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受領した納品書の電子化は可能!電子帳簿保存法対応の注意点は?

公開日:2021.12.28更新日:2022.07.20
配達物

近年は経理関係書類のペーパーレス化が進み、取引先から電子化した納品書が送られることも増えました。一方で、紙の納品書を送ってくる取引先も多いです。ふとしたときに「紙の納品書を電子化しても問題ないのか?」と考えたことはないでしょうか。

この記事では、紙の納品書は電子で保存できるのかどうか、電子化のメリット・デメリットを主に解説しています。おすすめのサービスも紹介しており、今後電子化が普及していく中で非常に参考になる記事となっています。

少しでも興味がある方は、ぜひともご一読いただけると幸いです。

電子帳簿保存法ガイドバナー

紙の納品書は電子保存OK!

結論から申し上げると、紙の納品書は、要件を満たしたうえで電子保存が可能です。電子帳簿保存法という法律があり、一定の要件を満たせば決算書や取引関係書類を電子化して保存することが認められています。

電子保存の方法には、電子データ保存スキャナ保存の2つがあります。受け取った紙の納品書をスキャンして電子保存する今回のケースは、スキャナ保存に該当します。

2022年1月以降、電子帳簿保存法の改正によって電子保存の要件が大きく緩和されます。例えば、従来は国税関係帳簿・書類の電子保存を導入する場合、原則3カ月前までに所轄の税務署長へ申請し承認を受ける必要がありました。対して、改正後は税務署長への申請手続きが不要になります。

また、スキャナ保存に関しては不正防止の点で厳しい事務処理要件がありましたが、改正後はそれら事務処理要件が廃止されます。定期検査で必要とされていた原紙が不要になり、2名以上で行わなければならない処理も1名で行えるようになります。

電子帳簿保存法改正によって厳しくて細かい要件が廃止されたことで、電子保存を導入するハードルが一気に下がったと言えるでしょう。

改正電子帳簿保存法の詳細については、以下の記事を確認してください

納品書を電子化した際の保管期間は?

電子化した際の保管期間は紙と同様、税法上は7年、会社法上は10年です。詳しく知りたい方は、以下の記事が参考になります。

納品書の役割とは?

納品書とは、商品を納品したことを証明する書類であり、商品と一緒に送付するのが一般的となります。取引における基本的な書類および納品書の位置付けとしては下記のようになります。

書類発行する側発行の目的
見積書受注側顧客から依頼された商品・サービスの詳細や金額を記し、依頼内容の確認をする。
発注書発注側商品・サービスを発注することの意思表示を行う。
納品書受注側納品した商品に同封し、発注通りに商品・サービスを納品したことを示す。
受領書発注側商品・サービスの受け取りが完了したことを示す。
請求書受注側納品した商品・サービスの支払いを請求する。
領収書受注側支払い・入金を確認し取引が完了したことを示す。

納品書があることで、商品を注文した顧客は数量や商品名が実物と合っているか・発注書通りか確認しやすくなります。万が一相違点があったとしても、トラブルを早い段階で見つけることが可能です。

納品書は国税関係書類の中の取引関係書類にあたりますが、発行義務はありません。しかし発行義務がない一方で、受領した場合は保存義務があることに注意をしてください。

国税関係書類のスキャナ保存なら、TOKIUM電子帳簿保存

TOKIUM電子帳簿保存とは、あらゆる国税関係書類を、電子帳簿保存法の要件を満たして保存するクラウド文書管理システムです。紙・PDF・電子契約など形式を問わず、受領・入力の代行を行うため、あらゆる取引関係書類をクラウド上で一元管理することができます。また、請求書・納品書・契約書など関連する書類を紐づけることができ、簡単に相互確認・検索をすることが可能です。

受取納品書を電子化するメリット

業務の効率化

納品書は税法上で7年の保管義務があり、過去の取引で生じた書類を保管し続けていると膨大な量になります。たとえ適切にファイリングしていたとしても、多くの書類群の中から特定の書類を見つけ出すのには多くの手間と時間がかかってしまいます。

納品書を電子化して保存することで、データベースを検索するだけで参照したい納品書をすぐに見つけ出すことができるようになります。

紛失の防止

紙の場合、書類を誤って紛失してしまう可能性もあります。特に保管する納品書の数が増えれば増えるほど、他の書類に紛れたりなどすることによって、無くしやすくなるでしょう。仮に大事な納品書を紛失してしまうと、大変な事態になりかねません。

紙の納品書を電子に置き換えるだけで、紛失のリスクを大幅に削減することができます。

劣化しない

紙の書類だと、年数が経つにつれ、色褪せたり汚れたりすることで劣化してしまいます。紙質が古いだけで、触るのも億劫になってしまうでしょう。

紙の納品書をデータ化し保管をすれば、そのような劣化の心配がありません。書類を電子化することで、いつまでも読みやすい状態で保管しておける点もメリットです。

受取納品書を電子化するデメリット

情報漏洩のリスク

電子化特有のデメリットとして一番に挙げられるのが、情報漏洩のリスクです。デジタル化に伴って、サイバー攻撃の被害を受ける企業も年々増えています。
電子化すると、システム上でデータを保管することになるため、少しのセキュリティ対策不備で、一気に情報が漏洩するリスクも考えられます。情報漏洩を防ぐには、自社でシステムを運用・開発せず、信頼するサービスを利用することをおすすめします。
加えて、重要なデータはバックアップを取っておくことも大切です。万が一に備えて、社内ではなく社外(信頼できるサービス)に保存しておくのがおすすめです。
企業向けにバックアップのクラウドサービスが色々登場しているため、それらの利用も検討しておきましょう。

慣れるまでに時間がかかる

電子化を導入してしばらくは、業務フローの変化に苦戦し、紙で保存していた時よりもかえって手間取ってしまう可能性も十分に考えられます。書類を電子化することは従来のやりかたを大きく変えることでもあり、新しい変化へ慣れるのには時間がかかります。
そこで、電子保存の導入前には、業務がどのように変化するのかを社内であらかじめ周知させることが大切です。事前準備をしっかり行うことで、電子化をスムーズに導入し、すぐに業務の効率化が図れるようになるでしょう。
また、電子化の際に必要となる書類のスキャンに関しては、受領代行を利用するという選択肢もあります。社内の状況に合わせて、受領代行の利用についても一度検討してみましょう。

納品書は電子保存がおすすめ

2021年12月10日に決定した税制改正大綱により、電子取引データの電子保存義務化には2年間の猶予期間が設けられ、2023年までは紙での保存も可能になりました。しかしながら、2024年1月1日以降は電子で保存することが求められるので、依然として、電子取引データを電子保存できる環境を整備する必要があります。
また、紙の納品書と電子データの納品書が混在していると、管理や検索に多くの手間がかかるだけではなく、経理処理でのミスや紛失するといった事態も生じやすくなってしまいます。そこで、紙の納品書も電子化し、受領するすべての納品書をクラウド上で一元管理した方が効率的だといえるでしょう。

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電子帳簿保存法の対応のシステムの選び方については、以下の記事を参考にしてください。

また、タイムスタンプについては以下の記事が参考になります。

まとめ

この記事では、紙の納品書の電子保存や、受取納品書を電子するメリット・デメリットなどについて解説しました。

以上で説明したように、受け取った納品書を電子保存することは法律上問題ありません。また、電子帳簿保存法改正により電子保存の要件が緩和され、紙の書類を電子化することのハードルは以前よりも下がっているといえるでしょう。

電子保存により享受できる多くのメリットも踏まえると、納品書をはじめとする書類をデータ化して一元管理することをおすすめします。

納品書の電子化の際には、代行受領から原本保管まで対応しているTOKIUMインボイスをぜひ検討してみてください。

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