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「納品書と領収書の違いが今一つ分からない…」
「請求書業務を楽にしたい…」
上記のことで悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
この記事では、納品書と領収書の役割の違いや、請求書業務を楽にする方法を解説しています。ぜひとも参考にしていただけると幸いです。
企業間取引における一連の流れ
ビジネスにおいては、納品書や領収書、請求書など様々な文書を通してやり取りをおこないます。企業間取引における一連の流れとしては、下記のようになります。
- 見積書(受注者)
- 発注書(顧客)
- 納品書(受注者)
- 受領書(顧客)
- 請求書(受注者)
- 支払い(顧客)
- 領収書(受注者)
ポイントとして、ビジネス文書を必ず発行しなければならないという義務はありません。
しかし、取引先と信頼関係を結ぶにあたり、ビジネス文書は必要不可欠といっていいでしょう。経理的な面においても、証拠として残るので非常に重要です。
納品書とは
納品書とは、商品を納めた際に顧客へ発行する書類のことです。納品書があることで、顧客は注文した品物と納品された品物が一致しているか、確認しやすくなります。
納品書の記載内容には、納品日や納品した商品、数量や金額が挙げられます。また、発行義務はありませんが、取引先とトラブルを起こして関係を悪化させないためにおいても、重要な役割と言えるでしょう。
納品書を発行するタイミングとしては、商品を納品すると同時に発行するのが一般的でしょう。顧客側は納品書を見ることで、発注した注文通りに納品してくれているか、納品書と実際の数量に差異は無いかなど確認できます。
納品書は領収書として代用できるのか？
原則として、納品書を領収書として代用することはできません。なぜなら、納品書はあくまで取引があった事実を証明する書類であり、代金を支払った証明にはならないからです。
ただし、例外もあります。“納品書兼領収書”として発行されていた場合、領収書として代用できます。納品書兼領収書は、すでに顧客が受注側へ代金を支払っている場合に発行される書類です。
また、納品書兼領収書には「下記料金を領収いたしました」など、料金を受けとったことが分かる言葉が入っていることが望ましいです。
領収書とは
領収書とは、顧客から支払いを受けた受注者が、支払いを受けたことを証明するために発行する書類です。領収書の発行タイミングは基本的に、入金を確認した後となっています。また、5万円以上は印紙が必要になることも留意しておきましょう。
領収書は会社の経費として証明するために欠かせない書類です。領収書がなければ、税務調査の際に経費として認めてもらうことが難しくなってしまうでしょう。
保管期限については法律で定められており、税法上は7年・商法上は10年保管しなければなりません。また、領収書とレシートの違いは、宛名など記載項目が異なる点です。
領収書の記載項目に関しては、次項で説明していきましょう。
領収書の記載項目
領収書においては、下記のことを記載する必要があります。
- 宛名(受注側の名前・企業名)
- 購入年月日
- 購入金額
- 商品名
- 購入先名(顧客の名前・企業名)
領収書を受け取った・発行した際は記載項目に漏れがないか必ず確認しておきましょう。
領収書の代用となる書類
ここからは、領収書の代用となる書類について解説していきます。
まず領収書の代わりとして利用できるのが、「クレジットカードの利用明細」です。利用明細は領収書として扱えますが、請求明細は領収書として扱えないので注意しましょう。そのほかにも、銀行の振込明細書や通帳も領収書の代用となります。
他に、通販で購入した際は、支払い完了メールも領収書として扱えます。しかし、近年は電子で領収書を発行している通販サイトも多いため、領収書を発行できるならそちらを証憑とした方が好ましいでしょう。
お祝い金や香典代には領収書自体がないため、お祝い金であれば“ご祝儀袋の表書きコピー”、香典であれば“香典返しの挨拶状”を領収書代わりにできます。
また、領収書を紛失してしまった場合でも、出金伝票さえあれば、一定の証憑能力を持たせられます。しかし、信憑性に乏しく、税務調査で指摘される可能性も低くありません。
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税務関係書類の電子化の動き
電子帳簿保存法は、電子データでの保存を可能とする法律で、対象になる書類としては主に領収書や請求書などがあります。
そして2022年1月より、電子帳簿保存法が改正されます。今回の改正は、ペーパーレス化とデジタル化を目的にしたものでもあり、今まで複雑だった電子帳簿保存の要件を緩和したものになります。そのため、今後さらに税務署類の電子化が広まっていくことが期待されています。
なお改正後の電子帳簿保存法では、電子データで請求書などが送られてきた場合、電子データで保存する必要がありますので留意しておきましょう。しかし、2022年1月1日から二年間は紙での保存も容認されています。
電子帳簿保存法などに関する税制改正大綱(12月10日発表)については、こちらの記事でくわしく解説しています。ぜひ参考にしてください。
税務関係書類を電子化するメリット
1.業務の効率化
多くの書類から1枚の書類を見つけ出すのは、大きな手間と労力がかかってしまいます。その点、電子データでは検索機能を使えば簡単に探し出せます。いちいち印刷してファイルに綴じる手間も省けるため、業務効率アップの要因になるでしょう。
2.コスト、スペースの削減
帳簿書類は7年もしくは10年の保管義務があるので、紙で保存すると膨大なスペースが必要となってきます。帳簿書類を電子化することで、紙で残す必要がなくなり、スペースも取らなくなるでしょう。
また、紙を印刷するには用紙やインク代、保管するにはファイル代といった費用がかかるので、大幅なコスト削減が見込めます。
3.テレワークへの対応
紙の書類だと、確認するにはオフィスへ出社しなければならないので、テレワークへの対応が難しくなります。書類を電子化することで、遠隔でデータを確認できるようになり、テレワークに対応させやすくなるのです。
紙の保存から電子の保存に変えるだけで、会社全体でテレワークを導入できるようになるといっても過言ではありません。
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紙の請求書は受け取りだけでなく、保管も代行してくれるので、請求書を保管・管理する必要もないのです。請求書業務のための出社も不要になり、経理部門のテレワークも実現させることができます。
料金プランはお客様ごとで異なるため、気になる方は1度相談してみると良いでしょう。
まとめ
この記事では、納品書と領収書の役割の違いや、請求書業務を楽にする方法を解説しました。そこで請求書業務を効率化するならば、『TOKIUMインボイス』の利用をおすすめします。
導入支援や運用開始後のサポートも充実しており、安心して利用できるだけでなく、請求書の送付先変更の手続きやデータ化も全て代行するため、利用開始までスムーズに行うことができるでしょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
