請求書と納品書の違いとは?保存方法や電子化のアイデアもご紹介

経理の手元には請求に関する様々な書類が日々届きます。それらの全てに目を通し、内容の理解と金額の確認を行う作業は労力が必要です。みなさんの中にも、この作業に嫌気がさしている方も多いかと思います。

しかし、これらの書類は自社の売り上げまたは支払いのいずれかに直結するため、少し大げさですが、「書類の意味を正確に理解できなかったために請求が未遂となり、会社の倒産につながる」が起こり得るのです。したがって、各書類に対する適切な理解は必須と言えるでしょう。

この記事では、経理業務に特に重要な請求書と納品書の役割の違いについて説明した後、それらの保管の必要性や電子化へのアイデアについてもご紹介します。

請求書と納品書の役割の違い

経理の手元に届く重要書類の中に、請求書と納品書があります。両者とも取引先から自社から送られるものですが、それぞれ役割が異なっていることはご存じでしたか?両者の違いについて正しく理解をすることにより、支払いにおけるトラブルを防ぎましょう。

請求書の役割

請求書の役割には「支払いに必要な情報を伝える」「支払いそのものを督促する」の大きく2つが挙げられます。

支払いに必要な情報を伝える

請求書は「いつまでに、いくらのお金を支払わなければならないか」を伝えます。したがって、請求書を受け取った担当者は、記載内容を元に支払いが適切に実行できるか?を考えましょう。具体的には、対象となった商品(サービス)の項目、支払い期日、支払い口座番号、税込みの有無などが記載されているかを確認することが重要です。

支払いそのものを督促する

請求書のもう1つの役割は、取引先に対し「支払ってください」と意思を表明することにあります。逆に、請求書が届かないと基本的には支払いは行われないと認識すべきです。いつも送ってくる取引先から請求書が来なかった際はメールや郵便物を確認した上で、少し面倒ですがリマインドしてあげることが正確な記帳をする上では重要です。

納品書の役割

納品書は「納品物に同梱する書類」

納品書は「いつ注文されたか」「どのような商品か」を示す書類で、納品をした商品と一緒に送られてくるのが一般的です。この段階で間違いがあれば、相手に確認することでトラブルを防ぐことが出来ます。しかし納品書を添付する義務はなく、そもそも納品書を作成しないケースもあり得ます。

納品書送付の廃止はしないものの、ペーパーレス化を図り、電子データで送る企業も企業も増えてきています。請求書と違って、受け取りが確定しているわけではないので、管理が煩雑だと感じている経理担当の方も多いのではないでしょうか。

納品書は不要?

仕入れる商品が少ない場合、納品書が無くても問題は発生しないかもしれません。しかし、仕入れる商品が多い場合や初めての取引先の場合、購入者側は納品書をもとに検品作業を行うことがあるため、納品書の存在は重要となります。

経理業務における重要性

納品書には商品の注文日や納品日、商品やサービス内容など請求に直結する情報が記載されています。納品書が無い場合、支払い金額を確認するのは請求書のみとなり、請求金額の妥当性を判断することが難しくなってしまいます。また、データやライセンスのような形のない商品の場合、納品書が無ければ商品の提供を受けたことに気づくことができないこともあります。したがって、納品書は経理業務において重要な役割を持つといえるでしょう。

請求書と納品書の保存期間

納品物の確認が終わり、請求業務が終わった後であっても、納品書を捨てないように注意してください。納品書や請求書や見積書などの帳票には保存期限があり、法律で定められた期限内は適切に保存しなければなりません。以下で詳しく見ていきましょう。

保存期間は最低7年、確実なのは10年

法人の場合、納品書は最低でも7年以上保存する義務があります。これは税法により定められています。また、会社が赤字で翌年以降黒字になったとき、利益から赤字分を引く「欠損控除」という制度が会社法により認められています。納税する額を少なくできるメリットがあるため、赤字決算があり得る企業に関しては、念のため欠損控除が適応できる10年間保管するのがベターです。

電帳法による保存方法の変更点

電帳法の改正により、帳票を印刷して紙で保存するのがNGに

2022年1月より改正電子帳簿保存法が施行され、電子データの紙面での保存が認められなくなります。これにより、電子帳簿保存法が定める要件(取引先や金額を検索できる状態にしておく等)に従って請求書や納品書を保存する必要が生じます。今までメールに添付されたPDF請求書を印刷して保管していた運用がNGとなるため、経理担当者の方は注意が必要でしょう。

法対応により税金面での優遇も

複数の要件を満たした「優良な電子帳簿」に該当すれば税金面で優遇を受けられます。逆に、これらの要件を無視し、税務処理において不備があった場合、これまでより重い重加算税を課されることになってしまうため、注意が必要です。

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まとめ

経理業務において納品書や請求書はなくてはならない書類で、2022年からはその送り方や保存の仕方についても対策を講じる必要が出てきます。電子帳簿保存法を正しく理解し、運用すれば税金面での優遇がありますのでしっかり対応していくことが大切です。