この記事は約 5 分で読めます。
「事務所が請求書や領収書の山でいっぱい…」「電子帳簿保存法に対応しないといけないけど、何から手をつければいいのか分からない…」そう思う方もいるのではないでしょうか。
実は、正しいステップで経理のペーパーレス化を進めることで、コスト削減と大幅な業務効率化を実現し、法改正にもスムーズに対応することが可能です。
→ダウンロード：インボイス制度開始後も安心！マスター資料３点セット
本記事では、経理のペーパーレス化がもたらす具体的なメリットから、無理なく導入するための手順、そしてAIを活用した最新の効率化事例まで、網羅的に分かりやすく解説していきます。
経理のペーパーレス化を始める背景
経理業務では、請求書や領収書、仕訳伝票など、多くの紙書類を扱うことが一般的でした。しかし、最近ではペーパーレス化を導入する企業が増えています。特に地方の中堅・中小企業や大手企業の経理部門では、紙資料の管理や保管スペースの確保が大きな負担となっていました。さらに、法改正や電子帳簿保存法、インボイス制度への対応による書類整理の複雑化が進み、人手不足や高齢化といった問題も重なって、経理担当者の負担が増しています。
こうした時代の流れに合わせ、経理部門の意思決定者はペーパーレス化による作業効率の向上やコスト削減を期待する一方、どこから手を付ければいいのか分からないという声も多く聞かれます。特に、請求書処理や仕訳入力などの定型業務が残業を増やし、本来注力すべき業務や人材育成の時間を奪っているという課題を抱えている企業は少なくありません。
最近では、学校法人の経理部門でもペーパーレス化への取り組みが活発に行われています。授業料や入学金などの金銭管理に追われる現場では、正確な運用と効率化の両立が求められています。こうした動きは幅広い業種で進められており、経理担当者の負担を軽減するだけでなく、社内全体の働きやすさも大きく改善します。競争力を高めたい企業にとっても、経理のペーパーレス化は欠かせない仕組みとして注目されています。
なぜ今ペーパーレス化がこれほどまでに重要視されるようになったのでしょうか。その背景には、AI導入や新たな人材獲得に余裕がない企業の切実な問題や、紙書類の管理負担を減らしたいというニーズがあります。特に中堅・中小企業は紙の書類が膨大になりがちで、保管スペースと管理コスト、さらにはそれを扱う人手の確保が難しくなっています。結果として、経理担当者や経理部長の仕事量が増大し、業務効率が低下してしまうのです。今後も法改正が続く可能性を見据えて、経理ペーパーレス化はさらに注目を集めるでしょう。
仕訳入力と経理システムで進む経理効率化
特に注目されているのが、銀行やクレジットカードの取引情報を自動で受信して仕訳計上する経理システムです。従来は預金通帳と請求書を突き合わせて手入力することが多く、担当者はミス防止に神経を使いながら残業を強いられていました。クラウドサービスを活用することで、金融機関と連携した仕組みを取り入れ、取引データを自動で受信し、そのまま経理システムに取り込むことが可能です。これにより、預金仕訳にかかる作業の約4割を省力化できるという試算もあります。
例えば、預金取引などの重複チェックや勘定科目の仕訳判定を自動化することで、経理担当者は確認作業に専念できます。結果として、仕訳入力時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性も向上させる効果が期待できます。また、このようなシステムを使うことでリアルタイムに財務情報を確認でき、経営者や経理部長にとって迅速な意思決定を支える大きなメリットとなります。
さらに、請求書処理や領収書管理をクラウド上で一括管理できる経理ソフトを導入する企業も増えています。従来の紙ベースの処理では、請求書が到着してから経理担当者が数字を入力し、稟議を通すまでに時間がかかっていました。これを電子化することで請求書到着から支払いまでの経理プロセスを大幅に短縮できます。特に、地方に支店がある場合や社内承認ステップの多い企業でも、インターネットでデータを共有できるため、意思決定が迅速になる点が評価されています。
仕訳入力や経理システムの導入による経理効率化は、ペーパーレス化と相互に補完し合う存在です。大幅な時間短縮と省力化を実現するためには、紙を減らし、クラウド環境でデータを安全に管理しつつ、法制度にも適切に対応できる基盤を整えることが重要です。複数のサービスを比較検討し、自社のニーズに合ったものを選ぶことが経理改善のポイントとなります。
大幅な残業削減を狙うペーパーレス経理のメリット
ペーパーレス経理によるメリットは明確です。まず、紙書類の管理が大幅に減るため、オフィスの保管スペース確保や紙・インクの購入などのコストが削減できます。書類の紛失や二重チェックを避ける仕組みができるので、経理担当者のストレスが減り、作業効率が上がります。また、郵送で書類をやり取りしていた場合、送付先の不備やタイミングのズレによるトラブルを防ぐことにもつながります。
忙しい決算期を迎える前からペーパーレス化を進めておくことで、残業の大幅な削減が期待できます。書類の山と格闘する日々から解放されれば、単に労働時間を短くするだけでなく、経理担当者が本来取り組むべき分析業務や改善提案に集中しやすくなります。実際に、請求書を電子化してメールで送付する方式を取り入れた企業の中には、年末や年度末の忙しい時期でも短時間で処理を終えられるようになったという声があります。
また、法改正への対応は経理部門にとって大きな負荷となってきました。しかし、システム上でのデータ管理を整えておけば、電子帳簿保存法やインボイス制度の書式確認、保管ルールの順守などの手間も比較的軽くなります。ペーパーレス請求書やペーパーレス会計という形で早めに基盤を固めておけば、将来的な施策へスムーズに移行しやすくなります。蓄積したデータを分析・活用できるため、企業の意思決定速度を高めるうえでも有効です。
デジタル化と経理DXがもたらす経理改善の要点
デジタル化や経理DXを実現するためには、単に紙をやめれば良いわけではありません。大切なのは、クラウド上でやり取りできるデータ基盤を整備し、それを一貫して活用する経理プロセスを構築することです。金融機関や信販会社と連携できるサービスを導入すれば、データがリアルタイムに取り込まれ、仕訳の自動化や請求・経費計上までの一連の流れをスムーズに行えるようになります。
例えば、財務会計システムでは、銀行の取引データをそのまま自社の経理ソフトに取り込む機能が設けられています。これにより、月末処理や入出金確認の作業が格段に早くなり、残業の原因になりがちな仕訳入力を大幅に削減可能となります。このように経理DXの導入は、経営者や経理部長が数字を正確に把握し、効率的な意思決定を行うためのサポートとなります。また、経理部門にとどまらず、総務や営業との連携も改善できるため、企業全体の生産性向上にも貢献します。
一方で、システム導入には初期コストや社内教育が必要になりますが、長期的な視点で見れば効果は大きいと考えられます。すべてのシステムを即座に刷新するのは難しい場合でも、まずは請求書や領収書の電子化から始めるなど、段階的に取り組むのがおすすめです。こうした部分的な取り組みでも、連携できるクラウドシステムを選定すれば、徐々に業務のデジタル化を進められます。経理部門だけで抱え込まず、IT部門や外部の支援会社とも協力して進めると良いでしょう。
これからの経理プロセスと法改正への安心対応
ペーパーレス化を進めるうえで気になるのが、今後予定されている法改正への対応です。電子帳簿保存法やインボイス制度では、電子的な書類保存の要件や請求書の形式が定められています。紙で保管していた頃は、決められた書式でファイリングしておけば済んだかもしれませんが、デジタルデータの保存には要件を満たすシステム上の管理が必要となります。
請求書をPDFで作成し、メールで送付する企業も増えています。特に令和6年1月1日から請求方法を電子化する事例もあり、紙を前提とした処理工程を大幅に見直す流れが進んでいます。学納金を扱う教育機関でも、キャッシュレス化やペーパーレス化に対応可能な仕組みを導入しており、法制度の変化に追随することで混乱を最小限に抑えられています。もちろん、法令を遵守したうえでデータを適切に保管しなければならず、担当者の知識やシステムの信頼性が重要となります。
こうした取り組みは、一度始めると継続的なアップデートが必要になります。法改正が行われるたびにシステムのバージョンアップや運用ルールの見直しが求められますが、逆に言えば、ペーパーレス化を軸に最新テクノロジーへ順応できる体制を築きやすく、競争力を強化するチャンスにもなります。ペーパーレス化と経理DXを両立させることで、企業の成長に欠かせない土台を形づくることが期待されます。
成功事例が語る経理ペーパーレス化の効果
実際の成功事例を見れば、ペーパーレス化が経理業務にもたらす効果は明確です。請求書や領収書を電子データで完結する企業では、従来比で大幅に処理時間を短縮し、法改正のたびに発生する紙資料の差し替えや再発行といった煩雑な手間を抑えています。クラウドシステムを活用した仕訳の自動化では、銀行取引のデータを取り込んで効率的に勘定科目を振り分けており、余計な二度手間や人的ミスを回避できます。
また、学納金など金額の扱いが多額になる教育機関でも、ペーパーレス化やキャッシュレス化に対応した新システムを積極的に導入し、書類の山を抱えずに済む運用を実現している事例があります。これにより、定型業務へ費やしていた労力を問い合わせ対応や部署間調整など、付加価値の高い業務に振り向けられるようになったといいます。さらに、オンライン会議やオンライン授業などが普及する教育現場では、併せて経理の電子化を行うことで、管理部門の業務負荷を軽減するとともに情報の伝達性と透明性を高めています。
一方で、ペーパーレス化の導入に際しては、経理担当者が新しいツールに慣れるための研修や、既存の紙資料をどう移行するのかといった事前準備が欠かせません。しかし、スタートアップの段階でしっかりした手順を踏んでおくと、その後の作業が圧倒的に楽になります。経理部門だけでなく、総務や関連部署との調整を行いながら段階的にペーパーレス化への移行を行うことで、誰もが納得しやすい形で導入できます。結果として、経理自動化やペーパーレス化ツールへの投資は、コスト削減だけでなく社員の働きやすさや企業価値の向上にもつながると考えられます。
経理業務は企業の心臓部とも言われるほど重要です。しかし、属人的な作業や大量の紙書類に埋もれてしまうと、本来の価値を最大限に発揮できません。ペーパーレス化と経理DXを組み合わせた取り組みを進めることで、定型作業の自動化による時間短縮を実現し、担当者の残業を軽減しながら、適切な法改正対応や会社の信用力向上を目指せます。すぐにすべての作業を変えるのは難しいかもしれませんが、まずは電子化できるところから始めてみるのはいかがでしょうか。気になる点や課題があれば、同じ悩みを抱える企業の成功例を参考に、具体的な導入ステップを検討してみましょう。
経理AIエージェントとAI活用による未来像
近年注目されているのが「経理AIエージェント」の活用です。従来の会計ソフトやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは異なり、経理AIエージェントはAI技術を活用して、仕訳入力や請求書処理、経費精算などの定型業務を自動化します。これにより、経理担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。
例えば、AIエージェントは大量の取引データから自動で仕訳を提案したり、請求書の内容を読み取って自動で経理システムに反映したりすることが可能です。これまで人手に頼っていた業務がAIによって効率化されることで、人手不足や高齢化といった課題の解決にもつながります。
また、経理担当者自身がAIを活用することで、スモールスタートで業務効率化を体感できる点も魅力です。例えば、AIを活用した経理クラウドやペーパーレス化ツールを一部業務から導入し、徐々に範囲を広げていくことで、無理なく経理デジタル化を進めることができます。AI活用による経理DXは、今後の経理業務の在り方を大きく変える可能性を秘めています。
