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経理担当者の中でも、納品書を不要だと思っている方はいらっしゃいませんか？
確かに、納品書の発行は義務付けられてはいません。しかし、納品書は重要な役割を果たしており、その必要性はとても高いです。
今回の記事では、経理担当者が知っておくべき納品書の役割やその書き方について解説しますのでぜひ参考にして下さい。
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納品書と請求書との違いは？
納品書は、商品やサービスの内容の整合性や納品日を発注者が確認できるように、受注者が納品物と同封する書類です。そのため納品書に記載される商品やサービスの名称は、事前に発行されている見積書と同じでなければなりません。
実際の取引では請求書が納品書の役割を担う場合もありますが、請求書の役割は納品書とは異なります。
請求書は納品物の制作費を、受注者が発注者に請求する書類です。請求書発行の締日までに何度も納品物を収める場合は、その度に納品書を発行することも考えられます。
なお、受注者が請求書を送らないと発注者は支払いできないため、注意しましょう。
納品書は必要？
納品書とは、商品を納品したことを証明する書類であり、商品と一緒に送付するのが一般的となります。取引における基本的な書類および納品書の位置付けとしては下記のようになります。
| 書類 | 発行する側 | 発行の目的 |
|---|---|---|
| 見積書 | 受注側 | 顧客から依頼された商品・サービスの詳細や金額を記し、依頼内容の確認をする。 |
| 発注書 | 発注側 | 商品・サービスを発注することの意思表示を行う。 |
| 納品書 | 受注側 | 納品した商品に同封し、発注通りに商品・サービスを納品したことを示す。 |
| 受領書 | 発注側 | 商品・サービスの受け取りが完了したことを示す。 |
| 請求書 | 受注側 | 納品した商品・サービスの支払いを請求する。 |
| 領収書 | 受注側 | 支払い・入金を確認し取引が完了したことを示す。 |
納品書があることで、商品を注文した顧客は数量や商品名が実物と合っているか・発注書通りか確認しやすくなります。万が一相違点があったとしても、トラブルを早い段階で見つけることが可能です。
納品書に発行義務はない
納品書に発行義務はありません。そのため、実際に経費や工数削減を目的として、納品書を発行していない会社も少なくありません。
しかし納品書を発行することで、納品物がしっかりと届けられたという安心感を発注者に与えることができます。その結果、受注者は発注者との信頼関係を築けるのです。
特に以下の場合は、発注者の確認作業の手助けになる場合が多いため、納品書の必要性が高まります。
- 発注から納品まで期間が空く場合
- 納品物の発着日時が予定より前後する場合
発行してしまうと保管義務が生じる
納品書を発行した場合は、最低7年間保管しなければならないため、納品書の保管場所を確保する必要もあるでしょう。電子帳簿保存法に対応した納品書の保存方法については、以下の記事で解説しています。ご確認ください。
納品書が果たす役割3つ
取引先の不安を解消する
納品書を送ることで、取引先の不安を解消し安心感を与えられるため、取引先との良好な信頼関係を築くことができます。
口頭でのやり取りや、発注から納品まで期間が空く場合は、発注者であっても注文した商品の詳細や個数を忘れてしまうことがあるでしょう。
そのような場合に納品物に納品書が同封されていると、発注者も注文通りの納品物が送られたか確認できます。そのため納品書は、思いやりを表すための書類とも言えるでしょう。
取引を円滑に履行する
納品書を発行することで、発注者との取引を円滑に履行することができます。納品書があれば、発注者の確認作業は納品物と納品書を照らし合わせる作業だけになり、発注者と受注者との間における、電話やメールのやり取りが発生しにくくなるでしょう。
また、納品物の内容が発注者の想定と異なっていた場合、納品書と見積書を見比べることで、どの段階で問題が発生したかを特定することもできます。
納品物・契約内容を確認する
納品書を発行することで、納品物と契約内容の確認をすることができます。受注者は作成した商品やサービスを確認した上で納品書を発行し、発注者は納品書を見ながら納品物をチェックするでしょう。
受注者と発注者の双方で納品物のチェックが行われるため、納品物の個数が多い場合でも、発注ミスやトラブルを回避できます。
納品書を書く上でのポイント3つ
先でも述べたように、納品書には発行義務がありません。そのため、以下で解説するポイントは必ずしも正式な書き方ではないです。
しかし、納品書を発行する際には一定の決まりは存在します。企業や作成者によってフォーマットは変わりますが、どのような書き方でも良いわけではないため、注意しましょう。
ポイント1: 納品書の記入必須項目に沿って同じ形式で作る
納品書はどの取引に対しても、同じフォーマットのものを送りましょう。納品書に記載すべき必須事項は以下のとおりです。
・書類作成者の氏名、名称
・企業名
・取引年月日
・取引内容
・取引金額（税込み）
・宛名
上記以外にも納品書の発行日や納品番号、通番を記入すると、後から管理する際に役立ちます。
同じ会社や受注者から、取引毎に異なるフォーマットの納品書を送られると、取引先も困惑してしまいます。そのため納品書を作成する前に、フォーマットの形式をしっかり作成することをおすすめします。
ポイント2:見積書の内容と合っているか確認する
納品書の内容が、事前に発行している見積書の内容と合っているか確認しましょう。納品書と見積書の内容が異なっていると、発注者からの信用を失いかねません。
また最悪の場合、罪に問われることもあるでしょう。納品書の内容が見積書と異なる場合、納品した事実がないものに対して売上計上してしまうと、売上の架空計上となってしまいます。その結果、詐欺罪や文書偽造罪に問われてしまいます。
他にも納品書の宛名や発送先を間違えてしまうと、顧客の個人情報漏洩で是正勧告を受けてしまいます。勧告に従わないと、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられるため、納品書は間違いが無いように作成しましょう。
ポイント3: 取引先の指定には柔軟に対応する
納品書のフォーマットを作り込んでも、取引先から指定の形式で納品書の作成を求められる場合もあります。その場合は、取引先の指定に柔軟に対応するようにしましょう。
指定の形式に従うことで、取引先からの信頼や評価を得られます。ポイント1で紹介した必須事項が記載されていれば、納品書として問題ありません。作成不可能な形式での指定はめったにないため、取引先の要望に応えるようにしましょう。
納品書の電子保存の注意点
最低7年間の保存が必要
納品書を始めとした証憑類は、保管期間が法律で定められています。証憑類の保管期間は、税法で最低7年間、会社法で最低10年間です。
納品書の保管期間は、納品書を受け取った日からカウントされるわけではなく、納品書を受け取った年度の、確定申告の期限から始まるため注意しましょう。
請求書・納品書を電子化する重要性
請求書や納品書を電子化することで、受注者は書類発行に関する業務の効率化や紙代、印刷代などの経費削減、さらにはテレワークの促進などを行うことができます。
一方、発注者には書類を発行日に受領できることや返送にかかる業務効率化や経費削減、加えて情報入力にかかる工数削減などのメリットがあります。
業務効率化や経費削減、そして書類紛失リスク軽減の観点からも請求書や納品書の電子化は重要であると言えるでしょう。
請求書・納品書を電子化するなら「TOKIUMインボイス」
『TOKIUMインボイス（TOKIUMインボイス）』は、紙やメール、PDFなどあらゆる形で届く請求書を代行受領し、請求書の確認・処理を電子化するサービスです。
電子帳簿保存法の要件を満たしており、自社で真実性の確保や可視性の確保などを気にする必要がありません。
これまで、請求書の受領代行・データ化のみに対応していましたが、電子帳簿保存法の改正に伴い、納品書をはじめとする他の国税関係書類についても受け取り可能となりました。
これによって、請求書以外のその他書類のペーパーレス化を実現し、経理部の完全テレワークを実現します。
まとめ
本記事では納品書の役割や必要性、作成時のポイント、請求書や納品書の電子化に対する重要性を解説しました。
納品書の作成は義務付けられていません。しかし、取引先と良質な信頼関係を築くために、可能な限り作成することをおすすめします。
なお請求書や納品書の電子化には、あらゆる面でのメリットがあります。請求書や納品書を電子化する際は、ぜひTOKIUMインボイスの導入をご検討ください。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
