印刷代・コピー代の勘定科目は?状況ごとに具体例を交えながら徹底解説

印刷代 勘定科目

「印刷代はどの勘定科目を使って仕訳・記帳すれば良いの?」
このような疑問を持つ方もいるでしょう。結論として、印刷代の勘定科目は以下から「継続性と状況にあわせて」使用します。

  • 事務用品費
  • 消耗品費
  • 広告宣伝費
  • 外注費
  • 印刷(製本)費
  • 仕入高
  • 通信費
  • 雑費

この記事では、税理士に頼らず個人事業主として仕訳・記帳を行ってきた筆者が、印刷代などの勘定科目をそれぞれの状況に分け、記帳例を交えながらわかりやすく解説していきます。

【状況別】印刷代・コピー代の仕訳・勘定科目

印刷代などの仕訳・勘定科目を以下の状況別に解説します。

  • 書類をコンビニなどでプリントした場合
  • 会社でプリントするためにコピー用紙を購入した場合
  • 同人誌の発売のためやデザイナーが印刷を外注した場合
  • チラシ・パンフレット・ポスターを印刷した場合
  • 年賀状・年賀はがきを印刷した場合

以降でそれぞれ解説しますが、勘定科目の決め方は法令で厳格には定められていません。しかし、一度使用した勘定科目は原則変更しないようにするべきであることが示されています。
この記事で紹介した勘定科目は一例であり、以前使用している勘定科目があるならば、原則として継続使用しましょう。

書類をコンビニなどでプリントした場合の仕訳・勘定科目

事業に関する書籍をコンビニなどでプリントした場合、「事務用品費」で仕訳・記帳します。普段「事務用品費」を使用していない場合は、「消耗品費」でも「雑費」でも良いでしょう。
または、事業として印刷コストを把握するために「印刷費」を設けて仕訳・記帳しても良いでしょう。
<資料をコンビニで印刷し、現金で50円支払った>

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
事務用品費 50 現金 50

 

会社でプリントするためにコピー用紙を購入した場合の仕訳・勘定科目

社内でプリントするためにコピー用紙を購入した場合も「事務用品費」で仕訳・記帳します。この場合も同様に「消耗品費」や「雑費」とすることも可能です。
コピー用紙ではなかなか当てはまりませんが、印刷を伴う事業で、事業の原材料としての扱いであれば「仕入高」とすることもあります。
<コピー用紙代が2,500円普通預金の口座から引き落とされた>

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
事務用品費

2,500

普通預金

2,500

 

同人誌の発売のためやデザイナーが印刷を外注した場合の仕訳・勘定科目

  • 同人誌の発売のために印刷を業者に外注した
  • デザイナーが名刺をデザインし、そのデザインの印刷を業者に外注した

このような場合、「外注費」「売上高」もしくは「仕入高」といった勘定科目が考えられます。より実態に合った勘定科目を選びましょう。
例えば、外注した印刷業者との取引を仕訳・記帳する場合は「外注費」とし、デザイナーが実際に報酬を受取る際の記帳は「売上高」とします。
もしその印刷物を「材料」として加工を加える場合や、自分のデザインを依頼せずに印刷物をそのまま納品するのであれば「仕入高」が望ましいでしょう。
<印刷を依頼した印刷業者に現金で10,000円支払った>

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
外注費

10,000

現金

10,000

 
<デザインの印刷物を顧客に納品し10,000円の報酬が確定した>

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
売掛金

10,0000

売上高

10,000

 

チラシ・パンフレット・ポスターを印刷する場合の仕訳・勘定科目

事業の広告や宣伝の目的で使用するチラシ・パンフレット・ポスターの勘定科目は「広告宣伝費」です。少額の場合や事業によっては「消耗品費」「事務用品費」「雑費」で仕訳・記帳も可能です。
<チラシの印刷代10,000円を普通預金から支払った>

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
広告宣伝費

10,0000

普通預金

10,000

 

年賀状・年賀はがきを印刷した場合の仕訳・勘定科目

年賀状・年賀はがきの印刷代は「通信費」を用いることが一般的です。はがきの購入費と印刷費をまとめて計上できます。
しかし、印刷代を明確に分類しておきたいなどの意向があれば、「印刷費」を分けて記帳しても良いでしょう。
<年賀状を60,000円分現金で購入・印刷した>

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
通信費

60,0000

現金

60,000

 

消耗品費と事務用消耗品費の違い

本記事で取り扱った印刷代については、「事務用品費(事務用消耗品費)」でも「消耗品費」でも良いケースを紹介しました。同じ消耗品費ですが、これらの違いについて簡単に解説します。
そもそも消耗品費とは以下のようなものを言います。

①帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費、②使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入費

つまり、すぐに使ってしまうものか、10万円未満のものです。固定資産に含まれないものとも考えられます。
そのうち、事務に用いる消耗品を事務用消耗品と言います。ガソリンも消耗品ですが、事務用とは言えないため、事務用消耗品とはなりません。
このように、事務用消耗品は消耗品という大きな分類があるうちの一部と考えられます。
事務用かどうか迷った場合には「消耗品費」として仕訳・記帳しても問題はありません。
しかし、前年に事務用消耗品費として仕訳・記帳していたものを今年から「消耗品費」とすることは避けましょう。

コピーと印刷、プリントの違い

コピー、印刷、プリント。この3つは似た意味を持ちますが、厳密には違うものです。これらの違いは出力方法の違いなどにあります。
出力するための機械によって特徴が異なるため、機械ごとの特徴を整理します。

機械 特徴
コピー機 版を作らず同じ形で印刷する
写真印刷に適している
印刷機 元データから版を作り印刷する
同種大量の印刷に適している
プリンター 元データを情報として直接出力する
短時間で多種の出力が可能

 
元データから版を作って出力するものが印刷、版を作らず同じ形で出力するものがコピー、同じく版を作らずデジタルな情報を出力するものがプリントというわけです。

印刷代・コピー代の勘定科目まとめ

印刷代は「継続性と状況」にあわせて事務用品費、消耗品費、広告宣伝費、外注費、印刷(製本)費、通信費、仕入高、雑費などを勘定科目として仕訳・記帳できます。
多くの科目を利用できるため迷ってしまいますが、ぜひこの記事を参考にして適切な勘定科目を判断して記帳しましょう。
はがきの購入費と印刷費をまとめて計上できます。
しかし、印刷代を明確に分類しておきたいなどの意向があれば、「印刷費」を分けて記帳しても良いでしょう。