題が深刻化する可能性があります。
原因5：組織的な情報共有の仕組みがない
ナレッジマネジメントシステムや情報共有ツールが導入されていない場合、組織全体での情報共有が難しくなります。情報共有の仕組みがないと、過去の経験やノウハウが蓄積されず、組織としての成長が阻害されます。
同じミスの繰り返し
過去の事例やノウハウが蓄積されず、共有されないため、同じミスを繰り返す可能性が高まります。
業務効率の低下
情報が散在し、必要な情報にアクセスしにくいため、業務効率が低下します。
組織成長の阻害
組織全体で知識を共有し、活用する文化が育たないため、組織としての成長が阻害されます。
これらの原因が複合的に作用し、経理業務の属人化を招きます。自社の状況を分析し、どの原因が最も影響しているのかを特定することが、対策の第一歩となります。
今すぐできる！経理の属人化を解消する5つの対策
経理の属人化を解消するための具体的な対策を5つご紹介します。自社の状況に合わせて、優先順位をつけ、段階的に取り組むことが重要です。
対策1：業務フローの可視化と標準化
業務フローを可視化し、標準化することで、業務の見える化を図り、属人化を解消します。業務の流れを明確にすることで、誰でも業務内容を理解できるようになり、効率的な業務遂行が可能になります。
ステップ1：現状分析
現在の業務プロセスを洗い出し、業務の流れを図で可視化する（業務フロー図の作成）。これにより、業務全体の流れを把握し、問題点を見つけやすくします。各業務にかかる時間、担当者、使用するツールなども詳細に記録することで、業務のボトルネックを特定し、改善の優先順位をつけやすくなります。
ステップ2：問題点の洗い出し
業務の重複、無駄な工程、ボトルネックになっている箇所を特定します。不要な業務を削減し、効率化を図ります。また、属人化している業務、手順が不明確な業務を洗い出し、マニュアル作成などの対策を講じます。
ステップ3：改善策の検討と実施
業務の簡素化、効率化、標準化のための改善策を検討します。業務プロセスを改善し、効率的な業務遂行を目指します。BPM（Business Process Management）ツールの導入も有効で、業務プロセスの可視化、改善、自動化を効率的に行えます。改善策を実行し、効果を測定し、必要に応じて見直しを行います。
効果測定の方法
業務時間の短縮、業務ミスの削減、担当者の負担軽減といった指標で効果を評価します。これにより、業務効率化、品質向上、従業員満足度の向上が測れます。
対策2：業務マニュアル・手順書の作成
業務マニュアルや手順書を作成することで、誰でも同じように業務を遂行できるようになります。これにより、業務の品質を均一化し、担当者が変わっても業務が滞ることがなくなります。
ステップ1：対象業務の選定
属人化している業務、頻繁に行われる業務、複雑な業務などを優先的に選定します。特に重要な業務から着手し、効果を最大化します。
ステップ2：マニュアルの作成
業務の手順をステップごとに詳細に記述し、誰でも理解できるよう簡潔で分かりやすい言葉遣いを心がけます。図や画像、さらには動画マニュアルを活用すると、より分かりやすく実践的なマニュアルが作成できます。テンプレートを活用すれば、作成の効率化も図れます。
ステップ3：マニュアルの共有と改善
作成したマニュアルを関係者全員に共有し、組織全体で業務知識の共有と質の向上を図ります。業務内容の変化に合わせて定期的に内容を更新し、利用者からのフィードバックを参考に改善を繰り返すことが重要です。
効果的なマニュアル作成のポイント
読みやすさ（簡潔な文章、適切な改行、箇条書き）、網羅性（必要な情報の網羅）、正確性（誤字脱字なく最新情報）、継続的な改善（定期的な更新）が、効果的なマニュアル作成の鍵となります。
対策3：経理システムの導入・活用
経理システムを導入することで、業務の効率化を図り、属人化を抑制できます。手作業で行っていた業務を自動化し、データの一元管理を実現することで、業務の効率化と不正リスクの低減につながります。
ステップ1：自社の課題とニーズの明確化
現在抱えている業務効率や不正リスクなどの課題を明確にし、導入するシステムに求める機能（クラウド会計、経費精算など）をリストアップします。これにより、システム導入の目的が明確になります。
ステップ2：システムの選定
複数のシステムを比較検討し、自社のニーズに最適なシステムを選びます。各システムの機能、費用、サポート体制に加え、導入事例や口コミを参考に使いやすさを確認することが重要です。
ステップ3：導入と運用
スムーズな導入のために計画を立て、段階的に進めます。社員がシステムを使いこなせるように研修を実施し、定期的に利用状況を確認して改善を重ねることが活用促進につながります。
自社に合ったシステムの選び方
クラウド会計ソフトは場所を選ばずアクセスでき、自動仕訳や他システム連携がメリットですが、セキュリティやカスタマイズ性に制限がある場合もあります。経費精算システムは業務効率化、不正防止、ペーパーレス化に貢献しますが、導入コストや社員への浸透が課題となることがあります。その他、販売管理システムや在庫管理システムなど、自社の業務に合わせて最適なシステムを選びましょう。
導入事例と費用対効果
他社の導入事例を参考に自社への適用可能性を検討し、導入・運用コストと業務効率化による効果を比較して費用対効果を評価することが、最適なシステム選定につながります。
対策4：アウトソーシングの検討
経理業務の一部をアウトソーシングすることで、専門的な知識やスキルを持つプロに業務を任せ、属人化を解消できます。自社で抱える負担を軽減し、コア業務に集中できる環境を構築します。
ステップ1：アウトソーシング対象業務の選定
自社で抱えている課題やアウトソーシングで解決したい問題を明確にし、記帳代行、給与計算、決算業務など、アウトソーシングする業務の範囲を決定します。
ステップ2：アウトソーシング先の選定
複数のアウトソーシング会社の実績、専門性、料金、サポート体制などを比較検討し、自社のニーズに合った会社を選びます。
ステップ3：契約と運用
アウトソーシング会社との契約内容を十分に確認し、業務の引き継ぎをスムーズに行います。定期的なコミュニケーションを通じて業務の進捗状況を確認し、問題があれば対応することが重要です。
メリット・デメリット
メリットとして、専門性の高いサービス、業務効率化、コスト削減、人的リソースの最適化が挙げられます。一方、デメリットには情報漏洩のリスク、コミュニケーションの難しさ、自社ノウハウの蓄積が困難な点があり、信頼できるアウトソーシング先を選ぶことが重要です。
対策5：経理人材の育成・ローテーション
経理人材の育成や、ローテーションを実施することで、特定の担当者に業務が集中することを防ぎ、組織全体で経理業務を理解できるようになります。人材育成は、組織全体のスキルアップにつながり、将来的なリスクに備えることができます。
ステップ1：育成計画の策定
社員のスキルレベルを評価し、個々の能力に応じた育成計画を立てます。OJT（On-the-Job Training）とOff-JT（Off-the-Job Training）を組み合わせ、外部研修や資格取得支援なども検討し、効果的に育成します。
ステップ2：OJTとOff-JTの実施
OJTでは先輩社員による指導や実際の業務を通して実践的なスキルを習得し、Off-JTでは研修やセミナーなどで専門知識を深め、業務の質を向上させます。
ステップ3：ローテーションの実施
定期的に担当業務をローテーションし、様々な業務を経験させることで、幅広い知識とスキルを習得させ、組織全体のレベルアップを図ります。ローテーションの頻度や期間は、組織の規模や状況に合わせて調整します。
具体的な育成計画の立て方
習得すべきスキルや知識といった目標を明確に設定し、OJTやOff-JTを組み合わせた効果的な研修プログラムを設計します。また、研修効果やスキルアップを測る評価制度を明確にすることが重要です。
評価制度の構築
個々の社員の成長を評価し、昇給や昇進に反映させることで、頑張りを正当に評価し、社員のモチベーションを高め、成長を促進します。
成功事例の紹介
他社の成功事例、例えばOJTとOff-JTを効果的に組み合わせて早期戦力化を実現した事例などを参考に、自社に合った人材育成方法を検討することが有効です。
属人化対策を成功させるためのポイント
属人化対策を成功させるためには、単に対策を実施するだけでなく、組織全体で取り組む姿勢が重要です。ここでは、成功のためのポイントを解説します。
経営層を巻き込むには？
属人化対策を成功させるためには、経営層の理解と協力を得ることが不可欠です。経営層を巻き込むためのポイントを以下に示します。
属人化のリスクと対策の必要性を説明
業務遅延、不正リスク、業務品質の低下といった属人化のリスクと、対策による業務効率化やコスト削減などのメリットを、データや事例を用いて客観的かつ具体的に説明し、経営層の理解を深めます。
KPI（重要業績評価指標）の設定
業務時間の短縮率やミス削減率、経費削減額などのKPIを設定し、対策の効果を数値で測れるようにします。KPIを定期的に測定し、進捗状況を報告することで、客観的な評価が可能になります。
具体的な効果の提示
対策によって「業務効率が向上し残業時間が減る」「不正リスクが低減し企業の信頼性が向上する」など、どのような効果が得られるのかを具体的に示し、可視化して分かりやすく伝えることで、経営層の納得と関心を得やすくなります。
経営層への働きかけ
定例会議などで進捗状況を報告し、課題や改善点について意見交換を行うなど、積極的にコミュニケーションを図ることで、経営層からの指示やサポートを得やすくなり、組織全体での取り組みを推進できます。
効果測定の方法
属人化対策の効果を測るためには、具体的な指標を設定し、定期的に測定する必要があります。
業務時間の短縮
対策前後の業務時間を比較して短縮時間を算出したり、特定の業務に要する時間を測定したりすることで、効率化の度合いを評価します。
コスト削減
アウトソーシング費用の削減やシステム導入によるコスト削減額、さらには人件費の削減効果も評価に入れることで、対策の費用対効果を具体的に示します。
業務ミスの減少
対策前後の業務ミスの件数を比較し、減少率を算出します。ミスの内容や原因を分析することで、さらなる改善策の検討にも繋がります。
生産性の向上
業務効率化によるアウトプットの増加を評価します。また、従業員のモチベーション向上や離職率の低下といった多角的な視点も評価に含めます。
その他の指標
従業員満足度のアンケート調査、内部統制の強化度合い、コンプライアンス遵守状況などを測ることで、リスク管理や法令遵守における効果も評価できます。
効果測定の結果を定期的に分析し、改善点を見つけ、PDCAサイクルを回すことが重要です。
継続的な改善の重要性
属人化対策は、一度実施すれば終わりではありません。継続的な改善が不可欠です。
PDCAサイクルの活用
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）のサイクルを繰り返し回すことで、対策の効果を持続的に高めることができます。
定期的な見直し
定期的に業務プロセスを見直し、改善点を探します。また、新しいツールや技術を積極的に導入し、業務のさらなる効率化を図ります。
改善点の洗い出し
業務上の課題や問題点を洗い出し、社員からの意見やフィードバックを積極的に収集することで、実態に即した改善に役立てます。
改善策の実施
洗い出された改善点に基づいて具体的な改善策を実施し、その効果を評価しながら必要に応じて修正を加えます。
経理の属人化対策は、組織文化の一部として定着させる必要があります。継続的な改善を通じて、組織全体の成長を促しましょう。
成功事例
他社の成功事例を参考に、自社に合った対策を検討することも有効です。
事例1：業務の標準化による引き継ぎの円滑化
ある会社では、経理担当者の退職による業務停滞が課題でした。そこで業務フローの可視化、マニュアル作成、経理システムの導入を行い、業務の標準化を実現。結果として、引き継ぎが円滑になり、業務時間も短縮されました。
事例2：アウトソーシングによる不正リスク低減
別の会社では、不正リスクの増加に悩んでいました。対策として経理業務のアウトソーシングと内部統制の強化を実施したところ、不正リスクが低減し、業務効率化とコンプライアンス遵守も達成できました。
事例3：人材育成による組織全体のレベルアップ
またある会社では、経理人材の育成不足が課題でした。OJT、Off-JT、ローテーションを組み合わせた育成計画を実施し、社員の経理スキルが向上。組織全体のレベルアップと業務効率化につながりました。
自社の状況に合った事例を参考に、効果的な対策を検討しましょう。
まとめ｜経理の属人化対策で、組織を強くする
この記事では、経理の属人化がもたらすリスクと、それを解消するための具体的な対策について解説しました。
本記事のまとめ
経理の属人化は、業務の遅延、不正リスクの増加、業務品質の低下、担当者の負担増、組織としての成長阻害など、様々なリスクを引き起こします。しかし、業務フローの可視化、マニュアル作成、経理システムの導入、アウトソーシング、人材育成などの対策を講じることで、これらのリスクは解消できます。対策を成功させるためには、経営層の理解と協力を得て、継続的な改善に取り組むことが重要です。
