インボイス制度の適格請求書チェックを効率化する方法

この記事は約 10 分で読めます。

インボイス制度の適格請求書チェックを効率化する3つのポイント
請求書受領とは？業務の流れと重要性
請求書受領の課題と、それに対する具体的な対策
請求書受領業務を効率化する3つの方法
電子帳簿保存法とインボイス制度への対応
請求書受領業務を劇的に変えるTOKIUMのソリューション
まとめ
FAQ

インボイス制度への対応では、請求書を受け取るだけでなく、適格請求書として必要な記載事項がそろっているかを確認する作業が欠かせません。とくに、登録番号や税率ごとの記載内容の確認が増えたことで、請求書チェック業務の負担が大きくなった経理部門も少なくありません。

→ダウンロード：インボイス制度開始後も安心！適格請求書の受領/確認/保存のポイント

適格請求書のチェックを効率化するには、確認項目をあらかじめ標準化し、登録番号確認の流れを属人化させず、受領から保存までを一連の業務として見直すことが重要です。紙・PDF・メール添付など受領方法が混在している場合は、確認作業と保存ルールを分けて考えず、まとめて整備した方が運用は安定しやすくなります。

この記事では、インボイス制度で確認すべき適格請求書のチェック項目と、登録番号確認を含む実務フローの効率化ポイントを整理して解説します。

インボイス制度の適格請求書チェックを効率化する3つのポイント

インボイス制度への対応では、請求書を受け取った後に「必要事項がそろっているか」「仕入税額控除の要件を満たしているか」を確認する作業が発生します。ここを担当者ごとの判断に任せると、確認漏れや差し戻しが起きやすくなります。まずは、適格請求書チェックを効率化するうえで押さえたい考え方を整理しておくことが重要です。

適格請求書のチェックを効率化するには、まず「何を確認するのか」を担当者ごとにばらつかせないことが重要です。以下の早見表では、仕入税額控除の要件として確認したい主な記載事項を、実務で見落としやすいポイントとあわせて整理しています。適格請求書は請求書に限らず、必要事項を満たした納品書等でも認められるため、受領する書類の種類が複数ある場合にも同じ観点で確認できるようにしておくと運用しやすくなります。

確認項目	主な確認内容	実務での見落としポイント	不備がある場合の対応例
書類作成者の氏名または名称	請求元の事業者名が明記されているかを確認します。	屋号や略称だけで記載されており、社内の取引先マスタと照合しにくい場合があります。	正式名称が判別しにくい場合は、取引先情報と照合し、必要に応じて書類の再発行や補足資料を依頼します。
登録番号	適格請求書発行事業者の登録番号が記載されているかを確認します。	番号の記載漏れ、桁誤り、旧様式の請求書のまま運用されているケースが起こりやすい項目です。	国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで確認し、不一致や未記載があれば差し戻します。
取引年月日	取引日または請求対象期間が確認できるかを見ます。	請求書発行日しか記載がなく、取引日や対象期間が不明確な場合があります。	対象期間や取引日が判別できない場合は、納品書や契約情報で補完できるかを確認します。
取引内容	何の取引かが分かり、軽減税率対象品目がある場合はその旨が分かるかを確認します。	摘要が簡略すぎて内容が判別しづらい、軽減税率対象かどうかが読み取れない場合があります。	摘要の補足や内訳資料の提出を依頼し、税率判断に必要な情報を補います。
税率ごとに区分した対価の額	10％と8％など、税率ごとの合計額が区分して記載されているかを確認します。	税率別の内訳がなく、合計金額のみ記載されている請求書は見落としやすいです。	税率別の明細が不足している場合は、内訳の記載がある書類への差し替えを依頼します。
適用税率	各取引に適用される税率が明記されているかを確認します。	税率別金額はあるものの、税率自体の表示が抜けているケースがあります。	取引内容や内訳から税率が明確でない場合は、書類修正を依頼します。
税率ごとに区分した消費税額等	税率ごとの消費税額または消費税相当額が記載されているかを確認します。	税込総額のみがあり、税率ごとの税額が確認できないケースがあります。	税額区分が確認できない場合は、取引先に内訳の明記を依頼します。
書類の交付を受ける事業者の氏名または名称	自社名または交付先名が記載されているかを確認します。	請求先部門や関連会社名との混同により、どの法人宛てか不明確な場合があります。	宛先誤りがある場合は、そのまま処理せず、正しい宛名での再発行を依頼します。

※ 適格請求書は請求書に限らず、必要事項を満たした納品書等でも認められる場合があります。運用上は、受領書類の種類ごとではなく、必要記載事項ごとに確認ルールをそろえておくと効率化しやすくなります。

1. 確認項目を担当者ごとではなく業務として標準化する

適格請求書のチェックを効率化する第一歩は、確認すべき項目を個人の経験に依存させず、業務ルールとしてそろえることです。担当者ごとに確認の粒度が異なると、ある請求書では登録番号まで確認している一方で、別の請求書では税率や消費税額の確認が抜ける、といったばらつきが起こりやすくなります。

とくに、受領件数が多い企業では、請求書を目視で1件ずつ確認する運用だけでは負担が大きくなります。まずは「どの項目を必ず確認するのか」を明文化し、誰が見ても同じ判断になりやすい状態をつくることが重要です。

2. 登録番号確認だけを個別作業にしない

インボイス制度対応で負担が増えやすいのが、登録番号の確認です。新規取引先だけでなく、継続取引先でも請求書の記載内容に抜けや変更がないかを確認する必要があるため、手作業に頼り切ると確認コストが膨らみやすくなります。

このとき重要なのは、登録番号確認をその場しのぎの個別作業にしないことです。請求書を受領した後に担当者が都度判断する運用では、確認漏れや確認履歴の散在が起きやすくなります。確認のタイミング、確認方法、差し戻し時の対応をあらかじめ決めておくことで、確認作業の再現性を高めやすくなります。

3. チェック作業と保存作業を分けずに設計する

適格請求書の確認が終わっても、その後の保存方法が整っていなければ、実務負担は減りません。紙で受け取った請求書、メールで届いたPDF、取引先ポータルから取得したデータなどが混在している場合は、チェック後の保存ルールまで含めて運用を決める必要があります。

請求書受領業務では、確認作業だけを効率化しても、保存や検索に手間がかかれば全体最適にはなりません。インボイス制度対応の効率化を進める際は、受領、確認、承認、保存までを一連の流れとして見直すことが大切です。

適格請求書の確認を効率化するには、担当者がその場で判断するのではなく、受領後の流れをあらかじめ固定しておくことが重要です。以下のフロー図では、請求書を受け取った後に、必要記載事項の確認、登録番号の確認、不備時の差し戻し、問題がない場合の承認・保存までを一連の流れで整理しています。

請求書受領とは？業務の流れと重要性

請求書受領とは、企業が取引先から受け取る請求書を適切に処理する一連の業務を指します。この業務は、企業の会計処理の基礎となるものであり、正確かつ効率的に行うことが重要です。ここでは、請求書受領の定義、具体的な業務フロー、そしてその重要性について詳しく解説します。

請求書受領の定義

請求書受領とは、企業が商品やサービスを購入した際に、取引先から送付される請求書を受け取り、内容を確認し、会計処理を行う一連のプロセスを指します。このプロセスは、企業の支払業務の始まりであり、正確な会計処理を行う上で非常に重要な役割を果たします。請求書には、取引の内容、金額、支払期日などが記載されており、これらを正確に管理することが求められます。

以下の記事では、請求書受領サービスおすすめ6選を比較していますので参考にしてください。

請求書受領サービスおすすめ5選を比較！種類や選び方も徹底解説

請求書受領業務の具体的な流れ

請求書受領業務は、まず最初に取引先から請求書が送付されます。請求書は、郵送、電子メール、またはオンラインのプラットフォームを通じて受け取ります。次に、受け取った請求書の内容を確認します。具体的には、請求金額、取引内容、数量、単価などが、注文内容や納品書と一致しているかを確認します。内容に問題がなければ、承認プロセスに進みます。

承認者は、請求書の内容が適切であることを確認し、承認印を押印します。承認された請求書は、経理部門に送られ、会計システムに入力されます。この際、勘定科目や税区分などの情報を正確に入力することが重要です。会計システムへの入力後、支払処理が行われます。支払期日に合わせて、銀行振込や小切手などで支払いが行われます。最後に、請求書は適切に保管されます。電子帳簿保存法などの法規制に従い、必要な期間、安全に保管することが求められます。

これらの各ステップは、企業の規模や業種、そして利用しているシステムによって異なる場合がありますが、基本的な流れは共通しています。

請求書受領が重要な理由

請求書受領は、企業の経営において非常に重要な役割を果たします。その理由は、主に以下の3点に集約されます。

第一に、正確な会計処理の基盤となるからです。請求書の内容を正確に記録し、会計処理を行うことで、企業の財務状況を正しく把握することができます。これにより、経営判断に必要な情報が得られ、企業の健全な運営に貢献します。

第二に、コンプライアンスリスクを回避するためです。請求書の保管や処理が不適切であると、税務調査などで問題が生じる可能性があります。電子帳簿保存法などの法規制を遵守し、適切な方法で請求書を管理することで、これらのリスクを回避できます。

第三に、業務効率化とコスト削減につながるからです。請求書受領業務を効率化することで、人的ミスを減らし、業務時間を短縮できます。また、紙の請求書の保管スペースを削減し、保管コストを抑えることも可能です。

請求書受領の課題と、それに対する具体的な対策

請求書受領業務は、多くの企業で課題を抱えています。これらの課題を放置すると、業務効率の低下、コストの増加、コンプライアンスリスクの上昇につながりかねません。ここでは、請求書受領における主な課題と、それに対する具体的な対策について解説します。

請求書受領における主な課題

請求書受領業務には、いくつかの課題があります。まず、請求書の受領方法が多様であることです。紙の請求書、電子メール、オンラインのプラットフォームなど、様々な方法で請求書が送付されるため、それらを一元的に管理することが難しい場合があります。次に、請求書の記載事項に不備があることです。請求金額や取引内容に誤りがある場合、確認に手間がかかり、会計処理の遅延につながることがあります。また、支払期日の管理漏れも課題の一つです。支払期日を過ぎてしまうと、取引先との関係が悪化したり、遅延損害金が発生したりする可能性があります。

さらに、請求書の保管方法も課題となります。紙の請求書の場合、保管スペースの確保や、紛失のリスクがあります。電子データの場合も、適切なセキュリティ対策を講じないと、情報漏洩のリスクがあります。最後に、不正アクセス対策も重要です。会計システムへの不正アクセスにより、請求書データが改ざんされたり、情報が盗まれたりするリスクがあります。

以下の記事では、請求書処理の自動化・効率化するスキャンサービスについて詳しく解説していますので参考にしてください。

インボイス制度の適格請求書チェックを効率化する方法

課題解決に向けた具体的な対策

請求書の課題を解決するためには、受領方法を統一することが重要です。電子化を推進し、請求書を電子データとして一元的に管理することで、業務効率を向上させることができます。次に、請求書の記載事項の確認を徹底することです。請求書の内容をチェックする担当者を明確にし、チェックリストを作成することで、記載漏れや誤りを防ぐことができます。

また、支払期日の管理を徹底することも重要です。会計システムに支払期日を登録し、リマインダー機能を活用することで、支払漏れを防ぐことができます。請求書の保管方法についても、適切な対策を講じる必要があります。紙の請求書は、ファイリングシステムを導入し、整理整頓を徹底することで、紛失のリスクを減らすことができます。電子データの場合は、クラウドストレージなどを活用し、セキュリティ対策を強化することが重要です。

最後に、不正アクセス対策として、アクセス権限の管理や、セキュリティソフトの導入などを行う必要があります。

請求書受領業務の改善事例

請求書受領業務の改善に成功した事例は数多く存在します。例えば、ある中小企業では、紙の請求書を電子化し、AI-OCRを活用することで、請求書処理にかかる時間を大幅に短縮しました。具体的には、請求書の入力作業を自動化し、手作業によるミスを削減しました。

また、別の企業では、アウトソーシングサービスを利用することで、請求書処理業務の負担を軽減しました。専門業者に業務を委託することで、自社の経理担当者は、より重要な業務に集中できるようになりました。

これらの事例から、請求書受領業務の改善は、企業の規模や業種に関わらず、実現可能であることがわかります。

請求書受領業務を効率化する3つの方法

請求書受領業務を効率化することは、企業の生産性向上に大きく貢献します。ここでは、請求書受領業務を効率化するための3つの方法について解説します。

なぜ請求書受領の効率化が必要なのか

請求書受領業務の効率化は、企業にとって多くのメリットをもたらします。まず、業務時間の短縮が実現します。請求書処理にかかる時間を短縮することで、経理担当者は他の業務に時間を割くことができ、業務全体の効率が向上します。次に、コスト削減につながります。紙の請求書の印刷代、郵送費、保管費用などを削減できるだけでなく、人件費の削減も期待できます。

また、人的ミスの削減にもつながります。請求書の入力ミスや、支払漏れなどのミスを減らすことで、企業の信頼性を高めることができます。さらに、コンプライアンスリスクの軽減にもつながります。電子帳簿保存法などの法規制に対応しやすくなり、税務調査などの際に、スムーズに対応できます。

請求書の電子化による効率化

請求書の電子化は、請求書受領業務を効率化するための有効な手段です。電子化のメリットとしては、まず、紙の請求書の保管スペースが不要になることが挙げられます。紙の請求書は、保管場所を確保するために、大きなコストがかかりますが、電子化することで、これらのコストを削減できます。次に、検索性が向上します。電子データは、キーワード検索などにより、簡単に必要な情報を探し出すことができます。また、業務の自動化も可能になります。AI-OCRなどの技術を活用することで、請求書の入力作業を自動化し、人的ミスを減らすことができます。

電子化のデメリットとしては、初期費用がかかること、そして、セキュリティ対策が必要になることが挙げられます。電子化を導入するためには、スキャナーや、電子帳票システムなどの設備投資が必要になります。また、情報漏洩のリスクを避けるために、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。

電子化の導入手順としては、まず、電子化する請求書の範囲を決定します。すべての請求書を電子化するのか、一部の請求書を電子化するのかを決定します。次に、スキャナーや、電子帳票システムなどの設備を導入します。そして、請求書の電子化に関する社内ルールを策定し、従業員への周知徹底を行います。

AI-OCRの活用による業務効率化

AI-OCR（Artificial Intelligence-Optical Character Recognition）の活用は、請求書受領業務を劇的に効率化する可能性を秘めています。AI-OCRは、AI（人工知能）技術を搭載したOCR（光学文字認識）システムです。従来のOCRでは読み取りが難しかった手書き文字や、活字の歪み、かすれなどがある請求書でも、AIが自動的に文字を認識し、データ化することができます。

AI-OCRのメリットとしては、まず、請求書の入力作業を自動化できることが挙げられます。手作業による入力作業を削減することで、人的ミスを減らし、業務時間を短縮できます。次に、データの精度が向上します。AIが文字を認識するため、従来のOCRよりも高い精度でデータを抽出できます。また、業務の標準化にもつながります。AI-OCRを導入することで、請求書処理のプロセスを標準化し、属人化を防ぐことができます。

AI-OCRのデメリットとしては、導入コストがかかること、そして、AIの学習データが必要になることが挙げられます。AI-OCRを導入するためには、初期費用や、ランニングコストがかかります。また、AIの精度を向上させるためには、学習データが必要になります。

AI-OCRの導入事例としては、様々な企業で、請求書の入力作業の自動化に成功しています。例えば、ある企業では、AI-OCRを導入することで、請求書の入力時間を80%削減し、業務効率を大幅に向上させました。

請求書受領はAI活用の“入口業務”として着手しやすい一方、効果を継続させるには、データ整備・例外ルール・ログ（証跡）まで含めた運用設計が欠かせません。経理業務全体での実装ロードマップと安全運用は、以下の記事で整理していますので参考にしてください。

AI活用で経理は何が変わる？今すぐ始める実装と安全運用

アウトソーシングを活用する

請求書受領業務のアウトソーシングは、業務効率化を実現するための有効な選択肢の一つです。BPO（Business Process Outsourcing）サービスを利用することで、請求書処理業務を外部の専門業者に委託することができます。アウトソーシングのメリットとしては、まず、業務負担を軽減できることが挙げられます。専門業者に業務を委託することで、自社の経理担当者は、より重要な業務に集中できるようになります。

次に、コスト削減につながります。専門業者は、効率的な業務プロセスを持っており、人件費や、システム導入費用などを削減できます。また、専門的な知識やノウハウを活用できることもメリットです。専門業者は、請求書処理に関する豊富な知識と経験を持っており、法改正への対応などもスムーズに行うことができます。

アウトソーシングのデメリットとしては、情報漏洩のリスクがあること、そして、自社の業務プロセスに合わせたカスタマイズが難しいことが挙げられます。アウトソーシングを利用する際には、情報セキュリティ対策が万全な業者を選ぶ必要があります。また、自社の業務プロセスに合わせた柔軟な対応ができる業者を選ぶことが重要です。

BPOサービスの選定ポイントとしては、まず、実績と信頼性がある業者を選ぶことが重要です。過去の導入事例や、顧客からの評価などを確認し、信頼できる業者を選びましょう。次に、自社のニーズに合ったサービスを提供している業者を選ぶことが重要です。請求書処理業務の範囲や、求めるサービス内容などを明確にし、それに合ったサービスを提供している業者を選びましょう。

電子帳簿保存法とインボイス制度への対応

電子帳簿保存法とインボイス制度は、企業の経理業務に大きな影響を与える法制度です。これらの法制度に対応することは、コンプライアンスを遵守し、企業の信頼性を高めるために不可欠です。ここでは、電子帳簿保存法とインボイス制度の概要と、それぞれの対応方法について解説します。

請求書受領業務では、紙だけ、PDFだけのように受領方法が統一されているとは限りません。郵送、メール添付、取引先ポータルなど受領経路が混在している場合でも、確認項目と保存ルールをバラバラにせず、最終的に同じ管理ルールへ寄せることが重要です。以下の図では、受領経路が異なっても、確認・承認・保存を共通ルールで管理する流れを整理しています。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。2022年1月には改正が行われ、電子取引における電子データの保存が義務化されました。

改正のポイントとしては、まず、電子取引における電子データの保存が義務化されたことが挙げられます。電子メールや、オンラインのプラットフォームなどを通じて受け取った請求書や、領収書などの電子データは、原則として電子データのまま保存する必要があります。

次に、検索機能の確保が求められるようになりました。電子データを検索できるように、検索項目を設定する必要があります。また、税務署からの求めに応じて、電子データを提示できるようにする必要があります。

電子帳簿保存法に対応するためには、まず、自社の電子取引の状況を把握し、保存すべき電子データを特定します。次に、電子データの保存方法を決定し、適切なシステムを導入します。そして、検索機能を確保し、税務署からの求めに応じられるように準備します。

以下の記事では、電子帳簿保存法対応のシステムについて詳しく解説しているので参考にしてください。

電子帳簿保存法対応のシステム12選【比較ポイントは3つ】

インボイス制度とは

インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、2023年10月1日から導入された消費税に関する制度です。インボイス制度の仕組みとしては、まず、適格請求書（インボイス）を発行できるのは、適格請求書発行事業者のみです。適格請求書発行事業者になるためには、税務署に登録申請を行う必要があります。

次に、インボイス制度では、仕入税額控除を受けるためには、適格請求書または、適格簡易請求書の保存が必須となります。インボイス制度に対応するためには、まず、自社が適格請求書発行事業者であるかどうかを確認します。適格請求書発行事業者でない場合は、取引先から適格請求書を受け取る必要があります。

次に、自社の会計システムがインボイス制度に対応しているかを確認し、必要に応じてシステムを改修します。そして、適格請求書の発行・保存に関する社内ルールを策定し、従業員への周知徹底を行います。

電子帳簿保存法とインボイス制度への両立した対応

電子帳簿保存法とインボイス制度の両方に対応するためには、システム導入や、業務フローの見直しが必要になります。まず、電子帳簿保存法に対応するためには、電子データの保存システムを導入し、検索機能を確保する必要があります。インボイス制度に対応するためには、適格請求書の発行・保存に対応した会計システムを導入する必要があります。

次に、業務フローを見直す必要があります。電子帳簿保存法とインボイス制度に対応した業務フローを構築し、従業員への周知徹底を行います。電子帳簿保存法とインボイス制度に対応する上での注意点としては、まず、法改正の最新情報を常に把握しておくことが重要です。税制改正などにより、制度の内容が変更される可能性があります。

次に、自社の状況に合わせて、柔軟に対応することが重要です。自社の規模や、業務プロセスに合わせて、最適な方法を選択しましょう。また、専門家への相談も検討しましょう。税理士や、システムベンダーなどに相談することで、より適切な対応策を見つけることができます。

請求書受領業務を劇的に変えるTOKIUMのソリューション

請求書受領業務の効率化、法制度への対応、そして業務の高度化を実現するためには、適切なソリューションの導入が不可欠です。TOKIUMでは、請求書受領業務を劇的に変革する、革新的なソリューションを提供しています。

TOKIUMのサービスとは

TOKIUMは、SaaS、BPO、そして「経理AIエージェント」という3つの事業を展開し、企業の請求書受領業務をトータルでサポートしています。

SaaSサービスでは、請求書受領業務を効率化するためのクラウド型システムを提供しています。AI-OCR機能を搭載しており、請求書の入力作業を自動化し、業務時間を大幅に短縮できます。BPOサービスでは、請求書処理業務を代行します。専門スタッフが、請求書の受領から、入力、承認、保管まで、一連の業務を代行するため、自社の経理担当者は、より重要な業務に集中できます。

「経理AIエージェント」は、TOKIUMが提唱する新しい概念です。AI技術を活用し、請求書受領業務を自動化、高度化することで、業務効率を劇的に向上させます。

TOKIUM導入のメリット

TOKIUMのソリューションを導入することで、様々なメリットを享受できます。まず、業務効率が大幅に向上します。AI-OCRによる自動化により、請求書の入力作業にかかる時間を最大90%削減できます。次に、コスト削減が実現します。人件費や、紙の請求書の保管費用などを削減できます。

また、コンプライアンス強化にもつながります。電子帳簿保存法や、インボイス制度に対応したシステムを提供しており、法規制を遵守した業務運営を支援します。

まとめ

インボイス制度に対応した請求書受領業務を効率化するには、請求書を受け取った後の確認作業を担当者任せにせず、確認項目と差し戻しルールを標準化することが重要です。とくに、登録番号、税率ごとの対価額、消費税額、宛名などは見落としやすいため、確認観点を一覧化しておくと運用しやすくなります。

また、紙、PDF、メール添付、取引先ポータルなど受領経路が混在している場合は、受領方法ごとに別運用にするのではなく、確認から承認、保存までを同じルールで管理することが大切です。インボイス制度対応を機に、請求書チェックと保存の流れをあわせて見直すことで、確認漏れや属人化を防ぎながら、経理業務全体の効率化につなげやすくなります。