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プライベートで手紙を送る時と違い、ビジネスで取引先に請求書等を送る場合は、相手に失礼がないよう、普段とは異なることに気を遣う必要があります。
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そのため、なんとなくわかっているつもりでも、いざ実際に請求書を送付するとなると、「封筒の宛名はどのように書いたら良いのか？」「請求書はどのように封筒に入れたら良いのか？」など、細かい疑問がたくさん出てきます。
そこで本記事では、このような疑問について具体的に説明していきます。
請求書の封筒の書き方（表）
請求書を送付する場合であっても、あくまでベースとなる考え方はプライベートで手紙を出すときと同様です。
ビジネスマナーとしてプラスしていただきたい注意事項について以下にまとめています。
- 封筒の中央に宛名を記載するときは、右に記載した住所よりも1文字分下げた位置から書き始めましょう。
- 宛名はできるだけ、会社宛や部署宛ではなく担当者宛に出すようにしましょう。会社宛や部署宛に出すと、社内で担当者を探す手間がかかることになります。
特に請求書は税務上も保存が義務付けられている重要な書類であることに加え、支払い期限により急いで処理しなければならない場合もあるため、スムーズに担当者の手元に届くようにしましょう。 - 「請求書在中」の旨を記載するようにしましょう。上にも記載しましたが、請求書は緊急性が高い書類ですので、未開封の段階で中身がわかるようにすることで取引先への心遣いにもなります。
部署宛に送付する場合
部署宛に送付する場合の敬称は「御中」となります。
この点は、プライベートで個人宛に手紙を送る時とは大きく違う点となりますので、注意が必要です。
会社宛に送付する場合
会社宛に送付する場合の敬称も部署宛と同様に「御中」となります。
このように組織や団体に対する敬称は「御中」となります。
「請求書在中」は必要？
「請求書在中」の記載は、ビジネスマナーとして一般的であることから記載しておいた方が良いでしょう。
また、「請求書在中」の文言の重要性については、この文言の記載がなかった場合を想像してみるとよくわかります。
会社では毎日、多くの郵送物が届くのが一般的です。郵送物の中には営業活動と無関係なものや急ぎでないものなど、種々雑多なものが含まれています。このような環境の中で、多忙な担当者が郵送物の開封を後回しにしてしまうというのは十分に考えられることです。
したがって、ひと目見て内容物がわかるように「請求書在中」と記載しておくのは、取引先への気遣いであるとも言えます。
また、「請求書在中」を1件ずつ手書きするのが繁雑であれば、スタンプを購入して利用することで、効率化を図ることもできます。
請求書の封筒の書き方（裏）
封筒の裏面には差出人の住所と氏名を記載します。封筒には裏面の中央に継ぎ目があるものと継ぎ目がないものがあり、どちらの封筒を使うかによって住所と氏名の書き方も若干異なります。
継ぎ目のある封筒の場合
中央に継ぎ目がある封筒を使用する場合には、継ぎ目の右側に住所を記載し、継ぎ目の左側に氏名を記載します。住所は取引先が返信する際に使用することも考えられますので、ビル名・マンション名も省略せずに書きましょう。
継ぎ目のない封筒の場合
中央に継ぎ目のない封筒を使用する場合には、封筒の左下に住所と氏名を記載します。
両者に共通する事項として、左端に発送した日付を記載しておくと、受領した側がしばらく不在であった場合にも、発送時期を知ることができます。また、裏面の記載は表面よりも小さめの文字で記載すると良いでしょう。
さらに、封をする際はセロハンテープやホッチキスを使わず、糊付けした方が良いでしょう。
請求書の封筒への折り方
請求書を封筒に入れる際に、小さく折り込む必要がある場合があります。一般的には三つ折りにしますが、折り込む際には、まず下側を先に折り込んでから、その上に被せるようにして上側を折り込みます。
このようにすることで、相手が請求書を広げるときに、最初にタイトルが見えるようになります。
請求書の封筒への入れ方
請求書を封筒へ入れる時は封筒を裏返して、右側の手前に請求書の頭が来る向きで入れます。このような向きで入れることによって、右手で取り出したときに請求書の頭が自然と上に来ることがわかるはずです。
請求書の封筒の選び方
封筒の種類
一般的に用いられる封筒には、長形3号と角型2号の2種類があります。
長型3号は縦長の封筒でA4の用紙を3つ折りにして入れる大きさです。これに対して、角型2号は幅が広い封筒でA4の用紙を折らずに入れられる大きさとなっています。
封筒の色
封筒の色は何色が好ましいのかと悩む方もいらっしゃるかもしれません。結論から言えば、特に決まりはないのですが、赤字を連想させる赤系の色はあまり使わない方が良いでしょう。一般的には白か薄い青が好ましいと思われます。
切手の値段
実際に郵送する段階では、切手代がかかることとなります。郵便局で発送するのであれば問題ありませんが、ポストに投函する場合には、切手を正確に貼る必要があります。
例えば、上で紹介した長形3号は定型郵便なので、25ｇまでは84円、50ｇまでは94円となります。また、角型2号は定形外(規格内)郵便になり、50ｇまでであれば120円となります。
| 重量 | ~25g | ~50g |
| 定形郵便 | 84円 | 94円 |
※サイズ：14～23.5cm(長さ) × 9～12cm(幅) × ～1.0cm(厚さ)の場合
| 重量 | ~50g | ~100g | ~150g | ~250g | ~500g | ~1kg | ~2kg | ~4kg |
| 規格内 | 120円 | 140円 | 210円 | 250円 | 390円 | 580円 | 取り扱いなし | 取り扱いなし |
| 規格外 | 200円 | 220円 | 300円 | 350円 | 510円 | 710円 | 1,040円 | 1,350円 |
※サイズ（規格内）：~34cm(長辺) × ~25cm(短辺) × ～3cm(厚さ)の場合
（規格外）：縦60cm及び、縦+横+高さ=90cmの場合
参考：第一種郵便物 手紙 | 日本郵便株式会社
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まとめ
以上、請求書を送付する際の、宛名の書き方や封入の仕方について解説しました。
ビジネスマナーといってしまえばそれまでかもしれませんが、それぞれに相手への心遣いがあることをわかっていただけたと思います。そして、このような小さな心遣いが取引先との良い関係性にもつながっていきます。
その一方で、近年では請求書を電子データでやりとりするケースも増えてきており、請求書業務が繁雑になってきています。請求書業務の効率化を図るためにTOKIUMインボイスのようなサービスの導入を検討してみるのも良いでしょう。
